Revisió i valoració central del contingut d'Ademero

Ademero Content Central (que comença a partir de 35 dòlars per usuari al mes) té un seguiment fidel als multitudinaris i complexos mercats de gestió de documents (DM). És lloat per tenir una àmplia gamma d’opcions de personalització i solucions de flux de treball per cobrir les necessitats de la majoria de les empreses. Però la interfície d'usuari d'Ademero Content Central (UI) no està tan pulida com la que ofereixen alguns competidors. De totes les eines de DM que vam provar, vam trobar que obtenen valor gràcies a la presència de camps de metadades, així que busqueu aquells a l’hora d’escollir un producte d’aquesta classe.

La recollida d'aquestes metadades i, després, l'ús per millorar el vostre negoci, és on es troba el valor d'Ademero Content Central. Tanmateix, fins i tot amb aquesta capacitat, Ademero Content Central queda fora dels guanyadors dels nostres Editors 'Choice Ascensio System OnlyOffice i Microsoft SharePoint Online quant a preus i opcions d'emmagatzematge i emmagatzematge.

Arquitectura al local, sensació basada en el núvol

Fins i tot en l’època actual de les solucions Software-as-a-Service (SaaS), no és estrany trobar sistemes empresarials dissenyats per a servidors corporatius locals, especialment en el cas dels sistemes DM, inclosos no només Ademero Content Central, sinó també Computhink Contentverse. Això passa perquè moltes empreses tenen un o més servidors de fitxers heretats als armaris de dades que sovint contenen una gran quantitat de fitxers acumulats al llarg de diversos anys. El descobriment, l'etiquetatge i l'organització d'aquestes botigues d'arxius és on els sistemes DM sobresurten i sovint representen bona part del potencial de retorn de la inversió (ROI).

Ademero Content Central segueix un estàndard familiar en termes d’arquitectura, que utilitza Internet Information Services (IIS) i SQL Server per allotjar l’aplicació Ademero Content Central i el fons de base de dades. Ambdues eines de back-office són familiars per a molts professionals de les TI empresarials, però potser demanen a l’administrador a temps parcial que molts petits utilitzen a les empreses mitjanes (PIME), que potser no els havien utilitzat abans, un punt potencialment important. tenir en compte abans de prendre qualsevol decisió de compra. Més en línia amb el que esperen les pimes actuals, la companyia també posa a disposició Ademero Content Central com a solució allotjada, eliminant la necessitat de molta experiència en TI del client.

Tot i que l’arquitectura principal d’Ademero Content Central és la vella escola, el portal web d’usuaris s’ajusta més a les aplicacions basades en núvol que els usuaris s’estan fent més còmodes. Colors plans; botons grans i amigables; i un quadre de comandament modular són només algunes de les funcions clau de la interfície d'interès de contingut predeterminada. Ademero Content Central també permet que els temes personalitzats coincideixin amb la vostra cultura corporativa o marca.

Configuració de catàlegs

Per ajudar a promoure el seu enfocament en processos, Ademero Content Central utilitza el concepte de catàlegs per gestionar l'estructura de nivell superior del vostre emmagatzematge de documents. Els catàlegs també organitzen components administratius principals com ara permisos, processos d'aprovació i fluxos de treball, tipus de documents i camps personalitzats, així com polítiques de retenció. Tot això significa que la gestió eficaç del catàleg és un element crític per a la configuració adequada d’Ademero Content Central.

Els catàlegs contenen tipus de document, cadascun dels quals es pot configurar amb els seus propis camps. També es poden gestionar en els taulers de control de l'administració els camps globals de tots els catàlegs i tipus de documents. Els dos tipus de camp admeten diverses opcions de configuració, incloent-hi el tipus de camp, el format, les opcions de la llista de valors, fins i tot tirant una llista d’opcions vàlides des d’un origen de dades extern. Els valors del camp també es poden aprofitar per crear una estructura de carpetes i per gestionar la denominació de fitxers per a diversos tipus de document.

Els paquets són un altre tipus de dades utilitzades per Ademero Content Central, que es componen de diversos documents amb un valor de camp clau compartit (pensa el número de contracte o l'ID d'empleat). Les plantilles de paquets es poden configurar per requerir certs tipus de documents i poden demanar a l'usuari que proporcioni els documents necessaris per completar un paquet.

El reconeixement zonal és una de les funcions més interessants que ofereix Ademero Content Central. Suposem que la vostra organització té un document estàndard per a la compra o l’empleat a bord, el reconeixement zonal es pot fer servir per definir àrees (zones) d’aquest tipus de document i rellançar valors de camp en funció del reconeixement òptic de caràcters (OCR) o un valor de codi de barres. Les zones es defineixen especificant la ubicació de l'àrea des de la cantonada superior esquerra de la pàgina, així com l'alçada i l'amplada de l'àrea. Es poden definir fàcilment diverses zones per a un tipus de document particular per capturar diversos punts de dades.

El creador de fluxos de treball d’Ademero Content Central no és tan intuïtiu com alguns dels altres sistemes que he revisat, sobretot Microsoft SharePoint o Fluix, però és tan potent. Els fluxos de treball s’inicien mitjançant esdeveniments activadors, que poden ser des d’un document d’un cert tipus capturat a un camp que coincideix amb un determinat valor. Les accions del flux de treball defineixen quins passos es faran en els documents desencadenats, com ara canviar la prioritat o l’estat, copiar a una carpeta, enviar un correu electrònic o fins i tot executar un programa extern. Finalment, es poden utilitzar regles de flux de treball per combatre els activadors i accions, donant-vos la flexibilitat de realitzar una o més accions basades en un o més desencadenants, fins i tot permetent determinar si un disparador executa les accions o si primer s'han de complir tots els disparadors.. Aquest enfocament modular del flux de treball permet reutilitzar els diferents components segons sigui necessari per agilitzar els vostres processos empresarials.

El coneixement és poder

Com en qualsevol base de dades, un dels aspectes més complicats per implementar una solució DM és adquirir la major quantitat de dades que es pugui sense fer el procés de recollida massa molest per als usuaris. En molts casos, els usuaris no entenen per què la informació que aplegueu en formularis llargs, per exemple, té un valor per a l'empresa. El resultat d’un procés de captació de documents amb despeses generals d’aquest tipus sovint poden ser usuaris que poblen camps amb dades d’escombraries que acabaran fent més mal que bé.

Per ajudar-vos en aquest procés, Ademero Content Central us ofereix diversos mètodes de captura que poden racionalitzar el procés i retallar els passos per aconseguir documents a Ademero Content Central. També obtindreu la informació necessària necessària per assegurar funcions importants per a negocis com ara cerques, aprovacions, fluxos de treball i polítiques de retenció de fitxers. Podeu afegir documents a Ademero Content Central mitjançant càrregues basades en navegador, carpetes controlades o incorporació de targetes de control de QC mitjançant escoltes de correu electrònic.

Les targetes electròniques, que s’assemblen a les pàgines de cobertura, es generen des de l’interior d’Ademero Content Central i inclouen codis de barres per identificar el tipus de document que s’està creant, així com les dades clau prepopulades per l’usuari. En els escenaris en què els administradors requereixen captació d'informació addicional, els documents recentment s'afegeixen a una cua de codificació, cosa que permet als usuaris identificar ràpidament documents que necessiten informació addicional. Ademero també ofereix un programari client CapturePoint, que proporciona algunes serioses capacitats per capturar de forma eficient documents a granel. Inclou facilitar l’ús d’OCR per poblar camps clau, especialment útil per escanejar diversos documents amb el mateix format.

Les eines per agilitzar l’ús de camps de dades clau amb els vostres documents no s’aturen un cop heu carregat els documents a Ademero Content Central. L’empresa reconeix que pot haver-hi un valor en l’ús de les metadades del document recollides a Ademero Content Central amb altres finalitats fora de la solució DM. Per a això, Ademero Content Central ofereix una integració amb Intuit QuickBooks Payments i Workday, permetent sincronitzar les dades que es troben a Ademero Content Central amb aquests altres sistemes de negoci. També podeu crear plantilles d'exportació a partir de les vostres dades, la qual cosa us permetrà executar exportacions de dades que s'ajusten als mateixos paràmetres de forma periòdica.

Ademero Content Central us permet mantenir un historial de revisions complet, que inclou edicions, aprovacions i actualitzacions de propietats. Podeu accedir a versions anteriors de documents en qualsevol moment. A més, l’empresa ofereix documentació d’ajuda contextual i assistència de xerrades en viu de 24 hores.

Preu

Ademero Content Central ha simplificat recentment el seu preu, sense més nivells de preus per mòduls ni nivells. Les empreses que utilitzin la versió allotjada d’Ademero Content Central poden esperar pagar 35 dòlars al mes per usuari amb els descomptes de volum disponibles. Els que opten per la solució local busquen un cost inicial de 500 dòlars per usuari per una llicència perpètua. Les funcions són en gran mesura comparables entre les dues opcions, tot i que la vostra opció d’arquitectura pot afegir complexitat quant a opcions d’emmagatzematge i xarxa.

Un contendent sòlid a l’espai DM, Ademero Content Central té prou funcions per convertir-lo en una opció viable per a la majoria de les empreses i algunes potents capacitats que podrien convertir-la en un lloc perfecte per a d’altres. Si funcions com el reconeixement zonal o les opcions d’integració amb Intuit QuickBooks Payments i Workday poden tenir un impacte positiu en el vostre negoci, hauríeu de fer una ullada més a fons a Ademero Content Central.