6 consells secrets de llibres per a llibres

Solia ser que les petites empreses i les noves operacions podrien tenir problemes per trobar una plataforma de programari de petites empreses adequada que no trenqués el banc. Ja no El paisatge de programari actual ofereix una gran quantitat de solucions subministrades a través del núvol i adreçades a tothom, des de petites empreses fins a plataformes de comptabilitat empresarials. Fins i tot entre aquest gran panorama de venedors, destaquen algunes plataformes, i per a les petites empreses, una d’aquestes és Freshbooks.

Hi ha molt que agradar als FreshBooks, des de les seves funcions de seguiment de temps i despeses fins als seus informes financers profunds i una llarga llista de complements i integracions. Però la plataforma també ofereix moltes funcions i opcions ocultes per millorar tant l’experiència empresarial com la del client. A continuació, es mostren sis dels consells i trucs més útils per simplificar la facturació, millorar l’atenció al client, processar els pagaments i fer el seguiment de les despeses de manera que pugueu aprofitar al màxim les inversions de FreshBooks del vostre negoci.

1. Pagaments indolors

Per als propietaris exclusius i els propietaris de petites i mitjanes empreses (SMB), especialment en la indústria dels serveis, establir pagaments en línia i integrar-lo amb programari de facturació pot ser un esforç atractiu. Una cosa de la qual moltes PME no tenen coneixement és que FreshBooks ofereix una experiència redissenyada de pagaments dissenyada específicament per a les PIME.

FreshBooks accepta pagaments mitjançant targeta de crèdit, així com passarel·les de pagament en línia com ara el programari PayPal i el punt de venda (POS), inclòs Stripe. L’experiència de pagaments de FreshBooks permet a les empreses acceptar pagaments amb targeta de crèdit i els clients per pagar immediatament les factures, importen automàticament les tarifes de transacció de pagament com a despeses per estalviar temps i inclou la funcionalitat de facturació automàtica gratuïta. A la pàgina Nova factura, marqueu la casella FreshBooks de la secció Pagament en línia que, quan s’ofereix, permet als usuaris empresaris veure l’estat d’un pagament directament al tauler de comptes; també ofereix als clients una opció de Pay Now en els correus electrònics de facturació que condueixen a una pàgina de pagament segur. Si la vostra empresa es basa en transaccions senzilles sense una estructura de facturació complicada, marqueu la casella de pagament de FreshBooks i omple tots els formularis de configuració.

2. Greixar els COGS

Per a empreses basades en serveis i minoristes en línia o llocs web de comerç electrònic que registren moltes vendes de productes, probablement no hi ha cap despesa de comptabilitat més crítica que el cost de les mercaderies venudes (COGS) o el valor comptable de les mercaderies venudes durant un període financer determinat. Si necessiteu marcar una despesa o una categoria de beneficis i pèrdues en FreshBooks com a COGS, pot significar qualsevol cosa, des de taxes de compte de comerciant i marca personalitzada comprada per a clients, fins a subministraments o serveis per a un producte físic i el cost d’enviament d’una comanda.

Per canviar i registrar tots aquests COGS mòbils a FreshBooks, dirigiu-vos a la secció "Beneficis i pèrdues" de les vostres despeses i editeu les categories de despeses per triar quin tipus de despesa COGS té. Les opcions inclouen publicitat, contractistes, avantatges d'empleats, despeses d'oficina i franquesa, serveis professionals, viatges i moltes altres categories. A sota d'aquestes categories principals, també podeu crear i consultar subcategories de despeses de COGS. Afegir una categoria de despeses també és senzill; només cal que feu clic a Edita a la llista de despeses, obriu el menú desplegable Categoria i nomeneu una categoria o subcategoria nova en un idioma que respecti als impostos.

3. Desbloquegeu Ajuda i Gestió de projectes

Una plataforma de comptabilitat en núvol ja no és més que una plataforma de comptabilitat en núvol. Per a tot el que FreshBooks tingui a veure amb facturació, seguiment de despeses, informes financers, impostos i molt més, també inclou funcions subtils per crear i complir ítems, projectes i tasques, així com un sistema de suport de clients integrat. Un truc útil per mantenir organitzades les coses i facilitar-ne les estimacions i la facturació és designar articles de preu a FreshBooks. Aquest tipus de funcionalitat de gestió de projectes simplifica els fluxos de treball de facturació creant ítems i tasques per inserir directament en una factura o informe a un valor fix.

Per començar a aprofitar el servei d’ajuda integrat de FreshBooks, només cal que aneu a Configuració i permisos i activeu la configuració de la gestió del client i l’entrada d’entrades. Això permet als usuaris empresarials gestionar els bitllets directament a FreshBooks i fer front a les sol·licituds i problemes dels clients a mesura que surten des de l’aplicació, sense necessitat d’interconnectar amb una plataforma d’assistència independent.

4. Com mantenir-lo tot sincronitzat

Els errors de sincronització constitueixen la base de l'existència de molts usuaris de FreshBooks. Sobretot si connecteu FreshBooks a altres aplicacions, els problemes de sincronització sovint poden tenir com a resultat la duplicació de dades o els fitxers i contactes perduts, especialment quan s’integra la contractació de llibres. FreshBooks té un màxim nivell de seguiment del temps i facturació, però, si obteniu una altra aplicació relacionada per a la comptabilitat o per a la interfície directa amb llocs web de comerç electrònic, com Amazon o eBay, els canvis en una aplicació no sempre es converteixen en una altra.

Encara que no pugueu fer res a FreshBooks per evitar un problema de sincronització en una altra aplicació, la manera més senzilla i completa de cobrir les vostres bases és crear informes d’ingressos i cobraments a cada aplicació. El fet de referenciar aquests totals, juntament amb la creació d’una llista de comprovació mensual d’àrees per a què reviseu els vostres clients i els vostres clients, us proporcionarà una manera senzilla d’assegurar-vos que els totals coincideixen i es generen alguna redundància en cas d’error de sincronització, ja que falti o factura ajustada per mal o un element de pagament que no se suma.

5. Personalitzar, personalitzar, personalitzar

FreshBooks inclou un munt d’opcions de personalització, format i configuració integrades que moltes empreses no aprofiten al màxim. Aprofiteu el temps per millorar i adaptar l’experiència del vostre client. A Opcions de configuració, feu clic a la pàgina Colors i logotips per canviar el color del menú a l’esquema de colors de la vostra empresa i pengeu el logotip de la vostra empresa. El client hauria de sentir com si estigués iniciant la sessió al lloc web de comptabilitat en línia de la vostra empresa, no a la de FreshBooks.

A les plantilles, podeu triar com es veuen les vostres factures i personalitzar el títol de la factura, les estimacions i els títols de crèdit amb l’opció de mostrar un toc de pagaments per als clients que imprimeixen les seves factures. També podeu personalitzar els missatges de correu electrònic que rep un client quan s’envia una factura, així que aprofiteu el temps per emetre un objecte personalitzat i un cos de correu electrònic al client.

Finalment, a la pàgina Configuració diversa, podeu habilitar enllaços de factura per correu electrònic directes, decidir quantes línies voleu aparèixer a la factura, desmarqueu l’opció BrandBook FreshBooks per desfer-vos dels seus logotips i esquema de colors a favor del vostre compte, i afegiu-hi altres campanes i xiulets, com ara el text de sota del vostre logotip i els missatges de benvinguda emergents quan els clients veuen la seva pàgina. FreshBooks ofereix una experiència de client més atractiva que la majoria de les altres plataformes de comptabilitat en línia, de manera que no perdis la quota de subscripció mensual només rascant la superfície del que pot fer.

6. Feu que els llibres recents arribin als ritmes morts

Cada negoci té la seva quota de clients que mai paguen les seves factures a temps, o potser ni tan sols. Aquest és un problema per a qualsevol organització, però sobretot per a les petites empreses i empreses que no només necessiten els seus diners a temps, també poden faltar fons addicionals per contractar agències de crèdit per perseguir aquests terminis. Afortunadament, si us trobeu en aquesta situació, FreshBook us ha cobert. Simplement feu clic a la secció de plantilles de correu electrònic i trobareu diverses plantilles útils que podeu personalitzar, inclòs un correu electrònic de pagament amb retard que es pot iniciar automàticament si el client arriba tard o en algun altre programa que podeu configurar.