Revisió i qualificació de gestió de contractes

La gestió de contractes d’Onit comença a 3.000 dòlars al mes i és una solució autònoma que una peça d’un ecosistema d’aplicacions Onit molt més gran que cobreix no només la gestió de contractes, sinó també la gestió de processos empresarials (BPM), les vendes, els recursos humans (RR), el compliment., Informàtica i molt més. Els clients treballen en aquest marc mitjançant l'Onit App Builder, que bàsicament permet als clients crear fluxos de treball personalitzables a qualsevol procés empresarial que vulguin. Aquest és un concepte molt potent si els clients abracen tota la plataforma. Tot i això, per una administració de contractes, és una mica més complex que la majoria de la competència i sens dubte més costosa, cosa que el manté darrere dels guanyadors dels nostres editors de la categoria, Agiloft i Updraft. Tanmateix, si busqueu una plataforma flexible amb informes exhaustius que puguin gestionar els contractes amb habilitat i tinguin més espai suficient per expandir-se a tota l'organització, Onit us correspon.

Preu i integracions

El preu de solució de gestió de contractes d'Onit comença a 3.000 dòlars al mes, però la companyia va dir que els preus depenen completament de la configuració. La fixació de preus d'Onit pot variar en funció de la complexitat del flux de treball i d'altres factors. Però la solució té un preu utilitzant un model de subscripció sense límits ni llicències d’usuari. Les tarifes de subscripció inclouen manteniment, assistència i actualitzacions de programari.

Les integracions d'Onit també s'ofereixen de forma personalitzada, però la plataforma admet una metodologia estàndard per desenvolupar i lliurar punts d'integració en funció de les especificacions del client. Les interfícies estàndard d'Onit consten de SFTP / FTP i HTTPS, així com de la interfície de programació d'aplicacions SOAP i REST (API) - integracions de nivell. Onit s'integra amb DocuSign, Adobe Sign i Hello Sign per a la funcionalitat d'eSignature.

Segons els requisits del client, Onit va afirmar que la companyia ha integrat integracions SOAP per a plataformes que inclouen IBM Emptoris i OpenText, integracions REST amb API de Google i integracions basades en fitxers amb protocols i serveis que van des d'Active Directory (AD) i SharePoint fins a SAP, Workday i una integració a nivell SQL amb Tableau, entre altres serveis. Onit també admet protocols de seguretat, incloent autenticació única amb signatura SAML 2.0 (SSO) i autenticació OAuth 2.0.

Gestió del cicle de vida del contracte

Onit utilitza un enfocament d'aplicacions basat en el client que utilitza l'Onit App Builder per personalitzar l'experiència d'una organització segons les necessitats corporatives i departamentals. El quadre de comandament predeterminat d’Administració de contractes i revisió de contractes i aprovació de contractes no ha canviat gaire des de la nostra revisió inicial, posant un calendari lineal basat en línia de temps de l’activitat del contracte per fer un seguiment de l’estat dels contractes al sistema.

La disposició predeterminada de la interfície Onit és grisa i similar a Microsoft Excel, però el tauler principal apareix amb color al llarg de la vista de cronologia cronològica. A continuació, els ginys d’informe interactiu mostren widgets de comptador d’ulls ràpids amb números de caducitat i aprovació del contracte, i desglossaments de tipus de contracte, valor i nombre de contractes en cada fase del cicle de vida en gràfics de taules, barres i línies. En lloc de posar les dades d’informes i d’analítiques en una pestanya separada, com passa amb Agiloft i Concord, Onit centralitza les dades d’informació com el primer que veieu quan inicieu la sessió. Això impedeix haver de pentinar-se tediosament a través de bases de dades o cadenes de correu electrònic per a les dades. Necessites. Tot i que no hi ha tantes opcions de personalització d’informació com mètriques de ROI específiques per a Agiloft o per al departament, tal com es troba a Coupa Contract Lifecycle Management, els informes interactius estan ben dissenyats i els ginys i camps del quadre de comandament arrossegables i completament personalitzables.

El menú de navegació a l'esquerra també inclou una pàgina d'informes més detallada. Aquí és on podeu crear informes ad hoc filtrats per grups, fase, tipus de contracte, etc. Es poden desar quan es refereix a Onit com a "visualitzacions" desades del menú i enviats com a informes setmanals o en un marc de temps personalitzat. o exportats com a fitxers Microsoft Excel. Les visualitzacions també es poden configurar a nivell departamental i personal, de manera que les mètriques i les visualitzacions del tauler de consell general difereixen de les d'un executiu, per exemple.

Per iniciar el procés d’entrada real del contracte, només cal prémer el botó més (+) gran a la part superior dreta de la interfície que hi ha al costat de la barra de cerca. A partir d’aquí, veieu una llista d’opcions personalitzables en funció dels tipus de contractes i sol·licituds gestionades pel vostre departament. Vaig tenir l’opció de presentar una nova sol·licitud de serveis jurídics, una nova revisió de contracte, un formulari d’administració de contractes, un acord estàndard de no divulgació (NDA) o un acord de divulgació confidencial (CDA).

El formulari que veieu és totalment personalitzable, però es pot estandarditzar com a plantilla bàsica per a diferents tipus de contractes. Per introduir un nou formulari de revisió i aprovació del contracte, vaig introduir el nom i la data del contracte, el departament al qual es va associar, juntament amb el tipus de contracte, la quantitat, la caducitat i les notes. Aleshores vaig tenir l’opció d’introduir informació per a altres parts associades al document i penjar el fitxer de contracte real. Onit no fa l’autorització de contractes dins de la plataforma; està centrat en làser en el pipeline del cicle de vida del contracte, començant per una sol·licitud de contracte i passant cronològicament a través de l’aprovació empresarial, revisió legal, financera, signatura i execució.

La part més dinàmica d’aquest procés és la col·laboració i la negociació, que permeten totes les funcionalitats integrades presents a cada fitxer de contracte. Al repositori principal de contractes s’afegeix contractes i sol·licituds nous, accessible des del menú de l’esquerra. Tant el menú d'informes com el dipòsit de contractes es poden configurar amb visualitzacions personalitzades il·limitades. Per exemple, podeu analitzar els contractes d’un venedor específic o d’un tercer, per tipus de contracte o departament, o fins i tot a través d’una visió més complexa com ara "Totes les NDA en Legal".

Quan feu clic a un contracte, veureu el canalització d’aprovació a la part superior, amb icones que mostren en quina fase del procés resideix cada contracte actualment. A l'esquerra, podeu consultar les dades bàsiques del contracte juntament amb les mètriques del cicle de vida, inclosa la durada que un contracte ha estat esperant l'aprovació de l'empresa, la revisió legal o la revisió financera, si un contracte està sense signar, etc. Mòdul de col·laboració integrat amb la possibilitat de publicar comentaris, enllaços i fitxers adjunts com a contracte. Una altra característica important és una adreça de correu electrònic única que es genera automàticament per a cada contracte, que es pot utilitzar per a qualsevol correspondència i negociació que passi pel contracte que es troba fora del sistema Onit.

El més important, hi ha un tauler d’opcions a la part dreta de cada pàgina del contracte que us permet actualitzar l’estat del cicle de vida actual d’un contracte (reflectit automàticament a la vista de la línia superior del calendari) i opcions per iniciar negociacions del contracte amb usuaris específics originàriament dins del contracte. dossier. Onit també us proporciona la capacitat dinàmica d’assignar tasques en aquest entorn i associar contractes i tasques a projectes més grans. El plafó també us ofereix opcions per afegir nous participants, afegir notes a mesura que es negocia un contracte i visualitzar l’historial complet de la pista d’auditoria de les accions dels usuaris, les edicions i les negociacions del contracte, els canvis de fase, els correus electrònics enviats, etc.

Només Concord va proporcionar aquest nivell de col·laboració integrada, audibilitat i gestió de tasques de les plataformes que vam provar durant aquesta ronda, i no amb el nivell de canvis de fase autòctons i les característiques de negociació que es troben a Onit. Aquesta interfície crea un portal neutre per als representants per debatre acords, compartir canvis de redline i actualitzar fases fins que un acord executable estigui preparat per a la seva signatura. ContractWorks us ofereix una visió de dalt a baix similar del seguiment del cicle de vida d’un document de contracte, però sense el complement de col·laboració i negociació que Onit proporciona per resoldre tot el flux de treball dins d’un portal compartit.

Finalment, quan un contracte està llest per signar i la fase s’actualitza a “Preparat per a la signatura”, Onit permet arrossegar i deixar anar camps de signatura al document - sincronitzat amb DocuSign, Adobe Sign o Hello Sign- i enviar el contracte a els proveïdors de signatura electrònica. Podeu configurar un flux de treball d’aprovació de contracte automatitzat que encami un contracte d’una part a una altra per signar. I, un cop signat el contracte a través de proveïdors electrònics de tercers, Onit trasllada automàticament el contracte a la fase "Executada", assigna una data d'execució i deixa el fitxer PDF signat al camp Contracte executat. A partir d’aquí, he pogut fer clic al fitxer PDF i desplaçar-me per veure els camps signats en diversos punts del contracte.

Una plataforma d’execució de contractes dinàmics

Onit no és barat en comparació amb la majoria dels altres productes provats en aquest segment. Però té les millors característiques de col·laboració, negociació i gestió del cicle de vida contractual autòctona, amb un control granular en el flux de treball de final a extrem. Elecció d’Editors Agiloft té un avantatge en la personalització i l’informació, mentre que Concord us ofereix una experiència d’usuari més senzilla amb potents capacitats d’autorització de contractes. Tanmateix, per a empreses que busquen una plataforma preparada per a les empreses que pugui gestionar les negociacions multipartits i prendre un contracte des de la sol·licitud i aprovació fins a la signatura i execució –i tot dins d’una experiència centralitzada–, Onit és un somni del gestor del cicle de vida contractual.