Revisió i qualificació d’oficines d’Ooma

Ooma Office comença a 69, 99 dòlars per un protocol d’internet Telèfon d’escriptori (IP) i 19, 95 dòlars per usuari al mes per accedir al servei. En general, es tracta d’un sistema de telefonia sòlid per a empreses, tot i que és un altre proveïdor que té com a objectiu el final final de l’espectre dels clients de la petita empresa. Un client Ooma típic està buscant més funcionalitats que poden obtenir amb una solució de telefonia de gamma baixa o amb un servei de VoIP orientat a casa, però no totes les funcions avançades que podeu obtenir amb els reproductors de gamma alta, com ara amb els nostres editors. Guanyadors de la selecció AT&T Collaborate i RingCentral Office.

Però, fins i tot si una petita empresa no necessita totes les funcions de comunicació i col·laboració més recents, pot trobar un gran valor en l'enfocament més simplificat d'Ooma Office. És possible que els treballadors no necessitin coses com ara la gravació de trucades, la detecció de trucades intel·ligents i la videoconferència, que ofereixen serveis avançats, com ara els guanyadors de la nostra edició dels Premis d'Editors. Si aquest és el cas, l’organització probablement es beneficiarà de l’entrada més bàsica d’Ooma, més bàsica, a les capacitats de telefonia IP, tot i que el seu atractiu principal serà probablement la configuració fàcil i el procés de compra sense contracte. Si bé l’empresa diu que Ooma Office pot escalar fins a centenars de línies, la nostra prova indica que és la més adequada per a oficines amb un nombre relativament reduït d’empleats que necessiten extensions.

Des de la revisió anterior, Ooma ha fet canvis importants a la seva interfície d’usuari (IU) i a alguns dels programes subjacents. Ooma Office ara inclou millores com a recepcionista virtual, aparcament de trucades, identificador de grups de trucades i supervisió d'extensions per a recepcionistes o administradors. També hi ha una funció d'intercomunicació perquè puguis molestar a diverses persones alhora.

Maquinari

L’estació base d’Ooma és essencialment una caixa negra que permet connectar dispositius de telefonia analògica al servei Ooma. Si opteu per comprar Ooma amb una estació base, ha d’estar connectat a la vostra xarxa, que a la xarxa de proves era un commutador Gigabit Ethernet al nucli de fibra de la xarxa. Podeu evitar una estació base simplement escollint utilitzar un telèfon IP sense una estació base, ja que es poden connectar directament a Ooma. Encara avui, la majoria dels principals proveïdors de PBX en núvol no requereixen maquinari que no sigui telèfons de sobretaula i, en la majoria dels casos, fins i tot, són opcionals per a organitzacions que prefereixen que els seus empleats utilitzin telèfons mòbils o fins i tot els seus propis dispositius mòbils. Certament és més barat en alguns casos, tot i que pot provocar maldecaps en la gestió del mòbil en organitzacions més grans.

No obstant això, donada la petjada senzilla i petita de l'estació base d'Ooma (4 polzades per 4 polzades per 1 polzada, que és més petita que la majoria dels encaminadors de quatre ports) i el fet que el servei funciona altrament com altres ofertes PBX en núvol, L’opció d’estació base encara hauria de ser atractiva per a molts. Aquest és especialment el cas si esteu canviant un antic sistema de telefonia propietari amb un de maquinari molt més gran. Una de les particularitats és que cada estació base d’Ooma pot donar suport a un màxim de cinc usuaris dedicats, tot i que Ooma Office dóna suport a fins a quatre estacions base per client per a un total de 20 usuaris analògics. Tanmateix, podeu afegir telèfons IP més enllà d’aquest número.

Estació base d’Ooma

Atès que el servei Ooma reconeix actualment només quatre estacions base per client, haureu d’avaluar l’economia i la vostra gana per gestionar diverses unitats. En la meva avaluació, només he utilitzat una estació base d’Ooma. Tingueu en compte que això només fa referència al nombre d’empleats que utilitzeu maquinari de telefonia que requereix una estació base per veure el servei en núvol. Si utilitzeu telèfons IP, aquest tipus de maquinari es connectarà directament al servei, de manera que, segons Ooma, no hi ha cap límit al vostre compte d’usuaris si haureu d’optar per aquesta via.

Una de les funcions destacables d’Ooma Office és la ràdio sense fil DECT 6.0 integrada a l’estació base d’Ooma. L’empresa ofereix un paquet amb dos dispositius Ooma Linx que tenen ports RJ-11 estàndard analògics o podeu comprar l’estació base sense Linx si no teniu previst utilitzar-los. Si connecteu els perifèrics Ooma Linx a qualsevol presa de corrent, els clients poden connectar un telèfon analògic o fins i tot sistemes de telèfon sense fil que admetin diversos telèfons que es connecten a aquesta línia. Tot i que no vam provar Linx per aquesta actualització, Ooma va proporcionar un telèfon sense fil Ooma DP1 que funciona amb l'estació base. Es tracta d’un telèfon d’oficina estàndard amb un telèfon mòbil que es connecta sense fils a l’estació base.

Ooma Linx

Cada estació base Ooma us permet combinar fins a quatre dispositius Ooma Linx. Si voleu afegir-ne més, podeu comprar estacions base. Aquí és on haureu de fer les matemàtiques per veure si l’economia funciona per vosaltres. Instal·lar Linx és una operació trivial, de manera que es tracta realment del vostre pressupost i del nombre d’extensions de telèfon que heu de connectar.

L’estació base d’Ooma Office ven per 99, 99 dòlars a Ooma, tot i que es pot trobar per menys a distribuïdors de tercers, inclosa Amazon. Els dispositius Linx venen per 49, 99 dòlars (o menys a Amazon). Els venedors poden oferir diversos paquets inclosos els dispositius Linx o el telèfon DP1.

Configuració

Segons el lloc on compreu el vostre maquinari, heu de crear el vostre compte al lloc web de l'empresa. El primer que notareu és l’opció d’iniciar sessió al portal d’Administradors o al portal d’Usuaris. Seleccioneu el botó "Activa el vostre compte" de color taronja (vegeu Figura 1).

Figura 1. Per configurar el servei, seleccioneu el botó taronja "Activa el vostre compte" cap a la part inferior del registre d'administrador.

Si compres el vostre equipament d’Ooma directament de l’empresa, el vostre compte s’hauria de constituir com a part del procés de vendes, cosa que significa que el maquinari s’hauria de configurar prèviament per tal que tot estigui connectat. Aquesta va ser l’opció seleccionada quan vam rebre el nostre equipament d’Ooma, i hi havia adhesius verds arreu anunciant aquest fet. Malauradament, aquest procés no va funcionar correctament durant les nostres proves, i va requerir una intervenció de l’equip d’atenció al client d’Ooma perquè les coses funcionessin. Tanmateix, el suport d'Ooma va ser excel·lent, de manera que el procés no va ser tan dolorós com podria haver estat.

Si tot funciona correctament, només heu d'omplir els camps de la pantalla d'activació amb les preguntes bàsiques, incloses l'ID d'estació base, que podeu trobar a la part inferior del dispositiu (vegeu la figura 2). A continuació, connecteu l'estació base i seleccioneu "Vés a l'Ooma Office Manager", que us dirigeix ​​cap a l'Assistent de configuració express. Una vegada que la llum de la part inferior de l'estació base es torni blava, esteu connectat. Normalment triga menys de 5 minuts, però si es requereix una actualització del firmware, pot passar fins a 30 minuts segons l'empresa.

Figura 2. Activeu l'estació base mitjançant el codi situat a la part inferior del dispositiu.

L’estació base d’Ooma inclou un cable Ethernet per connectar-vos al vostre enrutador. Un cop la llum de la part inferior de l'estació base es tornarà blava, sabràs que està connectada a la xarxa. La configuració expressa al portal Administradors us permet assignar fàcilment usuaris a extensions. Durant el procés de configuració de l’usuari, podeu designar un telèfon analògic connectat a l’estació base, el dispositiu Ooma Linx, una aplicació mòbil (Android o iOS) i un dels telèfons IP que Ooma ofereix. També podeu definir permisos per reenviar trucades entrants a un número extern. La consola de gestió també mostra la capacitat de cada usuari d’accedir al pont del servidor de conferències i la capacitat d’enviament i recepció de fax virtual proporcionada amb el servei (vegeu la figura 3).

Figura 3. Configuració de l'administrador de cada extensió d'usuari, recepcionista virtual, grups de trucades i altres funcions.

En el procés de configuració, els administradors poden crear grups de trucades com vendes o finances. Podeu configurar-lo perquè tingui totes les extensions en un anell de grup simultàniament o seqüencialment (vegeu la figura 4). Les opcions avançades us permeten determinar si podeu enviar una trucada a correu de veu o bé transferir la trucada a una altra extensió després d'un nombre d'anelles definit per l'administrador. És intuïtiu definir quines extensions incloure en un grup d'anells.

Figura 4. La configuració del grup d’anells és intuïtiva.

Si bé l'Ooma Office admet la marcació directa directa (DID) per permetre als empleats trucar els seus propis números de telèfon interns, els que truquen a la línia principal de la vostra empresa poden tenir les seves trucades dirigides pel Recepcionista Virtual (figura 5). Podeu configurar el vostre menú d’opcions, com ara accedir a un grup de trucades (per exemple, vendes o finances), triar una extensió o accedir a un directori d’empresa. Una vegada que mapeu aquestes opcions, podeu escriure un guió que obtingui automàticament una resposta a les persones que criden amb les opcions del menú.

El Recepcionista Virtual d’Ooma Office té un so sintètic però adequat i us ofereix l’elecció d’una veu masculina o femenina. No oblideu incloure comes per a pauses al vostre script per obtenir una salutació més natural. Si preferiu que els convidats rebin una veu humana, podeu tornar a enregistrar-la i penjar-la. En qualsevol dels dos casos, la salutació de Recepcionista Virtual és fàcil de configurar i canviar en qualsevol moment.

Figura 5. Configuració del Recepcionista Virtual.

Opcions de configuració

Cada extensió d'usuari inclou un número de telèfon dedicat, un número de fax virtual independent i l'accés al servidor de conferències virtual. Els administradors poden determinar si donar accés als empleats al servidor de conferències virtual. El cost per usuari de 19, 95 dòlars mensuals també inclou els grups de trucada, Recepcionista virtual i portatge de nombres gratuïts, que podeu iniciar durant el procés de configuració (Figura 6).

Figura 6. S'inclou i es realitza fàcilment el port de nombres existents mitjançant el procés de configuració.

Els usuaris poden optar per diversos números de telèfon locals exclusius amb codis d'àrea diferents amb un cost de 9, 95 dòlars cada mes. El servei inicial inclou un número de 800 gratuït amb 500 minuts de trucada entrants al mes i 3, 4 cèntims per minut més enllà. Hi ha números addicionals gratuïts a partir de 9, 95 dòlars, també amb 500 minuts gratuïts i 3, 4 cèntims durant uns minuts addicionals. Cada usuari pot realitzar o rebre trucades des dels telèfons IP Cisco o Yealink que ofereix Ooma, telèfons analògics (per cable o sense fil) connectats a Linx o a l'estació base d'Ooma i d'un client de telefonia mòbil. Si bé els administradors poden donar accés als usuaris simultàniament a tots aquests, cada usuari es limita a utilitzar un de cada tipus de dispositiu alhora. Això vol dir que, encara que els usuaris puguin instal·lar l’aplicació Ooma Office en més d’un dispositiu (inclosos els seus telèfons mòbils i tauletes), no els poden tenir tots connectats alhora.

Tot i això, el servei ofereix desviament de trucades a qualsevol número de terra o mòbil. També estaria bé que hi hagués una aplicació per a ordinadors Mac i Windows perquè la gent pugui utilitzar els seus ordinadors de sobretaula o ordinadors portàtils com a telèfon. El client web permet als usuaris iniciar trucades telefòniques introduint o enganxant el número i seleccionant el dispositiu a utilitzar per a la trucada (figura 7).

Figura 7. Ooma Office no té un client Mac o PC, però podeu iniciar trucades des de l'escriptori, portàtil o qualsevol dispositiu accessible per a la web.

Experiència d'usuari

Si voleu que els vostres usuaris tinguin telèfons IP a les seves pupitres, podeu triar entre el T21P E2 de dos nivells d'entrada de Yealink (69, 99 $) o el T23G més funcional de Yealink (99, 99 dòlars), que Ooma va proporcionar per a aquesta revisió.. El T21P E2 té tecles de dues línies per a fins a quatre trucades simultànies i quatre tecles suaus, mentre que el T23G pot donar suport a tres línies i fins a sis trucades simultànies.

Ooma també ofereix dos telèfons Cisco: el SPA 303 (109, 99 dòlars) amb tres línies i suport per a sis trucades simultànies i el de quatre línies SPA 504G, que pot gestionar fins a vuit trucades simultànies. Ooma també ofereix el telèfon de conferència IP CP920 de Yealink per 399, 99 dòlars.

La qualitat de la unitat de prova Yealink T23G era adequada. L’Ooma DP1 era un telèfon de gamma alta, però s’ha d’utilitzar amb l’estació base d’Ooma. L’altre telèfon que vàrem utilitzar a les proves era un telèfon analògic Vtech CD-1103 barat (7, 98 dòlars a Walmart) que utilitzaríeu per dir-li a un empleat que hauria de començar a treballar en el seu currículum. Curiosament, va ser el Vtech que va obtenir la millor qualitat de so del grup.

Una de les limitacions de les opcions de telèfon és que heu d’aconseguir que els vostres telèfons siguin d’Ooma d’un distribuïdor que ha configurat els telèfons específicament per a Ooma. No podeu simplement afegir telèfons SIP que ja podeu tenir disponibles o que obteniu en un altre lloc a la xarxa d'Ooma.

Com molts serveis PBX en núvol actual, els usuaris que no requereixen un telèfon d’escriptori poden utilitzar totes les funcions d’Ooma Office als seus telèfons mòbils amb l’aplicació mòbil Ooma i moltes de les funcions dels seus telèfons analògics.

Característiques clau

A més de les funcions ja apuntades, Ooma Office ofereix música en espera, transferència de trucades, marcatge per extensió per extensió, informes de trucades i la possibilitat de crear regles d’encaminament de trucades en funció de l’horari comercial definit. Tot i que no disposen de les característiques addicionals que ofereixen els seus rivals, sovint a un preu més elevat, les opcions limitades semblen traduir-se en menys problemes potencials per atreure els clients. Potser per això Ooma Office recentment va superar els premis Business Choice de PCMag.

Ooma no apologia que el seu PBX núvol està dissenyat per a les més petites de les petites empreses. Tot i això, la companyia va adquirir Voxter el 2018, que ofereix un servei de comunicacions unificades (com a servei) (UCaaS) més enfocat als usuaris empresarials. Com a resultat, Ooma ha canviat el nom del grup d'Ooma Office "Ooma Business", que constarà de les dues ofertes (l'empresa també compta amb línies de comunicacions residencials i seguretat empresarial).

En general, el que el seu servei de gamma baixa Ooma Office no té a pizzazz, la companyia compta amb un servei de telèfon pràctic dirigit directament a petites empreses. Si principalment busqueu una solució senzilla, Ooma és una opció sòlida, sobretot perquè no requereix contracte. Si només esteu entrant a PBXes en núvol, Ooma és un primer pas força segur.