Revisió i qualificació del núvol de Docuware

Pel que fa als sistemes de gestió de documents, DocuWare Cloud fa temps que es considera un contendent fort a l’espai, des dels dies de Microsoft Windows 3.0 quan la gestió de documents va esdevenir una cosa important. DocuWare Cloud té un preu de 300 dòlars mensuals per a una instància destinada a una petita empresa amb fins a quatre usuaris i 20 GB d’emmagatzematge. La plataforma compta amb un fort conjunt de funcions empresarials, que inclou excel·lents funcions d'importació de documents i maneig de formularis. Tot i que és un veterà de la indústria, no té la funcionalitat d’integració i compartició que es troba als guanyadors de la selecció d’Editors’s Ascensio System OnlyOffice i Microsoft SharePoint Online, però és una oferta sòlida que val la pena tenir en compte.

Els bàsics

Igual que Adobe Document Cloud Standard, DocuW Cloud Cloud pertany a la categoria empresarial dels sistemes de gestió de documents amb campanes i xiulets. Tanmateix, retorna la línia amb la seva interfície d'usuari (IU), proporcionant als usuaris les eines que necessiten per dur a terme tasques comunes, alhora que elimina opcions més avançades per als usuaris de la potència o administradors. La vista principal que la majoria dels usuaris veuen amb DocuW Cloud es divideix en dues vistes bàsiques. Un plafó de navegació a la part esquerra us permet accedir a la vostra safata d'entrada, a la cerca de documents, a les llistes que teniu a la vostra disposició i a les tasques. Al costat dret, hi ha opcions addicionals que ofereixen un visor de documents juntament amb eines d’anotació. Si està seleccionat un document, el panell esquerre també t’ofereix l’opció d’editar els camps d’índex, a mà o fent clic al text del document, poblant automàticament el camp de l’índex.

Les llistes són el contenidor principal de documents visibles per als usuaris i que són definides per l'administrador. La vista de llista ofereix una opció útil per als usuaris per crear una drecera directament a la llista sense haver de desconstruir l'URL. Les llistes no només mostren els documents disponibles en un determinat contenidor, sinó que també us permeten visualitzar, exportar i compartir els camps d'índex amb aquells documents en forma de fitxer CSV.

El panell de navegació esquerre ofereix un parell d’opcions interessants per vincular documents entre ells: grapats i clips. Tant la grapa com el clip combinen els documents per utilitzar-los més tard i són reversibles. La funció bàsica s'aplica només a fitxers PDF i combinarà diversos PDF en un sol PDF o bé descompondrà un document PDF de diverses pàgines en pàgines simples. El retallat permet enllaçar diversos tipus de documents mantenint documents diferents.

Importació de documents

Hi ha diverses opcions per accedir a documents a DocuWare Cloud, a través d'una àmplia gamma d'escenaris de casos d'ús. Els documents es poden importar a través del client web o bé es pot instal·lar l'aplicació DocuWane Cloud Scan i per escanejar documents directament al núvol DocuWare. De forma alternativa, els administradors poden configurar controladors d'impressora personalitzats perquè els usuaris puguin agilitzar algunes tasques d'importació, com ara la indexació i el maneig de formularis. Els administradors també poden configurar una carpeta FTP de manera que els documents es guarden immediatament en una àrea específica de DocuWare Cloud, que permet diversos escenaris com ara càrregues massives, importacions programàtiques o programades o la integració amb programari de tercers.

Una altra àrea que destaca DocuW Cloud és el reconeixement òptic de caràcters (OCR). La majoria de sistemes de gestió de documents són compatibles amb OCR, però la capacitat de personalitzar el motor és una característica que no sol veure. DocuWare Cloud permet als administradors optimitzar el motor OCR per obtenir un rendiment o una precisió en funció de les necessitats actuals del negoci. També es pot ensenyar el motor OCR, com un diccionari de correccions ortogràfiques, carregar llistes de paraules que es poden utilitzar habitualment en la vostra empresa per optimitzar el procés OCR.

Maneig de formularis

DocuWare Cloud fa un gran treball per habilitar formularis electrònics tant per a ús intern o per a escenaris orientats al client. El procés comença amb un administrador que crea una plantilla de formulari mitjançant eines de disseny de formularis. DocuWare Cloud hi ha dos tipus de formularis. Els formularis web són bastant bàsics, ja que el producte final fa la mirada de la plantilla dissenyada per l'administrador. Els formularis combinats, per la seva banda, agafen les dades recollides a través de la plantilla de formulari i, a continuació, sobreposen les dades d'un document existent en funció de la preferència de l'administrador. Ambdós tipus de formulari també s'utilitzen per poblar camps d'índex i també es pot aprofitar per a altres tasques i integracions relacionades amb les dades.

Amb el dissenyador de formes DocuWare Cloud, podeu arrossegar diversos elements al formulari i col·locar-los ràpidament on vulgueu. Podeu etiquetar els camps i marcar-los com cal i també podeu col·locar ràpidament instruccions on els necessiteu. Els models de combinació requereixen la càrrega de la plantilla de sortida, els camps de la plantilla de formulari per integrar-los a la plantilla de sortida i les opcions bàsiques de format de text que cal configurar per a cada camp. Ambdós tipus de formulari donen lloc al formulari recentment emplenat al magatzem de documents que escolliu, així com als camps d'índex que s'omplen amb dades de formulari o valors estàtics. Finalment, podeu configurar permisos durant aquest procés, permetent als usuaris administrar o utilitzar el formulari. També podeu fer públics els formularis, permetent que els usuaris externs puguin publicar i enviar formularis.

Característiques administratives

Els administradors empresarials seran molt capaços de seguretat de DocuWare Cloud. Els permisos es poden configurar a diversos nivells, però, de forma similar a Dokmee, són més rellevants als gabinets de fitxers. Aquests poden contenir diversos diàlegs, que són elements que permeten als usuaris accedir o emmagatzemar documents. Els diàlegs de llista són col·leccions de documents basades en consultes que es configuren mitjançant un editor gràfic o mitjançant una instrucció SQL. Els diàlegs de botiga s’utilitzen per identificar els camps d’índex que s’utilitzen quan un document es col·loca a l’emmagatzematge, mentre que els diàlegs de la llista de resultats especifiquen els camps utilitzats per a la visualització de la llista de documents i els formularis d’edició de camps d’índex. Finalment, els diàlegs de carpeta s’utilitzen per identificar l’estructura de carpetes que s’utilitza per a l’emmagatzematge i la navegació de documents. L’estructura de carpetes es crea situant camps d’índex o valors estàtics a diferents nivells de carpeta per tal de construir la jerarquia al vostre gust.

Per als administradors que busquen facilitar la vida als usuaris, DocuWare Cloud també ofereix ajuda. Dos exemples són aplicar les opcions de camp d’índex i automatitzar processos empresarials. Els camps per a diversos tipus de documents es poden configurar per utilitzar llistes de valors amb finalitats de cerca i validació, ja sigui a partir d’una llista estàtica, generada a partir de dades dins de DocuWare Cloud o, fins i tot, valors d’un origen de dades extern. Les relacions de documents es poden definir, dins d’un mateix gabinet o entre dos gabinets, comparant camps clau.

Considerem el cost

Un dels inconvenients de DocuW Cloud és el seu preu una mica nebulós. A diferència de la majoria de la seva competència, haureu de contactar l’empresa per obtenir preus exactes perquè DocuW Cloud Cloud té un preu en funció de la mida de la instància en lloc dels usuaris. Com s'ha esmentat anteriorment, una instància de DocuWare Cloud té una mida petita per a una petita empresa, amb fins a quatre usuaris i 20 GB d'emmagatzematge amb 300 dòlars per mes. Una instància més gran que suporta 40 usuaris i 100 GB d’emmagatzematge costa més de 1.500 dòlars al mes. Independentment de les necessitats d’emmagatzematge i d’usuari, voldreu contactar amb l’equip de vendes de DocuWare Cloud per conèixer els vostres requisits empresarials i com afectaran la vostra taxa mensual.

En conjunt, DocuWare Cloud ofereix prou funcions perquè sigui una opció atractiva a l’espai de gestió de documents. Les capacitats que envolten els formularis electrònics són especialment útils per a moltes empreses i moltes de les característiques administratives també són convincents. Tot i que es queda lleugerament per darrere de les opcions dels nostres editors Ascensio System OnlyOffice i Microsoft SharePoint Online en termes d’integracions i facilitat d’ús, el retard no és gaire. Per això, DocuWare Cloud continua sent una opció de gestió de documents que val la pena investigar.