7 Consells per augmentar la productivitat mitjançant Office 365

Office 365 és el producte comercial amb més ràpid creixement de Microsoft i que ara és la primera aplicació desplegada a l'empresa. Microsoft a principis d’aquest any va anunciar que Office 365 té gairebé 50 milions d’usuaris de negocis actius al mes. I, segons l’últim informe de resultats de Microsoft, Office 365 continua sent el producte de productivitat i negoci més rendible de l’empresa.

A mesura que les empreses i les petites empreses de mida mitjana migren a l'Office 365 i l’Office 2016, s’enfronten a reptes amb la migració cap a una nova tecnologia alhora que s’ocupen de sistemes llegats i canvis culturals importants per a empreses que han funcionat de la mateixa manera des de fa anys. El fet que una empresa compra Office 365 no significa que els seus empleats ho aprofitin per millorar la col·laboració i augmentar la productivitat. El fet d’aconseguir que els empleats canvien el que solien suposar és un repte, i també invertir el temps i els recursos necessaris per garantir que l’adopció dels usuaris passi de forma ràpida i perfecta.

MessageOps, un servei de compartició de documents d'Office 365 i Microsoft Azure basat en núvol, ofereix serveis de formació, adopció i gestió de canvis per ajudar a les empreses a transitar-se a Office 365 al núvol d'Azure. Chris Pyle, director general de MessageOps, va dir a PCMag que Office 365 facilita la transició, però, sense tenir una estratègia clara per a l'adopció de les adopcions, les empreses no poden i no deixaran anar tot el valor empresarial de la plataforma.

"Amb Exchange i SharePoint, no heu de saber com configurar-lo, configurar-lo, gestionar-lo, fer-lo redundant i fer-lo accessible", va dir Pyle. "Amb Office 365, tot el que heu de fer és afegir les vostres dades i els vostres usuaris, oferint-vos un entorn empresarial completament funcionat i altament disponible. Es pot accedir a aquest entorn des de qualsevol lloc de forma segura, amb poca o cap experiència d'aplicació. Les empreses petites poden tenir la el mateix entorn que les empreses Fortune 500 sense haver d’invertir en recursos tècnics altament capacitats i molt costosos, a més, tenen accés a les robustes eines que Office 365 ofereix a totes les empreses grans o petites, i que poden estar en funcionament en qüestió de dies."

Pyle va exposar 7 recomanacions i consells per facilitar l'adopció efectiva d'Office 365 i com utilitzar-la per maximitzar la productivitat empresarial quan finalitzi els projectes.

1. Transformació de dalt a baix

Per assegurar una bona transició d’Office 365, Pyle va dir que el compromís del lideratge és obligatori. "Si els empleats no veuen els nivells més alts promocionant i utilitzant la plataforma, tampoc ho faran", va dir Pyle. "De la mateixa manera que els líders posen un exemple fort, també ho fan els" campions "o els" usuaris de poder "dins dels equips. Aquests són els empleats que no estan satisfets amb l'estatus quo i estan molt emocionats amb el potencial d'Office 365."

2. Educació i formació

El lideratge executiu d'una empresa no pot esperar que els empleats puguin aprofitar al màxim l'Office 365 sense proporcionar-los una formació i una formació adequades. Pyle va recomanar que les companyies recopilessin una videoteca de vídeos d'aprenentatge "snackable" d'un minut o dos minuts com a forma adequada i eficaç per impartir formació permanent. "La comunicació també és clau, juntament amb la diversió del viatge d'adopció", va dir Pyle.

3. Embrace Office 2016

El llançament d'Office 2016 fa que el núvol sigui més accessible. Hi ha més integració al núvol, és a dir, opcions de connectivitat ampliades. "OneDrive i SharePoint al núvol et permeten desar i compartir fitxers al núvol de manera senzilla i senzilla", va dir Pyle. "Veiem Office 2016 com una altra via per a les empreses per maximitzar el valor de la seva inversió d'Office 365. Poden utilitzar els recursos que van adquirir amb Office 365, que inclou Office 2016 per als usuaris de l'E3. Com amb qualsevol nova funció o nova versió, Per descomptat, sempre hi haurà una corba d'aprenentatge implicada per trobar on resideixen totes les vostres opcions i configuracions."

4. Teniu la seguretat a la ment

Actualment, Office 365 inclou més d’una dotzena d’aplicacions incloses OneDrive, OneNote, Outlook, Sway i Yammer. Però Pyle va destacar la importància de la seguretat de les dades quan es treballa amb aquestes aplicacions. "Afegir i fer aquestes aplicacions disponibles és senzill; els usuaris poden compartir-se internament simplement fent clic amb el botó dret a" compartir amb "i fins i tot arribar fins a co-autoritzar fitxers a Word, Excel i PowerPoint", va dir Pyle. "Office 365 confia en Azure Active Directory per a la seguretat, però les organitzacions haurien de tenir precaució quan es planifiqui que es treguin dades sensibles fora del seu control directe. Microsoft també ha afegit la prevenció de pèrdues de dades tant per a SharePoint com per a afegir un nivell addicional de seguretat. Però, com amb qualsevol cosa nova, una comprensió específica de la seguretat sempre hauria d’estar al capdavant de la vostra ment ".

5. Productivitat MDM i mòbil

Pyle va assenyalar les capacitats mòbils d'Office 365, en particular, la seva capacitat per ajudar a augmentar la productivitat global. "Office 365 facilita que els usuaris accedeixin als seus recursos en qualsevol dispositiu, des de qualsevol lloc, sense preocupar-se de connectivitat i seguretat", va dir Pyle. "Per exemple, els usuaris poden accedir a les aplicacions d'Office a les seves tauletes i telèfons, i la gestió de dispositius mòbils (MDM) ara s'inclou a l'Office 365 per a tots els dispositius mòbils. Finalment, Software-as-a-Service (SaaS) passa per responsabilitat del consumidor. al venedor (en aquest cas, Microsoft) en el sentit que, si no funciona com cal, només cal que desactiveu el servei i deixeu de pagar ".

6. Col·laboració interna

Un dels principals bons de productivitat d'Office 365, va dir Pyle, és la capacitat de col·laboració interna que ofereix OneDrive for Business (OD4B) i SharePoint (SP). "Un usuari pot pujar un fitxer a la biblioteca de documents, fer clic al document, compartir-lo amb un usuari o grup, així com treballar col·laborativament al document", va dir Pyle.

"Els fitxers adjunts són desafiants per a totes les organitzacions, ja que els usuaris semblen utilitzar el correu electrònic com a gabinet de fitxers. SP i OD4B permeten l'ús de" enllaços "als fitxers en contraposició als fitxers adjunts, i tant a OWA com a Exchange utilitzant l'eina MessageOps, podeu fer clic a "Afegeix", però se li pot oferir l'opció de penjar a OD4B i compartir enllaços, cosa que afegeix la versió i la col·laboració mitjançant el procés que els usuaris coneixen. L'ús de OD4B i SP permet als usuaris treballar de manera segura en qualsevol dispositiu mitjançant les versions basades en el navegador de Microsoft. aplicacions populars i amb la possibilitat de consultar, editar i carregar els canvis la propera vegada que l’usuari estigui en línia."

7. Skype for Business

Pyle va dir que Skype for Business ofereix una excel·lent funcionalitat d'Office 365 per videoconferència, reunions en línia i missatgeria instantània com a eines de productivitat per a qualsevol empresa de mida. "Els usuaris poden connectar-se a través de Skype, parlar endavant i endavant a través de la seva PC o per telèfon i realitzar modificacions en un fitxer simultàniament o en sèrie, amb la possibilitat de retrocedir a les versions anteriors segons sigui necessari", va dir.