Revisió i qualificació de fulls intel·ligents

Totes les empreses amb èxit ja utilitzen fulls de càlcul i, probablement, per a molt més que un simple pressupost. Smartsheet converteix aquestes files i columnes familiars en una aplicació de gestió de projectes. El resultat és un híbrid únic que pot gestionar tot, des de pressupostos i informes fins a la gestió de recursos i el seguiment de tasques. Aquesta aplicació basada en núvols sens dubte fa que els fulls de càlcul siguin més intel·ligents i, per a determinats tipus de treball, pot ser preferible una plataforma de gestió de projectes més tradicional. Tot i que si ho intenteu és veritat és el que teníeu en compte, consulteu els guanyadors més tradicionals dels editors en la gestió de projectes, els projectes Zoho i els treballs en equip.

Preu i plans

Smartsheet ofereix quatre nivells de servei, així com una prova gratuïta de 30 dies. Tanmateix, no té cap nivell de servei gratuït. Hi ha dos tipus de pla que podeu registrar directament des del lloc web: Individual Standard (19 dòlars per persona al mes o 168 dòlars per persona quan es paga anualment) i Standard Business (32 dòlars per persona al mes o 300 dòlars per persona anualment). Hi havia una opció anomenada Smartsheet Team, però s'ha suprimit.

Més enllà d’això, Smartsheet té un pla Enterprise i Enterprise Premier. Ambdós nivells de servei estan dissenyats per a grans organitzacions que necessiten controls d'administració i de seguretat extensos. Poseu-vos en contacte amb l'empresa per obtenir un pressupost per conèixer qualsevol de les opcions empresarials.

Per obtenir la prova gratuïta, necessiteu una adreça de correu electrònic empresarial, és a dir, una que no és evidentment un compte de correu electrònic gratuït. No necessiteu una targeta de crèdit, però. La prova gratuïta també té algunes limitacions. Per exemple, només podeu tenir 50 fulls alhora. Tanmateix, podeu compartir els fulls amb un nombre il·limitat de col·laboradors i afegir col·legues per provar algunes de les funcions del pla de negocis. Cada persona obté també 5 GB d’espai. Podeu jugar al formulari Smartsheet (es tracta de formularis web i d’altres tipus de formularis de recollida de dades), però no es poden publicar mentre s’utilitza la prova gratuïta.

La diferència entre el compte de negocis estàndard i el de negocis estàndard es refereix a limitacions d’algunes funcions i funcions d’administració d’usuaris. Els comptes individuals poden tenir 10 col·laboradors per tema, un total de 10 fulls, cinc informes i un tauler de control. Aquesta capa inclou 50 GB d’espai d’emmagatzematge per usuari amb llicència. Els comptes d’empresa obtenen col·laboradors, informes i taulers de control il·limitats i poden tenir 100 fulls per usuari llicenciat. Els comptes d’empresa també obtenen 100 GB d’espai d’emmagatzematge per usuaris llicenciats; controls per gestionar usuaris, grups i recursos; i accés als registres d’activitats.

Comparatives de preus

En què es comparen el preu i el valor de Smartsheet amb altres aplicacions? Realment depèn de com utilitzeu el servei. Per exemple, si l'utilitzeu per a la gestió de projectes, el preu és comparable a les aplicacions de gamma mitjana d'aquesta categoria, que comprenen entre 30 i 45 dòlars per persona i per mes. Les aplicacions de gestió de projectes amb un preu més competitiu costen des de menys de 5 a 12 dòlars per persona i per mes.

Si feu servir Smartsheet més des de la base de dades i els angles de full de càlcul, podríeu comparar-lo amb Airtable. El cost accessible és menys: a partir de 12 dòlars per persona al mes i fins a 24 dòlars per persona i per mes. Aquesta aplicació també té un nivell gratuït de serveis, de manera que podeu provar-ho el temps que calgui.

Com començar amb SmartSheet

Si voleu posar-vos en pràctica, podeu fer molt amb Smartsheet. Gairebé qualsevol cosa que pugueu fer en un programa de fulls de càlcul, podeu fer-ho a Smartsheet. No tot el que es tracta de l'aplicació és altament intuïtiu, però hauríeu de planejar invertir una mica de temps en veure tutorials en vídeo i en aprendre els aspectes externs del programa.

Quan comenceu amb Smartsheet, que es corre al núvol (mitjançant una aplicació web) i a iOS i Android, creeu un full en blanc o trieu una plantilla. Les plantilles estan ordenades per categoria, que inclou recursos humans, màrqueting, informàtica, projectes, vendes i altres àrees. Per fer-vos una idea del ventall, podeu trobar plantilles per als usos més generals, com ara el formulari de comentaris del client i el calendari anual per dia, així com usos més orientats, com ara el manteniment d’immobles de lloguer, l’informe de despeses, el gasoducte de vendes per representant. i Pla i pressupost d’esdeveniments. Després hi ha plantilles per a la gestió de projectes que inclouen específicament:

• Projecte àgil amb Gantt
• Rastreig d'emissions amb formulari
• Pla de llançament de projectes
• Projecte amb Gantt i Budget Variance
• Projecte amb Hard Deadline i Gantt
• Junta de Planificació de Sprint

No importa com us endinseu a l'aplicació, apareixen superposicions a la pantalla per explicar totes les funcions destacades. Sempre estan a l’abast un consell d’eines i un enllaç a vídeos i documentació, que necessitareu en algun moment. Fins i tot si sou un excel·lent, pot ser que Smartsheet us acabi ensopegant de vegades. No totes les fórmules són idèntiques a les dues aplicacions.

Smartsheet manté una interfície ordenada. El full de càlcul ocupa el centre de la pantalla. Una barra d’eines semblant a Microsoft a la part superior té botons de format i opcions per canviar la vista. Si s'inclou un gràfic de Gantt al vostre full, podeu triar visualitzar-lo; apareix a la dreta de les cèl·lules. Els botons lliscants permeten canviar l'amplada de les finestres per personalitzar millor la vista.

Un tauler esquerre desplegable permet veure tots els fulls que heu creat o que la gent ha compartit amb vosaltres. L'utilitzeu per moure't ràpidament entre els fulls.

A la part dreta de la interfície hi ha diverses icones que us permeten veure les converses que han tingut lloc en aquest full, fitxers adjunts i comentaris relacionats amb les sol·licituds de prova. Segons el vostre nivell d’accés i el tipus de compte, també podreu veure sol·licituds d’actualització, un registre d’activitats, un botó de publicació que fa visible el full en una URL pública i un resum del full.

Característiques i ús

Smartsheet fa que les dades del full de càlcul siguin més dinàmiques per als gurus que no siguin Excel. Cada fila o columna pot ser un menú desplegable de valors personalitzats, una llista de contactes, una data, una casella de selecció, un símbol, etc. Per crear una llista de tasques, per exemple, podríeu posar les caselles de verificació en una columna i anomenar-la completada i, a continuació, col·locar al costat una columna anomenada Task Name. Fins i tot, fins i tot podeu afegir una tercera columna que conté la vostra llista de contactes per tal de poder afegir un destinatari. El SmartSheet us permet assignar diverses persones a una tasca. A la columna Llista de contactes, heu de triar permetre diversos contactes per cel·la.

Si penseu en utilitzar Smartsheet només per fer un seguiment senzill de tasques, també podeu comparar-lo amb altres aplicacions de gestió de treball, com ara Airtable i Trello. Trello, en particular, obté un gran elogi per ser tan fàcil d'utilitzar. Només pot fer una fracció del que Smartsheet pot, però si tot el que desitgeu de l’aplicació és una manera de gestionar i fer el seguiment de les tasques col·laborativament, Trello podria estar més en forma.

A diferència de Trello, però, podeu afegir jerarquies a la vostra llista de tasques a Smartsheet. Amb un clic, podeu sagnar les files sota les files pare. Podeu arrossegar fàcilment cel·les i files entre i fora de les files pares o agafar la fila pare per moure-la i totes les files filles.

Voleu veure el vostre full de càlcul d’una altra manera? Afegiu una columna per a les dates d’inici i finalització i podeu generar un gràfic de Gantt per al full. Afegiu unes quantes columnes més i ajusteu alguns paràmetres, i les tasques es poden enllaçar juntes al gràfic de Gantt perquè es reflecteixi quan un final i un altre comença. Malauradament, el gràfic de Gantt comparteix de manera elegant la pantalla amb el vostre full de càlcul.

Smartsheet excel·lent a l’hora d’afegir el tipus d’eines que desitgeu els fulls de càlcul estàndard proporcionats d’una manera més fàcil d’utilitzar. Per exemple, la seva eina de format condicional permet definir els paràmetres de l’estil de reompliment en blanc. Només calen uns clics per configurar un full que ressalta automàticament qualsevol fila que tingui valors que vulgueu ressaltar. El mateix passa amb el seu sistema de generació d’informes, que n’explota nous fulls en funció dels criteris especificats.

Com que Smartsheet té totes les eines d’una aplicació de full de càlcul i d’un gestor de projectes, podeu crear documents híbrids potents. Per exemple, podeu crear un full de pressupost que utilitzi fórmules per calcular la despesa de cada projecte en una empresa i també podríeu assignar qui és el responsable de cada projecte, fins a quin moment ha avançat aquest projecte i el calendari per a l'inici de cada projecte. i acabar.

Per descomptat, podeu fer molt més amb Smartsheet. Per exemple, podeu enllaçar cel·les d’un full a cèl·lules d’un full completament diferent, permetent que les dades flueixin entre els projectes. Podeu crear formularis web per recopilar dades que s’afegeixen automàticament al full adequat. Amb una mica d’infinició, podeu afegir barres de progrés als gràfics de Gantt. Amb un ajustament més ajustat, podeu veure i gestionar la quantitat de treball que s’assigna a cada persona de la vostra empresa i equilibrar la càrrega en conseqüència. El servei també pot importar els vostres fulls de càlcul antics, permetent-vos intel·ligir el vostre sistema organitzatiu existent.

Tenint el full intel·ligent més enllà

Smartsheet té un parell de funcions que val la pena aprendre. En particular, els fluxos de treball val la pena explorar. Els fluxos de treball són una funció que us permet crear la vostra pròpia automatització dins de l’aplicació. Estableix alguns paràmetres i quan es compleixen les condicions, es produeix una altra acció automàticament. Per exemple, podríeu crear el flux de treball següent: Després de l’1 de gener, quan qualsevol element està marcat com a “complet”, notifiqueu-li a Mary Manager un missatge que li recordi que revisi el treball amb el client.

La interfície de Workflows és fàcil d’utilitzar, tot i que no sembla altament impressionant, amb un disseny bastant rudimentari.

En una revisió prèvia de Smartsheet, vam assenyalar que no és un sistema ideal per al seguiment de temps, els informes i algunes altres tasques habituals de negocis. Certament, és possible que pugueu trobar i personalitzar una plantilla que funcioni per a les vostres necessitats específiques, o que pugueu crear un sistema si sou prou adients amb els fulls de càlcul. Però actualment a l'aplicació no hi ha res per fer el seguiment del temps. Quan vam preguntar a un representant de l’empresa sobre aquest problema, van mencionar que Smartshee havia adquirit recentment 10000ft, una aplicació empresarial per a la planificació de recursos, la planificació de projectes i el seguiment del temps. Amb el temps, espereu veure més sinergia entre les dues aplicacions.

Alguna cosa més destacada en una revisió anterior canviada és com Smartsheet guarda dades. Antigament, no hi havia cap estalvi automàtic en absolut. Heu de prémer manualment un botó de desa, cosa molt inusual per a una aplicació basada en núvol. Ara bé, però, hi ha opcions d’estalvi automàtic a intervals. A la configuració personal, assegureu-vos de seleccionar les dues opcions: Desa automàticament després d’1 minut d’inactivitat i Desa automàticament els canvis quan deixo un full, un informe o un tauler de control. Aquests paràmetres són millors, però no són ideals. Ens agradaria veure que Smartsheet té un estalvi automàtic de manera predeterminada per a cada activitat.

Integració i aplicacions mòbils

Smartsheet treballa fora de la caixa, amb moltes altres aplicacions i serveis, com ara Box, Dropbox i Google Drive. També hi ha una àmplia botiga d'aplicacions per afegir més funcionalitats. Si no trobeu el que necessiteu, podeu fer servir Zapier per connectar Smartsheet a altres aplicacions o treballar amb l’API de Smartsheet.

Des del mòbil, Smartsheet té aplicacions per a iOS i Android. L’aplicació per a mòbils està ben optimitzada en el sentit que no és tan aclaparadora i vertiginosa com podríeu imaginar per a una aplicació de tipus de full de càlcul. Funciona millor per obtenir coses com posar-se al dia de debats o arxius de prova.

El millor i el pitjor dels dos mons

Smartsheet és una potent eina de gestió de projectes, tant de bones com de males maneres. Per a molts gestors de projectes, els fulls de càlcul s'ofereixen amb familiaritat i flexibilitat. Ells gestionen les dades brutes i les podeu crear per fer tot el que vulgueu. No obstant això, si encara no esteu a la velocitat, aprendre a utilitzar-los pot ser dolorós. A més, la quantitat de personalització que de vegades necessiten pot requerir habilitats poc tímides de la programació real de l'ordinador.

El bé: Smartsheet és potent i flexible, amb una enorme secció de documentació d’ajuda i vídeos tutorials. El dolent: acabes havent de dominar tant el programari de gestió de projectes com el de full de càlcul.

Si la gestió de projectes mitjançant fulls de càlcul us sona al carrer, no trobareu res millor que Smartsheet. Si sou una empresa petita que necessiteu agafar problemes amb la gestió de projectes sense tenir cap mestre Excel al vostre costat, seguiu-vos amb alguna cosa que sigui més fàcil d'utilitzar. Les vostres millors opcions haurien de ser les nostres editors Opcions Zoho Projects, que és excel·lent per a petites empreses amb un pressupost, Projectes de treball en equip, que destaca per la seva facilitat d’ús i LiquidPlanner, que és millor per a organitzacions molt grans amb necessitats complexes.