Unitat de Google per a revisió i qualificació de treball

Google Drive for Work comença a partir de 5 dòlars per usuari al mes pel seu pla bàsic i representa una opció sòlida per a clients de petites i petites empreses (SMB) que busquen una solució d’emmagatzematge en núvol empresarial o una eina de gestió de documents amb qualitat. Des del costat del servei d’emmagatzematge, Google Drive for Work té un excel·lent conjunt de funcions, però l’empenta forta, a vegades inevitable, cap a Google G Suite afegirà una mica de càrrega innecessària per a determinades organitzacions, cosa que es traduirà en una posició lleugera per darrera dels guanyadors de l’Editors Dropbox Business i Negoci Egnyte.

Podeu provar-ho gratuïtament mitjançant una prova de 30 dies sense necessitat de targeta de crèdit. Després de finalitzar el període de prova, hi ha dos plans entre els quals triar: G Suite Basic i G Suite Business. G Suite Basic us proporciona 30 GB d’emmagatzematge, calendaris integrats, adreces de correu electrònic empresarials i controls bàsics d’administració i seguretat. G Suite Business (10 dòlars per usuari al mes) us ofereix tot el que fa el pla bàsic i afegeix controls d'administració avançats, arxivat segur per a documents comercials vitals i emmagatzematge il·limitat (o 1 TB per usuari si teniu menys de cinc usuaris). Tant els plans bàsics com els d’empresa ofereixen assistència per correu electrònic i telèfon 24 hores al dia 24 hores. Google Drive for Work és una eina excel·lent per a la col·laboració i edició de documents.

Des del costat de la gestió de documents, el producte també funciona bé, però si necessiteu una gestió de fluxos de tasques i de treball, el nostre estàndard Zoho Docs Standard és la millor elecció.

Com començar amb Google Drive

Per registrar-vos, heu d’aportar informació de contacte, nom comercial, nombre d’empleats i triar el vostre nom de domini. Si no en teniu, podeu comprar un domini a través de Google o d’un altre servei d’allotjament web. Finalment, configureu una contrasenya i després demostreu que no sou un robot identificant una sèrie d’imatges. Abans d’anar més lluny, heu de verificar el vostre domini, que podeu fer de diverses maneres, inclòs l’addició d’algun codi HTML al vostre lloc web i la càrrega d’un fitxer de text al servei d’allotjament. Hem provat alguns mètodes diferents i només ha tingut èxit amb l'opció HTML. La bona notícia és que, si no teniu èxit, vosaltres (sent l’administrador del compte) podeu arribar a l’assistència de Google per telèfon, correu electrònic o xat.

La interfície d'usuari de Google Drive for Work (interfície d'usuari) és senzilla. Com a administrador, teniu el vostre propi quadre de comandament on podeu configurar un perfil d’empresa, veure informes d’ús, gestionar dispositius, triar quines aplicacions de Google utilitzaran la vostra empresa, configurar xarxes i afegir i gestionar usuaris. També podeu migrar el correu electrònic, els contactes i les dades del calendari al vostre compte.

Google Drive for Business s’assembla a Google Drive. L’única diferència és que, el primer cop que inicieu la sessió, se us advertirà que teniu un emmagatzematge il·limitat, a diferència del producte de consum que us abasta els 15 GB. Tanmateix, podeu actualitzar a 100 GB (1, 99 $ al mes) o 1 TB (9, 99 $ al mes).

Compartir documentació i col·laboració

Compartir comparteix la mateixa manera que ho fa a Google Drive, orientat al consumidor. Podeu compartir fitxers un a un o a totes les carpetes alhora. Podeu editar fitxers Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint i Microsoft Word sense convertir-los. Aquesta és una bona actualització, tot i que només podeu comentar els fitxers de Google. Per a cada carpeta i arxiu, podeu modificar la configuració de compartir, ja sigui fent-la pública, visible per a usuaris concrets o per a qualsevol persona amb un enllaç. No hi ha manera òbvia de compartir fitxers i carpetes nous. Per tant, la millor aposta és crear una carpeta per allotjar tots els fitxers i subcarpetes que vulgueu compartir. Si teniu un gran nombre d’empleats, podeu crear grups per facilitar la compartició. De fet, hauríeu de crear grups o bé, haureu de recordar l’adreça de correu electrònic de tothom i arriscar-vos a deixar algú fora.

Podeu convidar els usuaris a configurar un compte o a afegir-ne usuaris, en aquest cas els assignareu una contrasenya temporal. També podeu afegir usuaris massius carregant un fitxer CSV. Des de la consola d'administració, podeu restablir la contrasenya d'un usuari i canviar el nom, suprimir-la o suspendre-la. Quan convideu a nous usuaris, reben una adreça de correu electrònic amb el vostre domini. Tots els usuaris poden accedir a la seva unitat, que conté els seus fitxers i una carpeta anomenada "Compartit amb mi", que s'explica per si mateix. També podeu veure fitxers oberts recentment i fitxers destacats (que són els que heu marcat com a favorits).

Si sou un usuari freqüent de Google Drive, probablement us haureu adonat que no sempre teniu un control complet sobre els documents i les carpetes que us han compartit. Google ha suavitzat aquesta arruga i ara els usuaris poden moure fitxers compartits a diferents carpetes i afegir fitxers a carpetes compartides. Anteriorment, sovint teníem problemes per trobar fitxers compartits ja que no s’organitzaven de la manera que ens agradava.

A més de Google Drive, Google App for Work inclou correu electrònic, calendari i altre programari de Google. Tanmateix, Google actualment no té una eina de gestió de projectes ni una forma de gestionar les tasques en equip. Per això, us recomanem que mireu Zoho Docs Standard, la nostra elecció d'Editors en la gestió de documents i la seva contrapartida Zoho Projects, que també va guanyar la nostra elecció d'Editors.

Google Drive for Work disposa d’aplicacions per a Android i iOS, en què podeu veure, editar i compartir fitxers tal com podeu al vostre ordinador. Els propietaris de comptes també poden descarregar l'aplicació Google Admin per a Android i iOS. Els usuaris d'Android ja poden aprofitar complements per a Docs i fulls, com DocuSign per a signatures electròniques i Scanbot per a exploració mòbil. A més, per als propietaris de Google Pixel, hi ha una opció de còpia de seguretat que val la pena revisar de prop.

Tanmateix, Google Drive for Work també té escaneig de documents integrat a la seva versió mòbil. Mitjançant el telèfon, podeu escanejar una foto i, a continuació, interpretar text mitjançant el reconeixement òptic de caràcters (OCR). Aquesta capacitat també funciona en qualsevol fitxer PDF que hagueu emmagatzemat a Google Drive. En general, aquesta funcionalitat d’escaneig també té una interfície d’interès gràfica còmoda i sense implicar. Escanejar una imatge és tan fàcil com triar "usar càmera" al diàleg "Afegeix un nou document".

Tot i això, tot i que Google considera que OCR està integrat amb aquesta capacitat d’exploració, la nostra prova no va obtenir resultats molt precisos. Les cerques de text queden relegades a fitxers PDF i, si obriu un post-OCR PDF, podeu mostrar algun text bastant aproximat. Per exemple, no voldríem provar de cuinar amb aquest esforç millor:

No podeu dir que l’aplicació de Google Drive per a mòbils guardi aquesta recepta com a fitxer PDF ni, fins i tot, la converteixi en una posterior mitjançant la interfície d’interès web. Probablement podeu trobar un complement de tercers que ho faci a Chrome, però només vam provar les funcions de l'aplicació per a mòbils per a aquesta revisió. Realista, penseu en la funció d’exploració mòbil a Google Drive com una manera d’importar imatges en lloc de realitzar operacions OCR, especialment en una gran pila de documents. Si aquesta és la vostra missió, aleshores us convé utilitzar un dels nostres guanyadors de les aplicacions per a escanejar mòbils Editors 'Choice, Abbyy FineScanner o Evernote Scannable.

Quan necessiteu ajuda, podeu accedir a la base de coneixement i als fòrums de la comunitat completa de Google. Com que Google ofereix un programari de consum tant com per a empreses amb el mateix nom, de vegades pot ser difícil trobar allò que necessiteu. Els administradors també poden obtenir assistència 24 hores per telèfon, correu electrònic o xat.

Integració i seguretat

Google Drive segueix les directrius del sector en termes de seguretat, cosa que significa que compleix les normes ISO 27001, SOC2 i SOC3. A més, Google signarà un acord de compliment de l'assegurança mèdica i la rendibilitat de comptabilitat (HIPAA), que és un requisit mínim per utilitzar qualsevol producte d'emmagatzematge en núvol del sector sanitari. Les dades es xifren en repòs amb l'estàndard de xifrat avançat (AES) de 256 bits de grau militar i la informació transferida cap a Google i des de sempre es troba protegida amb Secure Socket Layer (SSL). L’únic inconvenient és que no hi ha cap mecanisme actual per a les claus de xifratge gestionades pel client. Google Drive també ofereix suport complet per a l'autenticació multifactorial (MFA) per evitar que els atacants. Combinat amb una excel·lent solució d’auditoria de fitxers, aquest producte és fàcil sentir-se segur.

Tota la tecnologia de Google es basa en el seu propi conjunt d’interfícies de programació d’aplicacions polides (API). Google Drive no és una excepció. La sincronització de contrasenya d'Active Directory (AD) està disponible per als usuaris empresarials mitjançant G Suite Password Sync (GSPS) per facilitar la gestió dels comptes de G Suite. No és una integració directa amb la gestió completa del compte, però funciona prou bé. També hi ha una gran varietat de connectors d’aplicacions de tercers disponibles per a aquells que ho necessitin. Per a organitzacions que necessitin més informació, podeu accedir a l'API pública després d'un curt procés de registre i, a continuació, fer que els desenvolupadors l'utilitzin per integrar i personalitzar la vostra experiència de Google Drive for Work.

Comparteix exemplars de documents i accés fora de línia

En general, Google Drive for Work ofereix una solució de col·laboració i emmagatzematge de dades completa a la plataforma d’aplicació G Suite ja segura i d’alt rendiment. Les millors parts de Google Drive for Work són les seves eines d’edició i compartició, així com el seu accés sense connexió sense connexió, que és excel·lent per a aquells que necessiten treballar a la carretera quan les connexions a Internet són poc fiables. També és fantàstic que, a diferència de la majoria d’altres productes de Google, els administradors puguin accedir a assistència en directe via telèfon, correu electrònic i xat en lloc de confiar en articles i fòrums d’ajuda. Tots els components de la G Suite són d’alta qualitat i accessibles, de manera que és una opció atractiva per als clients del mercat d’una nova plataforma de productivitat a més de la gestió de documents o l’emmagatzematge en núvol. I, per a aquells que ja utilitzen les aplicacions de G Suite de Google, és una idea absoluta.

No obstant això, utilitzar-lo al màxim avantatge requereix comprar almenys la majoria de la pila de productes de Google, cosa que no és adequada per a tots els negocis, ja que molts ja s'han estandarditzat en altres solucions per a aquests problemes i no tenen necessitat de migrar. Així doncs, si busqueu només una solució dedicada a la gestió de documents o una simple plataforma d’emmagatzematge de núvols de negocis, Google Drive for Work pot tenir problemes per competir amb les eleccions dels editors Zoho Docs Standard o Dropbox Business i Egnyte Business, respectivament, fins i tot amb els seus atractius. preu i conjunt de funcions.