Revisió i qualificació de projectes Zoho

Configuració i interfície de projectes Zoho

El lloc de Projectes Zoho té un aspecte net i actualitzat. El lloc és prou intuïtiu que si podeu utilitzar la majoria d'aplicacions en línia bàsiques, com ara el correu web, podreu esbrinar en pocs minuts els Projectes Zoho. Aquesta facilitat d’ús i simplicitat és necessària per a petites empreses que no tinguin un responsable de projecte dedicat al personal.

Els propietaris d’empreses i els responsables d’equips apreciaran que Zoho Projects demana als usuaris que facin l’autenticació de dos factors per ajudar a mantenir els comptes més segurs i segurs. L’autenticació de dos factors permet mantenir més segura tota la informació de l’empresa que introduïu al vostre compte Zoho.

El disseny de Zoho Projects posa a l’hora les opcions rellevants. Configurar un compte, crear el primer projecte, afegir fites i tasques i convidar més persones a participar-hi. Quan s’uneixen persones noves, el lloc els proporciona suggeriments interactius sobre com començar i què fer després.

Un tauler de control personalitzable us permet veure quins gràfics o actualitzacions siguin més rellevants per a que, quan inicieu la sessió al vostre compte de Projectes Zoho, obteniu una instantània dels estats o de l'estat que tinguin importància. Per exemple, podeu afegir un giny Estat de la tasca que mostra tant un gràfic de taules com un nombre de números bruts de quantes tasques estan obertes enfront de tancades. Tant si teniu importància de fulls de temps com de càrregues de treball individuals, podeu modificar el tauler en conseqüència.

Comunicació i col·laboració

Algunes de les nostres funcions preferides de Projectes Zoho tenen a veure amb la comunicació i la col·laboració. L'aplicació us ofereix eines àmplies, algunes de les quals podeu optar per incloure o excloure durant la configuració inicial. Un dels motius pels quals podeu excloure algunes d’aquestes eines és si el vostre equip utilitza algunes altres aplicacions per a missatgeria o col·laboració d’equips més transparents i no voleu que la comunicació passi en un altre lloc.

Una de les eines que més ens agraden és un quadre de xat integrat a l’espai de treball. Tenir un quadre de xat significa que podeu fer preguntes als companys sobre els projectes o tasques en què treballeu sense haver de dirigir-vos a cap altra aplicació.

Zoho Projects també té fòrums on es pot conversar de forma asincrònica amb els companys, un quadre d’actualització d’estat per indicar als vostres col·legues el que esteu fent i un feed d’activitats on podeu veure tota l’activitat d’un projecte en ordre cronològic invers.

Una altra eina de comunicació que ens agrada és la integració gairebé perfecta amb Zoho Meeting. En determinades pàgines, es mostra un botó que diu Topar-se ara a la part superior. Premeu-lo i us permetrà crear una reunió de vídeo o àudio en línia en una pestanya nova. Abans que comenci la reunió, apareix un missatge de convida per afegir persones a la reunió. Els vostres companys reben una notificació que conté la invitació i enllaç a la reunió en temps real. Es poden unir sense haver d’obrir cap altra aplicació addicional ni escriviu un ID de reunió.

En general, les notificacions de Projectes Zoho estan ben implementades perquè algunes d’elles són interactives. Per exemple, podeu respondre o comentar qüestions importants des del quadre de notificacions en lloc d’enllaçar-vos a la pàgina on apareix la informació original. Això és bo per a la productivitat.

Característiques clau de gestió de projectes

Les seccions per a tasques i fites us permeten entrar i actualitzar els detalls detallats del treball del vostre projecte. Totes les tasques poden tenir una data d’inici i final, més que no pas només un termini. Podeu estimar la proximitat que heu fet amb una tasca introduint un percentatge.

Quan us endinseu en els detalls de la tasca, hi ha un temporitzador integrat per fer el seguiment del temps dedicat a la tasca, tot i que es limita a la gent del compte Express i els plans superiors (és a dir, que no es troba en els plans Free o Standard). Si la vostra empresa factura per hora, t’agradarà l’opció d’enregistrar el temps a la tasca com a facturable o no facturable.

Una altra opció us permet definir un projecte com a una línia de temps "estricta", és a dir, que no podeu assignar dates de venciment per a fites fora de l'àmbit temporal del projecte.

Zoho Projects té dependències, tot i que esbrinar com configurar-les no és tan intuïtiu com utilitzar la resta de l'aplicació. En algunes altres aplicacions de gestió de projectes, com LiquidPlanner, podeu crear dependències entre tasques dibuixant una línia d'una a l'altra a la vista de gràfics de Gantt. A Projectes Zoho, heu d’obrir una tasca i després triar afegir una dependència. S'obre una petita finestra on escriviu el nom de la tasca que voleu associar a l'actual, i la nova tasca ha d'estar a la mateixa llista de tasques que l'altra.

El programari ha afegit una vista kanban que us permet veure les tasques com a targetes a les columnes. No és tan útil com una veritable aplicació de tauler de kanban perquè no podeu personalitzar les columnes de Projectes Zoho. Més aviat, podeu triar entre algunes opcions premade, com ara Obert i Tancat (no la vista més útil), Prioritat o Percentatge complet. Hi ha algunes aplicacions de gestió de tasques i de gestió de tasques que inclouen visualitzacions de kanban, mentre que Asana és el que us ve al cap, però heu de triar utilitzar kanban abans de crear el projecte. Un cop hàgiu decidit utilitzar aquest mètode, no hi ha marxa enrere. Kanban no és realment una "visió" tant com una metodologia que haureu de complir un cop heu triat utilitzar-la.

Una altra característica clau de gestió de projectes de Projectes Zoho és un informe de gestió de recursos. T’ajuda a veure a quins membres del teu equip se’ls encarrega massa feina, feina no suficient o la quantitat adequada durant diferents períodes de temps. Es presenta visualment en un gràfic gran, amb un petit balanç (com un totter teeter) que indica la quantitat o poc de treball que cadascú li ha assignat en una setmana. Per a equips petits, una presentació tan inusual de dades probablement funciona bé. Per a equips grans amb 50 o més membres del personal en un departament determinat, seria un malson desplaçar-se i buscar la màxima marxa. Els equips grans que necessiten eines de gestió de recursos sòlids han de fer una ullada a LiquidPlanner. És un dels punts forts de l’aplicació.

Hem esmentat breument els gràfics de Gantt, però ajuda a saber on trobar-los: al botó Informes de l'extrem esquerre de l'aplicació (si està ocult, feu clic als tres punts per revelar-lo). És la mateixa zona on es troba la utilització de recursos, els informes previstos i reals i els informes de tasques. Als gràfics de Gantt, podeu arrossegar i deixar anar la vora d'una barra de claus de tasques per canviar-ne la longitud, i hi ha un commutador que mostra el vostre camí crític. Si us pregunteu: "Què és un camí crític?" aquesta definició de 2020ProjectManagement.com podria ajudar: "la seqüència més llarga d'activitats del pla d'un projecte que s'ha de completar puntualment perquè el projecte finalitzi la seva data de venciment."

Funcionalitat de seguiment del temps

Zoho Projects ofereix un seguiment bàsic del temps com a part d’un paquet complet centrat en la gestió de projectes com Mavenlink. Quan us endinseu en els detalls de la tasca, hi ha un temporitzador integrat a la cantonada superior dreta per fer el seguiment del temps dedicat a la tasca i us continuarà marcant si sortiu de la pàgina. El temporitzador està limitat als usuaris del compte Express i als plans superiors (és a dir, no està disponible en els plans Free o Standard). Si la vostra empresa factura per hora, us agradarà que l’opció de registrar el temps a la tasca sigui facturable o no facturable.

Hem afegit una tasca anomenada "Government Office Painting" als projectes per tal de fer un seguiment del temps. Per registrar el temps, podeu fer clic a l'hora que hi ha a la cantonada superior dreta o introduir el temps dins la fitxa horària de manera retroactiva. Hem trobat l’opció Hora de registre setmanal com una manera fàcil de fer un seguiment del temps. Podeu trobar Tipus de registre setmanal si aneu a Timesheet i, a l'extrem superior dret, canvieu el menú desplegable de Afegir hora de registre a Hora de registre setmanal. Podeu presentar els camps i introduir el nombre d’hores per a cada projecte. A més, fer clic a una tasca dins del calendari és una bona manera de veure l’historial d’un projecte. Podeu associar una subasta, registrar hores, adjuntar documents i fer un seguiment dels problemes.

Una altra característica que ens va agradar a Projectes Zoho és la possibilitat d’etiquetar una feina com a tasca crítica. Això funciona com un bon recordatori per iniciar la sessió i acabar la feina. Un avantatge amb Zoho Projects és la possibilitat de realitzar diverses tasques alhora. No trobareu aquesta característica en altres aplicacions de seguiment de temps, com Hubstaff o VeriClock, o fins i tot TSheets, la nostra altra elecció dels editors. Zoho Projects ofereix funcions de gestió i de seguiment de temps més robustes, però hem trobat productes com els fulls de càlcul més fàcils d’utilitzar. Així mateix, no podreu fer un seguiment del temps futur com es pot fer en altres programes, com ara Wrike.

Projectes Zoho té funcions de seguiment de temps més importants per a administradors. Podeu fer el seguiment de les aprovacions buscant la petita icona que hi ha al costat del mòdul Timesheet. Si feu clic a la icona, veureu totes les tasques i sol·licituds d’aprovació. Zoho Projects també us permet marcar tots els treballs com a facturables o no facturables, cosa que us ajuda a la contractació de llibres.

A diferència de TSheets, Zoho Projects no permet separar els comptes per fer el seguiment del temps per a un administrador o un empleat. Acabeu de definir els permisos sobre qui pot veure què. Zoho Projects ofereix opcions de configuració impressionants com VeriClock. A Projectes Zoho, podeu impedir que els empleats afegissin un full de temps o que pugueu establir permisos perquè només en puguin veure.

Hem entrat a l'aplicació per a mòbils de Zoho Projects i hem trobat les pàgines d'inici i de pàgina ben organitzades. A la pàgina d’alimentació, podeu veure una llista d’accions realitzades, com l’assignació de tasques. Per canviar l’hora a l’aplicació per a mòbils, seleccioneu Full de càlcul i seleccioneu una tasca per editar. Feu clic a Edita i, a continuació, podeu fer el temps. A continuació, feu clic a la marca de selecció que hi ha a l'extrem superior dret. Ens agradaria veure un cronòmetre fàcilment accessible a l’aplicació per a mòbils. Tanmateix, Zoho Projects diu que els usuaris al camp podrien registrar-se el temps després que hagin acabat els torns, ja que els clients podrien arruïnar els treballadors que busquen el seu telèfon mentre treballen com una remodelació de cases. Encara ens agradaria veure aquesta funció.

En general, es va trobar que la funcionalitat de seguiment de temps als Projectes Zoho és una mica més difícil de navegar que Hubstaff i TSheets, que se centren en el seguiment del temps. És per això que Zoho Projects obté la qualificació dels editors de cinc estrelles en la selecció del nostre projecte de gestió de projectes, però es queda lleugerament per darrere dels fulls de càlculs d’Editors’Choice al nostre cercle de programes de seguiment del temps. Tenint en compte la funcionalitat completa que ofereix Zoho Projects, l’eina de seguiment del temps hauria de tenir més protagonisme. No obstant això, Zoho Projects encara ofereix un conjunt de funcions profund i impressionant.

Seguiment d'errors, seguiment de problemes

Si sou un equip de desenvolupament de programari que necessita un seguiment rigorós d’errors com a part de l’aplicació de gestió de projectes, teniu algunes opcions. Per un, podeu importar errors a Zoho Projects des de fitxers CSV, XLS i XLSX, així com des de JIRA. Una segona opció és utilitzar el IssueTracker inclòs que inclou equips Zoho Projects. Aquesta eina us ajuda a enviar, rastrejar, organitzar i solucionar els problemes que es plantegen en un projecte de desenvolupament de programari. No tots els usuaris del vostre compte poden accedir a les dades que es conserven a IssueTracker. Només els administradors i els administradors poden configurar l'estat i el flux de treball dels problemes.

Zoho també ven IssueTracker com a aplicació autònoma anomenada Zoho BugTracker. Hi ha una versió gratuïta per a equips molt reduïts, però d’altra manera podeu esperar que pagueu 480 dòlars anuals fins a 15 persones, a més de 36 dòlars addicionals anuals per cada persona addicional.

Integracions i aplicacions per a projectes Zoho

Zoho fa un conjunt complet d’aplicacions empresarials. Es desprèn que molts dels seus propis programes estan estretament integrats amb Zoho Projects o, com a mínim, poden ser-ho.

Ja hem esmentat com la seva eina de videoconferència, Zoho Meeting, apareix en qualsevol moment quan necessiteu reunir-vos amb els companys. També podeu integrar Projectes Zoho amb Zoho Books i factura Zoho per gestionar la vostra comptabilitat.

Zoho Projects també funciona amb Google Apps. Quan els dos estan integrats, podeu pujar fitxers directament de Google Drive a Zoho Projects i exportar esdeveniments del calendari d’un a l’altre. Fins i tot podeu utilitzar Gmail per crear tasques i hores de registre treballades.

Altres opcions d’integració compatibles inclouen Dropbox, Box, Evernote, GitHub, Microsoft OneDrive, Bitbucket i Zapier. No és una llista especialment llarga, però abasta molts dels elements bàsics.

Zoho té aplicacions mòbils per a moltes de les seves eines, incloses Zoho Projects i Bug Tracker. Les aplicacions són tant a Android com a iOS. Les aplicacions de gestió de projectes per a mòbils no són reemplaçables per l’aplicació web completa, però almenys permeten que la gent segueixi amb debats importants i vegi quins avenços fan tots els usuaris del projecte, no importa on es trobin.

Una aplicació de gestió de projectes ben equilibrada

Projectes Zoho és una aplicació de gestió de projectes equilibrada. Ofereix totes les eines necessàries per gestionar un projecte complex, com ara gràfics de Gantt i un giny de seguiment de temps, amb un preu just i una interfície intuïtiva. És especialment atractiu per a petites empreses que gestionen uns quants projectes i persones, però no centenars. Es necessita una estona per aprendre els punts més fins de Projectes Zoho, però no gaire. En general, Zoho Projects és una excel·lent eina de gestió de projectes i continua sent l’opció dels editors de PCMag.