Revisió i classificació empresarial de Dropbox

Compartir documentació i col·laboració

Els usuaris poden compartir documents de maneres diferents. Primer, qualsevol fitxer que inclogués a la carpeta de l’equip estarà disponible automàticament per a tothom al mateix compte estàndard. En segon lloc, podeu compartir un enllaç de carpeta o document, tal com ho podeu fer amb Google Drive, que podeu definir com a públic (hi pot accedir qualsevol persona amb un enllaç) o que el podeu restringir de diverses maneres. Si no voleu que un fitxer o carpeta sigui públic, podeu protegir-lo amb contrasenya, restringir-lo només als membres de l'equip i / o establir una data de caducitat. També podeu definir permisos d’edició tant de carpetes com de fitxers.

No podeu editar documents dins de Dropbox; quan feu clic al botó Obre en un fitxer, sereu redirigits a Microsoft Office 365 en línia on heu de configurar un compte Enterprise o iniciar la sessió en un ja existent. Això no és ideal sobretot perquè Box (for Business) inclou accés gratuït a les aplicacions en línia d’Office de Microsoft. (Els comptes Dropbox Basic i Pro també inclouen accés gratuït.)

De forma alternativa, podeu registrar-vos a Dropbox Paper, que està en versió beta però oberta a tots els usuaris de Dropbox. Amb Dropbox Paper, podeu crear i editar documents, fer comentaris i assignar tasques relacionades. Un cop enllaceu el vostre compte estàndard amb Dropbox Paper, podreu accedir als vostres documents Dropbox Paper des del tauler de control de Dropbox. Podeu inserir documents Dropbox en documents Paper Dropbox, però no es podran editar. Si voleu col·laborar en documents, us recomanem que els creeu primer en Dropbox Paper.

La manca de veritables capacitats d’edició de documents no es compara favorablement amb Google Drive for Work, que té l’edició en línia i els canvis de seguiment. Altres sistemes DM com ara Ascensio System OnlyOffice, Microsoft SharePoint Online i Zoho Docs Standard també ofereixen aquesta funcionalitat.

Si descarregueu l'aplicació d'escriptori Dropbox, aleshores podeu utilitzar una funció anomenada Dropbox Badge, que amplia algunes funcions de Dropbox a fitxers Microsoft Excel, PowerPoint i Word. Apareix una insígnia a qualsevol dels documents desats al Dropbox, de manera que podreu veure qui està visualitzant o editant el fitxer, afegir comentaris, compartir el fitxer i veure l’historial del fitxer. Dropbox també recomana utilitzar l'aplicació d'escriptori per penjar carpetes senceres i fitxers grans ja que el carregador de llocs web té un límit de 10 GB.

Tots els fitxers que marqueu com a favorits també estaran disponibles fora de línia, tot i que ho heu de fer un a un, tal com es fa a Citrix ShareFile. Aquesta és una bonica característica, tot i que Evernote for Business i Google Drive for Work us permeten accedir fora de línia a tots els fitxers.

A més d’una aplicació d’escriptori, Dropbox també disposa d’aplicacions mòbils per a Android i iOS. Dropbox Business va afegir recentment algunes funcions mòbils noves a iOS que permeten als usuaris veure l'activitat dels fitxers i la retroalimentació de l'equip en vista prèvia del fitxer. La companyia preveu afegir aquestes funcions a Android properament. Totes aquestes aplicacions mòbils se sincronitzen amb el vostre compte en línia. Les aplicacions per a mòbils us permeten crear fitxers i carpetes i compartir-los. També inclou una altra capacitat mòbil important, és a dir, la digitalització de documents mitjançant el vostre telèfon, ja sigui des del vostre rotllo de càmera existent o mitjançant una foto i transformant-la en un document. Dropbox fa una bona feina de descriure qualsevol document que intenteu analitzar, ja sigui tan petit com una targeta de visita o una pàgina de mida completa. Allisca la imatge (fins i tot en el cas de la recepció lleugerament arrugada que la vam llançar durant la prova), i permet capturar fins a 10 pàgines alhora, que podeu desar a qualsevol carpeta Dropbox com a PDF o un fitxer PNG. Com passa amb altres documents del sistema Dropbox, podeu afegir comentaris a ell o @mention algú per notificar-li que faci una ullada.

Dropbox Business és excel·lent pel que fa a compartir o anotar documents d'aquesta manera sempre que continuï treballant amb l'aplicació per a mòbils. Podeu afegir una signatura al document si teniu Adobe Acrobat instal·lat o ho podeu fer directament des de l'aplicació. També podeu anotar la imatge amb una data o un text personalitzat.

L’única falla és amb el text d’ajuda, que només té una menció breu de com fer el reconeixement de text, i que aquesta entrada era informació inútil. Fins i tot vam contactar amb l'assistència tecnològica per obtenir més informació (sense informar-los que érem premsa) i simplement ens van demanar més informació i, després, mai no van respondre després que els la donéssim. El motiu de la consulta és que l’aplicació mòbil té un camp de cerca que implica que podeu fer una cerca de text en un document escanejat que heu desat en PDF. No obstant això, la recerca de la paraula "xocolata" en un document de dues pàgines que concretava específicament la xocolata va produir zero resultats. Pel que podem saber, els usuaris haurien de considerar la funció d’exploració mòbil més com un mecanisme de captació d’imatges que no pas com una eina per al reconeixement òptic de caràcters (OCR). Si hi ha una gran pila de documents que necessiten OCR, us convindrà millor amb un dels guanyadors de la selecció dels editors al nostre programa d'aplicacions per a exploració mòbil, Abbyy FineScanner o Evernote Scannable.

Altres capacitats es van confondre de manera similar, com ara compartir. Podeu enviar per correu electrònic un document escanejat o crear un enllaç que pugueu compartir a gairebé qualsevol cosa, però passareu uns minuts frustrants a trobar aquestes funcions a la interfície. Tanmateix, un cop els heu trobat, l'escaneig per a mòbils de Dropbox és una eina prou decent, tot i que l'OCR complet seria una addició molt buscada en les versions futures.

Integració i Seguretat

Dropbox porta temps en el joc d'emmagatzematge al núvol i té una presència API significativa per a integracions personalitzades. De fet, el suport de Dropbox ha estat omnipresent entre algunes de les aplicacions més populars d’empreses com Adobe, Microsoft, Salesforce i Slack. També és un dels API més accessibles, que dóna suport a una gran varietat de llenguatges de programació apropables. Això es tradueix directament en satisfer els futurs requisits empresarials, a més dels processos actuals i les necessitats de col·laboració. A més, la plataforma Dropbox DBX ofereix integració amb diverses eines i proporciona una ubicació central per connectar contingut, dispositius i aplicacions.

Pel que fa a la seguretat de dades, Dropbox manté les certificacions ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 i ISO 22301. També manté les garanties SOC1, SOC2 i SOC3. El compliment de la Llei de portabilitat i rendició de comptes (HIPAA) de l'assegurança mèdica no està actiu de manera predeterminada i requereix un acord d'associació comercial (BAA) amb la vostra organització abans de complir. Els registres d’auditoria d’activitats també estan disponibles per als administradors, que poden ser d’utilitat per mantenir el compliment de Sarbanes-Oxley Act (SOX). Dropbox promou aquests èxits normatius i els atribueix en gran mesura a la seva inversió en centres de dades propietaris. A diferència de Jungle Disk, per exemple, que només ofereix la seva solució de programari a Amazon Web Services (AWS) o la infraestructura d’emmagatzematge de Cloud Rackspace Managed Cloud, Dropbox ha invertit en els seus propis centres de dades. Això els proporciona un control més directe de la seguretat de les dades i possibles problemes de compliment de la normativa que els competidors que ho deixen a tercers.

Dropbox encara no ha produït una funció de gestió de claus de xifratge per als usuaris, per la qual cosa les claus estan sota el control de Dropbox. Tot i això, han aplicat controls molt ajustats sobre quines dades tenen els tècnics a l’abast de la resolució de problemes i només quan és absolutament necessari. No és una privadesa completa, però han treballat molt per aconseguir que es guanyi la seva confiança. Tot i que això no pot ser suficient per qualificar-se de FedRAMP, és probable que sigui bastant bo per a molts casos.

Dropbox també admet diverses estratègies d’autenticació (MFA) de dos factors i multifactor que inclouen l’ús d’un missatge de text SMS que lliura un codi separat al dispositiu mòbil de l’usuari, Google Authenticator, Duo Mobile, Amazon AWS MFA o Windows Authenticator. Dropbox recomana fermament que els usuaris aprofitin aquestes funcions perquè aporten una bona capa de seguretat al voltant de les dades sensibles.

Gairebé una parada única

Dropbox ofereix una gran ajuda en tenir problemes, com ara una guia PDF, suport autoguiat, un centre d’ajuda i assistència que es pot cercar mitjançant xat en directe, correu electrònic i telèfon (dies laborables, de 8 a 20 h). Per assistència telefònica, heu de generar un codi pin, que podeu fer directament des de la pàgina d’ajuda principal.

Amb una interfície d’usuari senzilla (interfície d’usuari), emmagatzematge i recuperació d’arxius il·limitats i amplis permisos d’usuaris, Dropbox Business ajuda al vostre equip a col·laborar de manera més eficient. De fet, Dropbox presumeix que 300.000 equips utilitzen Dropbox Business. Per editar fitxers en línia, haureu d’obtenir un compte de Microsoft 365 independent, que pugui augmentar els costos o utilitzar Dropbox Paper, que no està totalment integrat. Per obtenir el millor programari de gestió de documents, consulteu l'estàndard Zoho Docs Standard Choice de l'Editor. Però, amb una solució exclusiva d’emmagatzematge de núvols de classe empresarial i de compartició de fitxers, Dropbox Business és una solució excel·lent i mereix plenament la designació de PCMag Editors.