Vídeo: Intro to Evernote Business (Setembre 2024)
Podeu pensar en Evernote com una simple plataforma de presa de notes, però s’ha ampliat molt més enllà d’això fins a incloure eines de compartir documents i col·laboració. És una gran eina per capturar sessions de pluja d’idees, emmagatzemar documents i incrustar àudio i imatges en notes. Tot i això, és millor per a equips petits amb necessitats limitades; les empreses més grans que necessiten eines de col·laboració robustes quedaran decebudes.
Evernote Business ofereix una prova gratuïta de 30 dies que requereix una targeta de crèdit prèvia. Després d'això, pagareu 12 dòlars per usuari al mes fins a 25 usuaris; si necessiteu més que això, podeu contactar amb les vendes per a un pla personalitzat. Evernote també ofereix un pla bàsic gratuït, un pla Plus (34, 99 dòlars anuals) i un pla Premium (69, 99 dòlars anuals). El pla de negoci afegeix controls d’administrador i gestió d’usuaris. Tot i que ofereix funcions de col·laboració, compartició de documents i accés fora de línia de tots els fitxers a tots els vostres dispositius, encara no pot competir amb Zoho Docs Standard, l’elecció dels nostres editors d’aquesta categoria.
Com començar amb Evernote for Business
Registrar-se a Evernote Business és senzill. Primer, proporcioneu informació de contacte i creeu una contrasenya i, a continuació, afegiu informació de facturació i seleccioneu un pla de pagament i, finalment, accepteu els termes del servei d’Evernote. Es pot pagar anualment amb targeta de crèdit (120 dòlars per usuari), mensualment amb targeta de crèdit (12 dòlars per usuari) o anualment per factura (120 dòlars per usuari). A continuació, podeu convidar els membres de l’equip un a un o a granel o bé guardar-ho per més endavant; també podeu completar el vostre perfil, amb una imatge, número de telèfon mòbil i mida de la vostra empresa.
Els botons de tauler esportius es desplacen a la part esquerra de la pantalla per afegir notes, cercar, obrir un xat de treball, crear dreceres, visualitzar notes i quaderns i etiquetes. A continuació, podeu veure els detalls del vostre compte i la consola d'administració. A la dreta d’aquests botons hi ha una llista de les seves notes, que es separen en notes personals (no compartides) i notes comercials (compartides amb d’altres). Podeu ordenar la llista per data de creació, quan es va actualitzar per última vegada o per títol. Al passar una nota, es revelen els botons per compartir, configurar recordatoris, afegir dreceres o suprimir. Feu clic a una nota i la podreu veure a la consola de la dreta.
Compartir documentació i col·laboració
Encara que Evernote pot ser conegut principalment com a programari de presa de notes, també podeu utilitzar-lo per emmagatzemar i compartir fitxers, encara que no de la mateixa manera que Box for Business o Dropbox Business. Podeu crear quaderns, bàsicament carpetes, i les notes que hi ha dins, però per compartir documents heu d’adjuntar-los a una nota. A continuació, per editar els documents, cal obrir-los des de l'aplicació d'escriptori Evernote; només podeu previsualitzar els fitxers des de la interfície en línia. Després d’editar un document mitjançant l’aplicació d’escriptori i guardar-lo, el fitxer adjunt s’actualitzarà a totes les plataformes i usuaris, de manera que no haureu de tornar a carregar-lo. Una característica interessant: quan incloeu un fitxer a Evernote, el contingut es pot cercar completament.
El vostre compte Evernote ja es pot enllaçar amb Google Drive; un cop l’habiliteu, podeu incorporar fitxers de Google fàcilment als quaderns i notes d’Evernote. Es guarden automàticament totes les edicions al fitxer de Google, que serveixen com a solució de solució per a l’edició col·laborativa. De la mateixa manera, podeu enllaçar les notes d'Evernote al vostre compte de Google Drive. Això us permet aprofitar les funcions que us agraden a les dues plataformes. També podeu connectar Evernote amb Dropbox i Box per a emmagatzematge en núvol i Basecamp, per a la gestió de projectes.
Evernote Business també disposa de diverses plantilles disponibles, com ara un calendari, un seguidor de despeses, un registre de telèfon i altres documents específics del sector.
Podeu convidar els usuaris un a un o de forma massiva enganxant adreces a una caixa. Els convidats han de crear un compte o iniciar-se en un ja existent i completar un perfil. Aleshores, se li demana a l’usuari que descarregui l’aplicació d’escriptori, sense cap manera de saltar-se tret que obriu una nova finestra i inicieu la sessió. Això va ser una mica molest, fins i tot si cal que l’aplicació d’escriptori tingui accés a algunes funcionalitats.
Tot i que Evernote no està connectat al vostre domini com Google Drive for Work, podeu especificar el vostre domini a la configuració i qualsevol persona amb una adreça de correu electrònic que finalitzi en aquest domini podrà unir-se automàticament al vostre compte empresarial; no es requereix cap invitació ni aprovació.
Per compartir quaderns i notes individuals, utilitzeu el xat de treball integrat, que vaig trobar una mica tediós. Vaig haver de cercar a la secció d’ajuda d’Evernote per esbrinar com compartir quaderns i altres continguts amb tot el vostre personal. Va resultar que es tracta d’una altra funció només d’escriptori. Allà, feu clic al botó Compartir en un quadern i seleccioneu "Publicar quadern". A continuació, podeu triar permisos: visualitzar, editar o editar i convidar.
Els membres de l'equip poden col·laborar utilitzant notes, però els usuaris no poden editar una nota al mateix temps. Tindreu un avís si intenteu obrir una nota que algú ja està editant, però podeu triar obrir-la. En aquest cas, si feu algunes modificacions, Evernote crearà una segona còpia del fitxer, que pot resultar confusa. No hi ha manera de bloquejar altres usuaris d’un fitxer.
Un dels bons avantatges és que podeu accedir a tots els quaderns i fitxers des de qualsevol dispositiu, fins i tot sense connexió. Això és molt més convenient que seleccionar documents un per un per a l’accés fora de línia, tal com té a veure amb Citrix ShareFile i Dropbox Business.
Dins de les notes, podeu crear llistes de verificació i establir recordatoris per a la gestió de projectes a petita escala. Evernote té aplicacions per a Android, iOS i Windows, que ofereixen accés fora de línia als fitxers.
Evernote Business us ofereix la gestió de documents bàsics
Quan necessiteu ajuda, podeu accedir al centre d’aprenentatge d’Evernote, que inclou guies per començar, tutorials i articles de resolució de problemes. També podeu contactar amb l'assistència mitjançant un formulari web; quan proporcioneu una paraula clau específica relacionada amb el vostre problema, Evernote proporciona enllaços a articles que podrien respondre a la vostra pregunta. També rebeu la Guia de l'usuari d'Evernote Business després de registrar-vos.
El programari de consum d’Evernote és molt fàcil d’utilitzar; el seu pla d’empresa ofereix més funcionalitat i, malauradament, més complicació. M'encanta que ofereixi accés sense connexió a tots els fitxers a tots els vostres dispositius, però no és convenient haver de dependre d'una aplicació d'escriptori o de Google Drive per a l'edició de documents. Si necessiteu aquesta característica, us recomano que consulteu Box Business, Google Drive for Work o l’estàndard Zoho Docs de la nostra elecció.
