Vídeo: ShareFile and the New Remote Workstyle (Setembre 2024)
L'anomenat Citrix ShareFile ofereix una gestió de documents adequada tant per a les empreses com per a petites i mitjanes empreses (SMB). Citrix ShareFile té una prova gratuïta de 30 dies (no cal la targeta de crèdit) i tres plans de pagament. El compte personal (16 dòlars mensuals facturat anualment) ofereix 100 GB d’emmagatzematge amb una mida màxima de fitxers de 10 GB. Un pas més alt és el compte de l’equip (60 dòlars mensuals facturats anualment per 5 comptes d’empleats; 8 dòlars per compte addicional), que ofereix 1 emmagatzematge de TB amb una mida màxima de fitxers de 10 GB, i afegeix signatures electròniques, edició mòbil, edició de correu electrònic. a i integracions de tercers. Finalment, el compte Business (100 dòlars mensuals facturats anualment per 5 comptes de treballadors; 10 dòlars per compte addicional) ofereix un emmagatzematge il·limitat amb una mida màxima de fitxers de 100 GB i afegeix funcions de seguretat, registre i sortida de fitxers, invitacions a les carpetes i més. És una bona eina per compartir fitxers bàsics, però si necessiteu funcions de col·laboració com ara comentaris i tasques, us ajudareu més bé amb el nostre estàndard Zoho Docs Standard.
Com començar amb Citrix ShareFile
Per registrar-vos a la prova gratuïta de Citrix ShareFile, només heu de proporcionar el vostre nom i correu electrònic i configurar una contrasenya. A continuació, introduïu el nom de l'empresa, que després crea un lloc web personalitzat Citrix ShareFile. La part superior del tauler mostra el temps que queda al judici, amb un enllaç per actualitzar.
Quan visiteu el lloc web per primera vegada, podeu fer un recorregut per les funcions, que us mostra com crear carpetes i gestionar permisos, penjar i compartir fitxers amb usuaris interns i externs, sol·licitar un fitxer i baixar aplicacions mòbils. Podeu trobar aquest tour, vídeos de formació i articles de suport a la secció Ajuda. Al vostre compte, s'instal·la una guia de 10 pàgines d'inici. El programari també us demana que feu tasques habituals per començar, com ara pujar i compartir fitxers, crear carpetes, etc.
La interfície d'usuari de Citrix ShareFile (IU) és escassa però no té data. Igual que Zoho Docs Standard, té una certa semblança amb el disseny de Google Drive, tot i que es diferencia amb el seu esquema de colors i els seus gràfics. Al panell esquerre es troben enllaços als fitxers i carpetes, fitxers compartits, carpetes preferides i connectors, que són enllaços a altres serveis d'emmagatzematge de fitxers, inclosos Box for Business, Dropbox Business i Google Drive for Work o al vostre ordinador. A sota, hi ha una safata d'entrada, una paperera de reciclatge i una caixa de fitxers per a l'emmagatzematge temporal i per acceptar els fitxers sol·licitats. Podeu ampliar un menú "Altres opcions" que us permet visualitzar el registre d'activitats, obtenir un enllaç de sol·licitud, afegir notes, afegir URL, carpetes de còpia i molt més. Un menú a la part superior del tauler de control us permet gestionar els usuaris, compartir i sol·licitar documents, accedir a configuracions administratives (coses d’alt nivell) i a La meva configuració (contrasenya, fus horari, etc.).
Compartir documentació i col·laboració
Podeu compartir fitxers de tres maneres diferents: des del vostre compte Citrix ShareFile, carregant fitxers des del vostre ordinador o arrossegant i deixant anar fitxers al formulari d'enviament. Quan compartiu un fitxer amb un usuari extern, el poden veure a Microsoft Word Web App o bé descarregar-lo.
A la pestanya Administrar usuaris, podeu crear un empleat o un client. Amb els empleats, primer heu introduït la seva adreça de correu electrònic, després el nom i l’adreça, seguit de configurar una contrasenya i definir un límit d’ample de banda si voleu. A continuació, podeu editar permisos bàsics, com ara si els usuaris poden crear carpetes a nivell d’arrel, editar la llibreta d’adreces compartida i canviar la seva contrasenya. També podeu definir privilegis d’administració com ara accedir als quadres d’arxius d’altres usuaris, gestionar usuaris d’empleats, editar informació de facturació i fins i tot delegar privilegis d’administració a d’altres. A continuació, podeu afegir els usuaris a determinades carpetes i permetre els permisos de baixada i càrrega i podeu configurar les notificacions. Podeu clonar-los d’usuaris existents si els teniu. A continuació, podeu enviar un missatge de benvinguda al qual podeu previsualitzar o copiar un enllaç d’activació al correu electrònic en un altre moment.
Afegir un client és un procés similar, tret que els pugueu concedir menys permisos d’usuari i sense privilegis d’administració. He tingut problemes per afegir empleats i clients a les carpetes, una característica que era una mica difícil. En qualsevol moment, podeu accedir als comptes d’usuari i reenviar correus electrònics de benvinguda. Si activeu que els usuaris canvien la seva contrasenya, se'ls demanarà que ho facin de seguida.
Els usuaris poden sol·licitar per correu electrònic que algú carregui fitxers a la seva caixa de fitxers o a una carpeta que designi. La primera vegada que vaig enviar una sol·licitud va ser a la carpeta de correu brossa del destinatari. Quan vaig intentar penjar un fitxer, vaig colpejar accidentalment el botó Carregar abans d’adjuntar un fitxer, però no vaig rebre cap alerta, cosa estranya. El sol·licitant obté una alerta de correu electrònic un cop l’usuari ha penjat correctament un document sol·licitat.
Citrix ShareFile té un complement de Microsoft Outlook que us permet compartir i sol·licitar fitxers directament des de la plataforma de correu electrònic. Un cop l’instal·leu i inicieu la sessió al vostre compte, veureu les opcions a la part superior dreta de Convertir fitxers adjunts, adjuntar fitxers i sol·licitar fitxers quan creeu un missatge nou. També hi ha una aplicació d'escriptori Citrix ShareFile que podeu descarregar si preferiu treballar fora d'un navegador web. Podeu optar per sincronitzar tots els fitxers Citrix ShareFile de l'escriptori tal com podeu amb Dropbox Business i Evernote Business.
Citrix ShareFile no té tasques, comentaris ni edició en línia integrada. Per poder editar documents en línia, la vostra empresa ha de tenir una subscripció de pagament a Microsoft 365. El competidor Zoho Docs ofereix totes aquestes funcions. Per editar un fitxer a Citrix ShareFile sense subscripció de Microsoft, heu de "comprovar-ho" i tornar a entrar. Podeu designar fitxers per a l'accés fora de línia, cosa útil, però només podeu fer-ho de manera simultània. Google Drive for Work us permet accedir a tots els fitxers fora de línia.
Per compartir documents senzills, Citrix ShareFile fa el truc
Citrix ShareFile té aplicacions bàsiques per a Android, BlackBerry, iOS i Windows Phone, on podeu veure i compartir fitxers i carpetes. També podeu accedir al vostre lloc web de Citrix ShareFile en un navegador mòbil.
Si necessiteu ajuda al llarg del camí, Citrix ShareFile compta amb una base de coneixement que es pot cercar, vídeos de formació, una guia d'introducció i una comunitat d'usuaris. També podeu enviar una sol·licitud d’ajuda en línia i veure una llista de problemes coneguts i el seu estat. També podeu accedir a l’assistència telefònica 24/7, assistència de correu electrònic, registrar-vos per a la formació en directe i fins i tot obtenir assistència a Twitter, de dilluns a divendres, de 9 a 17 hores.
Si necessiteu un dipòsit per als vostres fitxers comercials importants, Citrix ShareFile us ha cobert. Tanmateix, si busqueu una eina d’edició robusta i una manera de gestionar el flux de treball, us decebrà. Les opcions millors inclouen Box for Business, Dropbox Business i el nostre estàndard Zoho Docs Standard, que ofereixen eines de col·laboració com ara comentaris i gestió de tasques.
