Els sistemes empedrats revisen i valoren els coneixements

CobbleStone Systems Contract Insight (que comença a partir de 59 dòlars per usuari al mes) és un altre sistema de gestió de contractes altament personalitzable que ofereix multitud de funcions diferents per facilitar el procés de contractació. La companyia, que té una durada de vint anys, dóna servei a una gran varietat de clients, des de governs fins a grups reduïts i grans organitzacions. Una nota important és que Contract Insight és un dels relativament pocs sistemes de gestió de contractes que ofereixen una versió de prova d’accés lliure directament des del seu lloc web. Tot i això, si bé gran part de Contract Insight es pot configurar, Agiloft, un dels guanyadors del nostre PCMag Editor, té opcions de personalització encara més grans. A més, ofereix un nivell de servei gratuït, el que significa que podreu avaluar-lo al contingut del vostre cor sense cap període de temps.

Preus i Plans

Hi ha tres edicions diferents que ofereixen diferents nivells de servei: Enterprise, Express i Work Group. Cobblestone ofereix un gràfic de comparació de les diferents edicions del seu lloc web, però, essencialment, les edicions Enterprise ofereixen funcions addicionals de flux de treball, indexació de text complet, importació massiva, un dissenyador d’informes en línia i un sistema de qualificació de contractes venedor-client. Totes les edicions tenen emmagatzematge il·limitat de contractes i dades.

Les solucions de Cobblestone es poden desplegar in situ amb el client o allotjar-se per l'empresa en un model de Software-as-a-Service (SaaS) i els preus varien en funció de quina opció adopteu. Les opcions basades en el web tenen un preu més baix de taxes recurrents, mentre que al lloc web és més alta i única. L’edició del Grup de treball no està disponible ja que SaaS i l’edició Express no està disponible a les instal·lacions locals. L’edició Express comença a partir de 59 dòlars mensuals per usuari. L’edició Enterprise comença a 5.000 dòlars anuals per a cinc usuaris. Igual que diversos productes d'aquest detall, inclòs Blueridge Software Contract Assistant i Great Minds Software Contract Advantage, Contract Insight requereix una instància de Microsoft SQL Server 2005 o posterior per executar l'edició Enterprise.

Una interfície senzilla

La interfície té un disseny senzill: un fons blanc amb diferents tons de blau per indicar barres i botons. Hi ha icones al costat dels menús desplegables que semblen "retallar" el text. Les opcions del menú semblen tenir totes les categories d’acció que un gestor de contractes necessitarà, inclosos contractes, empleats, empreses, informes i cerques i gestió i configuració.

Quan un usuari inicia la sessió per primera vegada, la vista predeterminada és un calendari de contractes als quals està assignat l'usuari. Es pot configurar per incloure, o bé ser substituït, per "taulers de comandament" i "molls", que són informes essencialment personalitzats que s'actualitzaran automàticament. Per exemple, un usuari podria configurar un dock que mostra tots els contractes actius als quals estan assignats o un que mostra tots els contractes que caducaran en els propers 30, 60 o 90 dies. Aquesta característica proporciona a l'usuari la informació més rellevant per a ell o el seu dret en iniciar la sessió.

De forma similar a Agiloft Choice dels nostres editors, una de les funcions més notòries del sistema és la profunditat de personalització. Contract Insight es troba a la capa superior dels sistemes de gestió de contractes que permeten als administradors crear i alterar els camps de dades del contracte, automatitzar i dirigir el procés d’aprovació i restringir l’accés dels usuaris a nivell granular, inclòs per tipus de contracte, contracte específic o camp particular..

Començant

Contract Insight inclou vídeos instructius que recorren nous usuaris mitjançant la configuració del sistema i la realització de tasques habituals. Els vídeos mostren als usuaris exactament com realitzar aquestes funcions i configuren Contract Insight exactament al seu gust. Però, mentre que he trobat els vídeos molt fàcils de digerir, l’ajuda del sistema Wiki, d’altra banda, era una mica difícil de navegar. L'amplitud de funcions del producte fa que la cerca intel·ligent del wiki sigui una mica de feina. Tanmateix, un cop trobada, es presenta clarament la documentació d’ajuda completa amb il·lustracions.

És fàcil afegir un nou contracte al sistema: simplement feu clic a "Afegir contracte". Tanmateix, Contract Insight afegeix una capa de perfil del contracte aquí. Es tracta d’una informació sobre base de dades i flux de treball que el sistema necessita per processar el document i gestionar el seu cicle de vida. El perfil del contracte es pot crear juntament amb la càrrega del fitxer del contracte o es pot crear en funció de la informació del venedor o del client. El procés d’entrada real implica omplir els formularis aplicables, que l’administrador de sistemes o Cobblestone pot personalitzar en una combinació gairebé il·limitada si utilitzeu el programari en el model SaaS. Els camps es poden afegir o eliminar en funció del tipus de contracte, restringit en funció de l'ID d'usuari o de la classe d'usuaris i configurat per acceptar només determinats tipus d'informació, com ara nombres enters, data, moneda o un element d'una llista desplegable.

Després d’introduir totes les dades, l’usuari pot personalitzar encara més el perfil del document del contracte. Hi ha una llista a la part dreta del perfil del contracte que ofereix als usuaris una gran varietat d’opcions, com ara Tasques i correus electrònics, Assignació d’empleats, Impressió, actualització, Contractes d’enllaç, Historial de visualització i correu electrònic. A més, els usuaris poden connectar un nombre il·limitat de fitxers al perfil del contracte.

Afegint perfils d'empleats i empreses és ràpid i indolor mitjançant la barra de menús principal. Emplenant un formulari senzill per afegir empleat o empresa al sistema, els usuaris podran protegir-se de les inexactituds a la cerca i a l’informació. Per exemple, si no hi hagués perfils d’empresa existents, un usuari podria escriure a "XYZ Corp." i l'altre podria escriure a "XYZ Corporation", cosa que podria provocar l'omissió de contractes dels resultats i dels informes de cerca.

Fer cerques també és un tema molt personalitzable. Es pot fer una cerca a qualsevol camp i, a continuació, reduir-se en funció de qualsevol categoria d’informació associada. Les columnes de dades es poden canviar i configurar fàcilment al gust de l’usuari. Un cop configurada correctament la cerca, l'informe es pot imprimir o exportar a Word, Excel o PDF. A més de les seves capacitats personalitzables, el sistema inclou una sèrie de cerques i informes preestablerts, i els usuaris poden crear les seves pròpies cerques ad hoc per a un ús futur.

Més enllà dels fonaments

Una característica útil són les Sol·licituds, que probablement serien més útils per a les empreses més grans. Com és de suposar, la funció de sol·licitud permet als usuaris sol·licitar un contracte nou a la persona adequada. L'usuari fa clic a "Afegeix una nova sol·licitud" i afegeix la informació pertinent. Els administradors poden configurar a qui se li notificarà la sol·licitud a partir de la informació proporcionada.

Per a usuaris més avançats, Contract Insight té una funció realment útil per a aquells que utilitzen freqüentment contractes basats en plantilles. Mitjançant la funció Paquets, els administradors poden configurar plantilles que treuen les metadades d’un contracte o d’un perfil d’empresa. Els administradors també poden configurar biblioteques de clàusules per ajudar en la creació de contractes.

Cobblestone permet personalitzar els contractes Insight mitjançant una varietat de mòduls addicionals. Un dels complements més útils és el Document Collaboration i eSign Mòdul, que és essencialment la versió del sistema Cobblestone System d'un sistema de signatura en línia. El mòdul permet que el contracte es pugui executar completament en línia, tant pels membres de l’organització com per les contrapartes. Autentifica la identitat del signant. Si la vostra organització prefereix utilitzar DocuSign, Cobblestone també pot incorporar aquest programa al cicle de vida del contracte.

Hi ha altres mòduls disponibles per a diverses circumstàncies i se centren generalment en una indústria o un tipus de treball en particular. Per exemple, un dels mòduls disponibles és el Portal d'accés públic que permet fer públics contractes al web. Aquesta característica s'utilitzarà principalment per a entitats públiques que estiguessin sotmeses a lleis de llibertat d'informació. També hi ha mòduls per a la gestió de comandes de compra, relacions venedor-client i un connector Salesforce per citar-ne alguns. Aquests complements permeten una personalització encara més gran en funció de les necessitats de l’usuari.

Contract Insight és una solució molt personalitzable, però per a alguns serà confusa i desconcertant. Sistemes similars com Agiloft, han alleugerit alguns d'aquests problemes de complexitat de personalització mitjançant un enfocament assistent implementat acuradament. Tot i això, Contract Insight ofereix molts mòduls i complements que ajuden a adaptar el producte a les necessitats del client, per la qual cosa val molt la pena fer una ullada a les empreses amb fluxos de treball polifacètics i requeriments complexos de creació de contractes.