Taula de continguts:
Redacció i execució de contractes
Els usuaris no registrats poden accedir a la interfície d'usuari de redacció del contracte com a widget o portal incrustat al lloc web d'una empresa. Però per als que accedeixen al tauler d'administrador de Updraft, la manera més fàcil de crear un nou contracte és mitjançant la pestanya Document. Com s'ha esmentat, Origin Systems personalitza cada tipus de qüestionari de contractes de manera que la plataforma estigui llesta per utilitzar amb una entrevista personalitzada tan bon punt inicieu la sessió. Podeu pujar un document existent o iniciar el procés d'entrevistes per crear el vostre compte en qüestió de minuts. El procés de càrrega és una reminiscència del procés de l’entrevista, només sense l’entrevista real i la part de resposta a preguntes. L’usuari selecciona un tipus de contracte, introdueix la informació bàsica i, a continuació, penja el document. Els contractes i documents penjats creats per entrevistes són funcionals similars, excepte que no es poden modificar ni clonar. El procés de modificació i clonació implica la informació de l'entrevista, que no s'introdueix quan es carrega el document directament.
Al contrari del plantejament de la biblioteca de clàusules per a la creació de contractes que s’utilitzen amb eines com Agiloft i Coupa Contract Lifecycle Management, Updraft elimina el risc d’errors, inclòs el càlcul de la data de finalització del contracte equivocada o l’ús d’un terme incorrecte perquè el procés guiat i gestionat és previ. aprovat pel seu departament jurídic. No hi ha risc de contracte incomplet o incompliment que pugui comportar multes o penalitzacions de compliment potencials, ja que els usuaris no estan realitzant opcions legals durant el camí. L’avantatge del procés d’entrevistes a l’arbre de decisions a mida és que els usuaris de negocis i els no advocats, especialment aquells que no coneixen els contractes legals, no han d’escollir entre dotzenes d’acords i escenaris diferents i els diferents precedents associats.
El procés d'entrevista en si va ser senzill en generar diferents tipus de contractes. El procés es personalitza com s’acaba d’esmentar. Però, amb finalitats de prova, vam intentar crear diversos tipus de contractes preconfigurats. Les NDA, els contractes d’ocupació, els arrendaments comercials, els litigis, els contractes de préstecs, els acords de venda i molt més són tots els precedents del contracte.
En respondre el qüestionari i crear el vostre contracte, a la pantalla hi ha una barra de progrés que us ofereix el temps que queda. Podeu aturar una entrevista en qualsevol moment motivant i citant el vostre treball en curs i, a continuació, premeu el botó Reproduir en qualsevol moment per reprendre l’entrevista. Tot i que desconnecteu de manera involuntària, Updraft us guardarà el lloc i us portarà directament al qüestionari quan inicieu la sessió. Cada qüestionari d’entrevistes té un identificador únic que es pot cercar.
El sistema també extreu automàticament els terminis clau i configura notificacions i esdeveniments recurrents. També podeu configurar els vostres propis recordatoris amb una descripció, una data i un nombre de dies d'avís en una alerta de contracte determinada. Les notificacions eren iguals amb eines com Concord i ContractSafe per donar alertes sòlides i orientades al termini, amb una ajuda útil de desencadenants de correu electrònic per a fluxos de treball d’aprovació automatitzada.
Al final del qüestionari, Updraft em va oferir l’opció cada cop per veure el meu contracte completat com a fitxer de Microsoft Word o PDF. Després d’uns 10-20 minuts més o menys per contracte en funció de la complexitat, podria obtenir un contracte legal escrit professionalment derivat de les meves entrevistes. Un cop creat el contracte, sempre podeu tornar a l’entrevista per esmenar-lo o podeu penjar una versió nova o signada del document. També podeu simplement actualitzar els camps d'informació si no voleu tornar al qüestionari. El contracte també es pot duplicar (es denomina "clonat" a Updraft), es poden afegir notes i descripcions i es poden adjuntar documents justificatius.
Updraft té una plataforma de signatura electrònica nativa i no s’integra amb Adobe Sign, DocuSign o altres proveïdors de tercers. Podeu utilitzar la injecció per a imatges de signatura mitjançant fitxers PDF, però Updraft es centra en gestionar el flux de treball d’aprovació i generar proves de consentiment legal. Els administradors poden assignar tasques als usuaris i configurar activadors a l’equip legal, per exemple, que s’ha completat una nova entrevista incrustada i que està a punt per a la seva revisió.
Quan cada part rep un correu electrònic que el contracte està preparat per a la signatura, l'eina de signatura electrònica nativa obre una pàgina de signatura que recull la data i l'hora de la signatura per registrar-les per informar de dades. Updraft té les millors capacitats de creació de contractes que vam provar, i el procés de signatura i execució es gestiona de manera segura i segura. Tot i que no ofereix la col·laboració integrada i la funcionalitat de negociació de contractes autòctons presents en eines com Agiloft i Onit Contract Administration i Appro Review and Approval, el procés de redacció basat en entrevistes de Updraft es basa en la creació de contractes guiats i la generació de documents. Aquest procés és el motiu principal pel qual hem designat l'eina com a Editors 'Choice.
Interfície, gestió i informes
La interfície d'usuari d'administració de Updraft és escassa i pot ser una mica complicada de navegar, però té diverses funcions de gestió útils. Després d’iniciar la sessió, el primer que veieu és la safata d’entrada, que és una llista de tasques amb una cua d’ull d’ull de les tasques més exigents i els terminis de contracte. La pestanya Administració permet als administradors restringir l'accés i les visualitzacions en funció de tipus i departaments de documents específics, agrupats en "grups de seguretat. Per tant, el que veieu a la safata d'entrada dependrà del vostre paper i dels contractes que gestioneu.
Hi ha un esquema codificat per colors a la safata d'entrada per representar la urgència. El negre significa que un contracte ha caducat, el verd vol dir que està actiu i una escala de taronja i vermell indica que s’acosten els terminis. Si feu clic en un contracte, s'obrirà una finestra amb l'historial complet de transaccions del fitxer i la informació relacionada. Des de la safata d'entrada, teniu diverses opcions de gestió: hi ha icones per actualitzar el contracte o afegir notes, documents justificatius o esdeveniments. També hi ha icones per canviar l'estat o accions del document com ara clonar el document o transferir la propietat a un altre usuari.
Un altre àmbit útil és la fitxa Casos, que permet a l'equip legal emmagatzemar documents rellevants per a un cas concret juntament amb entrevistes preabastides per redactar contractes associats o capturar informació de parts que tindrien com a resultat més documents i transaccions associades al cas. La pestanya Documents, esmentada anteriorment, inclou una finestra de cerca rica amb filtres per ordenar per tipus de document, número d’identificació, descripcions i paraules clau específiques, propietari del contracte o l’estat del document específic. Actualització consisteix en avançar i completar les tasques, de manera que premeu el botó Enrere mentre esteu enmig d’una acció de vegades us registrarà fora de la interfície d’interès. Això fa que la navegació d’anada i tornada sigui una mica menys intuïtiva que a l’UI de tipus Gmail que es troba a Concord o a experiències més senzilles com ContractSafe i Contract Hound. Però, en última instància, es tractava d’una qüestió menor.
Les eines d’administració i informes també són sòlides, tot i que no són tan avançades en granularitat com els informes o visualitzacions de dades de Coupa Contract Lifecycle Management o Agiloft. Podeu executar informes sobre paràmetres inclosos contractes actius o en caducitat, terminis de renovació i activitat de l’usuari. Podeu exportar dades (en format de fitxer CSV, Microsoft Excel o XML) o executar-lo amb algunes de les senzilles opcions de gràfics de línies i de barres que ofereix Updraft. Els informes es poden configurar més mitjançant intervals de dates personalitzades i filtres addicionals de document, descripció, dades o usuaris.
Pel que fa al tauler d’administració, els administradors poden configurar accessos específics d’usuaris, grups de seguretat i notificacions i tipus de documents personalitzats amb privilegis específics adjunts. Per tant, un usuari podria ser membre de diversos grups de seguretat, a més de tenir privilegis per visualitzar o editar contractes o tipus de documents específics.
Q&A de contracte natural
Updraft és una sòlida plataforma de gestió de contractes amb una bona selecció de funcions d’administració, cerca i categorització, informes i gestió de tasques. Però no per això guanya una opció d’Editors. El procés d’autorització de contractes basat en qüestionari no està igualat per qualsevol altra eina que hem provat. I, juntament amb fluxos de treball d’aprovació i signatura perfectes, fa que Updraft sigui probablement la plataforma més fàcil per a qualsevol usuari empresarial per crear i executar contractes amb. Requereix una configuració important del venedor i uns costos inicials, però, per a un departament jurídic que vol deixar que tota la seva organització redacti de forma segura contractes per a diversos escenaris, l’experiència d’entrevistes de Updraft fa que sigui un procés el més senzill i natural possible.
