Revisió i qualificació de gestió de contractes de Gimmal

Gimmal Contract Management és un altre sistema de gestió de contractes altament personalitzable, que es diferencia immediatament per la seva tarifa de preu: 20.000 dòlars anuals. Però no deixeu que el xoc adhesiu us resulti millor; Gimmal Contract Management (abans coneguda com Prodagio abans que es va adquirir l'empresa a principis d'aquest any) és una solució flexible que ofereix totes les funcions bàsiques de gestió de contractes, alhora que ofereix una varietat de funcions addicionals, com ara automatització de fluxos de treball, generació de contractes basats en plantilles i usuari Tasques que poden valer la pena de diners per a alguns. Tanmateix, el guanyador de la nostra editora Choice Agiloft va oferir un nivell de personalització equivalent amb menys complexitat i un preu més baix.

Si considereu Gimmal, probablement la complexitat sigui el vostre obstacle més gran. Una vegada que Gimmal hagi configurat la forma que necessiteu, es tracta d’un sistema excel·lent, però és important tenir en compte que la quantitat de personalització que requereix el sistema complicarà seriosament la vida dels administradors encarregats d’implementar-los. Encara més lamentable, no hi ha opció de provar abans de comprar. Agiloft té un nivell de personalització equivalent, però aconsegueix ser menys complex perquè va optar per una configuració basada en assistent, cosa que Gimmal hauria de considerar.

Per tot plegat, el preu inicial de Gimmal és certament baixat per a les organitzacions més petites. Aquestes empreses haurien d’assegurar-se que una llicència per usuari no els serviria millor i haurien de mirar detingudament a Obtenir contractes realitzats, l’altra guanyadora de l’editor de PCMag. La Gestió de Contractes Gimmal s’adreça perfectament a organitzacions d’empresa a mida i gran empresa, que hauran d’avaluar el programari en funció de la personalització versus la complexitat i el manteniment.

Opcions i plans de preus

Gimmal ofereix tres edicions diferents que es diferencien en gran mesura pel seu nombre màxim d’usuaris però també per diferents nivells de capacitat versus complexitat.

Irònicament, l’edició d’essencials de preu més baix permet un nombre il·limitat d’usuaris. Això passa perquè l’edició Essentials s’adreça a aquells que busquen majoritàriament un dipòsit de contractes i no necessiten integrar-se amb altres sistemes ni tenir contractes o fluxos de treball no estàndard. L’edició avançada està dirigida a departaments individuals de firmes molt grans o organitzacions mitjanes amb menys de 25 usuaris les necessitats més especialitzades i que possiblement requereixen la integració amb els sistemes existents. Finalment, l’edició Enterprise s’adreça a empreses amb més de 25 usuaris i necessitats especialitzades més enllà de les de l’edició Advanced.

En el moment d'escriure aquest document, Gimmal encara no havia incorporat totalment Prodagio a les seves propietats web. I amb un preu inicial de 20.000 dòlars, és comprensible que la informació detallada sobre preus no estigui disponible a Internet sinó més aviat client per client mitjançant contacte directe amb els representants de vendes de Gimmal. Gimmal tampoc no ofereix cap prova gratuïta per als usuaris descarregats o accedits, de manera que també confiarà en el personal de vendes per a les proves pre-compra.

Icona-Interfície pesada

La interfície de Gimmal és intensa en icones i, per tant, és fàcilment navegable. Les icones grans de la part dreta de la pantalla cobreixen totes les àrees imprescindibles per a la gestió de contractes, inclosos els documents, les meves tasques, els informes, la cerca i l'administrador (per a aquells designats com a administradors). Un cop seleccionada una icona, les pestanyes superiors a l'espai de treball canvien per reflectir la categoria d'informació disponible.

El format de l’àrea de documents de Gimmal serà immediatament familiar per a qualsevol persona que hagi utilitzat un ordinador Windows. Les icones per fer funcions bàsiques s’executen a la part superior de l’espai de treball (per exemple, carpeta nova, document d’importació i còpia), amb un índex semblant a un gabinet de fitxers que es corre al llarg de l’esquerra que és, adequadament, anomenat Cabinet. Gimmal va optar per un disseny provat i veritable que faci intuïtiu.

La pestanya Documents és especialment útil perquè té tant el mètode organitzat per l'empresa per emmagatzemar contractes (gabinets), però també proporciona als usuaris pestanyes d'accés ràpid als documents més recents, a més d'una llista en la qual poden desar els seus contractes "preferits". A més de la visualització completament personalitzable de les columnes de dades del contracte quan es visualitzen llistes de contractes, apareixen icones al costat dels contractes per indicar quan hi ha adjunts, obligacions, documents relacionats o notes. Em va semblar una funció útil, de manera que immediatament vaig reconèixer quins contractes tenien adjunts aquests tipus d’informació addicionals.

Els documents es poden generar mitjançant plantilles o directament importats al sistema. Cada document inclou un tauler emergent en el qual es pot accedir fàcilment a tota la informació del contracte. Hi ha tots els camps previstos, incloent documents, notes, recordatoris i auditoris relacionats. Però Gimmal també inclou molts altres camps que inclouen obligacions de contracte, llistes de comprovació dels processos empresarials creats per administradors, el flux de treball del contracte que es pot veure i els contactes adjunts que es poden gestionar.

Els informes es mantenen senzills. Simplement trieu un tipus d’informe d’una llista, introduïu les dades de l’informe (per exemple, restringir les dates o el nom del document, el tipus o l’ID) i generar. Tot el procés triga uns segons. Gimmal inclou diversos informes estàndard preestablerts, però els administradors també poden generar informes nous mitjançant un procés senzill. L’informe es pot imprimir o exportar a CSV (després de l’opció d’afegir, eliminar o reordenar columnes de dades) i es pot obrir a Excel.

Si la informació desitjada no està disponible mitjançant un informe, hi ha disponible un component de cerca robust. Els usuaris tenen l'opció entre una cerca ràpida i una més avançada. La cerca ràpida analitza tant les dades introduïdes per l’usuari com els documents adjunts. Una característica interessant de Gimmal és que inclou funcions de reconeixement òptic de caràcters (OCR) que converteixen els PDF d’imatges en documents que es poden cercar. Els resultats de la cerca són de gran ajuda i inclouen els percentatges de classificació i el context de les coincidències. Aquesta característica em va resultar especialment útil per ajudar a cercar una gran quantitat de resultats de la cerca i evitar que es deixi veure obrint i comprovant resultats de concordança única.

Per als usuaris que busquen informació més específica, la funció de cerca més avançada proporciona als usuaris les eines per trobar gairebé qualsevol contracte. Els usuaris poden cercar paraules o frases particulars, tipus de document, contingut de qualsevol camp en concret, o fins i tot mida de fitxer, en qualsevol combinació concebuda. Un cop trobats els resultats desitjats, l’usuari pot ressaltar les entrades desitjades i feu clic amb el botó dret per exportar a CSV, fent efectivament qualsevol cerca o llista informable. Si és probable que l’usuari torni a utilitzar la cerca, es pot desar i fins i tot fer-la pública a tots els usuaris per accelerar el procés en el futur.

Instal·lació

Gimmal ofereix tant serveis disponibles dins del quadre que es poden crear tan ràpidament un dia, com integracions i especialitzacions més complexes. La versió excepcional del programari proporcionaria probablement les capacitats necessàries per a aquells que busquen les funcions bàsiques de la gestió de contractes, inclosa botiga, seguiment i alerta, cerca i informe.

Es poden crear funcions més avançades per a aquells que desitgin automatitzar encara més els seus processos comercials. Més administradors experimentats poden crear fluxos de treball que automatitzen el procés d’aprovació de nous contractes, llistes de comprovació d’elements de tasques adjunts als contractes i plantilles que poden incloure dades introduïdes per l’usuari.

Gimmal ofereix una gran varietat de recursos útils i una fitxa de referència completa a la secció de documents. Aquesta secció conté guies per crear plantilles, guies de referència ràpida, vídeos de formació i guies d’usuari. I, si el problema en concret no està inclòs en cap d'aquests recursos, és probable que tingui una resposta completa de la Guia de l'usuari amb més de 250 pàgines. A més, l’assistència al client està disponible mitjançant l’acord de suport anual.

Gimmal Contract Management ofereix un sistema altament personalitzable que es pot adaptar a les necessitats d'un client. Malgrat la gran quantitat de serveis que ofereix Gimmal, ha creat una interfície fàcilment navegable i intuïtiva. Ofereix moltes funcions que van més enllà de les funcions bàsiques de gestió de contractes per automatitzar encara més les pràctiques empresarials i estalviar temps valuós dels empleats. Tot i això, la personalització pot ser desagradable i difícil de recollir, i el preu pot ser elevat per a organitzacions més petites.