Revisió i valoració de pacients

Creat per cobrir les necessitats de gestió de documents (DM) de les empreses, PaperTracer (que comença a partir de 15 dòlars per usuari al mes) és una solució sensible i profundament personalitzable construïda al voltant de la preparació, captura i gestió de documents. El control granular i la flexibilitat en el maneig de metadades de documents el converteixen en una solució capaç de gestionar documents. PaperTracer va més enllà de la retenció de documents i proporciona als usuaris eines per a la recollida i el seguiment de dades. Les funcions de col·laboració i compartició no es poden reduir i la fixació de preus ràpidament si augmenten les capacitats d’emmagatzematge. PaperTracer es troba darrere dels guanyadors de la selecció dels nostres editors Ascensio System OnlyOffice i Microsoft SharePoint Online al nostre formulari de revisió de programari DM per la seva manca en aquestes àrees.

Usuaris, papers i seguretat

Des de la perspectiva d’un administrador de TI, avaluar qualsevol sistema DM significa tenir molta atenció a la seguretat, ja que una seguretat feble podria produir no només dades perdudes, sinó que també pot exposar l’organització a infraccions quan es tracti de regulacions, estàndards de la indústria o polítiques corporatives. La majoria dels sistemes de DM centrats en les empreses que hem revisat en aquest resum, inclosos no només els guanyadors dels nostres Editors 'Choice, sinó també Adobe Document Cloud Standard, presten molta atenció a la seguretat per aquests motius.

PaperTracer satisfarà els requisits de seguretat de la majoria d’empreses a causa d’una àmplia gamma de controls de seguretat. Els més desitjables són la gestió d’usuaris i grups, el temps d’esperació de sessió i l’aplicació de longitud de contrasenya (però la complexitat de contrasenyes no es pot configurar). El sistema PaperTracer compleix la Llei de portabilitat i responsabilitat de l’assegurança mèdica (HIPAA), amb un registre permanent de tot l’accés a les dades. El sistema té un entorn de xifrat de 2048 bits, utilitza autenticació segura de l'usuari i té la capacitat de produir un rastre d'auditoria complet de tot l'accés a les dades, les actualitzacions i l'encaminament.

Els permisos dins de PaperTracer són igualment robusts. Els administradors tenen la capacitat de controlar l’accés d’usuaris o grups a un departament o per camps de dades individuals. Els usuaris accedeixen i poden veure o afegir / editar drets a un nivell granular. També és possible gestionar permisos per a registres específics, que substitueixen eficaçment els permisos assignats a aquest registre mitjançant altres mètodes.

A més de les capacitats d’autorització completa, PaperTracer ofereix informes destinats a assegurar una postura de seguretat adequada. L’informe d’accés identifica els permisos assignats a diversos recursos, així com l’accés disponible per a usuaris i grups individuals. La funció de registre d’auditoria es pot utilitzar per rastrejar diverses accions realitzades en un determinat període de temps i / o per un usuari específic. Es poden ocultar els registres relacionats amb la visualització o l'encaminament de documents per tal de reduir la quantitat de dades a seleccionar. L'ideal és que aquestes dades d'auditoria es puguin exportar a un PDF oa un fitxer de Microsoft Excel, però aquesta capacitat no està disponible.

Tot és sobre les dades

Una altra característica important de PaperTracer és la capacitat de personalitzar els camps de metadades fins a un grau excepcionalment alt. Quan altres sistemes de gestió de documents us permetran personalitzar aquests camps, PaperTracer tracta aquests camps com un sistema de base de dades tradicional, permetent definir el tipus de camp, els valors automàtics (basats en paràmetres, marques de temps o l'usuari que realitzi una acció), valors potencials en el formulari d'una llista de valors i, fins i tot, configurar els camps segons sigui necessari o només de lectura. Els camps també es poden agrupar per presentar a l'usuari una vista d'entrada de dades amb pestanya i es poden configurar com amb una jerarquia per tal que si es selecciona un determinat valor es posen camps addicionals disponibles.

PaperTracer també té capacitats de gestió de dades que s’estenen més enllà de la configuració de camps personalitzats. Per un, les funcions d’informació s’ajusten al que espereu d’una utilitat de gestió de dades, oferint una mica de personalització quant als camps que s’utilitzen per mostrar, filtrar, ordenar i agrupar. A més, els gestors poden realitzar importacions massives amb Microsoft Excel o canvis massius amb l'eina d'edició massiva, que us permet trobar registres que continguin un camp amb un cert valor i actualitzar aquests camps de manera individual o alhora. Afegir aquestes capacitats de plataformes de dades i moltes empreses podrien utilitzar PaperTracer, no només per gestionar documents sinó per gestionar totes les seves operacions de recollida de dades.

Un focus en la gestió de contractes

La gestió de contractes té ramificacions legals greus i, normalment, és un procés empresarial vigilat de forma estricta en termes de seguretat, integració i integració del flux de treball. PaperTracer inclou una capacitat d'autorització de contractes per racionalitzar la relació entre contractació i gestió de documents.

La funció d'autorització de contractes de PaperTracer pot ser habilitada per un administrador i utilitza plantilles definides per l'administració mitjançant seccions i clàusules de contracte, cadascuna de les quals es pot prepoblar amb un llenguatge comú proporcionat per l'equip jurídic corporatiu. Un cop creades aquestes seccions i clàusules, s’associen a un o més tipus de contracte. Aquestes plantilles de contracte es poden crear mitjançant camps d'entrada dels usuaris, que permeten als usuaris poblar ràpidament el contracte amb la informació rellevant, ja sigui des dels camps de PaperTracer o mitjançant l'entrada manual.

Els usuaris amb els permisos adequats poden iniciar un contracte, poblant camps de dades que alimenten el llenguatge del contracte, incorporant les seccions i clàusules aplicables, així com variacions específiques a la intenció del contracte. Un cop autoritzat un contracte a PaperTracer, es pot dirigir a les aprovacions i signatures com qualsevol altre document. Es pot tractar d’un procés manual, desencadenat per l’usuari, o bé s’hi pot incorporar un flux de treball, coordinant-se amb els usuaris tant interns de l’organització com externament.

Preu i capacitats

PaperTracer ve en dues edicions: Express i Enterprise. L’edició Express s’adreça a petites i mitjanes empreses (SMB) i té un preu basat en la selecció de plantilles de flux de treball, usuaris i emmagatzematge. Cada plantilla de flux de treball té un cost de 30 dòlars mensuals i inclou opcions de la indústria com ara administració d’actius, gestió de clíniques, embarcacions a bord dels empleats, gestió de contractes i gestió d’oficines d’advocats. Els usuaris tenen un suplement de 15 dòlars cada mes per usuari, i l'emmagatzematge és de 25 dòlars per gigabyte (GB) cada mes.

L’edició Enterprise implica un enfocament més senzill per a la implementació, amb PaperTracer ajudant al vostre negoci a personalitzar el flux de treball, a la importació de dades i a preparar el sistema per funcionar. El preu d'aquesta edició depèn dels vostres requisits empresarials, però un pressupost mostrat que se'ns proporciona va incloure despeses de configuració de 2.000 dòlars per a la configuració inicial i la concessió de llicències, 1.000 dòlars per a la formació d'administració i 30 dies de suport necessari, així com 300 dòlars més mensuals per 3 GB. d’emmagatzematge allotjat, cinc usuaris interns i usuaris externs il·limitats.

Hi ha certament un mercat per a PaperTracer, sobretot entre les empreses que busquen un sistema per capturar dades, no només documents. No obstant això, el cost de PaperTracer és sens dubte considerar, sobretot si els vostres requisits d'emmagatzematge seran importants. Línia de fons: assegureu-vos d’aportar les vostres necessitats a les capacitats de PaperTracer abans de comprar-les. Si s’alineen, aquesta és una solució sòlida. Però si les vostres necessitats són més pròpies, potser voldreu seguir buscant.