Opinió i valoració de Clarizen

Els treballadors solen desesperar-se de separar-se del correu electrònic i entrar en el treball que importa. Els sistemes de gestió de projectes en línia (PM) centralitzen les tasques, la comunicació i la planificació que es produeixen al voltant del treball del projecte. Les solucions de gestió de treball fan el mateix, però no es limiten a projectes amb data de finalització i lliuraments (dos aspectes únics dels projectes). Clarizen (que comença a partir de 45 dòlars per usuari al mes) combina el PM i la gestió del treball en una de les eines més adequades per a organitzacions i empreses més grans. Una interfície d'usuari intuïtiva (interfície d'usuari) permet iniciar-la de manera senzilla i ràpida. Si bé Clarizen és un servei fiable, d’altres ho tromben amb millors funcions i resposta a la pàgina web, és a dir, LiquidPlanner i Podio, que són opcions dels editors d’aquesta categoria.

Clarizen i LiquidPlanner van a cavall tant de la PM com de la gestió del treball. Si el vostre equip necessita una eina només per a PM, les nostres millors opcions de la categoria PM són Projectes de treball en equip i Projectes Zoho.

Preu i plans

Com s'ha esmentat, Clarizen és una eina de qualitat empresarial. No és ideal per a petites empreses i el seu preu reflecteix aquest punt. Clarizen ofereix dos nivells de servei: Enterprise ($ 45 per usuari al mes) i Il·limitat (60 $ per usuari al mes). Aquests preus es basen en un pla de 36 mesos, pagat per avançat. Per donar-vos un cop d’ull amb les matemàtiques, una empresa de 50 persones que s’inscriuen en un pla d’Enterès tindria un cost inicial de 81.000 dòlars.

La diferència entre els plans es basa en la quantitat de personalització que podeu fer amb el compte. El pla Enterprise inclou 1 GB d’espai d’emmagatzematge per llicència (és a dir, usuaris de l’organització però no col·laboradors externs), mentre que el pla Unlimited ofereix espai il·limitat.

Si bé Clarizen ofereix una prova gratuïta de 30 dies per a tots els usuaris nous, no ofereix un compte gratuït per utilitzar-lo indefinidament. Hi ha, però, algunes altres plataformes de PM, com ara Projectes de treball en equip, Projectes Zoho, Wrike i Volerro. Tingueu en compte que aquestes aplicacions són per a PM i no per a la gestió de treballs, mentre que Clarizen les gestiona.

Per donar a conèixer el que cobren altres empreses per les eines de treball de qualitat empresarial i PM, Workfront costa uns 30 dòlars per usuari al mes, segons el nombre d’usuaris i els tipus de rol seleccionats. Amb Workfront, cada instal·lació del producte és única i el preu varia.

Com a punt de comparació entre les solucions de PM pagades, Mavenlink cobra 29 dòlars per usuari al mes. LiquidPlanner també comença a partir de 29 dòlars per usuari al mes, però té un mínim de 10 usuaris. Projectes de treball en equip ofereix un pla de 49 dòlars mensuals, independentment de quants usuaris tingueu. Pagar una quota mensual plana més que per usuari, la quota per mes sol ser un indicador que la solució és una millor negociació per a les petites empreses. Una oferta similar de Zoho Projects té un cost aproximat de 50 dòlars al mes.

Característiques i interfície d'usuari

Atès que Clarizen és un servei dissenyat per ser utilitzat per grans organitzacions, és sorprenentment fàcil de recollir i utilitzar. Als pocs moments de crear un compte, havia convidat alguns col·laboradors a unir-me, establir el meu primer projecte i començar a afegir tasques i terminis.

Clarizen gestiona el PM amb facilitat. Podeu crear les vostres pròpies plantilles per a projectes o confiar en plantilles prefabricades per a casos habituals de negoci, com ara la planificació d’una exhibició o d’un esdeveniment. Hi trobareu totes les funcions que podríeu esperar en una eina de PM, com ara la possibilitat d’afegir fites, una visualització de gràfics de Gantt de les tasques d’un projecte i els informes de quines tasques hi ha en marxa i quines es presenten. Clarizen també admet afegir tasques i altra informació per correu electrònic. Hi ha algunes funcions d’ordre superior que són més aplicables a organitzacions més grans que a empreses molt petites, com ara un sistema d’aprovació de fulls d’horaris i despeses, que es poden relacionar directament amb la tasca o el projecte aplicables.

La interfície d'usuari bàsica (interfície d'usuari) per configurar projectes, assignar una persona o un equip per completar la tasca, afegir un termini, etcètera és funcional, però no és tan senzill ni sensible que les interfícies d'interès d'altres. El tipus de lletra és petit i hi ha molt espai blanc. Generalment sóc fan de l’espai blanc, però aquí és excessiu.

Podio, per comparació, té una interfície d'usuari més neta i ajustada. LiquidPlanner té una interfície d'usuari intensa i amb botó que, de vegades, em recorda més a una classe de matemàtiques universitàries que a una eina moderna de gestió de treball, però segueix sent més estreta que Clarizen. Clarizen se sent una mica lent i mancat de poliment quan s’utilitza colze a colze amb aquests competidors. Tot funciona , però l'estètica general no és tan nítida com podria ser. Si us preocupa més la funció que la forma, l’aspecte no hauria d’evitar que almenys tracti Clarizen. És adequat per a grans organitzacions de mida empresarial que Clarizen ofereix una visió personalitzada per a col·laboradors externs que no són, en rigor, membres de l'equip en un projecte.

No necessiteu gaire temps per configurar un compte Clarizen i començar a funcionar amb ell, i hi trobareu gran quantitat de funcions per explorar. Al darrere d’un menú desplegat a la part esquerra hi ha zones per gestionar informació financera, eines per generar informes i crear taulers i molt més. Clarizen proporciona formació si ho desitgeu, però podríeu aprendre els fonaments bàsics de la mà de les diferents seccions del lloc web i aixecant una cadira per llegir la documentació. La interfície d'usuari i l'experiència d'usuari (UX) estan estructurades de manera que permet l'aprenentatge per exploració.

Com a eina de col·laboració de nivell empresarial, Clarizen ofereix la possibilitat de compartir visualitzacions, com ara fulls de ruta, visualitzacions de mòduls, visualitzacions de projectes i informes i taulers de comandament. Clarizen ofereix una bona visibilitat entre projectes, així com informes publicats. També ofereix eines per a la gestió de recursos i la gestió financera.

Comunicació i col·laboració

Com en qualsevol eina de col·laboració en línia, podeu tenir debats amb els companys de Clarizen, carregar documents per a la seva revisió, organitzar reunions, etc. Clarizen té un bon conjunt d’eines per comentar i marcar fitxers i imatges PDF, just al navegador. Volerro té un conjunt de funcions similar. Tant a Clarizen com a Volerro, podeu ressaltar una àrea d’un document o imatge i escriviu comentaris al respecte que també podran veure els vostres col·laboradors. Clarizen té unes quantes opcions més quant a opcions de color i tipus de marca que podeu fer.

Igloo Software, que és més un espai de col·laboració en un lloc de treball que una plataforma PM tallada i seca, també disposa d’eines de marcatge de PDF, així com de classificacions d’estrelles per als documents penjats, permetent veure fàcilment quins fitxers els agradaven als companys d’equip més que altres. Per exemple, quan col·laboreu en comptes de disseny, aquestes funcions són exactament les que són útils per avaluar ràpidament els comentaris.

A més, Clarizen ofereix una integració amb un servei anomenat Proof HQ, que racionalitza el procés de prova i aprovació d’arxius, una altra capacitat útil per a equips que creen recursos visuals en particular.

Clarizen compta amb fulls d’horaris, fulls de despesa, informes, taulers de control personalitzables i una àrea social per parlar de qualsevol cosa, entre tots els companys de la companyia o només en equips particulars. Els comentaris de Clarizen també admeten hashtags i respostes @, cosa que ajuda a la gent a mantenir-se a sobre de les converses que són importants per a ells, a més de permetre’ls mirar un historial de converses sobre un projecte, client o tipus de treball en concret.

També em va agradar veure una aplicació de xat inclosa que permet als col·legues parlar amb els altres ràpidament quan potser la conversa no és tan important com per justificar que es documenti al llarg del treball. Tenir un xat integrat a l’espai de treball primari és una de les meves funcions preferides de les eines de col·laboració en línia perquè coincideix amb la gent que ja es comunica en aquests dies i en aquesta edat. Podio també inclou una aplicació de xat, com Zoho Projects i Volerro. Volerro fa un pas més i inclou un accés ràpid a una eina pont de conferències que, amb un clic de ratolí, us mostra un número de marcació per acollir una reunió telefònica.

Clarizen ofereix una forma interessant perquè els col·laboradors externs formin part del sistema sense tenir un compte complet. Es diu una llicència només per correu electrònic i permet als usuaris rebre actualitzacions i informació de Clarizen sense haver d’iniciar-se mai a la plataforma. Les llicències només per correu electrònic són gratuïtes i proporcionen a l’organització una forma de distribuir informació fàcilment als clients.

Rastreig de temps per a grans empreses

El mòdul de seguiment de temps de Clarizen està dissenyat per proporcionar als gestors de projectes la supervisió del personal, la facturació i el processament de pagaments. A diferència dels fulls TSHets de l'eina de seguiment del temps dels editors, Clarizen està dissenyat per fer molt més que recopilar dades sobre qui va treballar i quan. Clarizen no ofereix alguns dels elements de seguiment del temps més poc interessants que trobareu en els sistemes de joc pur i molt menys costosos. Per exemple, Clarizen no et permet fer un seguiment dels empleats mitjançant GPS en dispositius mòbils. No podeu supervisar les pàgines web que naveguen ni es facin captures de pantalla de forma segura de les aplicacions que utilitzen mentre estan a les 24 hores. Els usuaris no poden marcar i sortir dels torns des d'un telèfon de pagament. Aquests són només alguns dels aspectes més detallats del seguiment de temps als quals accedireu mitjançant les eines centrades exclusivament en la mesura, la gravació i la denúncia de temps. Dit això, en combinar el PM amb el seguiment de temps, els projectes Clarizen, Mavenlink, Wrike i Zoho han facilitat als gestors de projectes predir les necessitats de personal i delegar tasques en funció de la disponibilitat, entre altres avantatges.

Per començar a utilitzar Clarizen per fer el seguiment del temps, feu clic en un projecte i introduïu el temps que heu treballat o el temps que voleu treballar. Funciona com qualsevol altra visualització de personal de fulls de càlcul que podeu trobar en una eina de planificació (o fins i tot en plantilles de personal basades en paper que podríeu trobar a la paret posterior d’una botiga de pizzeria local). Podeu configurar recordatoris per si mateix dins del full de temps en cas que us hagueu de produir en començar una nova tasca en un moment determinat. El més interessant de Clarizen és que us permet afegir futurs projectes al vostre full de temps, de manera que els directius poden fer que els seus empleats utilitzin el mòdul de seguiment del temps com a eina de programació lleugera. A partir d’aquí, podreu veure totes les tasques que teniu assignades en una vista. Podeu actualitzar ràpidament totes les tasques, afegir hores i fins i tot podeu afegir un fitxer que inclogui el vostre treball. Podeu fer el seguiment del temps com a facturable o no facturable, cosa que actualment no podeu fer a Wrike. A més, també podeu marcar el treball de les hores extres amb el clic d’un botó. Ajustarà automàticament la paga associada a aquestes hores, cosa que us facilita la vida, així com el vostre gestor que ha de fer un seguiment dels pressupostos associats a cada tasca. Oblideu-vos d’aquest nivell de detalls en una eina de seguiment de temps estàndard. Fins i tot eines com Hubstaff i TSheets (totes dues connectades a programes de pagaments de tercers) no us proporcionaran ajustos de pagament automatitzats dins del mòdul de fulls de temps.

Com a administrador, podeu veure el percentatge completat per a les tasques dels gràfics dissenyats perfectament. D’aquesta manera, podreu veure com es progressen els projectes. Totes les dades introduïdes en projectes, tasques i temps apareixen en informes fàcilment personalitzables. No aconseguireu aquest nivell de supervisió mitjançant eines com Hubstaff i TSheets, ambdues centrades gairebé en completament en el temps dedicat a les tasques i no en allò que es realitza durant les tasques i el progrés associat a les tasques. Tot i això, com TSHheets, Clarizen no requereix que introduïu temps dins de la construcció de dies, setmanes, mesos i anys. Podeu afegir temps en percentatge de la quantitat de projectes realitzats. Podeu introduir dades en termes de quant queda. Sigui quina sigui la vostra tasca, es pot fer un seguiment en qualsevol format i després es poden connectar les dades als informes.

A causa de tota aquesta informació tan rica, els informes semblen interminables. Podeu desglossar tantes dades com calgui a cada informe. També podeu compartir fulls de temps completats i en curs com a ginys de només lectura per tal que els clients o executius de la vostra empresa puguin veure què s’està gastant, què s’ha fet, què es projecta, sense poder fer cap canvi per si mateixos. Els administradors poden enviar per correu electrònic als membres de l’equip per demanar-los que actualitzin els seus fulls d’horari. Els membres de l’equip poden simplement fer clic en una opció dins del correu electrònic per registrar el temps directament des del correu electrònic, sense haver d’accedir a l’eina. De fet, les persones que envieu un correu des de Clarizen ni tan sols han de ser usuaris de Clarizen per registrar la seva hora. A la part esquerra de la consola, hi trobareu columnes dedicades a coses com ara l’esforç restant o el percentatge de tasques completades. Les dades es mostraran tant en els informes basats en temps com en tasques.

Com qualsevol altra eina de seguiment de temps, Clarizen proporciona una funció de cronòmetre que us permet fer un seguiment del temps mentre treballeu. Malauradament, no podeu executar el cronòmetre per a diverses tasques, cosa que us permet fer Zoho Projects. Pot semblar que no és important per als treballadors les tasques no se superposen, però pot frustrar els advocats i investigadors que puguin estar dins del terreny de dues assignatures diferents alhora. A més, només podeu fer servir el cronòmetre fent clic a una tasca específica de la vista del calendari. Aquest és un molest pas secundari que no trobareu en cap de les altres eines que hem revisat. Per a altres eines, podeu localitzar el cronòmetre a cada pàgina de la consola, feu clic al rellotge i, a continuació, registreu la vostra tasca.

Com la majoria del programari centrat en PM, Clarizen permet @ mencions a tot arreu de la plataforma. Des de la menció @, els usuaris poden pujar fitxers i enllaçar a articles. Això facilita als directius recomanar els torns als treballadors i preguntar-los per què no han començat cap torn; també facilita que els treballadors puguin canviar de torn si es produeix una emergència.

No compraríeu Clarizen només per tal de fer un seguiment del temps. Tanmateix, si busqueu una eina PM que inclogui un mòdul de seguiment del temps, Clarizen és un dels millors del mercat. Els seus informes rics i personalitzats, comunicacions racionalitzades i entrada de dades basada en detalls us proporcionen tot el que necessiteu per assegurar-vos que els treballadors treballin quan els necessiteu, que tothom rebrà el pagament quan ho necessiti (i en la quantitat adequada) que tots els vostres torns i tasques estan coberts. Segurament, trobareu a faltar alguns dels elements enfocats al seguiment del temps disponibles a les eines de joc pur, però el que aconsegueixen supera molt el que us perdeu.

Aplicacions i extres

Podeu navegar pel mercat d'aplicacions Clarizen per afegir més funcionalitats. Conté aplicacions que Clarizen ha construït, i algunes construïdes per altres clients que les han posat a disposició. En aquest sentit, Clarizen és similar a Podio en la seva flexibilitat. Moltes són gratuïtes, tot i que algunes tenen un cost de servei. Dos exemples d’aplicacions que trobareu al mercat de Clarizen són una que ofereix integració amb Jira i un gestor de cerca i substitució.

A més d'oferir integració amb Proof HQ, esmentat anteriorment, Clarizen també admet Box.com i Google Drive. Si integreu el vostre compte Clarizen amb aquests serveis d’emmagatzematge en núvol, podeu comentar o editar fitxers mitjançant les eines que proporciona Box o Google Docs / Sheets sense sortir mai de l’UI de Clarizen. Per a equips més ambiciosos, Clarizen compta amb una API oberta que permet crear totes les integracions i aplicacions personalitzades que necessiteu. Clarizen disposa d'aplicacions mòbils tant per a Android com per a iOS.

Eines de confiança però costoses

Per a les grans empreses, Clarizen és una eina de confiança de gestió de treballs, de PM i d'equips, amb moltes funcions que val la pena explorar. Però és car en comparació amb solucions similars i no és tan senzill ni sensible com els fulls de càlcul de l’eina de selecció dels editors. Les empreses més petites que només necessiten un PM, sense totes les funcions incloses, haurien de mirar als Projectes de treball en equip i Projectes Zoho, les eleccions dels nostres editors en aquesta categoria.