Revisió i qualificació de contractes

ContractWorks comença a partir de 600 dòlars al mes, facturant anualment, i per aquest preu proporciona una plataforma de gestió de contractes ben dissenyada, molt centrada en la classificació, seguiment i aprovació dels contractes. Malauradament per a alguns, això vol dir que no té molt suport per a l’autorització de contractes, negociacions legals endarrerides i tampoc cap característica de col·laboració integrada. Aquest enfocament de funcions orientat significa que haureu de mapar amb molta cura el procés del vostre negoci amb les capacitats del programari, ja que no és una eina de tot. Això és principalment el que segueix al marge dels guanyadors de la nostra elecció d'Editors en aquest espai, Agiloft i Updraft.

Preu i plans

A diferència d'Agiloft i de la majoria de venedors de l'espai de gestió de contractes, ContractWorks no valora les llicències d'usuari. El producte comença a partir de 600 dòlars mensuals, facturats anualment, per al seu pla de 12 mesos. L’altra opció de preus és de 750 dòlars mensuals per al pla de tres mesos, facturat trimestralment. Podeu començar el pla trimestral i passar a una subscripció anual segons les vostres necessitats. Tots dos plans inclouen una prova gratuïta i us ofereixen usuaris il·limitats, emmagatzematge de documents, assistència i formació, a més d’implementació gratuïta. També podeu obtenir alertes, informes, permisos, registres d'auditoria personalitzats, migració i configuració de documents, marca personalitzada i diverses funcions, incloses les funcions de l'etiquetatge i la plantilla de documents de la plataforma.

L’únic que té en ContractWorks un límit d’usuari són les signatures electròniques, per les quals l’empresa va llançar una característica de signatura electrònica nativa al març del 2017. Les organitzacions obtenen cinc usuaris de signatura electrònica gratuïts sense cap càrrec addicional, però els usuaris addicionals inclouen paquets de cinc signatures electròniques. usuaris per 1.200 dòlars anuals. ContractWorks no s’integra amb Adobe Sign, DocuSign o altres venedors d’eSignature de tercers, preferint centralitzar-lo dins de la seva plataforma com a característica nativa. ContractWorks també ofereix un descompte per a organitzacions sense ànim de lucre, així com paquets de volum per a despatxos d’advocats o empreses de serveis professionals que busquen oferir la gestió de contractes mitjançant ContractWorks com a servei factible.

Gestió del cicle de vida del contracte

ContractWorks manté la seva interfície d'usuari (IU) senzilla. L’experiència es basa en icones i és fàcil de navegar i el menú superior només té sis pestanyes: documents, etiquetes / plantilles, usuaris, informes, signar i configuració, i una barra de cerca universal. Hi ha cinc rols predeterminats amb vistes personalitzades de les funcions a les quals teniu accés: administrador, accés complet, només de descàrrega, només de visualització i sense accés. Però podeu afegir els vostres rols personalitzats amb accés a documents, carpetes, sales, etc., a diferència d'Administració de contractes i de revisió i aprovació de contractes d'Agiloft i Onit, quan inicieu la sessió, no veureu un tauler personalitzat amb widgets en temps real. i informes. ContractWorks us portarà directament al dipòsit de documents per començar al vostre negoci.

La pàgina de documents es troba com a una bústia de correu electrònic. Hi ha la safata d'entrada principal al centre, una estructura de carpetes personalitzada a la part esquerra per organitzar els vostres documents i botons a la part superior per penjar contracte a granel, crear carpetes noves, copiar, descarregar i afegir fitxers adjunts als documents. També podeu utilitzar arrossegar i deixar anar documents per entrar a la safata d’entrada sense necessitat de fer servir el botó Carregar. La funció de fitxer adjunt és útil per afegir ordres de canvi o addendums a un contracte principal i aquesta entrada a la safata d'entrada mostrarà els documents adjunts.

Si bé no es pot modificar els contractes en ContractWorks, en fer clic en un document s’obrirà el visualitzador de PDF natiu, que mostra una filigrana dinàmica personalitzada a l’usuari com a funció de seguretat afegida per preservar la confidencialitat del contracte. Una altra característica de seguretat nítida és l'autenticació de dos factors, la qual cosa em va demanar que introduís un codi enviat al dispositiu mòbil cada vegada que iniciava la sessió.

Les funcions més singulars de ContractWorks giren entorn de les etiquetes, la plantilla i la cerca. Les etiquetes del sistema poden ser qualsevol camp que vulgueu cercar o enregistrar al vostre contracte. És una característica de classificació extremadament flexible que pot incloure text, dates, números, percentatges o una resposta sí / no. Per exemple, podríeu crear una "Renovació automàtica?" o un "Confidencialitat?" etiqueta per activar o desactivar aquesta configuració ràpidament per a un contracte. Les etiquetes s’incorporen a l’estructura de categorització més flexible que defineix com s’acosta ContractWorks a la gestió de contractes.

Quan creeu una etiqueta nova, podeu afegir també un menú desplegable que afegeix l’etiqueta a un departament determinat de la vostra empresa o a una plantilla de contracte més gran. Així, si afegiu etiquetes per a contractes laborals, podeu afegir el departament de recursos humans (RRHH) al menú desplegable mentre que, per a un acord de no divulgació (NDA), podeu afegir el departament legal. Les etiquetes són fàcils de crear a la pestanya Etiquetes / plantilles i podeu tornar a la safata d'entrada dels documents i associar les etiquetes a contractes concrets. La interfície d'usuari de ContractWorks és similar i escassa a la de Concord, però aprofundeix en la cerca i classificació de contractes granulars.

Les plantilles són una extensió d'aquesta idea. Agrupen etiquetes basades en el tipus de contracte, que ajuda els clients a fer el seguiment de les mateixes 5-10 disposicions d’un contracte d’arrendament, per exemple, a buscar ràpidament aquest tipus de contracte en contraposició a un contracte de venedor, un acord de col·laboració, una NDA o un contracte de préstec. Les plantilles no estan relacionades amb la creació de contractes; són eines de gestió i classificació addicionals. Només els usuaris d’administració o d’accés complet poden aplicar etiquetes i plantilles.

Quan vaig provar la plataforma com a administrador, vaig poder incorporar diverses etiquetes en una plantilla de prova i marcar camps predeterminats com ara les dates d'inici i final, el termini i el valor del contracte com a camps obligatoris. A continuació, podria configurar notificacions recurrents a usuaris concrets, així com actualitzacions automàtiques i renovar-se automàticament en funció de qualsevol interval que configuri. Això és útil per a renovar-se trimestralment o anualment els contractes de subscripció. També podeu penjar un document per associar-vos a una plantilla de contracte, però, de nou, no és una plantilla d’autorització de contracte completa tal com podríeu trobar a eines com Agiloft. Dit això, les etiquetes i plantilles ContractWorks són més personalitzables i més fàcils d’utilitzar que els enfocaments tradicionals, a més, es poden cercar completament.

Un cop hàgiu penjat documents i afegit etiquetes i plantilles, podeu gestionar signants i signatures electròniques a la pestanya Signar. Com a administrador, podeu designar els vostres cinc signants o configurar una plantilla de signatura correlacionada amb determinats tipus de contracte. En aquest cas, podeu marcar un document amb les ubicacions específiques per a les quals necessiteu una signatura i qui és el signe i, a continuació, desar-la com a plantilla. Si ja heu configurat una plantilla, aleshores podeu fer clic a la icona de la ploma de la pestanya Documents per enviar immediatament un enllaç segur per signar-lo. Tots els signants reben una còpia PDF completada del contracte que se'ls va enviar per correu electrònic. A la pestanya Signar, podeu filtrar les signatures completades, incompletades o cancel·lades.

La funcionalitat de eSigning és senzilla i la capacitat de signatura nativa s'integrarà ben aviat amb Salesforce i estarà disponible a l'AppExchange de Salesforce, que contractWorks va dir que podrà enviar un document creat a Salesforce directament a ContractWorks per a emmagatzematge i signatura, així com també a traure camps Salesforce directament a la plataforma com a etiquetes.

Informes i notificacions

ContractWorks encara està en procés de crear la seva funcionalitat d'informació, però hi ha una àmplia gamma de funcions i analítiques amb les quals treballar. A la pestanya Informes, podeu gestionar tant els informes com les notificacions relacionades en una vista del calendari. Al crear un informe nou, he pogut triar entre totes les meves etiquetes i plantilles com a columnes per afegir-hi, a més de poder filtrar les dades que el meu informe va incloure mitjançant paraules clau o plantilla particular. A continuació, vaig exportar l’informe com a fitxer PDF i Microsoft Excel.

Un cop creat un informe, les pestanyes Calendari de notificacions i informe de notificacions us permeten configurar correus electrònics i notificacions relacionades per a usuaris concrets. També podeu visualitzar tots els vostres informes a la pestanya Informes desats. El més important, ContractWorks us ofereix un registre d’auditoria per fer el seguiment de totes les activitats per part de l’usuari i un historial complet de tots els contractes del sistema. Els informes a ContractWorks tracten més sobre el moviment de documents a través del sistema i les accions que fan els usuaris, el seguiment de la càrrega, la mudança, el canvi de nom i el canvi de documents i la modificació dels detalls per assegurar la traçabilitat i els errors de captura. En aquest sentit, el calendari de les auditories, els informes i les notificacions fan la seva tasca. Dit això, les capacitats d’informació no són tan profundes ni adherides amb gràfics i gràfics interactius com els d’Agiloft i Onit, ni les mètriques i recomanacions de tendència que trobareu als informes generats per Coupa Contract Lifecycle Management.

Un gabinet d’arxius virtuals per a contractes

ContractWorks és fàcil d’utilitzar, minuciós en la seva classificació del contracte i entre les millors experiències que vam provar per a l’emmagatzematge i el seguiment de documents contractuals. La plataforma també brilla a l’hora de fer una cerca ràpida mitjançant la seva estructura d’etiquetatge i plantilla. A més, la seva característica de signatura electrònica funciona bé. Si busqueu autorització de contractes, informes més extensos i funcions del cicle de vida de gestió de contractes més profunds (com ara automatització de fluxos de treball, control de versions i col·laboració integrada i gestió de tasques), aleshores Editors 'Choice Agiloft és un sistema més potent i personalitzable. opció Tanmateix, per als clients que es preocupen principalment de l'encaminament i la gestió de documents després de la creació, amb una gran seguretat i auditivitat completa, ContractWorks és una solució de disseny i execució intel·ligent per a aquells aspectes de la gestió de contractes.