Opinió i valoració de llibres de Zoho

Zoho no és una empresa dedicada a serveis financers com Intuit: és un desenvolupador d’aplicacions integrades de productivitat en línia molt bones. Des del 2011, un d’aquests simplement passa a ser Zoho Books, que reuneix eines que satisfan la quota de lleó de les necessitats de comptabilitat de les petites empreses. La usabilitat, flexibilitat i profunditat de Zoho Books en àrees de comptabilitat estàndard (vendes i compres, seguiment de temps i de projectes i gestió d’inventaris) són iguals i de vegades superen el que ofereixen els llocs web competitius. També proporciona més recursos d’ajuda que la majoria dels rivals, cosa que és fonamental per a les solucions comptables. Entre els llocs web de comptabilitat de petites empreses, Zoho Books és un valor excel·lent, tot i que les seves opcions de nòmines integrades són limitades.

Preu i plans

Després d’una prova gratuïta de 14 dies a Zoho Books, podeu subscriure’t al Pla bàsic per 9 dòlars per organització al mes, que us limita a 50 contactes, un usuari més un comptable i cinc fluxos de treball automatitzats (més sobre això més endavant). Les funcions compatibles inclouen factures, seguiment de despeses, projectes i fulls de temps. El pla estàndard (19 dòlars per organització al mes) us ofereix límits més elevats en tot el que és bàsic i afegeix factures, crèdits de venedors i etiquetes d’informació. Professional (29 dòlars per organització al mes) ofereix contactes i usuaris il·limitats i 10 fluxos de treball automatitzats per mòdul, a més de comandes de compra, comandes de venda i seguiment d'inventaris.

Aquests preus es comparen favorablement amb el de l’elecció dels nostres editors, Intuit QuickBooks Online, que s’inicia a partir de 20 dòlars mensuals pel seu pla d’inici senzill. El seu nivell següent és Essentials, que afegeix facturació, diversos usuaris i funcions de seguiment de temps per un import de 35 dòlars al mes. El pla de $ 60 al mes Plus ofereix un seguiment complet de l’inventari i del projecte. Sage Business Cloud Accounting comença a partir de 25 dòlars al mes. El pla d’inici de ZipBooks és gratuït, oferint contactes i facturació il·limitats, un alimentació bancària i gestió d’ingressos i despeses. Wave també és lliure d’utilitzar, tot i que cobra taxes de transacció.

Des que ho vam revisar per última vegada, Zoho Books ha incorporat desenes de petits canvis que milloren la flexibilitat i la usabilitat, i alguns canvis importants, com l’afegit de nòmines de Califòrnia i Texas, plantilles d’exportació, exploració de documents, dreceres de teclat i un flux de treball d’aprovació per a. transaccions.

Hi ha un àmbit en què Zoho Books no compleix o supera el nivell establert per Intuit QuickBooks Online i Xero, però és crític per a algunes empreses: Com s'ha esmentat anteriorment, la nòmina només està disponible per a Califòrnia i Texas; Nova York és a tocar. Però en qualsevol altre àmbit: registres de contactes i ítems, transaccions, gestió d’inventaris i projectes, personalització, automatització i interfície d’usuari, és un dels millors que hem revisat.

Configuració generosa, opcions d'importació

En el seu procés de configuració, Zoho Books ofereix el millor dels dos mons. El lloc us recorre una sèrie de pantalles després de crear un compte (ZipBooks no té aquesta eina), ajudant-vos a configurar la vostra configuració personal. En qualsevol pàgina, us indica que podeu tornar a revisar les opcions de configuració si ho preferiu.

Com alguns competidors, Zoho Books divideix les tasques de configuració en grups de tasques relacionades. El primer lloc en la llista de qualsevol és el perfil de l'empresa, que inclou detalls com ara informació de contacte, base fiscal i exercici fiscal. La personalització del lloc es fa evident fins i tot en aquesta pàgina, que normalment és una col·lecció de dades tallada i seca: podeu definir fins a cinc camps personalitzats. A continuació, introduïu saldos d'obertura. I si més d’una persona necessita utilitzar Zoho Books, podeu configurar-los com a usuaris addicionals assignant-los a un de diversos nivells d’accés, tots els quals es poden clonar, i alguns es poden editar.

Hi ha poques dades que no podeu importar a Llibres Zoho. Podeu descarregar fitxers d’exemple per assegurar-vos que el vostre mapatge és correcte i, a continuació, importar contactes, registres d’articles i transaccions de vendes / compres en CSV i un grapat d’altres formats globals (aquesta última funció és única per a Zoho Books entre els serveis de comptabilitat de petites empreses que tenim. provat).

Excel·lent interfície d'usuari, navegació i ajuda

El quadre de comandament de Zoho Books proporciona més informació financera que la de Kashoo, però no és tan interactiu com el de Xero. Els cobraments i els cobraments corrents i venuts i el flux de caixa apareixen a la part superior tant en números com en gràfics. A continuació, es mostra un gràfic personalitzable que compara ingressos i despeses i una comptabilització de les despeses més importants. L’estat del projecte i els saldos de comptes, amb enllaços als registres de transaccions, completen les dades de la pantalla.

La interfície d’usuari de Zoho Books és excepcionalment neta, atractiva i fàcil d’entendre. El panell vertical esquerre mostra enllaços de navegació a les àrees funcionals de Zoho Books: Tauler de comandament, Contactes, articles, Banca, vendes, compres, comptable, full de càlcul i informes (i ara, nòmines). Alguns us porten directament a una pantalla de treball, mentre que d’altres mostren un submenú d’opcions. Una combinació efectiva de botons, llistes desplegables, camps de ompliment en blanc i caselles de verificació permeten que les opcions de navegació i entrada de dades siguin clares.

Feu clic a la icona d'engranatge petita de la cantonada superior dreta i s'obrirà un menú per mostrar enllaços a pàgines de configuració per a diverses funcions. Aquests inclouen monedes, impostos, plantilles, recordatoris i automatització. També hi ha un enllaç a una pàgina que enumera totes les integracions integrades que Zoho Books té amb altres aplicacions (a més del seu propi CRM Zoho, despeses Zoho i altres), com Office 365, Outlook, Avalara, Slack i Square.

També voldreu fer clic a l’enllaç a les Preferències del servei abans d’iniciar les vostres operacions financeres. Entre moltes altres coses, podeu desactivar alguns dels mòduls més avançats, especificar la configuració del portal del client (inusual a aquest nivell de producte), crear diversos camps personalitzats per a gairebé tots els tipus de registre i transacció i establir configuracions per a notes de lliurament i paquets de paqueteria. (dues eines que no es troben als llocs de competidors).

A la part superior dreta de la pantalla també apareix un enllaç per ajudar els recursos. Les nombroses eines d’orientació (preguntes freqüents, documentació, comunitat) de Zoho Books tenen rival amb les de Xero, que tenen algunes de les millors opcions de suport que he vist. També podeu contactar amb experts mitjançant xat, telèfon i correu electrònic. Tingueu en compte, però, que Zoho Books no té gairebé la xarxa d’experts que QuickBooks ha creat durant més d’un quart de segle des de la seva publicació. Dit això, la seva piscina és respectable per a un producte que només va sortir el 2011.

Registres impressionants

Zoho ha reunit un conjunt de plantilles de registres, formularis de transacció i informes que impressiona. Tingueu en compte, però, que QuickBooks encara té l'avantatge quan es tracta d'informar sobre la personalització.

Els contactes poden ser clients o venedors o tots dos. Introduïu les dades de contacte principals a la part superior de cada registre i, a continuació, us moveu cap a una finestra amb pestanya que us permet alternar les dades d’impostos i de pagament, l’adreça, les persones de contacte, els camps personalitzats, les etiquetes d’informació i les observacions. Cap altre lloc de comptabilitat de petites empreses que hem vist us permet crear fins a 10 camps personalitzats per a registres, i cap d'ells admet perfils tan profunds per a contactes.

Un cop hàgiu construït alguns registres de contacte, podreu visualitzar-los en una finestra que, una vegada més, millor que els rivals de Zoho Books. La informació de contacte clau es mostra a la pantalla predeterminada, així com els números i els gràfics de rebuts / cobraments i ingressos / despeses: un tipus de mini-quadre de comandament per a cada client. Feu clic a la pestanya Transaccions i obtindreu una llista de totes les transaccions amb aquest contacte i l'estat de cadascuna. La pestanya Activitats recents obre un tipus de pista d’auditoria per al contacte actual.

Les capacitats de gestió d’inventaris també superen la competència. Els registres d’articles contenen camps estàndards (descripció de vendes i compres, tarifes i comptes), però també podeu crear i utilitzar unitats de mesura. Si indiqueu que voleu fer un seguiment de l’inventari, podeu completar camps per a l’obertura d’accions, la taxa d’obertura d’equips per unitat, el punt de reordenació i el proveïdor preferit. Les factures mostren el número disponible quan s'introdueix un element. També podeu configurar fàcilment llistes de preus i ajustar els nivells d'inventari. Cap altre lloc de comptabilitat per a petites empreses no ofereix aquesta profunditat del seguiment d’inventaris, especialment amb la facilitat que fa Zoho Books.

Formes de transacció i molt més

Zoho Books ofereix més tipus de transacció i més flexibilitat dins dels mateixos formularis que qualsevol altre producte. Més enllà dels formularis de venda estàndard que suporten els competidors, inclou factures de retenció, albarans i papereta. Les factures contenen camps per a despeses d’enviament i ajustos, a més de descomptes i impostos de vendes. Les transaccions de compra (despeses, factures, comandes de compra, etc.) són igualment detallades i flexibles. Com els registres, els formularis de transacció poden contenir fins a 10 camps personalitzats, únic per a Zoho Books.

En aquest nivell de solució, cap altra solució ofereix fluxos de treball automatitzats, com ho fa Zoho Books. Aquesta eina inclou una mica de corba d’aprenentatge, de fet, és força complexa a menys que hagueu treballat amb fórmules de diversos segments abans, però pot ser força útil. Podeu, per exemple, especificar que voleu que el gestor de vendes rebi una alerta de correu electrònic quan es canvia l'import de més de 250 dòlars. Aquest és un exemple senzill: podeu crear fórmules amb encara més condicions i resultats.

Des de l’any passat, Zoho Books va afegir una funció que no es sol trobar als llocs de comptabilitat de petites empreses: l’opció de requerir aprovacions per a transaccions de compravenda i compravenda. Quan això s'activa a Preferències, només un administrador (o algú designat per l'administrador) pot aprovar transaccions com factures i comandes de compra.

Aquest any també és novetat la gestió de documents. Escanegeu documents com les factures i els rebuts de despeses, per correu electrònic o per penjar-los a Zoho Books. A continuació, el lloc llegeix la data, el nom del comerciant, la quantitat i la categoria de despeses (després que Zoho Books reconegui un patró per categoritzar o simplement "sàpiga" automàticament) i introdueix aquesta informació en formes de transacció; completes la resta. A la quota de subscripció s’inclouen cinc exploracions al mes, però en podeu comprar més. Cap altre producte d’aquest nivell ofereix aquesta funció.

La gestió de projectes de Zoho Books és més capaç que altres d'aquest grup, a excepció de Kashoo. Podeu assignar projectes als clients i seleccionar entre quatre tipus de taxes de facturació (cost fix, basat en hores de tasques) i, a continuació, assignar-los usuaris i tasques. També podeu gravar les entrades de temps de forma individual i fer-les factibles o introduir hores treballades en un format de full de càlcul. Menys la comptabilitat no té aquesta característica, tot i que QuickBooks Online és prou capaç de fer el seguiment de temps.

Les petites empreses solen treballar amb un comptable per passar d'una aplicació d'una petita empresa a una de gamma mitjana, de manera que les capacitats d'exportació són importants. Els llibres de Zoho i els QuickBooks en línia, entre d’altres, en tenen.

Una bona experiència mòbil

Zoho Books mostra tanta excel·lència en la seva aplicació per a iPhone i en la seva aplicació per a Android com en la versió basada en un navegador. Els registres de contacte, per exemple, força robustos en la versió basada en el navegador, són excepcionalment ben executats a l'aplicació per a mòbils. Obriu-ne un i veureu de forma immediata la informació de contacte i el saldo de cobraments / cobraments. Les icones d'aquesta pantalla us permeten trucar, enviar un missatge de correu electrònic o enviar un missatge al contacte, mentre que una altra icona us portarà a enllaços per crear noves transaccions, acceptar pagaments i molt més.

Altres eines són igual de profundes, com els registres de productes de l'aplicació, el pagament de les factures, el seguiment de temps, els informes i els projectes. De fet, probablement podríeu executar el vostre negoci des del telèfon si cal, les aplicacions són tan àmplies. Les versions iPhone i Android tenen diferents sistemes de navegació, però ofereixen un conjunt d'eines similar. L’aplicació iPhone utilitza una barra d’eines a la part inferior de la pantalla, mentre que Android funciona des d’un menú vertical; totes dues són força efectives i atractives.

Un excel·lent valor

Zoho Books s’adapta a una gran varietat de necessitats empresarials. Podeu utilitzar el que necessiteu fàcilment sense tenir en compte les funcions més avançades. No té la personalització d’informes ni una àmplia xarxa d’assessors com la nostra Editors’Choice, QuickBooks Online, ni tan sols ofereix les opcions de nòmines completes que tenen els competidors. Però el servei ofereix diverses funcions úniques que no es troben en els competidors, com ara camps de transaccions personalitzades, importació de CSV i fluxos de treball automatitzats. Tot i això, el que fa Zoho Books fa molt bé. Si teniu una nova solució de comptabilitat al mercat i ja teniu un servei de nòmines amb què us satisfà, Zoho Books mereix la pena considerar-ho.