Revisió i qualificació de l'assistent de contracte de programari Blueridge

A partir de 899 dòlars per l’edició estàndard, Blueridge Software Contract Assistant és una entrada d’antiga escola al mercat de contractes. Quan la major part de la seva competència ha adoptat un model de desplegament en núvol, Blueridge s'ha enganxat al mètode d'instal·lació local més antic i descarregat. Tot i això, és una solució força rica en funcions que ha estat utilitzada des de fa més de 15 anys per a clients com ara cooperatives de crèdit, hospitals, empreses farmacèutiques i altres organitzacions que necessiten mantenir dades darrere del tallafoc.

Des de la nostra revisió inicial, Contract Assistant ha viscut millores funcions i personalitzacions. Però tres edicions del producte (Standard, Pro i Enterprise) encara són similars visualment, amb una àmplia gamma de menús i funcions en comparació amb les interfícies d'usuari (UI) més escasses d'opcions més noves i basades en núvol. Blueridge Software diu que ha optat per romandre a l'espai de programari client / servidor en lloc de competir amb desenes d'opcions similars basades en núvol.

Contract Assistant no ofereix cap capacitat de creació, negociació ni col·laboració integrada. Podeu dirigir-vos a la versió actualitzada de Concord o a l'Editor ". Tampoc és contractual assistent personalitzable o amb funcions de gestió del cicle de vida del contracte de final a punta com a Editors 'Choice Agiloft. Tanmateix, si la vostra empresa o organització prefereix una opció desplegada localment per a l'emmagatzematge de contractes segur (amb opcions de classificació granular i funcions de gestió), Contract Assistant és una eina ben equipada. Us proporciona informes i alertes molt forts, així com manuals d’usuari excel·lents per aconseguir que pugueu la velocitat.

Preu i plans

Com s'ha esmentat, Contract Assistant arriba en tres edicions diferents: Standard, Pro i Enterprise. Les diferents edicions ofereixen diferents nivells de servei en funció de la mida del vostre negoci o del nombre d’usuaris. Les edicions oscil·len en un preu des de 899 $ fins a 8.999 $. Contract Assistant comença a partir de 899 dòlars per l’edició Standard, que és una versió d’un sol usuari instal·lada al vostre PC. Aquesta versió és ideal per a propietaris o organitzacions exclusives en què només cal un sol administrador per supervisar els contractes del vostre sistema.

Aquesta edició de primer nivell inclou registres electrònics complets, suport de diverses bases de dades, camps bàsics i suport de fitxers i "esdeveniments alarmants" o alertes il·legals per contracte. També obté cerca senzilla i avançada, informes i personalització de categories i camps de contractes. Per a més funcionalitats d'informes personalitzades, podeu obtenir l'edició Standard Plus amb un preu de 1.198 dòlars. Us dóna accés al dissenyador d’informes opcional. A diferència del preu de programes basats en núvol de Programari com a servei (SaaS), el preu base de cada edició és un cost únic que no pas els costos recurrents de subscripció de tots els productes basats en núvol revisats en aquest cercle.. Totes les edicions també inclouen una prova gratuïta de 30 dies.

Una de les principals diferències entre aquestes tres edicions és la capacitat d’introduir contractes o documents directament a la base de dades. Amb les edicions Standard i Pro, l’usuari pot enllaçar la versió local dels documents al seu perfil a Contract Assistant. En aquesta situació, el perfil del document a Contract Assistant es pot vincular a la seva ubicació a la unitat o al servidor, però el document no es carrega en realitat a la base de dades. Probablement, per als usuaris de les edicions Standard i Pro, l’emmagatzematge dins de la base de dades no seria necessari ja que els documents es podrien guardar tan fàcilment a l’ordinador personal de l’usuari ni en una unitat compartida per a un petit grup. Tanmateix, per a les grans empreses o empreses, un acord així probablement resultaria poc útil tant pel que fa al rendiment com per les consideracions de seguretat.

L’edició Pro és un producte de xarxa d’àrea local (LAN) dissenyat per a petites i mitjanes empreses (SMB) o grups de treball petits dins d’una organització. Té un preu de 3.499 dòlars per a la llicència base (cinc usuaris), tot i que es poden afegir seients addicionals amb un cost addicional. En l’edició Pro, l’edició Pro inclou la integració de gestió de documents amb làser i suport multiusuaris amb seguretat i permisos bàsics.

Finalment, l'edició Enterprise té un preu de 8.999 dòlars per a la llicència base (cinc usuaris). Aquest és un producte de LAN / WAN de SQL Server / Client (xarxa d'àrea àmplia) que inclou una gamma completa de classificacions i funcions d'emmagatzematge de documents avançats. Aquestes funcions inclouen armaris i subcarpetes, cerca de text complet, alertes recurrents, personalització completa, emmagatzematge de documents de base de dades i informes personalitzats vinculats al nivell de permís de l'usuari. El manteniment opcional anual és del 18% del preu total de compra de tots els plans. D’aquesta manera, s’ofereix l’actualització del producte i l’accés a l’assistència telefònica (a diferència del suport gratuït per correu electrònic). Podeu actualitzar a una altra versió en qualsevol moment. Les llicències d’usuari addicionals tenen un preu graduat en el qual el preu per llicència baixa a mesura que augmenta el volum de les edicions Pro i Enterprise:

Edició Pro:

1-4 llicències: 299 dòlars

5-9 llicències: 269 dòlars

10+ llicències: 229 dòlars

Per exemple, si avui compres dues llicències addicionals, pagaria 299 dòlars cadascuna. Si després adquiriu tres llicències més, pagueu 269 dòlars per cadascuna d’aquestes.

Edició empresarial:

1-9 llicències: 599 dòlars

10-24 llicències: 529 $

25-49 llicències: 449 dòlars

50-99 llicències: 379 dòlars

100 llicències més: 299 dòlars

Llicències il·limitades: 59.999 $ (inclou la llicència base)

Per exemple, si avui compres tres llicències addicionals, pagaria 599 dòlars cadascuna. Si després compreu vuit llicències més, pagueu 529 dòlars per cadascuna d’aquestes.

Instal·lació

Les edicions Pro i Enterprise de Contract Assistant es poden instal·lar en ordinadors dels usuaris o virtualitzar-los (és a dir, instal·lats en un servidor d'aplicacions que executa Citrix o Terminal Services, o com una aplicació web que s'allotgi a si mateix mitjançant Citrix XenApp.) És a dir, Contract Assistant és client. / el programari del servidor allotjat a la vostra xarxa, sense dades que resideixen al núvol. Per permetre l’accés a la base de dades en empreses més grans, això significa que haureu d’instal·lar Microsoft SQL Server amb l’edició Enterprise. Assegureu-vos de posar-vos en contacte amb Blueridge Software per obtenir informació detallada sobre quins seran els requisits de fons per al vostre entorn. Esbrineu quina versió de SQL Server i Windows Server es requereix i si aquests recursos poden ser executats pràcticament o requereixen el seu propi servidor físic.

Per provar l'edició estàndard de la nostra revisió actualitzada, vaig configurar una prova gratuïta i vaig descarregar el programari al PC de Windows 10. El programari Blueridge no proporciona descàrregues de Mac. La companyia diu que admet Windows 7, 8 i 10, però, després de descarregar el paquet de programari, se'm va sol·licitar que descarregués una versió anterior de.NET Framework abans que es continués la instal·lació. Aquest va ser un problema de compatibilitat menor. Però, després de descarregar.NET Framework 3.5 SP1 (en contraposició a la versió actual 4.7), la instal·lació es va completar ràpidament i vaig estar en marxa.

Un cop obert, Contract Assistant us ofereix moltes funcions i opcions. Però ho fa en un disseny més ben organitzat que l’enorme selecció de menús de Great Minds Software Contract Advantage i de Coupa Contract Lifecycle Management. Contract Assistant ofereix grans recursos i documentació per ajudar a la configuració, navegació i ús. Immediatament se'm va presentar un missatge emergent per a "Començar en 10 passos fàcils" passant pel full de ruta del producte i la guia QuickStart. Els capítols s'indexen i es poden cercar per tal de crear els vostres favorits a la guia i a tots els recursos d'ajuda del programari Blueridge. La documentació d’ajuda i la facilitat d’ús general dels recursos van facilitar que sigui fàcil i còmode amb la interfície d’interès.

A la part superior del tauler es troben fitxes de Gestió de contractes, base de dades i informes, Opcions i eines, actualitzacions massives (edició de diverses entrades de categories, registres o usuaris) i ajuda. També hi ha una barra d’eines semblant a Microsoft Word amb botons per crear i guardar una nova entrada de contracte, a més dels botons Eliminar, desfer i cercar. A la part esquerra hi ha un índex de contracte alfabètic per a la cerca ràpida de la base de dades, desglossat en categories i carpetes de casos. Les alarmes de contracte que "sonen" (és a dir, amb la resolució dels terminis de contractació per resoldre) es mostren en vermell.

A sota de les barres de menú hi ha l'espai de treball, que es desglossa en finestres de mida ajustable. Les finestres s'agrupen per tipus d'informació i ofereixen fitxes per a Índex de contractes, informació de contracte, dates clau, categories, elements claus / clàusules, visió general, enllaços de fitxers i notes i comentaris (que és l'extensió de les funcions de col·laboració de Contract Assistant). La biblioteca de clàusules és similar a la que trobareu a Agiloft i l'estructura d'etiquetatge personalitzada és similar a la de ContractWorks.

Gestió del cicle de vida del contracte

Després d’haver completat la guia de QuickStart, hi ha una guia d’usuari igualment útil amb instruccions d’entrada i configuració més avançades. La Guia d'usuari proporciona instruccions molt exactes per crear bases de dades i configurar els diversos camps de dades.

El procés de gestió del contracte és fàcil i molt personalitzable. Quan afegiu noves entrades de contracte o editeu fitxers de contractes, podeu canviar el nom o amagar camps, afegir subtítols d'usuari (a la pestanya Opcions i eines) i gestionar les dates i alertes clau. També podeu afegir i gestionar categories i extreure clàusules mitjançant les finestres de la part dreta de la pàgina de detall del contracte. A les edicions Pro i Enterprise, ho fas mitjançant el mòdul d’administració. Com en Agiloft i ContractSafe, els administradors poden afegir usuaris i configurar permisos per visualitzar contractes o elements concrets de la interfície d'interès. Tot i que, a diferència d’aquestes eines, no cal que aneu a un plafó d’administració per fer-ho. Tots els camps es poden editar des de la pàgina principal. L’edició Pro només us ofereix opcions de privilegi de només lectura o de lectura. Però l'edició Enterprise té una seguretat més gran per a registres específics i les diferents bases de dades a les quals pertany un usuari. L'edició Enterprise Assistant Contract també pot crear el que s'anomenen "Vistes" per ocultar camps específics per a diferents grups d'usuaris o empreses, o mostrar un gabinet o carpeta en particular. Afegir un registre és tan fàcil com fer clic al botó Nou i fer una còpia d'una plantilla de registre existent.

Com que només categoritzeu els contractes existents i pendents, en realitat no esteu creant un nou contracte, sinó l’entrada de la base de dades per a això. En termes de cerca, podeu executar consultes per text, paraula clau, data o camps com, per exemple, moneda o tipus de contracte. Tots els camps es poden cercar i es poden incloure en informes estàndard o personalitzats. Tot i això, no hi ha cap cerca de reconeixement òptic de caràcters (OCR) ja que el visualitzador de contractes requereix que el document sigui un text editable o contracte PDF abans que la base de dades l’indexi.

Aquesta organització és important perquè la forma en què s’organitza Contract Assistant gira entorn de diverses bases de dades. No hi ha cap límit al nombre de bases de dades que pot crear un usuari, tot i que només es pot tenir una base de dades oberta alhora. Per als administradors empresarials, aquesta és una forma útil de gestionar contractes delicats que la vostra organització prefereix separar per permisos o motius de seguretat.

Els informes es poden publicar de diverses maneres, inclosos en un perfil de contracte individual, en l'índex de la base de dades, o només en un subconjunt de contractes que compleixin determinats criteris. Es pot generar ràpidament un informe sobre un contracte seleccionat o sobre tots els contractes en una base de dades determinada, que es pot ordenar i ordenar de diverses maneres.

Els usuaris també poden executar un informe mitjançant els resultats d’una cerca concreta, permetent-los limitar els contractes reportats en funció dels criteris desitjats. Com en gairebé qualsevol servei, com més gran sigui la quantitat de personalització, més complicat serà. Hi ha filtres bàsics i avançats. La funció de cerca bàsica s’ajusta completament a les necessitats de l’usuari, però ho fa amb un conjunt de caselles de verificació i caixes de filtre. La cerca bàsica es pot filtrar pels camps de filtre estàndard o pels camps definits per l’usuari. Els usuaris més experimentats poden canviar a la Cerca avançada, que és un full de càlcul que respon a la lògica booleana. Contract Assistant és l’única eina que vam provar per donar suport a la cerca booleana.

L’edició Enterprise ofereix funcions de cerca addicionals, que permeten documents, notes i notes d’elements clau adjunts. Els paràmetres de cerca que s'utilitzaran de manera repetida es poden desar per a futurs usos. He fet cerques de contractes actius i pendents i he afegit filtres de dates més avançats. Quan es genera un informe, es mostra en una finestra independent. Aquesta és una característica de benvinguda perquè serveix com a previsualització instantània de l'informe. Un cop l’usuari estigui satisfet amb l’informe, es pot exportar en diversos formats, inclosos HTML, PDF, Text enriquit, Text normal, TIF o Microsoft Excel. Va trigar una mica de tornada, però finalment vaig aconseguir que el meu informe es mostrés segons el desitgés. Tot i així, això pot resultar molest per a organitzacions més grans o persones que intentin importar fitxers més grans.

La gestió de contractes antics de l'escola es va fer bé

Contract Assistant és l’opció per a empreses i organitzacions que no volen un producte en núvol gestionat completament. Aquesta veterana plataforma us ofereix un control complet sobre el tallafoc sobre les vostres bases de dades de dades i contractes. Incorpora recursos d'ajuda complets per ajudar-vos a navegar per la interfície d'usuari dissenyada tradicionalment i personalitzar tot la vista. No hi ha fluxos de treball automatitzats, ni integracions directes i res de la forma d’autorització, col·laboració, negociació o signatura electrònica de contractes nadius. Agiloft i Concord són opcions millors si voleu que una plataforma basada en el núvol gestioni el cicle de vida complet del contracte i treballi amb parts externes. Però, si és segur, la gestió de contractes locals és el que busca, llavors Contract Assistant és una opció provada i provada que us proporcionarà el que necessiteu.