Revisió i qualificació oficials

Fa uns anys, quan vaig trobar OfficeTime, aquesta aplicació de seguiment del temps per als treballadors que facturaven a l'hora em va impressionar per la seva senzillesa, facilitat d'ús i baix cost. OfficeTime continua sent una opció meravellosa per als treballadors solistes que desitgen un rastrejador de temps fora de línia fiable que inclogui senzilles eines de seguiment de despeses i facturació. Tot i això, no és ideal per a la col·laboració i no s’integra amb moltes altres aplicacions i serveis. Per a l'ús d'equips i opcions de facturació més avançades, Harvest és una aplicació millor i una elecció per als editors. Una altra opció per als treballadors solitaris amb un pressupost és la versió gratuïta de Toggl, que també és una elecció d'Editors.

Preu i Disponibilitat

OfficeTime és una aplicació que es pot descarregar per a Windows i Mac, també amb aplicacions mòbils per a iOS i Apple Watch. Les aplicacions d'escriptori costen 47 dòlars cadascuna. La majoria de les altres aplicacions de seguiment de temps es venen com a subscripcions, però amb OfficeTime només pagueu una quota de compra única.

Tenint en compte que no pagueu una tarifa continuada per OfficeTime, el preu és baix. Altres aplicacions de seguiment de temps generalment costen entre 8 i 12 dòlars al mes. Tanmateix, moltes d’aquestes aplicacions donen suport a la col·laboració, el que significa que podeu fer el seguiment i crear factures no només del temps dedicat a projectes, sinó també del temps del vostre col·laborador. OfficeTime és només per a ús sol.

Per als propietaris exclusius, OfficeTime ofereix un gran valor, però hi ha versions gratuïtes d'altres aplicacions que ofereixen un valor similar. El nivell gratuït de serveis de Toggl, per exemple, és adequat per a molts autònoms. Toggl no inclou facturació, però podeu connectar-lo a gairebé qualsevol altre servei de facturació i despesa que pugueu utilitzar.

Harvest, que d’altra manera costa 12 dòlars per persona al mes, també ofereix una versió gratuïta de l’aplicació, tot i que et limita a gestionar només un projecte alhora. Una altra aplicació anomenada TopTracker és totalment gratuïta, però té llum sobre les funcions.

Configuració i iniciació

Per obtenir OfficeTime, descarregueu l’aplicació Windows o Mac, que inclou un període de prova de tres setmanes gratuït abans d’haver d’introduir qualsevol informació de la targeta de crèdit. Quan configureu el compte, OfficeTime pregunta si voleu començar amb algunes dades fictícies que us ajudin a orientar-vos o si voleu configurar el vostre propi treball per fer el seguiment.

Per utilitzar OfficeTime (i realment la majoria d'aplicacions de seguiment del temps per a aquest tema) de manera efectiva, heu de dedicar uns quants minuts per assegurar-vos que tingueu una clara comprensió de com s'organitzen els vostres projectes empresarials. Molts professionals tenen aquests coneixements tàcits al seu abast, però a vegades es triga una mica aprenentatge d'errors i d'errors per analitzar correctament el vostre treball. OfficeTime és prou àgil com per permetre-vos corregir les vostres passes malament a mesura que aneu.

OfficeTime guarda totes les dades del vostre compte localment a l’ordinador o al dipòsit d’emmagatzematge que indiqueu durant la configuració. Si escolliu utilitzar l'aplicació d'escriptori i l'aplicació iOS, podeu sincronitzar el vostre compte entre aquests dispositius, però només quan estiguin connectats a la mateixa xarxa (per exemple, la mateixa wifi). No hi ha cap opció per sincronitzar entre una aplicació d’escriptori de Windows d’OfficeTime i una versió de Mac de l’aplicació. Els controls de sincronització només apareixen a l’aplicació iOS, no a les aplicacions d’escriptori.

Característiques

A OfficeTime, teniu projectes, ítems i categories. Les línies de comanda són més o menys el mateix que les tasques, tot i que aquí també poden ser despeses. Cada projecte conté ítems i cada línia de comanda es pot assignar a una categoria, com ara màrqueting, disseny, investigació o qualsevol altra que creeu. També podeu assignar projectes a categories.

Quan esteu preparat per començar a treballar, creeu una línia de línia i premeu un botó de reproducció a l'extrem esquerre. El temporitzador començarà el temps de seguiment al minut, que podreu veure en temps real si deixeu la finestra a la vista. A la versió de Mac, també posa una visualització del temporitzador actiu al menú d'estat, de manera que podeu fer una ullada i veure durant quant temps treballaveu en una tasca. Des d'aquesta mateixa icona del menú d'estat, també podeu fer una pausa i reprendre el seguiment de temps, començar ràpidament el temps de seguiment d'una nova tasca, i creeu un recordatori.

La funció de recordatori, exclusiva per OfficeTime, pel que sé, us permet introduir qualsevol text de forma gratuïta que desitgeu. OfficeTime us ho recordarà mitjançant un missatge emergent a l’hora que configureu.

Com que OfficeTime és una aplicació d'escriptori, tot funciona sense connexió. Alguns seguidors de temps en línia, com Toggl, tenen capacitats fora de línia, tot i que no tots ho fan. Quan vaig provar Toggl, vaig tallar de sobte l'Internet per veure què passaria amb el temporitzador, i vaig continuar marcant. No va ser el cas d’Everhour, que va aturar el seu temporitzador immediatament quan el meu ordinador el detectava fora de línia.

Si comenceu a gravar una nova tasca a OfficeTime quan ja teniu un temporitzador en funcionament, l’aplicació fa una pausa automàtica de la línia de comanda activa, de manera que és impossible que factureu de forma accidental a dos clients o que enregistreu el temps per a dues tasques simultàniament. Hi ha una manera de reemplaçar aquesta configuració.

Les línies de comanda també poden suposar despeses, com ara la fotografia que heu comprat per a l'obra o el transport d'un client per arribar a una reunió. Es registren les despeses com si fossin qualsevol altra línia de producte, cosa que significa que les veieu en la llista al llarg del vostre temps de seguiment per a un projecte determinat.

Tot i que OfficeTime inclou eines de facturació i despesa, no cobreix totes les situacions i condicions que de vegades es produeixen per als autònoms. Per exemple, les eines de facturació i de projecte d’OfficeTime no tenen en compte els projectes de tarifa plana. Suposem que cobro una tarifa plana de 200 dòlars per una sessió de consultes presencials o 5.000 dòlars per una creació de llocs web, independentment de la quantitat de temps dedicat al projecte. Altres aplicacions, com Harvest i Paydirt, ofereixen maneres de fer un seguiment adequat del treball del projecte i de la seva facturació, mentre que OfficeTime només funciona durant hores facturades. El motiu pel qual encara es pot voler fer un seguiment del temps en un projecte amb una tarifa plana és assegurar-se que no hi dediqueu massa temps i rendir-lo menys rendible.

Una altra característica que falta a OfficeTime que es mostra en diverses aplicacions de seguiment de temps en línia és la possibilitat d’estimar quant de temps trigarà una tasca o un projecte. Aquest tipus d’informació ajuda a les persones a millorar les seves habilitats de gestió del temps, cosa que pot conduir a assumir o rebutjar de forma adequada la nova feina.

Informes i factures

Les eines d’informació i facturació d’OfficeTime funcionen bé i són clares. Sempre estic satisfet amb les eines d’informació que no requereixen que tinc una titulació avançada en l’argot empresarial per entendre què mostraran.

Com s'ha esmentat, OfficeTime no és ideal per a l'ús d'equip, tot i que és possible generar informes de diverses persones carregant les dades d'una altra persona al vostre compte OfficeTime. Es tracta d’un procés innecessàriament maldestre que és propens a errors, sobretot si es compara amb serveis que simplement admeten diverses persones d’un compte. Verema, Toggl, Paydirt, Everhour, Hours , i altres aplicacions ofereixen serveis de seguiment de temps reals en equip.

En qualsevol cas, els informes són fàcils de generar, com són factures . Al menú, podeu seleccionar un informe, com ara el mes passat, i vegeu un resum del treball i del temps seguit al costat d'un gràfic. Podeu ajustar el que es mostra a l’informe i, quan estigui preparat, premeu un botó a la part inferior per crear una factura o exportar les dades.

Quan genereu factures, OfficeTime pot completar automàticament dades com ara informació de contacte de la vostra empresa i del client, així com altres dades estàndard. Tanmateix, no té un sistema avançat de seguiment quan es reben els pagaments, però, que Paydirt ofereix quan us registreu per permetre als vostres clients pagar mitjançant PayPal o Stripe.

Integracions

OfficeTime no admet moltes integracions amb altres aplicacions i serveis. Podeu connectar l'aplicació a iCal, però es tracta. Altres aplicacions de seguiment del temps, especialment Toggl i Harvest, us permeten connectar-vos a altres serveis empresarials d’ús més freqüent, com ara QuickBooks, Basecamp, Trello, SmartSheet i altres.

Per fer el seguiment d’hores factibles fora de línia

OfficeTime segueix sent una aplicació de seguiment de temps forta si el que necessiteu és una eina fiable que funciona fora de línia per mantenir registres d’hores i despeses facturables. No és ideal si treballes amb un equip o, de vegades, cobres als clients una tarifa del projecte en lloc d’una hora. Si OfficeTime no satisfà les vostres necessitats, considereu la recol·lecció o el selecció, les opcions dels editors d'aquesta categoria.