Ressenya i qualificació en línia dels llibres ràpids d'Intuit

Construcció d'una Fundació

Si heu introduït i desat dades en una altra solució de comptabilitat que es pot exportar en formats CSV o Excel, podeu importar fitxers, productes i serveis de clients i proveïdors i el gràfic de comptes a QuickBooks Online. La importació de dades d’una aplicació de comptabilitat a una altra, o fins i tot des d’Excel, pot ser un procés difícil, que pot requerir l’ajuda d’un assessor financer.

Els dies de llargs i assistents de configuració de diverses preguntes que utilitza el programari de comptabilitat d'escriptori per aconseguir-ho a través són llargs. Si heu completat aquests primers passos en els assistents d'instal·lació, esteu gairebé a punt per començar a treballar. Ja no és el cas. QuickBooks Online fa prou preguntes per fer-ne algunes configuració al fons, canvia la configuració per adaptar-se al vostre tipus particular de negoci.

Per descomptat, només podeu saltar i començar a produir transaccions. En aquest cas, heu d’introduir informació del client, registres d’articles i així successivament a mesura que s’avança. També podeu trobar que una funció que necessiteu no s'ha activat. El millor curs és fer clic a la icona de l’engranatge a la cantonada superior dreta i seleccionar Compte i Configuració. QuickBooks Online mostra llavors una sèrie de pestanyes seccionals a l'esquerra (empresa, facturació i subscripció, vendes, despeses, pagaments i avançat) que és similar a les pantalles de preferències de la versió QuickBooks de l'escriptori.

A partir d’aquí, podeu activar i desactivar funcions com ara Classes, Facturació de progrés, Seguiment d’inventaris i Comandes de compra, i també accedir a opcions de personalització excepcionalment flexibles per a formularis. La pantalla Avançada conté més opcions de comptabilitzacions, com ara el vostre exercici, el vostre compte d’enviament designat i la possibilitat de tancar els llibres.

Cada solució de comptabilitat basada en núvol ofereix aquestes opcions de seguretat. En alguns casos, formen part d’una secció de configuració dedicada i, en d’altres, apareixen en altres llocs del lloc. Cadascuna també té un conjunt diferent de funcions activades o desactivades en començar. Podeu canviar aquestes opcions predeterminades configuració, i ho hauria de fer a les primeres hores amb l'aplicació.

Les opcions de configuració d’empresa de QuickBooks Online i altres eines, incloses les llistes de productes i serveis i la gestió de permisos d’usuari, són accessibles fent clic a la icona d’engranatge de la part superior dret, i es conceben i es presenten de manera entenedora, flexible i minuciosa. Alguns competidors, inclosos Kashoo, FreshBooks i Zoho Books, han començat a posar aquests paràmetres disponibles segons els necessiti.

Interfície d'usuari, Eines de navegació

El primer que veieu quan inicieu la sessió és la pàgina d’inici de QuickBooks Online. Gairebé totes les solucions de comptabilitat basades en núvols anomenen aquests taulers perquè ofereixen una visió general dels saldos del compte, els ingressos i els totals de les despeses i els gràfics i les tasques que cal fer. També contenen enllaços a activitats relacionades, com ara la creació de factures i el manteniment del compte. QuickBooks Online mostra gràfics per a l'estat de la factura i les despeses, beneficis i pèrdues i total de vendes, així com els saldos del compte i un enllaç al rastre d'auditoria. Vaig trobar que el quadre de comandament de Xero era una mica més efectiu; facilita veure a l’instant què cal fer.

QuickBooks Online mostra un panell vertical a l’esquerra que conté pestanyes que representen cada part important del lloc. Aquesta organització d’àrees funcionals s’ha tornat a reordenar per tal de destacar millor les tasques que solen fer sovint les petites empreses. Ara conté enllaços a serveis bancaris, vendes, despeses, projectes, treballadors, informes, impostos, comptabilitat, comptador meu, xecs d'impressió i aplicacions.

Quatre icones de la part superior dreta obren una llista d’activitats disponibles des d’allà, incloent un botó que obre el quadre Crea per a noves transaccions, una eina de cerca, una llista de configuracions i utilitats i un enllaç d’ajuda. Una vegada que estigueu en una pantalla de treball, QuickBooks Online utilitza una combinació de llistes, gràfics, menús desplegables i enllaços per a les seves operacions. Si bé QuickBooks Online està dissenyat per a no comptables, probablement els usuaris tinguin preguntes puntuals. Els fitxers d’ajuda en línia del lloc són escassos en comparació amb els de Xero, però Intuit ofereix una comunitat basada en web i suport de xat / correu electrònic.

Mòduls individuals

Les funcions del lloc es separen de manera lògica i fàcil d’utilitzar. Per exemple, si feu clic a Vendes, a la pantalla es mostra una barra multicolora a la part superior que us proporciona informació instantània sobre l'estat dels vostres comptes a cobrar. Us indica quantes estimacions pendents heu emès, juntament amb l’import total del dòlar. Passa el mateix per a activitats no facturades, factures obertes i retardades i factures pagades en els darrers 30 dies. La vostra llista de clients apareix a continuació, però quan feu clic a una pestanya de la barra de colors, aquesta canvia només per reflectir les transaccions que representen els totals.

Podeu seleccionar un subconjunt de clients i realitzar accions per lots, com ara imprimir relliscos d'embalatge o enviar recordatoris. També podeu filtrar la llista de clients i accedir a les transaccions subjacents. Les dues últimes columnes de la taula mostren l'estat de l'entrada i un enllaç a qualsevol acció relacionada, com ara Rebre un pagament o Enviar un recordatori. Podeu exportar la llista a Excel o imprimir-la i podeu modificar-ne les columnes. Els enllaços a la part superior de la pantalla obren llistes de clients i productes / serveis.

L’àrea Despeses / Venedors funciona de manera similar, tot i que es refereix a transaccions com ara comandes de compra i factures. I, per descomptat, les seves opcions d’acció són diferents.

L’extensibilitat de QuickBooks Online també forma part de la barreja Xero, es pot integrar amb centenars d’aplicacions de tercers que s’expandeixen en la seva funcionalitat incorporada. És probable que, si hi ha alguna tasca relacionada, els mòduls de QuickBooks no poden fer, hi ha una aplicació addicional que pot fer-ho.

Registres i Informes

Un dels avantatges d’utilitzar una aplicació de comptabilitat en línia és que una vegada que introduïu una mica d’informació, rarament heu d’introduir-la de nou. Per exemple, si creeu registres que continguin detalls sobre clients i venedors, productes i serveis, podreu accedir a les llistes d'aquests registres quan creeu transaccions i informes.

Els formats de registre a QuickBooks Online són exhaustius i clars. Més enllà dels camps d'informació bàsica de contacte inclosos en tots ells, les plantilles de clients contenen camps per a notes, informació fiscal, preferències de pagament / facturació i fitxers adjunts. Els registres de venedors poden contenir números de compte, termes, taxes de facturació i saldos d'obertura. Els registres dels empleats recullen altres detalls, com ara la retenció, el pagament i les deduccions.

QuickBooks Online té competència a l’hora de fer el seguiment d’inventaris, que no sempre va ser així. Zoho Books té una funcionalitat addicional que manca de QuickBooks Online. Xero també té grans eines d’inventari.

Podeu crear registres per a productes i serveis a QuickBooks Online. El lloc admet la creació d’entrades de temps facturables, així com fulls d’horaris setmanals. Les plantilles de registre de producte inclouen camps tant per a informació de vendes i compra d’articles, amb costos i comptes corresponents. Si voleu fer un seguiment de l’inventari, podeu introduir una quantitat inicial al registre, i QuickBooks Online continuarà fent el seguiment, de manera que sapigueu quan s’hauran de tornar a ordenar (o deixar d’emmagatzemar articles concrets).

Cap altre servei de comptabilitat no fa informes ni QuickBooks en línia, tot i que Xero ha afegit personalitzacions necessàries a algunes de les seves plantilles d’informes. QuickBooks Online té desenes de plantilles d’informe excepcionalment personalitzables. Els competidors ofereixen almenys uns quants informes. Zoho Books té aproximadament el mateix nombre d'informes, però no són tan personalitzables.

Tant QuickBooks Online com Xero ofereixen aplicacions de nòmina integrades. Ambdós són serveis excel·lents, tot i que Xero només cobreix 37 estats en aquest escrit (amb la presentació electrònica i el pagament només en nou), mentre que QuickBooks Online els cobreix.

Encara el Campió

Hi ha molts candidats forts per als millors honors de la comptabilitat en línia, cadascun dels seus punts forts. Per exemple, Xero i Zoho Books ofereixen eines de comptabilitat aproximadament comparables a les de QuickBooks Online. En alguns casos, fins i tot ofereixen més flexibilitat o potència en una zona o una altra. Sage One Comptabilitat no fa res que ningú més fa: pobla els llocs dels usuaris amb els seus tipus d’impostos sobre vendes. ZipBooks ofereix una experiència d’usuari excepcional –molt millor que QuickBooks Online, que feia aquest honor– i bones eines per al seguiment de temps, tasques i projectes.

És clar que QuickBooks Online té formidable competència procedent de múltiples direccions. I el preu de l’adhesió per al seu lloc més destacat, QuickBooks Online Plus, ha augmentat de 10 dòlars durant l’últim any fins als 60 dòlars al mes. És més de 700 dòlars anuals, més del doble del cost de la versió d'escriptori. Intuit sembla oferir descomptes perpetus a la seva línia d’aplicacions: actualment estan a mitges. Però la lletra petita afirma que els preus poden canviar sense previ avís.

Malgrat aquest preu, QuickBooks Online guanya el premi d'Editors 'Choice per oferir les eines més eficaces, completes, útils i útils. A més, la seva profunditat, flexibilitat i extensibilitat superen a aquells dels seus rivals. La cursa és més estricta que abans, però QuickBooks segueix sent el clar guanyador.

Si bé estàs pensant en obtenir les seves finances en ordre, també pots llegir els nostres ressenyes sobre els millors serveis de nòmina i els millors serveis tributaris.