Vídeo: VOIP vale a pena? Veja qual escolher! | Verdade Nua e Crua (Setembre 2024)
Els serveis de telefonia de veu-sobre-IP (VoIP), especialment els que s’ofereixen a través del núvol, s’han convertit en l’estàndard en aquests dies, especialment per a petites i mitjanes empreses (SMB). Les opcions són vastes, els estalvis potencials són excel·lents i, per a moltes empreses, resulta que poden fer coses amb VoIP que simplement no poden fer de cap altra manera, sobretot al voltant d’integrar-lo amb altres sistemes de fons de trucada, com ara assistència, per exemple. Però el VoIP també és complex. Com a tal, pot ser fineta i potser no us estalviarà tant com creieu que serà així. Fins i tot podria costar-te més que un servei de telèfon antic (POTS), tot i que s'ha dit i fet.
-
- Els millors proveïdors de VoIP per a empreses per al 2019 Els millors proveïdors de VoIP per a negocis per al 2019
- VoIP i UCaaS: Les diferències explicades VoIP i UCaaS: Les diferències explicades
- Per què el vostre sistema de VoIP empresarial no pot pertànyer al núvol Per què el vostre sistema de VoIP empresarial no podria pertànyer al núvol
Finalment, tingueu en compte les necessitats dels vostres empleats i els vostres clients a l’hora de triar un sistema de telefonia VoIP. Això inclou decidir quines són les funcions que necessiten els vostres empleats i què no. Generalment, això vol assignar a les parts interessades que assenyalin els processos que impliquen el vostre sistema telefònic i també s’assentin amb els empleats de primera línia que operen aquests processos per veure com es poden millorar. També inclou el disseny del sistema perquè els clients no es perdin en els menús, pateixin opcions estranyes i claus o escullin infinites opcions de l'autoassistent. Si no teniu experiència per fer-ho a casa, és una cosa que la majoria de consultories de VoIP estan capacitades per gestionar; només recordeu afegir-los al vostre compte global durant la planificació.
Abans de fer res més, decidiu exactament per què us moveu a un sistema de telefonia VoIP. Hi ha moltes raons per les que pot ser una bona idea, però, a menys que sàpiguen quines són aquestes raons i com poden afectar el vostre negoci, no esteu disposat a realitzar la compra o la migració reals. Una vaga idea que pot estalviar diners no és una d'aquestes raons. Entre els exemples de bons motius, es tracta de crear un centre de trucades, proporcionar un mitjà de col·laboració entre diferents ubicacions de l'oficina, conservar les dades de trucades de la plataforma de gestió de relacions amb els clients (CRM) per utilitzar-les en màrqueting o atenció al client, i preparar-se per a una nova ubicació o creixement previst.
Decidiu qui anirà a càrrec de les etapes importants del vostre pas a VoIP. Aquestes fases inclouen l’anàlisi i el disseny de necessitats inicials, el procés de contractació, la implementació i, finalment, el funcionament continu del sistema. Tingueu en compte que normalment no pot ser la mateixa persona. És possible que un personal informàtic sigui la millor opció per a la seva implementació i funcionament, però no solen ser els que dissenyen el sistema d’IVR que utilitzaran els vostres clients o decideixin quines dades de trucades són més útils per al departament de màrqueting. Per tant, heu de designar qui seran tots els vostres grups d'interès; i, sí, alguns poden ser venedors o consultors si no disposeu dels coneixements interns.
Haureu de buscar o contractar un empleat per representar els interessos de l'empresa durant els processos de contractació i implementació. Si bé hi ha molts venedors que s’oferiran per fer tot el que passa, no necessàriament tenen els mateixos interessos. Normalment, es tracta de vendre’t tot el que poden, d’instal·lar-lo i iniciar la sessió ràpidament i, a continuació, carregar de manera addicional per qualsevol "subratllament de l’àmbit" posterior. Només algú del vostre costat de les pistes es preocuparà per la fiabilitat operativa a llarg termini i coses auxiliars, com ara mantenir les dades de trucades de manera segura, de manera que la vostra empresa pugui seguir complint les normes de seguretat de dades del sector. Tingueu en compte que, per a una empresa realment petita, això podria ser un deure col·lateral, però algú ha de ser la persona puntual. Aquesta persona necessita tenir prou comprensió sobre la tecnologia de VoIP per prendre decisions i saber com afectaran aquestes decisions a la resta de l'empresa. No és la mateixa persona esmentada a l’anterior punt.
Assegureu-vos que la vostra infraestructura de xarxa actual pugui suportar VoIP i que tingui la capacitat de gestionar l'augment del trànsit de xarxa. També heu de saber si la vostra infraestructura pot gestionar els requisits específics del tràfic de veu i vídeo, inclòs el suport de qualsevol requisit de qualitat del servei (QoS) o LAN virtual (VLAN). Això pot suposar algunes actualitzacions d’infraestructura si els vostres routers o commutadors actuals no admeten aquestes funcions. És possible que també necessiteu actualitzar el proveïdor de serveis d’Internet (ISP) si el vostre proveïdor actual no pot suportar els requisits d’ample de banda de molt trànsit telefònic. Estimar quant augmentarà l’ample de banda del vostre volum de trucades és quelcom que el vostre venedor de VoIP hauria de poder gestionar, però també podeu contractar un especialista extern per fer aquests càlculs.
No subestimes el cost de VoIP. Per descomptat, aquestes tarifes mensuals tenen un bon aspecte, però aprofundeixen. Si només obteniu són telèfons mòbils que funcionen amb telèfons mòbils, aleshores, haureu de comprar a tothom un telèfon mòbil, amb molts minuts de dades o molt probablement un pla Il·limitat. Si aquests telèfons mòbils funcionen en màquines Windows o Mac, tothom haurà de tenir un ordinador amb el maquinari per suportar VoIP, accés a Internet i alguna cosa intern per manejar el so i els auriculars. Si l’opció de VoIP utilitza (o almenys és compatible) telèfons d’escriptori, recordeu que aquests costen entre 75 i 150 dòlars cadascun més el cost d’una connexió de xarxa per cable a cada telèfon. Pocs telèfons d’escriptori VoIP admeten Wi-Fi, però els que necessiteu necessiteu que actualitzeu els vostres punts d’accés si proporcioneu a tothom un telèfon Wi-Fi. Ah, recordeu els costos de personal: algú ha de gestionar tot això i algú ha de proporcionar suport. I després hi ha manteniment i concessió de llicències; tot plegat, així que assegureu-vos de recórrer tota la implementació en detall perquè no us sorprenguin les noves despeses a mesura que creixen.
Calculeu un calendari realista per al canvi de VoIP. Malgrat el que puguin dir alguns venedors, no serà immediat. Tot i que canvieu d’un sistema de VoIP a un altre, no es tracta d’una operació d’un dia. Assegueu-vos i calculeu el temps per a la planificació, l'adquisició, la implementació, la formació i la commutació i, després, dobreu-lo. Potser fins i tot triplicar-ho. Es tracta d’un canvi important en la capacitat de la vostra empresa de comunicar-se amb ella mateixa i amb el món exterior. Esgotar-ho és simplement una ximpleria. Feu feina a temps per a un llançament de pilot, proves i optimitzacions i, a continuació, un desplegament final que es realitza per etapes, de manera que tota la vostra operació no entra en caos si alguna cosa va malament.
Decidiu què feu amb el vostre sistema de telèfon antic. Si teniu un munt de telèfons analògics en bones condicions, pot ser que pugueu utilitzar-los amb el vostre sistema de telefonia VoIP per a empleats que no necessiten funcions de VoIP. O potser els desitgeu en zones on estiguin a l’abast del públic o on es trobin en entorns difícils, com una zona de muntatge a l’aire lliure o a la planta de la fàbrica. I és possible que en vulgueu algunes com a còpia de seguretat (més sobre el següent).
Adoneu-vos que haurà de canviar la vostra contingència d’operacions i els vostres plans de continuïtat empresarial i que haureu de planificar i invertir en una fiabilitat afegida. Bàsicament, com continuaràs fent negocis si la xarxa baixa o, fins i tot, només té problemes? Com que el vostre sistema telefònic dependrà de la fiabilitat i el rendiment tant de la vostra xarxa local com d’internet, heu de pensar en termes de fallades i alternatives. Còpia de seguretat del proveïdor principal de serveis d’Internet (ISP) i, si la veu és fonamental per al vostre funcionament, és una forma de tenir servei telefònic, fins i tot si la interrupció d’internet és total. Sí, això podria significar mantenir disponibles algunes línies analògiques i telèfons compatibles. També suposarà una planificació per a un error de recuperació, una redundància de xarxa i, per descomptat, una còpia de seguretat.
No oblideu la seguretat. Totes les coses que poden atacar la vostra xarxa de TI també poden atacar la vostra xarxa de VoIP, a més, hi ha coses com ara la modificació de trucades i el segrest de trucades, així com els dolents que utilitzen el sistema de telefonia VoIP per fer trucades de llarga distància i utilitzar la seva casa. equip com a host per atacs de programari maliciós. Es pot empitjorar si el vostre sistema de VoIP no funciona bé amb la vostra seguretat, com ara exigir que desactiveu la inspecció de paquets (com he trobat en un sistema telefònic que vaig provar). A més, a vegades, les regulacions de privadesa de dades tenen els seus propis requisits quan es tracta de protegir el trànsit VoIP en trànsit i en repòs si es conserven dades de trucades amb finalitats de vendes o serveis. Si la vostra indústria està regulada d’aquesta manera, assegureu-vos d’entendre exactament com s’adapta el VoIP a la resta de precaucions de seguretat de dades.
També heu de tenir en compte les vostres prioritats reals a l’hora d’escollir un sistema de VoIP. Per exemple, si voleu que funcioni bé, el cost no hauria de ser el factor principal. En canvi, voleu funcionalitat. Si el vostre sistema de VoIP funciona com hauria i no té funcions que no necessiteu, probablement també us estalviarà diners directament i haureu de fer més productiu el vostre personal, que estalviareu diners de manera indirecta.
