Organitzeu-vos: 11 consells per gestionar el correu electrònic de manera més eficient

El correu electrònic ens pot fer sentir que lluitem per mantenir el cap per sobre de l’aigua. La vostra pàgina d'entrada és llarga? Comenceu cada dia a llegir correu electrònic, pensant que respondreu als missatges més importants, només per mirar i adonar-vos que ha passat una hora i no heu fet res fins ara? Et quedes sense espai per al correu electrònic cada pocs dies? El correu electrònic sembla un multiplicador de la productivitat o un assassí de productivitat?

Només calen alguns trucs senzills per aconseguir una eficiència més eficient en el tractament del correu electrònic perquè no us sentiu pesats. Alguns d’aquests consells es basen en funcions que es troben a la majoria de programes de correu electrònic, però d’altres són maneres de canviar els vostres propis hàbits de manera que les petites interaccions quotidianes que teniu amb el correu electrònic us ajudin a fer el seguiment de la gestió.

Penseu-hi com si us netegeu les dents. Hi ha una diferència entre la higiene dental diària i anar a un dentista, però heu de fer les dues coses. Hauríeu de raspallar-vos dues vegades al dia i llençar-les una vegada al dia, i aquests hàbits són extremadament importants per tenir dents sanes. Cada sis mesos, també heu de visitar un dentista per obtenir una neteja més minuciosa, radiografies i altres cures preventives. La higiene diària evita que es produeixin problemes més grans. Les visites al dentista us ajudaran a agafar i a corregir els problemes d’emergència abans que es descontrolin.

Per descomptat, fins i tot amb dents, les coses poden anar malament. Un accident podria eliminar-los o els vostres gens podrien acabar afectant-los, de la mateixa manera que un nou projecte o un canvi de posició laboral podrien provocar de sobte una explosió de correu electrònic. Sigui com sigui, això no significa que haureu de deixar d’haver-hi l’atenció o veure un dentista amb regularitat, o netejar el correu electrònic cada dia. Si teniu un problema inesperat, encara heu de seguir bons hàbits per tenir-ho tot en revisió.

Quan canvieu com interactueu amb el correu electrònic a curt termini, quan i com ho comproveu, amb quina freqüència elimineu missatges, etc., us facilita la vida a llarg termini.

A continuació, es mostren uns quants consells principals per fer que la càrrega de correu electrònic sigui menys càrrega. Permeteu-me que us avisi que aquests consells tenen les seves raons en el sentit comú i no ofereixen una bala màgica, cosa que vol dir que no us bufaran ni convertiran en una sensació durant la nit. Però tampoc no apareixerà.

1. Elimina Primer

El primer que cal fer quan obriu la safata d'entrada és escanejar per veure què podeu eliminar. Mireu la línia de l’assumpte i l’emissor. És brossa? És un correu electrònic promocional que mai aneu a llegir? Hi ha un avís de la vostra companya de feina que diu a la línia de l'assumpte que es publicaran avui i no hi ha possibilitat que cap informació addicional del cos de correu electrònic sigui rellevant per a vostè? Si és així, llença-ho.

Tots els missatges que identifiqueu com sense importància haurien de ser seleccionats i traslladats a la paperera a granel. Si no teniu pressa en un matí determinat, fins i tot podeu intentar identificar un o dos missatges de correu electrònic habituals per donar-vos de baixa.

Per què importa fer aquest pas primer? Quan suprimiu els missatges irrellevants immediatament, us facilitarà la visualització dels missatges restants. Quan vegeu els missatges restants, podeu triar els importants més ràpidament. Si podeu identificar fins i tot el cinc o deu per cent del vostre missatge de recepció diària com a "molt probable que no necessiteu accions" per eliminar-lo de manera ràpida, tindreu una molt millor forma per començar el vostre dia de manera productiva.

2. Utilitzeu més que una adreça de correu electrònic

No puc suportar els correus electrònics de màrqueting ni les confirmacions d’enviament, molt menys els recordatoris del meu banc per pagar la factura de la meva targeta de crèdit quan ja està configurada per pagar automàticament. (Grr.) Tots aquests missatges embrutegen la meva safata d'entrada i dificultarien els missatges de correu electrònic importants, tret que tinc una estratègia per afrontar-los.

Utilitzo una adreça de correu electrònic independent per a tots aquests missatges de poca importància.

Hi ha algunes maneres de fer-ho. Podeu configurar un nou compte de correu electrònic completament per a aquest propòsit, és a dir, com ho faig, o bé podeu crear una adreça d’àlies mitjançant el vostre compte actual. La majoria de proveïdors de correu electrònic us permeten fer-ho. Aleshores, creeu una regla o un filtre al vostre compte de correu electrònic de manera que tots els missatges enviats a l’àlies es saltin a la safata d'entrada i entrin en una altra carpeta. Truqueu-lo a la safata d'entrada 2 o de baixa importància o com vulgueu.

Un dels avantatges d’utilitzar una adreça de correu electrònic independent per a aquest propòsit és mantenir aquest correu no tan brossa, de vegades anomenat correu gris, separat del vostre correu important. A més, si una empresa ven la vostra adreça de correu electrònic a una altra llista de distribució, els missatges de màrqueting nous i no desitjats no acabaran a la vostra safata d'entrada principal. Un tercer benefici és que no us distreu aquests missatges, ja que heu d’iniciar sessió en un altre programa de correu electrònic o navegar cap a una altra safata d’entrada per accedir-hi.

3. Escriure breu

Quan escriviu correus electrònics, digueu què voleu dir, sigueu clars i sigueu concisos. Per què? Escriure breu ajuda les persones que llegeixen el vostre missatge a arribar al punt i a processar el seu correu electrònic de manera més eficient. Podeu agafar el to i respondre en forma, cosa que us facilitarà la vida.

Algunes situacions demanen frases completes i llenguatge formal, però els fragments poden ser extremadament eficaços en el correu electrònic. Feu-los servir quan tingui sentit. La policia gramatical no us vindrà després. Certament, de vegades cal tenir un detall molt detallat i aprofitar l’aspecte del correu electrònic del paper: hi ha un registre de tot. Tanmateix, per defecte, en general, un llenguatge concis, clar i senzill.

No tothom és amant de la brevetat i pot sortir tan curt. Per evitar que soni poc amig, podeu afegir un emoji o punts d’exclamació. O simplement fes-ho saber a la gent que intenta ser concís per correu electrònic i que no ho han de prendre personalment.

4. Utilitzeu Grups o Llistes de distribució

Si envieu un missatge al mateix grup de persones repetidament, configureu un grup o un àlies de correu electrònic. A Outlook, es diu Llista de distribució. A Gmail, aneu a Contactes (contacts.google.com), seleccioneu les persones que voleu afegir a un grup i feu clic a la icona de l'etiqueta. Poseu un nom al vostre grup. Un cop desat, podeu escriure aquest nom per compondre automàticament un missatge a tots els del grup.

Si utilitzeu grups, no només estalvieu temps eliminant la necessitat d’escriure el nom de cada persona quan envieu el correu al grup, sinó que també us permetrà fer fàcil les tàctiques d’eliminació, tal com us explico una mica més endavant.

5. Crear plantilles o respostes enllaunades

Si hi ha un missatge que envieu una i altra vegada, no ho escriviu des de zero cada vegada. Reutilitzeu el que ja heu escrit fent una plantilla o una resposta enllaçada, tal com l'anomena Gmail.

Alguns exemples de missatges que envia freqüentment són les següents:

• Gràcies per arribar, però no m'interessa,
• Confirmació del rebut. Gràcies i si us plau, feu-me saber si necessiteu res més del meu final i
• Això sembla una feina per al nostre departament jurídic. El millor punt de contacte és…

Un cop tingueu configurades algunes plantilles, podeu respondre a missatges que normalment necessitarien temps innecessari sense ni tan sols pensar-hi, i us permetràs treballar amb més importància.

6. Reutilitza les línies de temes

Reutilitzar els missatges enviats mitjançant plantilles i respostes enllaçades augmenta la vostra eficiència reduint al mínim l'escriptura. Reutilitzar les línies de temes us permet suprimir o arxivar de forma més ràpida i ràpidament els missatges antics Us explicaré el següent.

7. Ordena per suprimir

Els límits de dades poden colpejar a qualsevol, fins i tot a persones molt organitzades. La manera d’alliberar algun espai és eliminar els missatges que no necessiteu a granel. Aquest és el tipus de tasca que us pot semblar similar al d’anar al dentista. No cal fer-ho cada dia, però fer-ho periòdicament i regularment ajudarà a prevenir problemes més grans. Trobo especialment útils tres mètodes per suprimir.

Primer, ordeneu el correu enviat segons la mida del fitxer o el fitxer adjunt i llenceu-ne els més grans que no necessiteu. La raó per la qual em centro en els missatges enviats és que si envio un fitxer adjunt, hi ha una bona possibilitat de ser propietari del fitxer i, per tant, tinc una altra còpia desada en un altre lloc.

El segon mètode és ordenar el correu enviat per línia d’assumpte i cercar els missatges que envieu regularment. Si envieu un missatge setmanal amb l’assumpte "Neteja del frigorífic a les 16 hores d'avui", podeu veure, seleccionar i eliminar-ne ràpidament tots alhora.

En tercer lloc, ordeneu els vostres missatges segons el destinatari. Probablement tingueu uns quants companys de feina, amics o grups de persones que envieu un missatge de correu electrònic sovint. És probable que molts dels missatges enviats entre ells i ells no siguin gaire importants. Si no el necessitareu mai més, seleccioneu diversos missatges al mateix temps i elimineu-los massivament.

8. Desactiveu les notificacions, tanqueu el correu electrònic al focus

Obtenir una alerta a la pantalla sobre tots els missatges entrants és increïble i distractiu. Suposo que la gran majoria dels treballadors seria millor amb les alertes de correu electrònic completament desactivades. Només és útil en els casos més rars. Per tant, desactiveu les notificacions.

De la mateixa manera, tanqueu l’aplicació de correu electrònic o la pestanya del navegador quan haureu de fer un treball altament centrat durant almenys 30 minuts. Em fa pena escriure aquest consell, sabent que gairebé ningú el seguirà. En realitat, molt poques persones ho fan, però vull poder convèncer més gent que ho provi. Imagineu-vos què serà més fàcil trobar el vostre flux quan no us distreu per correu electrònic.

Penseu en la darrera vegada que vau treballar fora de línia, tant si es trobava en un avió sense connexió Wi-Fi com quan la vostra xarxa baixava. O potser heu treballat en una zona horària on no teniu molts altres companys i, per tant, no teniu interrupcions per correu electrònic durant un llarg tram del dia. En tancar el correu electrònic, us acosteu a reproduir aquesta experiència de no ser interrompuda i, tot i així, podreu accedir a altra informació en línia segons sigui necessari.

9. Coopta les respostes automàtiques

En relació amb l’assessora anterior, diguem que no tancareu la finestra de correu electrònic perquè esteu preocupats que algú intentarà contactar-vos amb alguna qüestió d’urgència i us ho perdreu. La solució? Configureu un missatge fora de l’oficina o de resposta automàtica que digui: "Si es tracta d’un problema altament urgent, si us plau, envieu-me un text / truca / missatge a…" i doneu al vostre número de telèfon, al control suau o a la línia preferida de comunicació.

10. Elimina! O bé, envieu el correu a les carpetes

Sovint, un correu electrònic no anul·lat és una bona intenció que no s'ha complert. Saber quan deixar-ho anar. No pengeu els missatges si és probable que mai feu res amb ells. El fet de deixar missatges sense importància a la safata d'entrada és altament poc productiu, que distreu i només et recorda el que t'agradaria fer en un món perfecte, però no ho pot fer.

No us fan cap favor al estar a la safata d’entrada.

Si suprimiu missatges sembla greu, traslladeu-los a una carpeta nova. Truqueu a la carpeta Pendent o a Bona Intenció. L’important és treure’ls de la safata d’entrada. Espereu uns mesos. Mireu quants heu excavat o respost. Si la resposta és zero, potser cal tornar-la a suprimir.

11. Buideu la paperera periòdicament

Buideu la brossa periòdicament. Si suprimeix la paperera, esborra l'espai. La majoria de programes de correu electrònic, inclòs Outlook, tenen una configuració per enviar automàticament la paperera quan sortiu de l'aplicació. Si mai no recordeu bolcar les escombraries, us recomano que activeu aquesta funció.

La majoria de les persones probablement no necessiten buidar les escombraries més d’una vegada al mes o una vegada al trimestre. Hi ha el perill de suprimir la paperera massa sovint, ja que és la paperera on aneu a rescatar correus electrònics que pensàveu que no necessitaveu, però resulta que sí. He rescatat molts missatges del paperera, normalment el mateix dia que el poso.

Com tirar el cordó d’emergència

Ara, si esteu desesperats per una pissarra neta amb la vostra safata d'entrada, aquí teniu un darrer truc que podeu provar:

1. Creeu una carpeta nova. Poseu-hi el nom de la safata d'entrada o correu antic abans del juliol del 2019 (o el mes i l'any actuals).

2. Seleccioneu tot a la safata d'entrada. Moveu-ho tot a la nova carpeta.

• 38 Consells de Gmail que us ajudaran a conquerir correu electrònic 38 Consells de Gmail que us ajudaran a conquerir el correu electrònic
• El correu electrònic Push for Zero El correu electrònic Push for Zero
• 4 maneres de combatre la sobrecàrrega de correu electrònic a l'Office 4 maneres de combatre la sobrecàrrega de correu electrònic a l'Office

Voilà. Esteu a la safata d'entrada zero i ni tan sols heu de llançar un sol missatge.

Ningú espera que revisi una càlida safata d'entrada durant la nit. Adapteu a poc a poc alguns hàbits positius. Feu algunes de les accions periòdiques, com buidar la paperera o suprimir massivament el correu enviat per ajudar-vos a sentir que avances.