Vídeo: Le sens de l'orientation d'un Jedi | Star Wars Jedi : Fallen Order (12) (Setembre 2024)
Quan es tracta de eines de treball i productivitat, Asana bufa altres plataformes de col·laboració fora de l'aigua. Els fluxos de treball són els que va servir Asana, i el seu domini d’ells va donar un gest d’elecció dels editors juntament amb aconseguir que PCMag l’utilitzés internament com la nostra eina de flux de treball. Cada element de disseny i característica es basa en l’objectiu final d’integrar i organitzar tots els aspectes d’un projecte o totes les tasques de la placa d’un usuari en una experiència completament transparent.
Em vaig asseure amb el nostre mestre Asana a casa, el tutelatge del qual va revelar els trucs i les tècniques ocultes per utilitzar l'eina de gestió de fluxos de treball amb una potència gairebé il·limitada. Amb una gran reticència, va acceptar la retirada de la seva intrincada web de tasques, subtassons i calendari de projectes d'indexament creuat per compartir uns quants fragments de saviesa del flux de treball. El mestre Asana va optar per mantenir la seva identitat envoltada d'ombra, demanant els propòsits d'aquest article que PCMag es refereix a ell simplement com a Sheev.
1. Abraça el poder de la indexació creuada
La indexació creuada és la diferència entre utilitzar Asana i dominar Asana. Sheev la va descriure com la característica més valuosa de la plataforma: la capacitat d'indexar les tasques individuals en diversos projectes mentre s'utilitza aquesta tasca per mostrar informació de manera diferent a cada usuari o equip, depenent d'on s'indexi. La indexació creuada tampoc duplica una tasca, de manera que fer-ne ús significa una única tasca indexada entre 10 vegades en diferents projectes en lloc de 10 tasques idèntiques a diferents llocs. Per indexar una tasca, passeu el ratolí just per sobre del nom de la tasca i apareixerà un botó més. Feu clic a ella i escriviu el nom del projecte.
Al nivell del gestor, els administradors poden veure un projecte d’alt nivell que conté una llista de tasques entrellaçades i subarrendes transpirants segons el seu disseny del flux de treball. Una vegada que una tasca hagi procedit tal com s'havia previst en un projecte completat, poden veure com es pot fer la mateixa tasca a diferents equips per obtenir un sentit de la productivitat (i decidir si aquesta tasca es pot acabar o no més ràpid si es reassigna a un membre diferent de l'equip o un projecte compartit).
També podeu subestafar els índexs creuats: obriu la subcontractació, feu clic al botó de desbordament a la part superior esquerra i seleccioneu Afegeix al projecte. La subpesa apareixerà al projecte o projectes especificats, però encara conservarà el seu lloc dins de la tasca principal. Asana us permet crear nombres i nivells infinits de tasques i subarrendes mantenint-vos connectat al disseny del flux de treball general. Tal com va explicar Sheev, pensar en la indexació creuada en termes de tasques parelles que es ramifica cap a l'exterior crea un disseny en què la indexació creuada d'una tasca a diferents projectes i equips proporciona a aquest flux de treball una vida pròpia dins del vostre negoci.
2. Equips i notificacions
El proper número de Sheev sobre la saviesa d'Asana concerneix l'organització d'equips. Va explicar com els usuaris poden aprofitar les converses en equip i configurar les notificacions per crear una cultura organitzativa al voltant dels fluxos de treball. A la pestanya Conversacions d'equip del tauler d'Asana, Sheev diu que, mentre que el xat bàsic basat en @ es basa en una versió similar a Slack (també una elecció per a la col·laboració dels editors), Asana us permet enviar anuncis a tot l'equip que actuen com a fil conductor. notificacions basades Les converses no estan adherides a tasques, però podeu @mentionar usuaris o fer tasques de referència, que es mostren com a hiperenllaços. Els missatges Asana estan limitats per equips i, per tant, no són tan adequats per fer una pluja d’idees específica del projecte com la funcionalitat de l’equip que trobareu en una plataforma com Basecamp. Però els permisos basats en equip asseguren que les notificacions amb informació sobre tasques específiques només vagin a usuaris rellevants.
Les notificacions d'equip es basen en qui segueix un fil determinat, i regula la quantitat d'informació que aporta. Per als administradors, també controlen la visibilitat que ofereixen als altres membres de l'equip en diferents tasques. Els missatges d’Asana només pertanyen a converses mentre que les notificacions es refereixen a tasques i projectes, però ambdues apareixen ara a la nova Bústia d’entrada. Els permisos de tasques i de projectes poden establir-se com a privats, privats per a un equip o grup d'usuaris específics dins d'un equip o públics per a un equip o un espai de treball organitzatiu més gran.
3. Trateu la cerca avançada com les adreces d'interès
Com en Slack, es poden cercar totes les dades d’Asana arxivades. La barra de cerca d'Asana ofereix suggeriments predeterminats útils, com ara les cerques de tasques que heu assignat i les tasques o converses que heu creat o seguit. Però el poder real es troba als seus camps de cerca avançats. Un usuari d’Asana pot restringir una cerca mitjançant paraules clau determinades, el membre de l’equip al qual s’ha assignat una tasca o conversa, a quins projectes o seccions de l’organització pertany la tasca o fins i tot a qui pot seguir-la. També podeu cercar per data límit o si la tasca està completa o incompleta o restringir la cerca a fitxers adjunts si esteu buscant un fitxer concret. Hi ha una llista desplegable encara més llarga de paràmetres de cerca que inclouen subtascs, etiquetes específiques o una cerca en diversos projectes.
Sheev explica les capacitats de cerca d'Asana com una mena de recerca en conserva de directius. Qualsevol cerca es pot desar ràpidament i apareixerà a la navegació a l’esquerra del gestor en les cerques (com a favorit d’accés fàcil per accedir a la informació de tasques, equip, projecte o fitxers que saben que necessitaran una i altra vegada). Els resultats de la cerca apareixeran a la finestra central. Feu clic a l'estrella situada a l'esquerra del títol de la pàgina i es desarà a la barra de cerca esquerra. En lloc de buscar els seus sentiments per recordar els mateixos paràmetres exactes la propera vegada que necessitin aquestes dades exactes del projecte, la informació és correcta al tauler de control.
4. Projectes no assignats = Eines d’organització mental
Es poden assignar tasques a Asana, però els projectes no, però podeu limitar qui ve els projectes. Abans de compartir-lo, ningú pot veure aquell projecte, però tu. Juntament amb l'ús de la vista del calendari d'Asana per incloure les dates de venciment de tasques i projectes, Sheev suggereix deixar les tasques sense assignar-les en un projecte privat com a eina d'organització mental. Podeu anotar la vostra llista de desitjos de cada tasca que vulgueu treballar per a l'any vinent, per exemple, i indexar aquestes tasques una a una a projectes públics a mesura que es presentin en temps real. És una manera de mantenir totes les vostres tasques organitzades i compartir-les amb altres equips i departaments que vulgueu, alhora que feu un seguiment de tot el que esteu treballant. D’aquesta manera, podeu controlar quan un usuari (per exemple, el vostre gestor) s’assabenta sobre una tasca en concret que realitzeu en lloc de sobrecarregar aquesta persona amb un diluvi de la vostra propera activitat.
5. Mantingui a l’abast un projecte de “Estació de commutació”
Compartir entre equips a Asana pot ser difícil, de manera que Sheev recomana utilitzar un projecte visible públicament com a llista de tasques entre departaments per mantenir actualitzat tot l'espai de treball sobre els diferents equips que treballen. Com que les designacions d'Asana poden resultar una mica complicades, això significa un projecte públic en un equip del qual tothom és membre. A mesura que avancen els projectes, els administradors poden assignar diferents tasques de la llista a diversos departaments o usuaris. D’aquesta manera, tothom sap de quins són els responsables i quins equips comparteixen la càrrega de treball en qualsevol tasca determinada.
6. Plantilles, còpia de seguretat i bord
Una de les novetats més importants d'Asana és la possibilitat de clonar tasques entre equips mitjançant l'assignació de còpies. Simplement, feu clic a la dreta d’una tasca i escolliu Assignir còpia, els usuaris d’Asana poden fonamentalment crear una plantilla fora d’aquesta tasca sense utilitzar l’ordre duplicat. Després d’assignar una còpia a altres membres de l’equip, també se’ls afegeix automàticament com a seguidor d’aquesta tasca, que és una forma natural de mantenir els gestors al bucle. Feu clic al camp Assignar i, a continuació, feu clic a la icona de la persona que hi ha a la caixa. A continuació, introduïu diversos noms i la tasca serà copiada i assignada a diverses persones.
No obstant això, utilitzar la comanda duplicada és una bona manera de fer una còpia de seguretat de les dades del projecte. Asana inclou un registre de canvis bàsic al final d'una tasca o projecte, però, per a un flux de treball que varis membres o equips estan modificant, és convenient utilitzar la funció de clonació per crear una plantilla en un projecte ocult en cas que se suprimeixi alguna cosa crítica. o sobreescrit. Totes les pàgines d'Asana també tenen un URL personalitzat, de manera que és fàcil agafar aquesta plantilla bloquejada i compartir-la si cal. Per duplicar manualment una tasca, feu clic al botó Desbordar a l'extrem esquerre de la tasca i, a continuació, feu clic a duplicar. Podeu seleccionar els camps que vulgueu duplicar en el procés.
Les plantilles també són una bona eina per a la borda. La creació d'una sèrie ordenada de plantilles pot ajudar a que un nou empleat estigui atès a l'ús de la plataforma i al que comporta la càrrega del seu projecte, tot navegant a través del procés del flux de treball del seu equip. Combinada amb la gira interactiva que Asana va afegir en el seu darrer llançament important, una tasca clonada o una llista de projectes actua com una sèrie de punts de divulgació per agilitzar els novells.
7. Assignació múltiple
El millor truc de Sheev per mantenir els projectes en moviment si s’aturen tasques o equips és, una vegada més, utilitzar la indexació creuada. Això permet als directius desglossar un projecte en diverses peces, incloses subtasques, i moure les coses per mantenir el projecte en brutícia, la qual cosa permet a diversos equips treballar en paral·lel sense estar lligats a un progrés lineal.
Asana no s'aconsegueix amablement amb algú que intenta assignar una tasca a diversos usuaris, basat en el pensament que disminueix la responsabilitat repartint la responsabilitat. Tot i això, Sheev té un truc per evitar-ho. Quan busqueu un projecte al qual voleu assignar a més d’un usuari, podeu assignar-vos tasques i, posteriorment, duplicar-les amb tasques o subtascs addicionals assignats a diferents membres de l’equip. És una tècnica que Asana pot considerar antinatural, però pot ajudar a aconseguir que un projecte bloquejat es mogui de nou assignant mà d’obra de manera més eficient.
