Revisió i qualificació de la gestió del cicle de vida del contracte Coupa

Si busqueu una plataforma de gestió de contractes que adopti el cor de programari com a servei (SaaS), Coupa Contract Lifecycle Management no és el que busqueu. Tanmateix, es tracta d’un producte altament funcional si s’esdevé que sigui el seu públic destinat. Això passa perquè Coupa és una plataforma especialitzada dirigida específicament a aquelles empreses centrades en la gestió de la despesa empresarial i en la contractació. Mentre que Coupa ha introduït una funcionalitat avançada en el procés de flux de treball de gestió de despeses, incloent l’encaminament del flux de treball i els desencadenants automatitzats, la redlinió i la revisió de canvis i una operació més àmplia dels contractes del sistema. Però també es fa que la gestió de contractes sigui un component d'aquest marc d'aplicacions empresarials molt més gran.

Tot això combina perquè la gestió del cicle de vida del contracte Coupa no sigui tan personalitzable per a un ventall tan ampli de casos com els guanyadors de la selecció dels editors Agiloft o Updraft. Tampoc és una eina de negociació i col·laboració de contracte tan potent com Onit Contract Management, tot i que s’assembla a Onit a formar part d’un marc d’aplicació més ampli. Tot i això, cap de les altres plataformes de gestió de contractes que vam provar no ofereixen el valor empresarial unificat i les analítiques basades en el comerç per integrar plenament el cicle de vida del contracte a la cadena de subministrament.

Estructura de preus empresarials

Coupa va transformar de nou el que va ser contractualment d’un servei de núvol bàsic a una solució de gestió de contractes dirigida combinada amb el procés de compra, venda i transacció d’una empresa. Segons Coupa, l'empresa es centra principalment en empreses amb ingressos anuals a partir dels 75 milions de dòlars o més. Aquesta no és una plataforma per a empreses petites i mitjanes empreses (SMBs) i no ofereix una subscripció gratuïta o programari (SaaS) de programari a nivell d'entrada com el que trobareu a Agiloft o Concord. Aquesta és una solució per a grans organitzacions empresarials mundials.

La gestió del cicle de vida del contracte Coupa s’inclou com a part de la subscripció de Coupa Spend Management. Inclou contractes, usuaris, alertes i consum de despesa i seguiment automàtics il·limitats. La col·laboració per contracte és una tarifa incremental i té un percentatge de la subscripció Coupa Spend Management. La gestió del cicle de vida del contracte Coupa inclou la possibilitat de crear contractes il·limitats, inclosos l’autorització, l’edició i la signatura electrònica amb totes les parts, a més de redirigir i controlar la versió.

Gestió de contractes dirigida pel comerç

Com que es tracta d’una revisió del sistema de gestió de contractes, hem centrat la nostra prova principalment en els aspectes de Coupa Contract Lifecycle Management i Coupa Contract Collaboration de la plataforma general Coupa Spend Management. El tauler Coupa deixa clar que tots els aspectes de l’experiència tornen a gestió de despeses i contractació. A la barra de navegació superior hi ha pestanyes per a despeses, sol·licituds, comandes, factures, inventari, aprovisionament, proveïdors, contractes i informes, juntament amb un panell de configuració extremadament granular que permet personalitzar tots els aspectes de la plataforma modular, des de contingut i proveïdors fins eines de compra, disparadors d'automatització de flux de treball, integracions i molt més. En general, Coupa ofereix una àmplia funcionalitat similar a una solució integral de planificació de recursos empresarials (ERP).

El tauler principal també us ofereix una barra de cerca universal dinàmica de consultes d’idiomes naturals per navegar fins al que necessiteu a la plataforma densa. També us proporciona filtres per perfilar per departament o articles específics. És un sistema dissenyat per destil·lar una operació de subministrament empresarial complexa fins a dades dirigides i visualitzacions a mida i a la qual podeu accedir des de qualsevol navegador.

Vaig començar a la pestanya Contractes, que és un dipòsit únic integrat de tots els contractes de proveïdors del sistema. Es mostra en una visualització de llista similar a la que trobareu a Concord o ContractWorks. Mostra detalls com la data d’inici i caducitat, l’estat del contracte i els grups de contingut, a més d’icones per editar i suprimir una entrada. La barra de filtres superior us ofereix opcions per crear una entrada de contracte nova, contractes de càrrega massiva des d'un fitxer, exportar contractes a fitxers CSV o Microsoft Excel i diversos filtres per ordenar els vostres contractes per idioma, data, caducitat i avançat. filtres que us permeten exhaurir-vos per número de contracte o per paraules clau. La barra de cerca pot executar el reconeixement òptic de caràcters (OCR) en documents de contracte i fitxers PDF per identificar paraules i clàusules específiques.

Tot això és bastant normal en les solucions de gestió de contractes que vam provar. El que és exclusiu de Coupa és que el tauler de contractes també us ofereix gràfics dels articles i mercaderies més importants del sistema. Això us ajuda a prioritzar els contractes basats en la gestió de despeses. Tot està controlat per permisos. Així doncs, en funció de grups d’usuaris, rols d’accés i grups de contingut de diferents contractes configurats per l’administrador a la pestanya de configuració, cada usuari veurà una cosa diferent. Cada contracte pot tenir un o més grups contractuals que el lliguin a un departament o grup d'usuaris determinats, a un compte estratègic específic, a un país o idioma concret o a qualsevol altre atribut.

Al crear un nou contracte, he introduït les dades bàsiques del contracte, com ara el proveïdor i el termini. Vaig incloure opcions per seleccionar els tipus de document i serveis, carregar un document relacionat amb el contracte i connectar el contracte a un acord principal si escau. Coupa em va oferir un conjunt de plantilles predefinides entre les quals escollir l’assignació d’un proveïdor. Em va permetre triar entre els proveïdors que figuren actualment al sistema.

Un cop hàgiu creat un contracte o localitzat el contracte pel qual heu cercat, podeu fer clic a la pàgina de detalls. Coupa us ofereix no només detalls del contracte, com ara el tipus de document i el número de versió, sinó que també inclou seccions sobre informació de factures, requisits, grups de contingut, preus i termes, alertes i articles o productes específics del sistema de comerç electrònic associat al contracte.. La secció de preus i termes és particularment detallada, permetent definir els números d’estalvi d’un contracte de la manera que vulgueu, ja sigui per descomptes percentuals fora dels preus de la llista o en funció dels paràmetres de despesa mínima / màxima. Això va de la mà de la funció "Font", que és un botó que ofereix ofertes a preus comparatius per a productes i serveis en un contracte de proveïdors quan es tracta de renegociar.

També hi ha una capacitat pre-integrada amb altres mòduls, de manera que estigues a un clic de veure les comandes de compra per departament o mercaderies, factures o qualsevol altra secció de la plataforma. Coupa compta amb el seu propi quadre de sortida d'alerta i notificacions, però la companyia va dir que prefereix integrar-se amb serveis de tercers com Gmail o Slack per enviar notificacions als usuaris (en qualsevol aplicació o interfície que ja funcionen).

A Coupa, no disposeu d’un mòdul de col·laboració i negociació de contractes en aquesta pàgina, que feu a Onit. Per això, feu clic al botó "Contracte d'autor" de qualsevol pàgina de detalls del contracte per portar-vos a l'entorn de col·laboració de contractes Coupa. Aquí és on trobareu l’edició i redisseny de contractes avançats, que permet a diverses parts acceptar, rebutjar i comentar les edicions d’altres parts. Tot això es fa en un espai col·laboratiu compartit que vol imitar un Google Doc. Incorpora control de versions que us permet recuperar canvis, a més d'un seguiment d'auditoria de totes les edicions i interaccions de l'entorn. Fins i tot, podeu establir acords interns de nivell de servei (SLAs), establint finestres assignades durant el temps que han de negociar diferents grups d'una empresa. Està dissenyat per millorar els temps de cicle dels contractes.

L'edició del contracte es produeix en un editor bàsic de WYSIWYG, amb un registre d'auditoria a la part dreta per ajudar-vos a introduir un llenguatge de contracte preaprovat, figures d'altres fonts o clàusules específiques. Quan guardeu els canvis, Coupa us ofereix una opció per veure una comparació de versions de costat a costat, amb exactitud de canvis marcada i codificada per colors. Si convideu usuaris addicionals, només veuran canvis des del moment en què van començar amb l’acord. El nou usuari veurà una finestra emergent automàtica amb qui és el propietari del contracte clau. Des d’allà, el propietari pot controlar permisos, afegir i eliminar usuaris o assignar tasques específiques dins de l’entorn de col·laboració. El procés de negociació i col·laboració contractual està més centralitzat i unificat a Onit. Tot i això, Coupa proporciona un nivell de control granular en el procés d’edició igualat en les nostres proves només pels canvis de pista i per les opcions de format de format Concord.

Finalment, Coupa inclou una integració senzilla DocuSign al final del procés de cicle de vida del contracte per completar el procés de signatura electrònica i executar el contracte. Coupa carrega el document generat de forma automàtica a DocuSign amb una senzilla experiència de clic i signar tant per a l’usuari intern com per al proveïdor o venedor extern que s’aconsegueixin a l’acord. A Coupa, només cal escriure el nom del signant, feu clic a Signar i Coupa capta l'adreça IP del signant. Això registra una empremta digital única per a l’auditoria de seguretat. El proveïdor i totes les parts rellevants reben automàticament un correu electrònic amb una còpia PDF de l’acord.

Informes granulars

Coupa Contract Management Lifecycle Management també ofereix alguns dels informes i analítiques més detallats de totes les plataformes de gestió de contractes que he provat. La pestanya Informes inclou una mètrica personalitzada anomenada Perfect Fit Insights, que mostra el percentatge de la vostra despesa en relació amb el volum, l’import del dòlar o altres factors per determinar "mètriques d’èxit" i recomanacions per optimitzar els beneficis. Aquest informe de vendes orientat als objectius és diferent a qualsevol altra eina que vaig provar, generant analítiques per contracte etiquetades en verd, vermell o groc per designar objectius d'estalvi en contractes de proveïdors determinats. Coupa també em va oferir recomanacions d’estalvi, eficiència i ús sobre com optimitzar catàlegs, factures i abastiment per obtenir una major rendibilitat (ROI). Aquestes recomanacions intel·ligents no existeixen al buit; podeu assignar una tasca directament des de la pàgina de recomanacions per començar a prendre mesures sobre les dades d'informació.

Hi ha diversos informes i mètriques també, que es poden personalitzar per a grups o departaments de contingut específics o tallats per indústria. Per exemple, al diagrama de percentatges de despesa de proveïdors de la indústria tecnològica versus proveïdors de la indústria manufacturera. Coupa va dir que les recomanacions d’intel·ligència provenen de dades empíriques reals que es van anonimitzar dels centenars de clients empresarials i de les seves transaccions. Aquestes mètriques d’informació estan, per descomptat, lligades a l’escenari de gestió de la despesa estreta i de la contractació dels serveis de la plataforma. No obstant això, els analítics aprofundeixen en els coneixements de contractes centrats en la línia de fons que Agiloft, Onit o qualsevol de les altres plataformes de gestió de contractes revisades en aquest resum.

Centrat en la línia de fons

Coupa Contract Lifecycle Management no és una plataforma de gestió de contractes de tot tipus per a tots els tipus de contractes i negocis de qualsevol forma i mida. Més aviat, és una plataforma de gestió i contractació de despeses empresarials, amb funcions de gestió de contractes i informes especialitzades en aquest cas. El resultat és molt més avançat. Per a la creació de contractes, la negociació i la gestió del cicle de vida, Agiloft i Concord són més econòmics, més fàcils d’utilitzar i molt més personalitzables en termes de disseny i d’interfície d’usuari. Aquesta no és la solució per a la gestió de contractes amb les PIME. Tanmateix, per a les grans organitzacions empresarials que gestionen un diluvi de contractes de proveïdors i un dens inventari de productes de negocis a negocis (B2B), Coupa ofereix un nivell de gestió especialitzada i potent del cicle de vida contractual amb mètriques d’intel·ligència centrades en el ROI que obté ” no trobo enlloc més.