Revisió i valoració de Gotomeeting

Gràcies a l’ample de banda barat i a una àmplia selecció de serveis de videoconferència, intentar coordinar reunions amb els clients en diverses ubicacions geogràfiques i interactuar amb treballadors remots ja no és el repte logístic i tècnic del lloc de treball. GoToMeeting (que comença a partir de 14 dòlars mensuals, que es factura anualment) és un dels serveis de videoconferència més coneguts, juntament amb el servei de reunions Cisco WebEx Meeting i Editors, ClickMeeting. Però GoToMeeting, que va ser adquirit a Citrix per LogMeIn el gener del 2017, ja no domina l'espai i, fins i tot, podria estar caient per darrere de la competència en algunes àrees.

Si alguna vegada has format part d’una demostració en línia o has vist una presentació web, és probable que hagis utilitzat GoToMeeting (o Cisco WebEx Meetings, per aquest cas). Per tant, ja coneixeu una mica el funcionament d’aquest tipus de programari. Si bé el servei és capaç de compartir pantalla, demostracions i, fins i tot, solucionar problemes remots, aquesta revisió es centra en les funcions de videoconferència de GoToMeeting.

Paquets GoToMeeting

GoToMeeting ofereix tres versions del seu programari: Starter, Pro i Plus. GoToMeeting Starter (que, com s'ha dit anteriorment, comença amb 14 dòlars al mes, es factura anualment) suporta fins a 10 participants i GoToMeeting Pro (que comença a 29 dòlars al mes, factura anualment) suporta fins a 150 participants. GoToMeeting Plus (que comença a 39 dòlars al mes, que es factura anualment) pot gestionar fins a 250 participants en una trucada. També hi ha una versió gratuïta de GoToMeeting, que ofereix funcions limitades per a fins a 50 participants. GoToMeeting no necessita una targeta de crèdit per registrar-se a la prova gratuïta de 14 dies, una pràctica que desitjo era més freqüent entre els serveis empresarials. També ofereix un reemborsament de 60 dies, cosa també inusual.

Una gran part de l’atractiu per a GoToMeeting és que forma part d’una línia de productes "GoTo" més gran, inclosos GoToWebinar i GoToTraining. Tanmateix, no hi ha cap despesa de compra de diversos productes, ni hi ha cap opció de compra inclosa. Però, si ja utilitzeu GoToWebinar per a esdeveniments en línia per a fins a 2.000 assistents, té sentit només quedar-se a la família de productes quan cerqueu un producte més centrat per a públics més reduïts.

Començant

L’únic que necessiteu per començar amb una prova de GoToMeeting és la vostra adreça de correu electrònic, el vostre nom i una contrasenya del vostre compte. El formulari també té un menú desplegable per al nombre de seients organitzadors, cosa que significa que els usuaris puguin configurar reunions. Per defecte, no volia canviar-lo per dos, però després podríem tornar-lo i canviar-lo. Hauria estat millor obligar l’usuari a introduir un valor per davant perquè és realment fàcil passar per alt a la pàgina.

Curiosament, vaig veure un avís que em va dir que la zona horària del meu perfil no coincideix amb la zona horària del meu ordinador. No sé per què va decidir que estava a l'hora del temps del Pacífic. No es basa en la meva adreça IP ja que una revisió ràpida dels serveis de geolocalització IP enumerava la meva ubicació a la costa est. Per sort, és una cosa prou fàcil de solucionar.

La pàgina "El meu compte" és força espartana i mostra caixes per a detalls del pla, sessió de sessió i informació personal. El procés per defecte es basa en el pla de GoToMeeting Pro, que està limitat a 150 participants. Veieu el tipus de pla, la data de caducitat i un enllaç de suport per a Workspace Cloud a "Detalls del pla". Workpace Cloud inclou servei d'aplicacions i d'escriptori, servei de gestió de cicles de vida, servei de compartició de dades i dades, servei de gestió de mobilitat i servei de consergeria.

Feu clic a "Les meves reunions" a la pantalla del meu compte us portarà a la interfície d'usuari de GoToMeeting (IU). Hi ha botons que us permeten programar una reunió futura, entrar en una reunió i crear una reunió ara mateix. La primera vegada que vaig iniciar la sessió, també vaig veure enllaços per fer una gira o inscriure'm a la formació gratuïta. La visita va ser realment bàsica, i van destacar els botons i el menú on es conserven tots els altres paràmetres. Després d’haver creat algunes reunions, a la pantalla hi havia una àrea que mostrava totes les meves reunions properes i en curs i una història de totes les meves reunions passades.

El canvi del meu compte a la interfície d’interès real de GoToMeeting era difícil perquè semblen completament diferents. La pàgina El meu compte és una pàgina predominantment blanca, amb caixes grises per a detalls del pla, informació d’inici de sessió i informació personal. La interfície d'usuari GoToMeeting és una tonalitat grisa amb les caixes de color taronja brillant. La pàgina del compte se sent fechada, tot i que la IU està clarament tractant de ser una mica més moderna.

Configuració d'una reunió

Quan feu clic a "Planificar una reunió", apareixerà una finestra que us demana que introduïu el nom de la reunió, la seva freqüència (es produeix una vegada, diverses vegades), la data, l'hora i la durada. Els participants poden connectar-se a través de Voice-over-IP (VoIP) sempre que tinguin un micròfon i altaveus de treball, marquin un número directe específic del país o utilitzin un servei de trucada en conferència independent. Quan feu clic al botó per utilitzar el vostre propi servei, veureu una finestra de text on enganxar la informació.

Un cop hàgiu tornat a la interfície d'interès principal, veureu la nova reunió a la pàgina. Al fer clic a la reunió s’obrirà una finestra modal amb tots els detalls, inclosos els números de telèfon i els enllaços. Heu de fer clic al botó Copiar per copiar el text al porta-retalls de manera que pugueu enganxar-lo al vostre correu electrònic o a una altra eina per comunicar els detalls de la reunió. Igual que amb Microsoft Skype for Business, GoToMeeting no gestiona la comunicació amb els participants convidats ni el seguiment dels assistents. Això us correspon al vostre programa de calendari. Si voleu aquesta capacitat, considereu StartMeeting o ClickMeeting en lloc dels dos, el que us permetrà enviar invitacions a reunions directament des del programari.

A les proves, em va semblar estrany que el botó de còpia utilitzi Flash. He desactivat Flash de manera predeterminada al meu navegador, de manera que no podia copiar la informació al principi. La resta de la finestra i el lloc web no utilitzen Flash, de manera que només calia posar flash sobre aquest botó (quan és tan fàcil de codificar copiar i enganxar).

GoToMeeting disposa de complement de Microsoft Outlook i de Google Calendar. Instal·lar-ho us permet afegir GoToMeeting al vostre esdeveniment al calendari. Amb ella, també podeu convidar contactes de correu electrònic a reunions.

GoToMeeting ofereix el que s'anomena "Sala de Reunions Personals". Podeu crear una URL personalitzada que sigui fàcil de recordar, com ara gotomeet.me/superfunchattogo. En lloc d’intentar recordar el codi d’accés i la informació específica, només podeu entrar a la sala de reunions. Aquesta és una característica fantàstica per a reunions periòdiques. Aquesta és semblant a l’opció “Meet Now” de Microsoft Skype for Business, tret que obteniu un URL únic per a la reunió.

No heu d’especificar quan creeu la reunió si es tracta d’una videotrucada, només una trucada de veu o si es compartirà pantalla o no. Tot això es gestiona sobre la marxa durant la reunió.

Des de la interfície d'usuari, també podeu fer clic a "Reunir ara" per iniciar la reunió sense programar-la. Un cop més, GoToMeeting no envia els detalls de la reunió als participants. Heu de copiar-lo i enganxar-lo o confiar en el connector per integrar-lo amb el vostre correu electrònic.

L’experiència de reunió

La interfície d'usuari de GoToMeeting s'ha actualitzat recentment amb un aspecte més modern. Pot ser que GoToMeeting sigui preferible a altres serveis, ja que no requereix que els usuaris naveguin per cap menú. D'altra banda, no té funcions avançades de reunió, com enquestar o aixecar una mà, així que tingueu en compte. GoToWebinar i GoToTraining ofereixen aquestes funcions més avançades. Un bon grapat de competidors ofereixen una funció "alça la mà", inclosos ClickMeeting i Adobe Connect. ClicMeeting també ofereix el sondeig.

Per als assistents, unir-se a una reunió a GotoMeeting és força senzill. Feu clic a l'enllaç de la invitació de reunions i GoToMeeting obre una finestra nova. O bé podeu dirigir-vos directament al lloc web de GoToMeeting i introduir el codi de reunió. En el passat, GoToMeeting requeria instal·lar Java. Això és, per sort, que ja no és així, però encara és necessària alguna cooperació del client. Si és la primera vegada que utilitza GoToMeeting, el lloc web intentarà descarregar automàticament el programari de visualització i, després, li demanarà que el posis en marxa. Si utilitzeu Chrome, és possible que vegeu un missatge demanant si està bé llançar l'aplicació. Si sabeu que no necessitareu les funcions de compartició de vídeo ni de pantalla, només podeu marcar a la línia de pont de conferències.

Escolliu la vostra opció de so (truqueu o utilitzeu l’ordinador) i espereu fins que el programari s’iniciï. Si restringiu la configuració del navegador per no permetre aparicions o descàrregues emergents (com faig jo), haureu de concedir el permís de l’ordinador per realitzar cadascun d’aquests passos. Això pot ser tediós, però no és difícil. Si els assistents es troben en ordinadors bloquejats amb permisos restringits per llançar aplicacions, pot ser que se us demani que introduïu una contrasenya abans que es pugui publicar. La reunió no comença fins que l’organitzador de la reunió s’iniciï i s’uneixi a la reunió.

Capacitats de videoconferència

GoToMeeting és una plataforma estable i ben establerta i la videoconferència és una extensió de les seves capacitats. El problema és que la videoconferència se sent com una reflexió posterior. GoToMeeting ofereix videoconferència mitjançant la seva funció HDFaces, inclosa en tots els plans. Cada participant fa clic al botó Compartir càmera web per activar la càmera. Tot i això, GoToMeeting us limita a sis sessions de vídeo compartides. No importa si esteu al pla de 25 places o 100 places. Podeu tenir persones a la reunió només participant mitjançant l'àudio i tenir 25 persones al vídeo.

No podeu utilitzar cap eina, com ara el mode Dibuixar, mentre estigueu en vídeo. Tanmateix, podeu compartir la pantalla mantenint la vostra càmera web en actiu, la qual cosa és bo per a una presentació. I podeu utilitzar el mode Dibuix amb la pantalla compartida. No es poden gravar trucades de videoconferència, cosa que és una llàstima, sobretot perquè Microsoft Skype for Business no té cap opció.

GoToMeeting no és atractiu per a la compatibilitat del navegador. Ho vaig provar en quatre navegadors diferents: Chrome, Firefox, Internet Explorer i Safari. Independentment de si l’assistent es trobava inalàmbric o Ethernet, l’experiència era fluida i clara. Si la vostra empresa té problemes sobre videoconferència, també haureu de tenir en compte GoToConference, que és el servei de videoconferència de vídeo tot en un de GoToMeeting que combina el maquinari amb la videoconferència GoToMeeting en un sol paquet.

Característiques

També podeu protegir la vostra reunió amb una contrasenya, però heu d’enviar per correu electrònic als participants per separat. GoToMeeting no enviarà aquesta informació en nom seu, cosa que té sentit. Quan l’organitzador inicia la reunió i introdueix la contrasenya, GoToMeeting demana a cada participant que introdueixi la contrasenya per permetre’ls accedir. GoToMeeting reclama no guardar la contrasenya de la reunió. Juntament amb aquesta funció, podeu bloquejar la reunió per evitar que els assistents entrin abans de l’hora d’inici de la reunió.

El programa ofereix un mode de dibuix, en el qual la persona que té el control sobre la pantalla pot dibuixar. Les eines us permeten ressaltar text, dibuixar fletxes, elements específics dels focus, o dibuixar lliurement. Vaig pensar que les eines semblaven ocultes sota el logotip de GoToMeeting, però no eren massa difícils de trobar. No podeu utilitzar les eines de dibuix en una videoconferència. Si necessiteu opcions de reunió avançades, com ara enquestar o aixecar la mà, haureu de veure GoToWebinar o altres plataformes.

GoToMeeting admet xinès, francès, alemany, italià i espanyol. Si canvieu els modes d’idioma, totes les opcions de text i menú canvien immediatament. Com he esmentat anteriorment, tinc accés al Workspace Cloud, que permet a les empreses dissenyar i proporcionar serveis d’espai de treball per permetre als usuaris accedir a aplicacions, dades i eines informàtiques al núvol. Això és diferent del que comparteix a l'escriptori durant una reunió. Amb Workspace Cloud, instal·leu, configureu i gestioneu l’aplicació al núvol i entregueu aplicacions i escriptoris virtuals segurs a qualsevol dispositiu. No hi ha res executat al dispositiu local, però els usuaris obtenen tota l’experiència d’usuari (UX), independentment del dispositiu i de la xarxa.

GoToMeeting té aplicacions per a dispositius Android, iOS i Windows Phone. També podeu descarregar el visualitzador des de Windows Store per a dispositius Windows 8.1. Vaig provar la videoconferència des d'Android i el Windows Phone i vaig trobar la qualitat alta i les aplicacions fàcils de navegar. Una de les novetats més atractives per a viatges freqüents. Anomenat "Mode commuter", reconeix quan el dispositiu mòbil està en moviment i fa que la funció de silenciar i desmotivar un sol toc. Això redueix molt el risc de ser un conductor distret, per així dir-ho.

GoToMeeting va afegir recentment una funció "Truca'm", que permet que GoToMeeting us truqui durant una reunió programada prèviament. Això us permet unir trucades sense haver d’introduir la informació de marcatge llarg que normalment heu d’introduir. "Reunió d'un clic" és una altra novetat que permet als usuaris llançar una reunió des d'aplicacions integrades de tercers, com Microsoft Office i correu electrònic.

Una mica nou de la barreja és una característica de transcripció que utilitza la tecnologia de Google per transcriure el contingut de la reunió per a la seva descàrrega. Aquesta és una característica excel·lent i redueix en gran mesura la necessitat de trigar uns minuts. És capaç d’identificar i cridar elements d’acció, així com de resumir el contingut. Fer-ho conjunt amb això és la possibilitat de descarregar qualsevol diapositiva de reunions com a fitxer PDF per a la seva posterior consulta. Això permet als assistents centrar-se en escoltar en lloc de dividir el focus entre prendre notes i parar atenció al que es diu.

També és nova la gravació de vídeo; això inclou els feeds de vídeo i àudio. Aquest és potser el millor producte dels que hem provat aquesta funció, ja que ofereix un emmagatzematge en núvol il·limitat per a enregistraments.

Obtenció d'ajuda

GoToMeeting realitza una visita de productes en tres passos per passejar els usuaris per la plataforma i familiaritzar-se amb totes les seves funcions. També hi ha una sessió d'entrenament independent, que s'ofereix en moments específics de la setmana. Us registreu a una franja horària i obteniu un entrenament individualitzat per planificar reunions i gestionar funcions de la sessió. Ofereix suport telefònic per a problemes tècnics i xat de vendes en línia per ajudar a l’avaluació del producte.

El text de base de coneixement i ajuda és complet i els fòrums estan actius. És fàcil trobar preguntes anteriors. A més, us ofereix assistència 24 hores al dia si heu de contactar amb un representant d'assistència tècnica.

GoToMeeting ha augmentat el seu joc durant els darrers anys, augmentant el nombre de persones que suporta en una reunió determinada i afegint suport per a dispositius mòbils. L’augment a 25 fluxos de vídeo segurament s’ajusta a la competència també. GoToMeeting era potser la solució de videoconferència més bàsica disponible, però ha anat clarament més enllà d’això. Tot i que no és prou tímid la designació dels nostres editors, només ho fa a causa de les funcions del seminari web segregades que només estan disponibles a GotoWebinar. Si voleu productes que incloguin aquesta capacitat de manera predeterminada, penseu provar una alternativa com ara ClickMeeting, l’elecció dels nostres editors per a equips centrats en el webinar.