10 consells Wrike pro per al multitasker mestre

Wrike és una de les millors opcions per a un negoci que necessiti desenvolupar ràpidament una plataforma de gestió de projectes. Els administradors i els líders d’equips que gestionen equips, tasques i projectes són multitasques per naturalesa i Wrike excel·lent per ajudar-los a fer malabarisme amb tota la informació mantenint les tasques organitzades i els fluxos de treball del projecte. A continuació, es mostren 10 funcions, eines i trucs ocults de Wrike per fer la gestió de diversos projectes el més transparent i lliure d’estrès possible.

1. Flux de treball personalitzats

Una de les addicions més importants de Wrike el 2015 van ser els fluxos de treball personalitzats, que permetien als administradors de comptes modificar els fluxos de treball per defecte per canviar el nom o els estatuts de rejigger i crear fluxos de treball addicionals per a equips específics. Aquests fluxos de treball personalitzats tenen un sentit més contextual per a carpetes, projectes i equips específics, especialment quan es deixen caure en un tauler desglossat en diferents etapes. Per a un administrador de projectes o, sobretot, cap d’equip, veure fluxos de treball desglossats en columnes com Aprovat, En Progrés, En Revisió, etc., facilita el procés general i el procés de gestió quan es lloga entre diverses carpetes i tasques.

Els propis fluxos de treball personalitzats estan coordinats en color per etapes com passa amb els fluxos de treball normals, desglossant tasques actives, cancel·lades, finalitzades o aturades dins d’un flux de treball. Al mateix temps, podeu afegir fluxos de treball personalitzats asseguts paral·lels al tauler de control que mostrin les etapes específiques associades en els equips de disseny, desenvolupament o màrqueting, per exemple, amb percentatges de finalització en un altre flux de treball al costat. Si la vostra empresa va crear un compte Wrike Enterprise, aprofiteu els fluxos de treball personalitzats que es gestionen des del tauler de taula central.

2. Carpetes, carpetes i carpetes més

Les carpetes són, possiblement, les eines organitzatives més omnipresents de Wrike. La plataforma disposa de diferents tipus de carpetes per a tot, cadascuna amb un conjunt diferent de permisos i dissenys personalitzables per crear un gabinet de fitxers de gestió de projectes intuïtiu. Primer, és important empaquetar la secció d’informació de cada carpeta amb la major quantitat de detalls possibles sobre els objectius del projecte, els membres de l’equip, la informació de contacte de l’equip i els avenços en diferents tasques. Wrike dissenya carpetes perquè es puguin transferir fàcilment d’un equip a un altre i, quan més informació tingueu a la portada, menys excavarà el pròxim usuari.

Quan es tracta de les carpetes mateixes, es poden desglossar en diferents tipus per a casos d'ús específics. Per estalviar temps en la gestió de tasques, una organització pot crear una carpeta sprint on els equips envien diverses tasques per mantenir tothom actualitzat en el progrés del projecte. En el cas dels correus electrònics de formulari, un equip d'assistència pot crear una carpeta Plantilles des d'on poder obtenir respostes consistents durant les interaccions del client. També hi ha carpetes privades per a problemes de recursos humans sensibles (HR) o simplement una carpeta definida per a permisos "Només per a vosaltres" per utilitzar com a eina organitzativa granular. Finalment, els equips poden utilitzar subcarpetes per compartir informació del projecte fora de Wrike en intervals de dates específics, exportats com a gràfic de Gantt o fitxer de Microsoft Excel.

3. Informes en temps real

Una altra característica més recent és Wrike Reports, que genera automàticament un informe de visibilitat en temps real dels estats i els avenços del projecte, amb una funcionalitat d'un clic del tauler de control Wrike. A la pestanya Informes, l'administrador de projectes o el líder d'equip poden seleccionar projectes o tasques específiques, decidir de quins equips han de treure dades, afegir filtres (com a propietari del projecte, estat o data d'inici / finalització / creació) i generar una barra. o gràfic de taula. Aquest tipus d'informes són útils per a les actualitzacions de progrés diàries o setmanals, però també es poden adaptar per mostrar mètriques com ara l'activitat i el rendiment de l'equip. Les visualitzacions de dades no són fantàstiques, però es poden crear ràpidament mitjançant les dades més rellevants.

4. Etiqueta tot

Els usuaris de Wrike poden crear etiquetes il·limitades per a carpetes i tasques; treballen de manera similar a l’etiquetatge ràpid que es troba en eines de col·laboració com Evernote Business, ja que les etiquetes no només funcionen com a eines organitzatives, sinó que associen diferents elements de projecte i documents. Podeu etiquetar una tasca amb diverses carpetes rellevants simplement arrossegant-la i deixant-la anar dins de les carpetes, etiquetant la tasca com a associada a cada carpeta sense duplicar-la. Wrike fa un seguiment de totes les etiquetes canviants associades a una tasca, de manera que això també ajuda a cartografiar l'estat de la tasca al llarg del temps, en els diferents projectes i equips als quals està associada.

5. Ordeneu el registre de tasques

L'ordenació de tasques és una part natural de la gestió dels fluxos de treball del projecte, però, quan es prioritza, és fàcil deixar que moltes tasques es llisquen cap a una secció de llistats, ocupant cada cop més la vostra línia de temps de Wrike. Així, dins d’una carpeta, les tasques s’enumeren cronològicament o per qualsevol ordre personalitzat que les heu ordenat. Wrike us permet ordenar tasques per prioritat, data, estat i títol. Per obligar el vostre equip a abordar una tasca enllaçada, configureu una carpeta com a prioritat, després arrossegueu i deixeu anar les tasques enllaçades en l'ordre que vulgueu comprovar. L’ordenació per prioritat substitueix les dates, l’estat o el títol, mantenint aquestes tasques enllaçades al davant i al centre fins que no les reviseu.

6. Integrar i automatitzar

Wrike està afegint contínuament noves integracions a diferents aplicacions SaaS (Software-as-a-Service), incloses les suites d’oficines de Google i Microsoft, diferents serveis d’emmagatzematge en núvol, plataformes de màrqueting i assistència, eines d’enquesta en línia (com SurveyMonkey) i aplicacions de col·laboració (com Slack i Atlassian HipChat).

Aquests són tots els mètodes útils per combinar més dels vostres processos empresarials superposats en un mateix lloc, però aquestes integracions poden ser especialment útils per automatitzar alguns dels aspectes manuals de la gestió de projectes i tasques. Wrike s’integra tant amb el servei d’automatització de formularis com a Wufoo i amb l’eina d’acció automatitzada Zapier, permetent als usuaris automatitzar entrades recurrents de projectes amb embuts de sol·licituds de projecte als formularis de repleta automàtics de Wufoo (executats per Zapier en nous projectes sense reenviar les sol·licituds de projectes manualment ni omplir les entrades de nous projectes i tasques.).

7. Pila a les plantilles i ginys

La integració de Wufoo / Zapier és ideal per automatitzar fluxos de treball recurrents, però també ho són les plantilles personalitzades de Wrike. Per crear una plantilla personalitzada a partir d'un projecte o tasca existent, feu clic amb el botó dret a aquesta tasca en una carpeta i duplicar-la amb un títol nou. També us permet copiar les descripcions i notes que heu inclòs juntament amb la tasca o el projecte i, fins i tot, us permet copiar sobre els mateixos usuaris si es tracta d’un equip específic que reutilitzarà la plantilla. Mai no haureu de tornar a crear manualment un projecte o tasca. També podeu crear una plantilla basada en diverses tasques establint aquestes tasques específiques a un estat "diferit" i repetint el procés de duplicació. Les plantilles són una de les àrees que Wrike brilla realment, donant-li una avantatge de tasca i productivitat davant solucions de gestió de projectes similars com Basecamp.

Els ginys són una altra manera que Wrike us ajuda a estalviar temps. Hi ha widgets preconstruïts com Assigned To Me i Due Today / This Week, però la funció és més valuosa quan es creen widgets personalitzats per supervisar projectes, tasques o membres de l’equip específics. En una carpeta de projecte o tasca, feu clic amb el botó dret a l’element i trieu Afegir al quadre de comandament per crear un giny senzill per arrossegar i deixar anar al tauler.

8. Vés més enllà de la cerca simple

La cerca bàsica de paraules clau de Wrike és ràpida i útil per trobar una tasca o un projecte que conté certes paraules, però la funció de cerca avançada de la plataforma us ofereix un motor molt més potent per cercar dins de camps específics per trobar paraules clau en un comentari, descripció o títol. La cerca avançada també us pot ajudar a trobar fitxers adjunts deixant-vos cercar noms de fitxers. No hi ha cap botó o opció especial per a la cerca avançada; només cal que escriviu la barra de cerca principal (o la barra de cerca dins d’una carpeta específica) i feu servir les cometes per especificar un camp, paraules o projectes a ometre. També podeu especificar paràmetres addicionals, com ara afegir una etiqueta "@me" per cercar els resultats de cerca en què haureu esmentat el seu nom.

9. Torna a fer útil el correu electrònic

Les integracions de correu electrònic de Wrike faciliten la creació i l'edició de tasques de Gmail o Microsoft Outlook tant a l'escriptori com al mòbil, cosa que permet convertir missatges de correu electrònic en articles d'acció i assignar-los directament als membres de l'equip. Mitjançant aquestes integracions, també podeu veure les notificacions de Wrike @mention a la safata d'entrada, afegir correus electrònics directament a les carpetes Wrike i respondre als comentaris directament des del correu electrònic.

Al mòbil, les aplicacions Android i iOS de Wrike també ofereixen una nova funció de safata d'entrada intel·ligent per explorar, ordenar i arxivar missatges amb interrupcions ràpides, juntament amb la possibilitat d'ocultar temporalment missatges individuals o de grup en diferents paquets, consolidant el que abans era l'activitat de Wrike. Centre de notificació i de flux. Igual que amb la nova aplicació Inbox de Google, és una manera de reduir les molèsties i fer que el correu electrònic sigui una plataforma en la qual els usuaris puguin dur a terme les coses (en comptes de fer-ne el repàs i netejar-los constantment).

10. Converteix el teu telèfon intel·ligent en un centre de comandes del projecte

Juntament amb la nova safata d'entrada intel·ligent, les aplicacions mòbils de Wrike per a Android i iOS poden fer gairebé tot el que pot l'aplicació web. Les aplicacions de Wrike inclouen una vista de tasques única amb funcions de data i assignació, creació ràpida de tasques i accions de desplaçament, i (a l'aplicació Android) una vista doble per a tauletes. Els administradors de projectes i els equips no s’han de sentir restringits per una mentalitat només web el 2016. Moltes vegades, és més fàcil obrir l’aplicació per a mòbils, marcar una tasca i seguir endavant.