Revisió i valoració d'Agiloft

Característiques d'interfície i nucli

Agiloft personalitza cada implementació en funció de les necessitats empresarials individuals, de manera que el que veieu a Agiloft està completament relacionat amb el vostre rol d’usuari i els fluxos de treball específics de gestió de contractes a mida de la vostra organització. En contrast amb una plataforma com Coupa Contract Lifecycle Management, que centra la seva gestió de contractes només en escenaris de gestió de despeses i contractació, Agiloft és una pissarra en blanc que podeu adaptar a qualsevol cas d’ús empresarial.

La interfície d'usuari de la vainilla (UI) es pot presentar amb una certa antelació si s'utilitza sense aplicar cap personalització. Però Agiloft us permet ajustar els colors, la marca i la disposició al vostre gust o per adaptar-se al lloc web de la vostra empresa. Per provar la plataforma actualitzada, he registrat quatre portals diferents personalitzats per a rols específics. En funció de si he entrat com a administrador, gestor de contractes, autoritzador de contractes o usuari del contracte, he vist un arranjament diferent de les funcions i camps disponibles.

En tots els taulers de control definits per l’usuari, el primer que veus és un tauler de comandament personalitzat amb gràfics i widgets i un menú de navegació a l’esquerra que mostra les "taules" disponibles de la plataforma, els registres i contractes oberts recentment i qualsevol tasca que heu de fer. m'han assignat. També hi ha una barra de cerca universal a la part superior de la interfície d'usuari que pot executar consultes en tots els contractes, fitxers, pàgines i registres de la base de dades. Als efectes d'aquesta revisió, hem provat des del punt de vista d'un gestor de contractes, un aprovant i un usuari de les diferents IU personalitzades.

En iniciar-me al portal del gestor de contractes, se’m va rebre immediatament gràfics basats en widget de contractes en curs i pròximes caducitats i renovacions del contracte. També em van rebre una llista de registres per gestionar contractes actius. Una icona de correu al costat de cada contracte em va proporcionar opcions per configurar notificacions o accions automatitzades sobre una determinada acció del contracte o assignar una tasca a un altre usuari. Des d'aquesta pàgina, també podia importar i exportar contractes, consultar el contracte que volia editar massivament, etc. Com a gestor de contractes, aleshores tenia una varietat d'opcions al menú de l'esquerra. Vaig poder veure les llistes de directori de totes les persones i empreses associades a contractes dins i fora de la meva organització, així com tots els contractes del sistema amb una icona d'arbre. Això em va permetre veure un diagrama de relació dels usuaris i empreses associades a aquest contracte. Igual que passa amb l’Administració de contractes Onit i la revisió i aprovació de contractes, també hi ha fluxos de treball d’aprovació per fer el seguiment de contractes, així com els tipus de contractes i la capacitat de crear plantilles diferents. Agiloft també us permet cercar les clàusules específiques d’un contracte i cercar una biblioteca específica de clàusules. Per il·lustrar la diferència en els rols d’usuari, el portal d’aprovació del contracte només mostrava les taules bàsiques de directori i aprovacions de contracte sense cap funcionalitat més profunda; l'usuari del contracte no veuria l'opció d'aprovació.

Per provar com Agiloft gestiona el cicle de vida del contracte, vaig crear un nou contracte, vaig establir un flux de treball d’aprovació per a ell i el seguiment del contracte des de l’inici fins a la signatura. Quan feu clic al botó Nou contracte, Agiloft obre una finestra detallada amb un ampli ventall d'opcions. Cada registre nou obté un número d’identificació per defecte i, després, vaig tenir l’opció de triar si aquest registre era un contracte, un subcontracte, un contracte principal o una modificació d’un contracte existent. També hi ha Tipus de contracte, que us ofereix tots els tipus i plantilles personalitzats pels quals ha creat el vostre negoci. Aquests tipus i plantilles inclouen un contracte d’atenció al client, un contracte de no divulgació, un contracte de treball, un venedor i un contracte de socis.

He escollit un contracte d’atenció al client i l’he assignat a l’equip de client intern (Agiloft et permet crear grups, equips i departaments personalitzats). A partir d’aquí, vaig configurar el meu contracte de prova PCMag per renovar-se automàticament cada 12 mesos i, a continuació, vaig entrar la informació d’inici i finalització del contracte, la quantitat i la informació de l’empresa associades al contracte. Podeu aprofundir en els detalls que vulgueu amb l'assistent de contracte. Aquest assistent us permet associar documents i actius adjunts, configurar correus electrònics i tasques i, per descomptat, configurar fluxos de treball i signatures d'aprovació amb un historial complet i un rastre d'auditoria associat al registre. Els fitxers adjunts i els actius associats fins i tot poden incloure certificats d’assegurança associats a una empresa o contracte.

Segons els vostres permisos d’usuari, un cop acabat, un administrador o administrador pot desar els canvis al contracte o fer clic al botó “Enviar a revisió” per enviar-lo al següent pas del procés. En general, el procés de creació del contracte es va sentir una mica aclaparador en comparació amb les experiències més racionalitzades de plataformes com Concord i ContractWorks. Però això només passa perquè Agiloft us ofereix més opcions i camps granulars que qualsevol altra solució que vam provar. La capacitat de personalització permet que el flux de treball de la gestió del contracte sigui tan senzill o complex com desitgeu.

Fluxos de treball avançats, informes i integracions

Agiloft brilla quan es tracta de funcions avançades de gestió de contractes i automatització de flux de treball. Des del portal d'administració, podeu veure tota la funcionalitat que conté la plataforma si decidiu personalitzar-la fins a aquest punt. Comença amb una cerca avançada i funcions d’edició natives més dinàmiques.

La nova barra de cerca ràpida es configura per defecte en una cerca de text, de manera que podeu escriure qualsevol paraula clau i Agiloft buscarà totes les taules de la base de dades juntament amb tots els documents i fitxers PDF del sistema mitjançant OCR. També podeu configurar el menú desplegable de cerca per cercar camps específics, com ara trobar cada contracte que tingui adjunt un estat pendent. Els administradors trien els camps que apareixen al menú desplegable de cerca i també podeu desar les cerques per realitzar una consulta ràpida. Si heu cercat un registre específic i voleu fer canvis sobre la línia de marxa, les noves funcions d’edició i taula de fitxers directes a la taula us permeten consultar i editar un document a Microsoft Word. Podeu tornar-lo a guardar quan hagueu acabat, amb un registre complet de canvis, però sense necessitat de desar una còpia local del document.

Els informes també són extensos. A la interfície d’administració, cada pestanya del menú de l’esquerra inclou una opció Gràfics / Informes que us permet extreure analítiques sobre qualsevol aspecte del vostre cicle de vida de gestió de contractes. A Tasques, per exemple, podeu veure el temps mitjà que triguen els empleats en tancar les tasques o podeu desglossar la informació per equip o departament. Els informes d'aprovació us poden ajudar a identificar collons d'ampolla per als contractes pendents. Els informes publicats a tota la base de dades de contractes us poden ajudar a prioritzar en funció del valor monetari, les caducitats, el progrés o una sèrie d'altres factors. En crear un informe nou, podria triar entre 10 tipus de gràfics diferents (línia, barra, diversos eixos, indicadors, pastís, embut, etc.), afegir filtres de data i registre, afegir format i personalització addicionals, programar l'informe perquè torni a aparèixer. qualsevol base i envieu per correu electrònic l’informe a usuaris, departaments o equips concrets. Els gràfics i els informes acabats no són els més bonics en comparació amb la gestió de cicles de vida de Concord o Coupa Contract, però Agiloft ofereix, amb molt, la personalització d’informes més avançada que vam provar.

Si utilitzeu les funcions BPM de Flux de treball d’Agiloft (sense cap cost addicional si teniu un pla de pagament), podeu configurar una automatització de flux de treball potent al cicle de vida de la vostra gestió contractual. L'editor gràfic de flux de treball millorat us ofereix una visió general de tots els estats en què es pot trobar un registre i de totes les transaccions que tenen lloc dins d'un procés de contracte. A partir d’aquí, és fàcil afegir accions i desencadenants a qualsevol pas d’aquest cicle de vida del contracte, desencadenat per canvis d’un registre. Per tant, si un contracte arriba 60 dies abans de renovar-se, podeu configurar un disparador de correu electrònic per a desactivar un correu electrònic en aquest pas del flux de treball.

Finalment, Agiloft ofereix una llista llarga d’integracions i accés a l’interfície de programació d’aplicacions (API). La plataforma no ofereix una característica de signatura electrònica pròpia, triant en lloc personalitzar l'experiència amb integracions d'Adobe Sign i DocuSign en funció de les necessitats o preferències del negoci. Agiloft també ofereix una integració integrada amb Salesforce per als venedors per sincronitzar contactes, empreses i registres de contractes directament amb el sistema de gestió de relacions amb els clients (CRM). Agiloft també ofereix integracions de calendaris amb Apple iCal, Google Calendar, Microsoft Outlook, Microsoft Exchange i Rescue by LogMeIn. Al front i API, Agiloft sincronitza amb OAuth 2 i SAML 2. També s’integra amb els protocols LDAP i Active Directory (AD). Si teniu subscrit al pla Enterprise, també podreu accedir a l'API REST, a l'API web, als scripts Python i Perl i a la integració JSON d'Agiloft.

On la personalització compleix la simplicitat

Agiloft és el sistema de gestió de contractes més personalitzable del mercat. El seu enfocament de personalització basat en assistent facilita la configuració que molts altres sistemes. Pot estar llest per sortir de la caixa i el seu nivell gratuït de servei el fa tan factible per a les petites empreses, ja que és potent per a les grans empreses. Agiloft ja era antigament una eina de Elecció d’Editors i les seves millores en la usabilitat, l’edició dinàmica i l’automatització de fluxos de treball només reforcen la seva posició a l’altura de l’espai de gestió de contractes.