Opinió i qualificació de Bluefolder

BlueFolder és una solució de gestió de serveis que inclou funcions de gestió de comandes, programació d'equips i gestió de contactes amb clients. Es proporciona com a servei allotjat tant per al portal d’empleats (els que presten el servei) com per al portal de clients (els que sol·liciten el servei). També està disponible un portal mòbil, on els empleats poden iniciar sessió i veure les seves tasques, obtenir informació del client i gestionar els seus calendaris. Tot plegat, és una excel·lent solució de gestió de comandes de treball, però la seva facturació limitada, el seguiment d’equips i la gestió dels clients deixaran botigues més grans cap a solucions més robustes.

Instal·lació

Per començar, va costar poc més que crear un compte després de que BlueFolder em fes un correu electrònic amb el meu nom d’usuari i contrasenya. Mai és una bona idea enviar un nom d’usuari i una contrasenya junts al mateix correu electrònic, així que recomanaria canviar la contrasenya de seguida. La primera vegada que vaig iniciar la sessió al compte de BlueFolder es va mostrar una llista de tasques que m’ajudaven a començar, com afegir usuaris, gestionar articles, personalitzar el portal, integrar-me amb QuickBooks i configurar configuracions addicionals. També hi va haver vídeos introductoris, un enllaç al centre d'assistència i informació sobre l'execució de BlueFolder des d'un dispositiu mòbil.

Quant a les meves tasques inicials, he afegit uns quants usuaris més i els he assignat diferents rols com ara tècnic i planificador; aquests rols determinen els seus permisos a BlueFolder. A continuació, vaig crear articles per incloure’ls a les ordres de servei i la facturació, com ara despeses, taxes de treball i materials. A continuació, he penjat el logotip de la meva empresa i he personalitzat el portal de clients on els clients poden introduir noves sol·licituds de serveis i fer el seguiment del seu estat. També teniu la possibilitat d’integrar BlueFolder amb QuickBooks, que és una característica excel·lent per a aquells que ja han fet una inversió considerable de temps i esforç en la configuració d’aquest programa. També se'm va oferir l'opció d'importar clients, contactes, adreces, equips o articles com a fitxers de text. Basant-me en la meva prova, vaig poder veure que una petita empresa seria capaç de configurar i personalitzar completament BlueFolder en mig dia com a màxim.

El portal web BlueFolder s’organitza mitjançant una interfície amb pestanyes a la part superior de la pàgina web que enumera les funcions d’accés habitual que inclouen els primers passos, favorits, tauler de comandament, clients, ordres de treball, calendari, equips, contractes, facturació i informes. Al passar una pestanya sobre una pestanya es mostra una llista de tasques habituals; per exemple, la pestanya Clients ofereix un menú amb clients nous, llista de clients, llista de contactes i importació de registres de clients. Aquestes tasques també apareixen a sota de la pestanya després de fer clic en una pestanya i navegar cap a aquesta secció. La majoria de les pàgines, com ara els clients, les comandes de treball i els equips, apareixen com a taules o quadrícules amb informació rellevant. BlueFolder fa un gran treball d'amagat de la granularitat a la pestanya de configuració de manera que la interfície principal es mantingui agilitzada i desordenada.

Treball amb BlueFolder

El Tauler de control és la pestanya més informativa de la interfície BlueFolder. Hi ha un tauler de servei i un tauler de control personal, la diferència és que el tauler personal mostra la meva programació i les meves ordres de treball i el tauler de servei mostra ordres de treball, facturació i activitat per a tots els sistemes del sistema. És molt fàcil establir qualsevol pàgina del portal com a preferida; Vaig poder veure a un tècnic establint el seu tauler personal com a favorit i utilitzar-lo com a interfície principal de BlueFolder.

Feu clic a una ordre de treball per obtenir informació detallada. A partir d’aquí, vaig poder veure ràpidament el valor de BlueFolder: és ràpid i senzill implementar un sistema complet de comandes de treball que rastreja clients, equips, ubicació d’equips, informació de contacte, descripcions detallades del treball a realitzar, peces, facturació i la data i hora del projecte es va obrir i tancar. També podria afegir fitxers adjunts a comandes de treball, com ara contractes o fotografies d’equips. Cada comanda de treball inclou comentaris on els tècnics poden compartir informació detallada. Les ordres de treball també es poden clonar per alleujar la càrrega d’entrar informació necessària habitualment.

La gestió d’equips està molt lluny del programari de gestió d’actius que competeix i rastreja una quantitat mínima d’informació per a cada element, inclòs el seu nom, el client a qui s’assigna, la ubicació, la marca, el model, el número de sèrie i la informació de compra. Els equips es poden afegir manualment o importar-los com a fitxer delimitat per comes o delimitat per pestanyes (mida màxima de fitxers 4 MB). Es tracta d’un inventari bàsic útil per a la gestió del servei. Si necessiteu una funcionalitat més gran, busqueu funcions de gestió d’actius més robustes en altres llocs, com LanGuard o ManageEngine.

Hi ha un botó d'ajuda a totes les pantalles del portal web BlueFolder, però el botó no és sensible al context; simplement us portarà a la pàgina principal d’assistència de BlueFolder. L'ajuda en línia és completa. Puc buscar fàcilment un tema o navegar per quatre seccions: iniciació, configuració i personalització, guia de l'usuari i desenvolupadors. Per començar, es va incloure una guia pas a pas que només contemplava "conèixer-se amb BlueFolder", dos seminaris informatius i de llarga durada, quatre tutorials de vídeo i un enllaç per a la configuració i la formació de comptes. A excepció de la guia pas a pas incompleta, l’ajuda en línia de BlueFolder és excel·lent ja que cada tema conté explicacions i instruccions detallades i un vídeo i / o captures de pantalla. S'inclou suport gratuït per correu electrònic i telèfon i es mostra informació destacada sobre com obtenir assistència al lloc web BlueFolder.

Els informes a BlueFolder són força senzills. Hi ha 30 informes més que s’organitzen per temes com ara el client, l’equip de client, el servei, la facturació o la mà d’obra i despeses. Els informes són essencialment la mateixa visualització de taula d'informació que vaig veure a la interfície, filtrada per matèria, data o empleat. És bastant fàcil crear informes personalitzats també fent clic a un informe nou a la pàgina de l’informe, tot i que els informes personalitzats són força bàsics quant a format, igual que els informes inclosos. Qualsevol informe es pot imprimir, guardar a Excel o exportar-se en format CSV.

Gestió de serveis desmesurada amb fortes funcions mòbils

BlueFolder fa una molt bona tasca de gestió de serveis; per exemple, planificar i fer el seguiment de les ordres de treball és fàcil i potent. El servei guanya punts tant per tenir un portal de clients com per a un portal per a empleats, tots dos que també tenen versions per a mòbils. Tanmateix, funcions com la gestió de clients i la gestió d’equips no tenen funcionalitat i la majoria d’organitzacions necessitaran solucions externes addicionals. Els taulers són excel·lents, però els informes són molt bons. BlueFolder fa una feina fantàstica a la gestió del servei i una feina digna a la resta.