Mitratech obté la revisió i qualificació dels contractes

La navegació ràpida entre les pestanyes i les distincions de color entre les pestanyes són una característica benvinguda per a empreses més grans o per a multitud de contractes. Per a aquells que només gestionin un nombre limitat de contractes, el nombre de pestanyes podria semblar excessiu. En aquest cas, es pot optar per un disseny més senzill com els que ofereix el contractista o el programari Blueridge Assistant.

GCD té moltes opcions de personalització dins de cada pestanya. Els usuaris poden filtrar i agrupar els contractes, documents, carpetes i reproductors mitjançant menús desplegables. Els usuaris també poden ordenar les columnes que es mostren. Tanmateix, aquesta personalització arriba al preu de la simplicitat. Tots els menús desplegables, pestanyes i botons de tota la pantalla es poden sentir ocupats en comparació amb la neteja de programes com SecureDocs ContractWorks, que ofereix menys personalitzacions immediates, però proporciona una interfície menys complicada.

Instal·lació

Quan els usuaris naveguen per primer cop a través de GCD, apareixen les finestres d’introducció en obrir una pestanya nova. La informació és especialment útil perquè no només explica les coses pràctiques que es poden fer en aquesta àrea en concret, sinó també la teoria que hi ha al darrere. Per exemple, quan els usuaris fan clic a la pestanya Carpetes, GCD informa a l’usuari que una "carpeta de GCD correspon a una carpeta física o carpeta" i mostra a l’usuari com pot crear una carpeta nova.

Aquestes finestres emergents útils són a compte d’una guia d’usuari més àmplia com ara les instruccions pas a pas disponibles de Contract Assistant o els tutorials de vídeo disponibles a ContractWorks i Contract Insight. No obstant això, hi ha una funció "Pregunta a GCD" per a qualsevol pregunta que puguin tenir els usuaris que a les mini guies no han respost.

Afegir nous contractes, documents, reproductors, carpetes i altres elements GCD és una brisa. Els botons Afegeix són accessibles des de qualsevol pàgina, en una fina barra gris que recorre la part superior de l'espai de treball. Aquests botons van fer que la meva configuració inicial fos ràpida i indolora, que em va permetre afegir una gran quantitat de carpetes i omplir-los amb contractes en pocs minuts. Al voltant dels botons d’afegir ràpidament es troben funcions de cerca i notificació de missatges de correu electrònic per accedir fàcilment.

Un aspecte únic de GCD és que distingeix entre allò que anomena Contractes i Documents. GCD defineix inicialment els contractes com els acords legals finalitzats, que poden correspondre a un document, a molts documents o a cap. Els usuaris poden afegir documents en una o més etapes durant el procés de negociació, incloent-hi les noves versions a mesura que estiguin disponibles. Quan (i si) el document es converteix en contracte, es pot canviar amb un clic de casella de selecció.

Les accions i les alertes, els mecanismes mitjançant els quals els usuaris es protegeixen contra els esdeveniments contractuals importants que falten, també són senzills de crear. Les alertes s’adjunten a contractes o documents i es poden personalitzar fàcilment. Les alertes es poden configurar per situar-se en els taulers de control dels usuaris, enviar notificacions per correu electrònic, adjuntar documents i incloure text especial. Les alertes es poden crear en funció de la data de caducitat, la data de tancament o qualsevol data que desitgi l'usuari. Vaig trigar uns 30 segons a configurar la meva primera alerta, sense cap instrucció. Les accions són tasques o tasques per a un usuari o grup d’usuaris determinats, que també es poden crear fàcilment.

En termes de personalització, tots els camps d’entrada de dades són personalitzables. No es requereix formació ni coneixements informàtics. Vaig poder afegir i reordenar ràpidament camps al meu gust. Les caixes de text, els menús desplegables i les caselles de selecció van prendre moments únics per crear-se. El calendari ofereix una bona visualització per a aquells que prefereixen un estil tradicional de calendari. Es pot personalitzar per incloure només informació rellevant per a un contracte i els seus esdeveniments poden enllaçar-se amb els contractes, documents i accions per a una navegació ràpida.

Cerca i informes

GCD genera informes basats en la informació que l’usuari està visualitzant actualment. Com que l'usuari pot filtrar i reordenar tota la informació que es pot veure, l'usuari pot crear l'informe amb un control complet. Tot i això, una limitació és que els informes només es poden exportar a Excel, tot i que el procés es pot fer amb el clic d’un botó.

GCD té una funció de cerca molt robusta en què es poden cercar tots els camps de dades i el text del document introduïts per l'usuari. Una limitació a GCD és que els resultats de la cerca no es poden exportar, com a Agiloft. A part, hi ha una sèrie de funcions que diferencien el GCD d'altres sistemes de gestió de contractes. Una de les funcions útils és la integració GCD amb Microsoft Word i Outlook. El complement a Word permet als usuaris obrir documents directament a Word, editar-los o modificar-los, i després desar-los de Word directament a GCD. Hi ha un complement d'Outlook similar que permet als usuaris integrar el GCD al correu electrònic existent en lloc d'intentar que la discussió sigui per correu electrònic i al sistema de gestió de contractes, tal com es troba a l'entrada de Onit.

Algunes altres funcions interessants són un botó de descàrrega que permet als usuaris agafar la versió més recent de tots els documents o contractes enumerats, funcions de vista prèvia del format PDF o Word carregades a GCD (que es poden cercar completament i permetre als usuaris veure els documents sense descarregar el fitxer) i la possibilitat d’enviar correus electrònics directament des de GCD.

Tot plegat, GCD és excepcionalment fàcil d’aprendre i configurar. S'integra en aplicacions que probablement els vostres usuaris ja tinguin (com Microsoft Word, Excel i Outlook), i permet una àmplia personalització. És fàcil fer cerques i informes, com afegir nous contractes, documents i realitzar accions de flux de treball. Hi ha molt poca cosa per trobar errades a GCD, i és per això que GCD és un dels nostres dos guanyadors de PCMag Editor's Choice en aquest cercle.