Revisió i qualificació de Fluix

Fluix (que comença a partir de 20 dòlars per usuari al mes per al pla Starter) és una eina de gestió de documents (DM) que es destaca per agilitzar les tasques de rotació al voltant dels documents corporatius, millorar l'eficiència de la mà d'obra i permetre el compliment dels processos empresarials i els requisits legals. Tot i que ofereix una aplicació web, aquesta és limitada en funcions i funcionalitats en comparació amb l’app iPad, que ofereix el conjunt complet de funcions. Tanmateix, no hi ha una versió d’Android que pugui ser un punt de conflicte per a les organitzacions no centrades en l’iPad d’Apple. Si bé el focus de Fluix es centra en tasques de documents com ara l’emplenament de formularis, l’encaminament, les aprovacions i les signatures, Fluix també admet l’emmagatzematge de documents amb permisos basats en funcions, així com connexions a diversos proveïdors d’emmagatzematge en núvol o emmagatzematge local existent mitjançant protocols estàndard. Tot i així, les deficiències en les opcions del dispositiu i fins i tot en les capacitats bàsiques de col·laboració es mantenen al darrere dels guanyadors de la nostra elecció dels editors Ascensio System OnlyOffice i Microsoft SharePoint Online al nostre cercle de revisió del programari DM.

Com començar amb Fluix

Per aprofitar al màxim Fluix, hi ha algunes tasques bàsiques de gestió que haureu de realitzar al principi del procés. Es poden afegir usuaris cada un o bé important un fitxer CSV. La integració amb el Active Directory (AD) de Microsoft només s’ofereix amb el pla de serveis empresarials, però els clients que opten per no anar amb el nivell d’empresa no haurien de perdre massa la funció. Per a aquells que no requereixen de connexió amb un entorn d’administració empresarial, el següent pas lògic després de crear els usuaris és crear grups. Fluix utilitza grups per gestionar les tasques de flux de treball i per proporcionar més granularitat sobre alguns elements de configuració, com ara el comportament de flux de treball i d'aplicacions mòbils, així com opcions de compartició.

El procés de configuració més complex que trobareu a Fluix, com en la majoria dels sistemes de gestió de documents, serà crear els vostres fluxos de treball. Una part important de la creació d'un flux de treball en qualsevol sistema implica comprendre i definir els processos empresarials que suporta el flux de treball. Una vegada establerta aquesta definició, podeu començar a crear regles. Tenint en compte l’èmfasi de Fluix a l’iPad d’Apple, si el vostre procés no implica aquest dispositiu, és millor que decidiu si pot o no, i si ho ha de fer o no. Si la resposta a tots dos és afirmativa, podeu continuar amb Fluix.

Per ajudar-vos en els fluxos de treball, Fluix us permet crear regles que recuperen documents de diverses carpetes del vostre emmagatzematge al núvol de Fluix i de qualsevol emmagatzematge remot que utilitzeu la vostra empresa. Per fer-ho més fàcil, Fluix estén el suport directe a diverses plataformes d’emmagatzematge en núvol populars de tercers, incloses Dropbox Business, Google Drive for Work i Microsoft OneDrive for Business, a més d’altres emmagatzematges allotjats, sempre que sigui accessible mitjançant qualsevol el Protocol de transferència de fitxers (FTP) o Webdav. La flexibilitat d’aconseguir arribar a l’emmagatzematge basat en núvols o als recursos locals és una característica especialment útil i ofereix una flexibilitat molt necessària a Fluix tenint en compte el seu enfocament bastant estret en dispositius.

Fluix Security

La majoria de sistemes de gestió de documents ofereixen un cert nivell de seguretat, ja sigui restringint l’accés a determinades carpetes, limitant funcions o proporcionant accés a funcions administratives. Fluix ho fa mitjançant l'ús de rols que són funcionalment diferents dels grups. Es poden crear rols mitjançant plantilles dissenyades per a diversos rols administratius o d’usuaris, o des d’una plantilla en blanc es pot personalitzar. Les funcions s'assignen als usuaris (no grups) i cobreixen diferents categories de permisos. Els permisos globals impliquen l’accés a àrees de Fluix que generalment estan limitades a usuaris administratius o de gestió, com ara facturació, taulers de comandament, emmagatzematge remot, informes, rols i configuració. Els rols també es poden utilitzar per gestionar els permisos d'usuari a l'hora de realitzar tasques administratives a les carpetes, grups i fluxos de treball d'emmagatzematge.

Podeu utilitzar diversos paràmetres de seguretat per controlar coses com ara el comportament de l'aplicació iOS, l'autenticació de dos factors (2FA) per al portal d'administració, la complexitat de contrasenyes i els períodes de retenció de documents. Altres paràmetres que inclouen l’edició de fitxers, l’edició i la sincronització també tenen impactes de seguretat i es poden configurar globalment o a nivell de grup.

Habilita una mà d’obra sense papers

Quan Fluix sobresurt és capaç de gestionar certs tipus de col·laboració de documents. Tenint en compte el seu iPad, no és estrany que les seves capacitats de col·laboració siguin específiques de les habituals en la majoria dels escenaris mòbils, com ara l’emplenament de formularis i la signatura electrònica. Els conjunts d’eines de les aplicacions mòbils Fluix són ideals per a treballadors mòbils amb necessitat d’omplir un formulari, reunir signatures i enviar el formulari de forma electrònica mitjançant un dispositiu mòbil. Un cop més, trobaràs un bon suport per tot això a l’aplicació Fluix iOS. Malauradament, tot i que hi ha disponible una aplicació per a un navegador web si voleu utilitzar l'escriptori, en realitat no és tan completa com la versió d'iOS, així que avalueu-la amb cura per assegurar-vos que les funcions que necessiteu estan disponibles. I per a aquells que vulguin fer servir un dispositiu mòbil basat en Android, sigui el navegador web o res. Fluix no té disponible la versió per a Android de la seva aplicació en aquest moment.

Un altre desavantatge de la seva concentració de l’iPad és que la majoria de persones no creen documents a l’iPad encara que no siguin formularis. Això és evident a Fluix, ja que l’aplicació no us proporciona molt quant a la creació de documents, ja sigui en termes de col·laboració o d’eines d’edició de documents. Fins i tot tasques bàsiques com canviar els estils de text o el color del document hauran de realitzar-se fora de Fluix, i compartir-se es limita a enviar un correu electrònic amb el document adjunt. L’edició de fitxers PDF a Fluix està limitada a coses com ara les anotacions i canviar l’ordre de la pàgina. Aquestes omissions de funcions no afecten el focus fonamental de Fluix en l’activació de processos empresarials sense papers, però són un cas d’ús habitual per a moltes empreses que consulten una plataforma de gestió de documents i, simplement, no són compatibles amb Fluix. Això pot resultar difícil vendre si es compara amb solucions més completes, Microsoft SharePoint Online o fins i tot Adobe Document Cloud Standard.

Preu

Fluix ha canviat recentment els seus plans de preus. El pla d’inici és el nivell més baix i funciona amb 20 dòlars per usuari al mes (amb un mínim de 10 usuaris), amb suport per a les polítiques de contrasenya i l’ús compartit de documents. El nivell bàsic ara costa 30 dòlars al mes, però afegeix una sèrie de funcions, com ara flux de treball, permisos, accés a l'aplicació web, compliment de diversos estàndards de privadesa i inclusió de suport telefònic. Finalment, hi ha un pla avançat, el cost de la qual puja a 50 dòlars per usuari al mes. Però aquest pla afegeix taulers de control per a informes i administracions, acords a nivell de servei personalitzat (SLAs), registres d'auditoria, integració amb AD i suport per a la integració amb serveis de tercers.

L’únic cop contra el nivell d’arrencada de Fluix és que el seu màxim d’emmagatzematge és de només 5 GB i aquesta capa també té capacitats de retenció de documents personalitzats. Aquesta és una àrea clau per a les empreses que busquen passar a la gestió de documents electrònics, ja que sovint és una mesura clau contra greus ramificacions legals. Afortunadament, tant els nivells Core com Advanced estan compatibles amb aquesta funció.

Tenint en compte el seu èmfasi específic en només determinades capacitats de gestió de documents i la seva gran dependència de la plataforma iOS, Fluix només té sentit per a les empreses que participen molt en el processament de formularis mòbils amb l'iPad. El repte és que altres solucions de gestió de documents també puguin racionalitzar aquestes tasques, potser amb menys poliment i una mica més de complexitat, però sovint amb preus més competitius i, certament, amb més marge per al creixement de processos en cas que les necessitats del negoci canviïn.