Revisió i valoració de zero

Xero sobresurt com a lloc de comptabilitat per a petites empreses. Es va crear per a la web des de la base i és compatible amb tots els elements financers importants que s'espera en una solució de comptabilitat d'entrada doble: vendes, compres, inventari i nòmines (per a la majoria dels estats). Podeu crear registres per a clients, proveïdors, empleats i articles; i podeu utilitzar-les en transaccions personalitzables estàndard, com ara factures, comandes de compra i pressupostos. Xero us permet gestionar actius fixos, cosa que els competidors no fan. Xero també ha afegit moltes novetats en l'últim any, com ara la gestió de despeses, la integració amb processadors de pagaments i institucions financeres addicionals i millores a la seva aplicació iOS.

L’empresa ofereix tres nivells de preus que s’inicien després d’una prova gratuïta de 30 dies. Xero Early (9 dòlars mensuals) té límits mensuals de cinc factures i pressupostos, cinc factures i conciliació per a 20 transaccions bancàries, però no admet les nòmines. Xero Growing (30 dòlars mensuals) afegeix funcions il·legals de facturació i facturació, pressupostos i factures; també admet nòmines de fins a cinc persones. Xero Established (60 dòlars al mes) és l'única versió que ofereix suport multitud de moneda. També proporciona nòmines per a fins a 10 empleats. Xero és una solució molt més assequible que QuickBooks Online, que comença a partir de 20 dòlars al mes.

Activitats primerenques

Si utilitzeu una altra solució de comptabilitat (o Microsoft Excel), potser ja heu creat moltes dades de comptabilitat en línia. Xero facilita la importació de registres, transaccions i algunes altres dades de QuickBooks Online mitjançant l'eina de conversió directa. Si ja teniu fitxers configurats en format CSV o TXT (contactes, articles d'inventari, factures, etc.), també els podeu importar a Xero.

Si esteu començant amb Xero, aconseguireu una ajuda mínima per a la configuració, que és bastant típic en aquests dies per a la comptabilitat en línia per a petites empreses (Sage 50cloud és una excepció). El vídeo d'ajuda de Xero suggereix que entreu a la dreta i creeu una factura. Voleu que realitzeu alguna cosa ràpidament (us recomanem que treballeu amb la Demo Company del lloc abans de començar a introduir les vostres dades en directe). Les transaccions són més fàcils un cop heu introduït alguns registres de contactes i ítems i heu fet una entrada i configuració inicial de dades, inclosa la configuració de l'organització.

Alguns llocs web de comptabilitat, com Kashoo, comencen a moure la configuració a les pantalles relacionades del lloc en lloc de publicar-les en una pantalla de diverses parts o en un conjunt de pantalles. Xero també ho fa, cosa que sembla una pràctica intel·ligent. Pot ser intimidador fer front a totes aquestes opcions alhora.

Aparició i navegació

Xero i QuickBooks Online tenen aspectes molt diferents. Quan QuickBooks Online es desplega per tota la pantalla i utilitza fonts i gràfics grans, Xero és més compacte, ocupant només el centre de la pantalla en algunes pàgines. Cadascun presenta dades financeres clau i enllaços amb activitats relacionades de diferents maneres a les seves pàgines d'inici o als taulers de control. Tots dos són efectius, però prefereixo el plantejament de Xero. El lloc mostra saldes i despeses del compte; números i gràfics que representin factures pendents i factures no pagades; i una llista de vigilància del compte. Quasi tot al tauler és un enllaç que us pot portar a pàgines i accions relacionades.

Cada producte comptable que hem revisat té el seu propi sistema de navegació i encara hem de veure un que no funciona. A Xero, les pestanyes s’executen horitzontalment per la part superior, dividint el lloc en agrupacions lògiques i funcionals: Tauler de comandament, Comptes, nòmines, Informes, assessor, Contactes i Configuració. L’àrea de comptes és la que dedicareu la major part del vostre dia a dia laboral. Aquest menú s'obre a diverses subfuncions, com ara comptes bancaris, vendes, compres i inventari. Les eines d'actius fixos resideixen aquí també.

Un cop analitzat a Sales, Xero utilitza convencions de Windows estàndard per a l'entrada i navegació de dades. Quatre botons a la part superior de les eines obertes per crear transaccions de vendes, enviar declaracions, importar factures de vendes i cercar factures i pressupostos específics. A continuació, trobareu informació sobre les vostres factures. Els botons grans us mostren el nombre i el total de dòlars de les factures en forma d'esborrany, les que esperen l'aprovació i el pagament i les operacions de vendes vençudes. Les cotitzacions funcionen de la mateixa manera: podeu veure en un cop d’ull que es mostren en forma d’esborrany, enviats, acceptats i caducats. Alguns altres llocs funcionen de manera semblant, fent fàcil veure en breu l'estat dels vostres formularis.

Feu clic a Esborrany a Factures i s’obrirà una nova finestra per mostrar una taula de les transaccions relacionades. Podeu ressaltar una o més entrades i fer clic als botons per enviar-los per aprovar, aprovar, suprimir, imprimir o enviar un correu electrònic. Xero fa un treball excel·lent per proporcionar visions diferents de les vostres dades financeres i les eines de navegació necessàries per treballar amb aquestes.

Qui té la millor interfície d’usuari més eficaç? Aquesta és una trucada subjectiva. Alguns usuaris preferiran l’enfocament econòmic de Xero sense tonteries. A d’altres els agrada més l’aspecte ampli i estèticament agradable de QuickBooks Online i Zoho Books.

Realització de registres

L’altra àrea on treballareu molt, sobretot en un primer moment, és Contactes. Aquí, creeu registres per als vostres clients i proveïdors que continguin informació de contacte i dades financeres detallades. Inclouen camps per definir nombrosos valors per defecte per a cada contacte, com ara temes d’impostos, comptes (vendes o compres), descompte, moneda i facturació. En canvi, els registres de clients i venedors de QuickBooks Online contenen camps per a un conjunt diferent de valors predeterminats: mètode de pagament i lliurament preferits, termes, etc. Un cop heu creat un contacte, Xero mostra una magnífica pantalla de registre que inclou activitat històrica i correus electrònics, activitat pendent i un enllaç als formularis de transaccions relacionats.

Xero també proporciona plantilles de registre detallades dels articles i serveis de la vostra empresa que contenen camps d'informació (preu, compte, descripció, etc.) sobre productes que compra i ven. Feu clic al quadre que hi ha al davant del nou camp I Track This Item i Xero us demana que trieu el vostre compte d'actius Inventory, per començar el seguiment de l'inventari en segon pla. Podeu importar els saldos d’inventari d’obertura o introduir-los manualment, encara que no tan fàcilment com a WorkPoint. Els ajustaments de nivell d'inventari són molt senzills a Xero. En general, les funcions de gestió d’inventaris del lloc són iguals a les de QuickBooks Online, però no són tan avançades com les de Zoho Books.

Formes de transacció i noves despeses

Si heu creat un bon subministrament de registres de contactes i articles / serveis, crear transaccions a Xero és un procés senzill. El lloc subministra plantilles per a gairebé qualsevol tipus de transacció que necessita una petita empresa: factures i factures repetides, pressupostos, factures (que ara es poden enviar per correu electrònic a Xero com a PDF), comandes de compra i notes de crèdit. Cadascun inclou els camps que necessiteu en aquests formularis i el nivell de detall permès (incloent el descompte, la regió i l'estat de l'impost de vendes) és comparable al que ofereixen els competidors.

Hem revisat Xero de la mateixa manera que la companyia estava fent la transició cap a un nou sistema de seguiment de despeses tant a la web com al mòbil. El nou Xero Expense proporciona una millor experiència als usuaris i una funcionalitat millorada, especialment en les seves aplicacions mòbils. Finalment, podeu fer fotos dels rebuts i deixar que Xero introdueixi les dades rellevants en un formulari de despesa. La nova funció permet facturar despeses a clients o llocs de treball i ofereix desglossaments detallats de qui va gastar què. També podeu enviar rebuts que utilitzin monedes estrangeres.

Xero tracta de forma excepcional els impostos sobre vendes. A diferència de molts altres venedors, podeu activar la cerca d’impostos al menú Configuració i l’aplicació obtindrà la tarifa correcta en funció de la ubicació física del client. Xero obté aquestes taxes d'Avalara, un dels principals venedors de dades d'impostos sobre vendes, de manera que la precisió està assegurada. El lloc també ofereix dos informes d’impostos sobre vendes: Resum de l’impost de vendes i informe d’auditoria de l’impost de vendes.

A Xero no té l’eina de facturació del temps d’activitat individual trobat a Llibres Zip, i no rastreja els costos per projecte com Kashoo. Però totes dues funcions estan en obres i es poden previsualitzar. El lloc ha afegit una nova fitxa de navegació des de l'any passat: Projectes, el menú del qual conté tant la gestió del projecte com les entrades de temps. Els projectes s’inclouen al pla establert.

Xero Innovations

A l’estiu del 2019, potser veureu algunes millores més revolucionàries a Xero. La companyia ha estat treballant amb aprenentatge automàtic (ML) i intel·ligència artificial (AI) per afegir processos més automatitzats al lloc, així com una millor connectivitat amb els llocs financers relacionats.

Mentrestant, Xero perfecciona el que ja era un lloc web de comptabilitat innovador i capaç. Per exemple, les transaccions de vendes en línia del lloc permeten la comunicació en temps real i l'intercanvi de dades entre vosaltres i els vostres clients. Els competidors d’aquesta classe no ofereixen una característica comparable. Les llistes intel·ligents admeten cerques sofisticades. Les categories de seguiment de Xero són similars a les funcions de classe de QuickBooks Online, ja que tant us permeten assignar categories a les vostres transaccions comptables.

Xero ja havia afegit personalitzacions avançades a les seves plantilles d’informes abans de la revisió de l’any passat. Aquest any, veureu diversos informes nous, inclosos els detalls de captació (en nòmines), el resum de les factures pagables i les despeses facturables pendents. La nòmina suporta ara 37 estats (tot i que no tots ofereixen la presentació electrònica d’impostos sobre nòmines), i la seva estable d’informes relacionades és destacable.

Aplicacions integrades, ajuda, mòbil

Xero ha construït un ecosistema financer. Funciona estretament amb alguns dels millors proveïdors d'aplicacions de tercers per integrar-se amb les seves pròpies eines de comptabilitat. Això pot ajudar a les empreses en creixement a expandir-se en les funcions de Xero en àrees específiques. El lloc i la seva xarxa d'assessors continuen creixent ràpidament. QuickBooks Online també compta amb centenars d’aplicacions de tercers en nombroses categories financeres i d’altres categories de productivitat, però Zoho Books no té aquestes característiques.

El suport és important per als usuaris del lloc de comptabilitat per a petites empreses. Aquestes persones sovint comencen amb poca o cap experiència amb la comptabilitat en línia. Xero compta amb una xarxa global d'assessors experts en el lloc i que poden treballar amb petites empreses. La documentació en línia del lloc és excepcional, oferint instruccions pas a pas sobre les característiques del producte. Tanmateix, tret que estiguis treballant amb un assessor, l’única opció per respondre a les preguntes és a través del correu electrònic. Pot semblar bé, fins que tingueu un problema urgent. Zoho Books complementa el seu correu electrònic amb fitxers d’ajuda en línia, de telèfon, de xat i en línia.

Xero ofereix una aplicació per a Android i una aplicació per a iPhone, però tenen una manera de combinar el que ofereixen llocs com QuickBooks Online i Zoho Books. A partir del Tauler de comandament, que només enumera els saldos de comptes, els totals de vendes i compres i un gràfic d’entrada i sortida, tots els elements de les aplicacions de Xero són una versió abreviada del disponible al lloc. Feu clic a la icona "Vendes" de la barra d'eines i podreu veure les factures i pressupostos existents i crear-ne de nous. Feu clic a la icona "Compres" us permet veure i pagar les factures i crear rebuts de forma manual. (Heu de descarregar l’aplicació Xero Expense separada per fer fotos dels rebuts.) La vostra llista de clients i venedors hi és, però només conté les dades bàsiques de contacte; això és. La versió basada en el navegador Xero té una característica tan completa que ens decepciona que més d’aquesta funcionalitat no estigués disponible de forma remota.

Una evolució ràpida

Xero va començar la seva vida a Nova Zelanda, però ha crescut ràpidament des que va entrar al mercat nord-americà fa diversos anys. La seva usabilitat, característiques, extensibilitat i xarxa d'assessors el converteixen en un dels millors llocs web de comptabilitat per a petites empreses disponibles avui en dia. QuickBooks Online ha tingut més temps per convertir-se en un lloc web de comptabilitat més complet, extensible i racionalitzat, però manté el premi Editors 'Choice.