Revisió i valoració inversa de contingut de Computhink

Molts dels sistemes de gestió de documents que hem revisat, com un gran percentatge de sistemes de TI en general, estan fent la transició de les aplicacions locals i del servidor client a les aplicacions SaaS (Software-as-Service) lliurades en núvol.. En la majoria dels casos, això ofereix avantatges tant per al client com per al venedor. De la mà d’aquesta transició al núvol es troba un moviment cap a les interfícies d’usuari més simplificades (UI) orientades a una generació generada amb Apple iPads.

Computhink Contentverse (que comença a partir de 15 dòlars per usuari al mes per al pla Professional) presenta aquestes tendències i opta per una arquitectura client-servidor en un entorn local o allotjat. És a prop d’una aplicació SaaS, però no és el mateix. I, tot i que alguns dels elements de disseny que s’utilitzen a la seva interfície d’interès són familiars per als usuaris de Windows 10, com ara la cinta d’eines a l’estil de Microsoft Office a la part superior de la pantalla, un adjectiu que no podeu utilitzar per descriure’l és “senzill. " Amb aquesta idiosincràsia que la pesa, tot i que ofereix algunes potents funcions de gestió de documents empresarials, hem trobat molt per darrere dels guanyadors de la selecció dels editors Ascensio System OnlyOffice i Microsoft SharePoint Online.

Una riquesa de funcions empresarials

No hi ha dubtes que Computhink Contentverse s’orienti a empreses que busquen aportar coherència i compliment al procés de gestió de documents. Computhink Contentverse ofereix la possibilitat de crear una estructura organitzativa orientada a una carpeta mitjançant la metàfora d'un gabinet / calaix / carpeta. S'utilitza per gestionar la seguretat i gestionar els tipus de documents de manera que s'hauran de poblar les metadades de fitxers adequadament. Aquestes metadades de fitxers, conegudes a Computhink Contentverse com a "camps d'índex", ajuden a descriure el document, el seu propòsit o la informació de propietat, i condueixen funcions més avançades. tal com retenció de fitxers, cerca i flux de treball. Una nota important per als administradors de TI: moltes de les funcions empresarials més complexes es configuren mitjançant una aplicació d'administració independent, com ara configurar tipus de documents, usuaris, polítiques de retenció i molt més.

Les polítiques de retenció són un requisit principal per a les empreses que operen en negocis pesats. Prevenir la pèrdua de documents comercials crítics és una característica crucial per a les botigues d’informàtica que busquen mantenir el compliment i limitar l’exposició legal. Computhink Contentverse proporciona un conjunt d'eines per gestionar les polítiques de retenció a través de la consola d'administració. Això implica configurar una carpeta, tipus de document, condició i acció aplicables. Aquestes polítiques basades en condicions permeten marcar els fitxers que compleixen una determinada regla com a només de lectura, per evitar modificacions o forçar l’arxiu o la supressió després d’un període de temps establert. Opcionalment, podeu enviar una notificació per correu electrònic abans de realitzar l'acció. Cada política s'aplica a una sola carpeta i pot tenir una sola acció, el que fa que la seva gestió sigui bastant ineficient. L’ideal seria que podríeu aplicar múltiples condicions i accions a una sola política i, a continuació, aplicar aquesta política a nivell global o a diverses carpetes; això és una cosa que esperem veure en properes edicions.

Una altra característica de gestió de documents que la majoria de les companyies vol implementar és el flux de treball, cosa que Microsoft SharePoint fa molt bé juntament amb el reproductor de contingut menys conegut Ademero Content Central. Quan s'implementa correctament, un flux de treball de gestió de documents pot millorar l'eficiència i el compliment mitjançant l'automatització, activat en camps o carpetes d'índex. Els fluxos de treball són una mica més complexos de configurar que les polítiques de retenció, però Computhink Contentverse proporciona un mòdul de configuració de flux de treball a l’aplicació d’administració. Començant per un node d’inici, que s’activa en un document nou en una carpeta, s’estableix un valor d’índex o un usuari que selecciona manualment el flux de treball, els documents es poden manejar adequadament en funció dels criteris que hagi seleccionat l’administrador informàtic. Els fluxos de treball poden ser tan simples com l’encaminament del document a un sol usuari per a la seva aprovació, o prou complex per gestionar les decisions condicionades i l’encaminament a diversos signants per a l’aprovació en capes.

El fet de tenir la possibilitat de redactar un document, bloquejar informació confidencial és un altre dels requisits més coneguts per a moltes empreses que han de controlar quina informació es posa a disposició de diferents usuaris, clients, socis i altres classificacions. Les redaccions de documents de Computhink Contentverse són gestionades per usuari, i impliqueu utilitzar les eines d’anotació de documents per seleccionar el contingut del document que s’amagarà. Els usuaris poden visualitzar la versió redactada d’un document amb els permisos adequats, mentre que només els usuaris amb la contrasenya de redacció poden visualitzar el document íntegrament.

Els permisos de carpeta són una característica d’administració que no es troba a l’aplicació d’administració. Els usuaris (suposant que tenen permisos adequats) poden gestionar permisos a l'estructura de carpetes Computhink Contentverse. Aquest procés consisteix en seleccionar un grup o usuari, i aplicar permisos com ara la creació, l'edició i la compartició de documents (mitjançant correu electrònic, impressió, etc.). Els permisos de carpeta es poden configurar per heretar-los de la carpeta pare, que permet una aplicació eficient de permisos.

A més de les solucions de control i compliment de documents, moltes empreses busquen opcions per agilitzar l’intercanvi i la col·laboració de documents. Computhink Contentverse no proporciona gaire valor en aquesta àrea, principalment perquè els mètodes de compartició primaris són a través de correu electrònic, fax o la impressió d’una còpia impresa d’un document.

Les necessitats de la IU funcionen

Resum: no som fans de la interfície d'usuari que ofereix Computhink Contentverse i tenim una llista de raons per les quals. Els panells personalitzables tenen els seus usos, però la meitat del temps simplement es malgasta l’espai, ja que en realitat no mostren cap informació fins que no se selecciona o s’edita un document. A més, és bastant difícil trobar el botó per exercir una funció determinada. Un dels principals motius per als quals Microsoft va implementar la interfície d'usuari de cinta va ser proporcionar una àrea central (sensible al context) de les eines. Un gran percentatge de les funcions de Computhink Contentverse només estan disponibles a través del menú contextual o del botó dret. Si bé el menú contextual és una eina potent per si mateix, és ineficient i difícil aprendre’l com a mètode de navegació principal.

Irònicament, tenint en compte l’afició de Computhink per l’estàndard de l’UI de Microsoft, un contrast perfecte amb l’UI de Computhink Contentverse és el guanyador de l’elecció de l’Editors Microsoft SharePoint Online. Durant molt temps maltractat per una complexitat excessiva i una falta d'ús, Microsoft va posar un gran treball per alleujar el dolor de començar amb el seu sistema de gestió de documents. Els usuaris de potència i administradors encara tenen la possibilitat d'utilitzar funcions avançades, però es troben adequadament revestits d'un disseny que presenta les eines més habituals que els usuaris requereixen i busca que el treball amb documents corporatius sigui més fàcil, no més difícil. Computhink té alguns treballs per fer per emular aquestes capacitats amb Computhink Contentverse.

En general, fora de les funcions de compartició i col·laboració de documents, que és una omissió important, el conjunt de funcions de Computhink Contentverse és competitiu amb les solucions principals de gestió de documents que hem revisat. Si és suficient per a vostès, sabeu que el nivell professional de Computhink Contentverse costa 15 dòlars per usuari al mes en una configuració allotjada, tot i que és poc limitat en les funcions. La versió Enterprise (que és la que vam provar) inclou coses com les anotacions i les retraccions i més suport per als formats de sortida i us proporcionarà 33 dòlars per usuari al mes. Si opteu per arquitectures de desplegament in situ o híbrides, haureu de contactar amb l'empresa per obtenir informació sobre preus.

Malauradament, la interfície d'usuari té greus defectes i s'hauria de tenir en compte en termes de cost, a causa de la pèrdua d'eficiència o fins i tot dels requisits de formació en comparació amb millor dissenyat ofertes com Microsoft SharePoint Online i Ascensio System OnlyOffice. Si no es pot superar la falta de compartir contingut real de documents i que els usuaris puguin gestionar una interfície d'interès no intuïtiva, la majoria voldrà apartar-se de Computhink Contentverse fins que la companyia recuperi el seu terminal.