Revisió i classificació de la cerca d'escriptori (edició estàndard)

Les eines de cerca d'escriptori, com la Cerca d'escriptori Lookonic d'Axonic ($ 58 per a l'edició estàndard) van ser una categoria pròspera entre les utilitats, però no han estat tan populars des que Microsoft va integrar la cerca a Windows. Però si heu creat al llarg dels anys un gran magatzem de dades al disc dur i heu de poder trobar qualsevol fitxer o correu electrònic aleatoris ràpidament de manera regular, un programa com Lookeen o X1 Search, els nostres editors. La vostra utilitat de cerca d’escriptori us pot facilitar la vostra vida. En lloc de perdre hores mantenint una estructura de carpeta jeràrquica per als vostres correus electrònics, per exemple, podeu deixar tot el que envieu a la carpeta Enviat i posar tots els missatges entrants que conserveu en una carpeta Ja llegida i deixar que el programa trobi allò que necessiteu quan necessiteu. ella

Amb què funciona Lookeen

Lookeen realment inclou quatre versions: Lookeen Free, que Axonic anomena versió Home, Standard (revisada aquí), Business i Enterprise, que Axonic es refereix col·lectivament a les seves versions Professional o Business. La limitació clau per a Lookeen Free és que indexa i busca només fitxers, sense cap suport per correu electrònic. Tot i això, tots quatre comparteixen les mateixes funcions d’indexació i cerca i tots utilitzen el mateix codi de programa. Un cop instal·lat el programa, podeu actualitzar en qualsevol moment comprant una llicència per a una versió més capaç i introduint la nova clau de registre.

Breument, la versió Business (83 dòlars per seient) afegeix directives de grup per facilitar la administració a diverses estacions de treball. La versió Enterprise (116 dòlars per seient) també afegeix la capacitat de treballar amb índexs compartits en un equip i la possibilitat de treballar com a client de cerca amb Lookeen Server, que és una utilitat d’indexació a nivell d’empresa independent. Per a aquesta revisió, vaig provar les funcions que comparteixen les tres versions professionals.

Per a les meves proves, vaig instal·lar Lookeen en un sistema de Windows 7. Segons Axonic, també funciona amb Windows Vista, 8, 8.1 i 10. La companyia diu que fins i tot funciona amb XP, tot i que no és compatible oficialment. L’únic client de correu electrònic amb què funciona és Microsoft Outlook. I necessiteu la versió 2003 o posterior. Per a les meves proves, he utilitzat Outlook 2007, amb un fitxer PST local. Si utilitzeu Microsoft Exchange Server 2003 o posterior, també podeu fer el programa amb un fitxer OST local o directament amb el vostre servidor Exchange.

Començant

La instal·lació i configuració de Lookeen és principalment senzilla, però és més difícil del que podria ser perquè algunes opcions no s’expliquen bé. Per exemple, podeu instal·lar el programa per funcionar només com a complement de l'Outlook (tot i que encara indexa i troba fitxers al disc dur) o com a programa autònom, de manera que podeu utilitzar-lo sense iniciar primer Outlook. Tanmateix, a les pantalles d’instal·lació no hi ha res que t’ho expliqui o que t’indiqui com configurar-lo d’una manera o d’una altra. Aquest tipus de visites va fer que trigés una mica més en instal·lar el programa tal com el volia. Afortunadament, es tracta d’un problema únic i només un inconvenient menor.

En la majoria de formes, la configuració és senzilla. Baixeu el fitxer de Lookeen i executeu-lo. La rutina de configuració us ofereix una breu introducció a l’ús del programa, així com a les pantalles de configuració que us permeten especificar què indexar, que normalment inclourà el fitxer Outlook.pst i l’elecció de les unitats o carpetes de fitxers. En acabar, Lookeen crearà l’índex en segon pla, indexant el text complet de tots els fitxers, correu electrònic i fitxers adjunts de correu electrònic.

La durada del temps d'indexació depèn de la velocitat del vostre ordinador, de la quantitat d'indexació i del paràmetre que trieu per al temps de processament. L'he deixat a la configuració predeterminada i no he notat cap efecte sobre el temps de resposta per escriure en Word. També podeu ajustar la configuració a un nivell més baix si ho necessiteu, fins i tot mentre el programa s’indexi activament.

Diverses opcions us permeten establir a Lookeen la freqüència d'indexació i la indexació en temps real, ja que es crea cada fitxer o s'escriu o rep cada correu electrònic. També podeu afegir o canviar les orientacions d'índex quan vulgueu, afegir carpetes o unitats o treure-les de la llista d'indexació.

Una opció especialment important si arxiveu els fitxers PST d'Outlook (per exemple, al final de cada any, per exemple), però de vegades necessiteu trobar correus electrònics d'un any anterior, és la possibilitat d'afegir fitxers d'arxiu a l'índex. Afegir-los no és tan senzill com passa amb X1 Search, però, un cop afegits, trobar missatges de correu electrònic antics és tan fàcil com trobar-ne de nous.

Cercant

Podeu fer una crida al programa fent clic a Ctrl dues vegades, o fent doble clic a la icona Lookeen de l’àrea de notificació i, seguidament, escrivint la frase de cerca o podeu introduir la frase al quadre de text que el programa afegeix a Outlook i, a continuació, truqueu pugeu el programa fent clic a Enter.

De qualsevol manera, Lookeen cercarà ràpidament a l’índex i mostrarà una llista de tots els accessos, completada amb un nombre de quants articles ha trobat. Podeu ressaltar els resultats individuals de la llista i veure el contingut en un panell de previsualització al costat dret de la finestra Lookeen. Un cop hàgiu trobat l’element que desitgeu, podeu fer doble clic sobre ell per obrir-lo amb el programa al qual s’associa.

Si obtingueu massa visites per navegar convenientment pels resultats, podeu utilitzar una o més de les llistes desplegables i els quadres de text de Lookeen per restringir la cerca, escollint incloure-ho tot, per exemple, o només Correu, fitxers adjunts, contactes, Notes, cites o fitxers.

Altres filtres disponibles canvien per adaptar-se al tipus d’element que busqueu. Per a Mail, a més de cercar el text complet de cada missatge, podeu especificar frases de cerca per als camps Assumpte, Des i Per a, entre d'altres. De la mateixa manera, per a fitxers, podeu utilitzar frases de cerca per a carpeta, arxiu (que significa nom de fitxer) i ruta, així com el text complet. També podeu personalitzar la llista de camps que es mostraran com a filtres i ordenar la llista per camp, simplement fent clic al nom del camp.

Més enllà d’aquests conceptes bàsics, Lookeen et permet crear frases de cerca més complexes, de manera que la cerca de John -Smith al camp From, per exemple, retornarà una llista de tots els correus electrònics de tots els que es diuen John tret de John Smith, i la cerca de "John Smith" tornarà les referències a John Smith, però no a John Q. Smith i la cerca de "gat de gos" ~ 10 només retornarà articles que incloguin gos dins de 10 paraules de gat.

Malauradament, em vaig trobar amb algunes falles en les meves proves. Per exemple, després de personalitzar els camps disponibles per incloure extensions d’arxius com a filtre, l’elecció es va desactivar quan vaig tornar l’ordinador l’endemà. Axonic diu que es tracta d’un error conegut i espera tenir-lo solucionat en la propera actualització.

Un tema més important és que Lookeen no sempre va retornar resultats mentre estava executant un índex programat. Tot i això, aparentment es va deure a haver executat les meves proves en un sistema més antic amb una memòria limitada i una velocitat més baixa segons els estàndards actuals. Una vegada que vaig configurar el programa com a menys agressiu a l’hora d’indexar, el problema no es va tornar a mostrar.

Conclusió

Si necessiteu una eina de cerca que ofereixi una mica més d’àmbit, voldreu considerar la X1 Search, que facilita la inclusió d’arxius PST d’arxiu a les vostres cerques, per exemple, i també pot indexar i trobar els elements emmagatzemats en línia en un quadre. compte, a Microsoft SharePoint i un assortiment de llocs de correu electrònic basats en web, inclòs Gmail.