Ressenya i qualificació d'Asana

Els amants de la productivitat els encanten Asana, i per una bona raó. Aquesta eina de col·laboració en equip especialitzada en línia està especialitzada en la gestió de fluxos de treball, però també gestiona la gran quantitat de gestió de tasques amb aplomb. Dit això, Asana no s'ha de confondre amb el programari de gestió de projectes complet, malgrat la seva nova característica de línia de temps. No inclou el seguiment de temps autòcton ni altres eines avançades que esperem veure per a la gestió de projectes a escala completa. Però, per gestionar tasques i fluxos de treball, és una eina flexible i elegant que pot agafar a la vostra voluntat. Asana és una de les millors aplicacions de col·laboració i productivitat per a equips i una Editors 'Choice.

Preu i plans

Si voleu veure de què es refereix Asana, el servei ofereix un nivell de comptes gratuït per a equips de 15 membres i menys. Les úniques restriccions importants són que no podeu utilitzar la vista de línia de temps d'Asana, els Taulers de control avançats ni les eines de cerca avançada. Més endavant comentem totes aquestes funcions. Els usuaris de comptes gratuïts aconsegueixen, tanmateix, totes les altres funcions de gestió de tasques, inclosa la possibilitat de crear tasques, assignar-les persones, afegir dates de venciment, escriure comentaris i adjuntar fitxers. Tampoc hi ha límits en el nombre de tasques o projectes que podeu crear. Us recomanem que utilitzeu el compte gratuït almenys unes setmanes amb un petit grup de proves abans d’actualitzar a un nivell de servei pagat.

Asana Premium costa 119, 88 dòlars per persona i any o 11, 99 dòlars per persona si paga mensualment. El compte Premium inclou tot el compte gratuït i elimina els límits de la mida de l'equip, els taulers de taula i les eines de cerca. Els comptes Premium inclouen alguns avantatges addicionals, com ara la funció de línia de temps d'Asana, equips i projectes privats, camps personalitzats, dependències de tasques, controls administratius i assistència prioritària. Els projectes privats només són accessibles als membres convidats, mentre que els que no siguin privats siguin accessibles per a tots els membres de l'equip.

Els equips molt petits de 15 persones o menys que desitgen funcions Premium paguen una tarifa inferior: 75 dòlars per persona i any o 7, 50 dòlars per persona al mes. Els grups d’estudiants també poden contactar amb l’empresa per fer una prova gratuïta de sis mesos amb Asana Premium. El preu ha augmentat en els darrers anys, però les persones que tenen acords de Asana existents i actius poden continuar amb les tarifes més baixes.

Per comparació, Todoist Premium costa 29 dòlars anuals per ús personal o 29 dòlars per persona i any per equips. A la gamma alta, Podio comença a partir de 9 dòlars per persona al mes o aproximadament 86 dòlars per any si es paga anualment. Per tant, Asana és molt més car que Todoist, però té un preu proper als plans de Podio Basic i Plus.

Asana també té funcions de taulers de kanban, per la qual cosa altres aplicacions populars de kanban, com Trello, Wrike i Volerro, també són un joc just per a la seva comparació. Trello cobra 119, 88 dòlars per persona i any, el mateix que Asana. Volerro cobra només 7, 99 dòlars per persona i per mes. Wrike cobra gairebé la mateixa quantitat que Asana Premium pel seu nivell professional de servei (117, 60 dòlars per persona i any) i una tarifa molt més elevada per al seu servei de qualificació empresarial (297, 60 dòlars per persona i any)

Què és Asana?

Asana és una eina de gestió de fluxos de treball que utilitzeu principalment per gestionar tasques. Es diferencia de les aplicacions tradicionals de gestió de projectes, és a dir, per la seva falta d’estructura. Asana és com una baralla de cartes, mentre que el programari de gestió de projectes és com un joc de taula. Els jocs de taula estan dissenyats per jugar-se amb una sèrie de regles preestablertes. És estrany que els jugadors s’allunyen massa d’aquestes instruccions establertes, tot i que tots poden acceptar algunes modificacions de tant en tant.

Amb un joc de cartes, teniu més opcions. Per exemple, podríeu jugar a un joc conegut amb regles establertes, com ara un sorteig de cinc cartes o inventar el vostre propi joc. Posem per cas que decidiu jugar a rummy. Tothom ha de coincidir prèviament sobre quina versió del rummy ha de jugar (rummy recte, 500 rummy, gin rummy, etc.). Hi ha una plantilla per al joc, però prèviament tots els jugadors han d'establir les regles exactes.

En el cas d’Asana, hi ha tantes maneres predefinides d’utilitzar-lo com hi ha formes personalitzades. Un altre punt de distinció és que Asana s’adapta millor al treball continuat, mentre que les aplicacions de gestió de projectes solen ser millors per a projectes amb dates clares d’inici i finalització, a més de ser lliurables. És un projecte la creació i el llançament d'un lloc web de notícies. L’escriptura de contingut diari per a un lloc web de notícies continua treballant.

En termes més específics, Asana fa un seguiment de qui és responsable de quina tasca, la informació relacionada amb cada tasca i tota la resta d'informació relacionada amb el progrés d'aquesta tasca. Si tot seguit sembla confús, sabeu que el més difícil és configurar Asana per a les vostres necessitats. Després d'aquest període inicial, la naturalesa oberta d'Asana també és un dels seus millors aspectes. Consulteu la Guia d’Asana sobre com començar i dominar-ne totes les funcions.

Estructura d’Asana

Abans d’obrir Asana a tots els membres de l’organització, un grup d’administradors necessita prendre una decisió final sobre com s’implementarà i s’utilitzarà Asana. Tot i que algunes eines de col·laboració semblen senzilles, realment no és el cas d'Asana. Asana és intuïtiu, però una vegada que es va iniciar, la seva completa falta d’estructura pot dificultar la immersió sense una bona previsió. Asana ofereix una mica d’ajuda en l’estructura amb les plantilles de projecte, que comentarem més endavant, però la perspectiva de traduir una estructura organitzativa d’una manera que tingui sentit podria ser intimidant.

Pel que fa a la jerarquia bàsica dels fluxos de treball, cada equip és responsable d’una sèrie de projectes amb llistes de tasques individuals. Cada tasca pot tenir subtassons, així com un destinatari, data de venciment, fitxers adjunts, comentaris, etiquetes i seguidors. Feu servir aquestes tasques i subtascs per fer el seguiment del treball. Els comentaris i altres dades us ajudaran a comprendre el que passa amb la tasca, de manera que no cal que tracteu els assumptes per correu electrònic o d’alguna altra manera. A mesura que es completen les tasques i subtascs, tot el seu historial i tot el que es va produir acaben unint-se a la tasca en si. Així, totes les accions de treball tenen un context significatiu.

A més de la seva capacitat per fer un seguiment de les minuciositats, Asana també és útil per obtenir una perspectiva més àmplia sobre les responsabilitats de cada membre de l’equip. Les cerques personalitzades, que discutirem amb més detall més endavant, o fins i tot simplement mirar la llista de tasques d’algú altre és un mètode eficaç per esbrinar si algú té una sobrevisió o un rendiment inferior. Podeu utilitzar aquestes dades bàsiques per fer canvis efectius.

Privacitat i seguretat

Asana assegura connexions al seu lloc mitjançant almenys el protocol TLS 1.1 i allotja les seves dades a "centres de dades segurs auditats SSAE 16 mitjançant Amazon als Estats Units". Asana també ofereix un programa de recompenses d'errors per revelar vulnerabilitats amb el servei. Asana recentment va obtenir la certificació SOC 2 Tipus 1. Les auditories de Soc 2 estan dirigides per l'American Institute of CPAs i, segons aquesta organització, afecten "els controls d'una organització de serveis rellevants per a la seguretat, la disponibilitat i el processament de la integritat dels sistemes que l'organització del servei utilitza per processar les dades dels usuaris i la confidencialitat i privadesa de la informació processada per aquests sistemes. " Igual que amb Slack, també podeu comprovar l'estat d'Asana a través d'un tauler de control en línia.

A nivell d’ús, Asana abraça la col·laboració entre tots els membres de l’equip. Certament, podeu mantenir privats els projectes i les tasques a Asana, però la naturalesa de l'eina és permetre a tots els membres de l'equip tenir un accés igual per veure, editar i interactuar amb la informació de l'aplicació. Dit això, Asana us permet marcar projectes com només comentaris o assignar aquest nivell de permís als membres individuals.

Per als equips que utilitzen Asana com a plataforma oberta, és molt important mantenir un diàleg sobre les regles de compromís per assegurar-nos que tothom accepta utilitzar l’aplicació de la mateixa manera, no sobreescriure el treball de l’altre, etc. Recentment, Asana va afegir noves opcions de seguretat empresarial, inclosa la capacitat de controlar quines aplicacions es poden utilitzar en la integració i restringir qui pot afegir convidats.

Veure i sentir

Asana està disponible a la web i a través de l'App Store i Google Play Store, però no ofereix una aplicació d'escriptori. Algunes aplicacions de col·laboració, com Slack, ofereixen variants d'escriptori, però no és un desglossament d'ofertes.

La interfície web d’Asana és eficaç i sensible, amb un color i disseny excel·lents per mantenir-la interessant i útil sense semblar massa desordenada. També té algunes sorpreses, com ara animacions de celebració que apareixen a la pantalla de tant en tant, tot i que podeu desactivar aquests efectes addicionals si no us agraden. Asana també inclou una sèrie de dreceres de teclat anomenades Hacks a la seva secció de configuració, que afegeixen diversos tipus de funcionalitat i personalitat. Per exemple, premeu TAB + B per divertir-vos una mica felí després d'haver activat el hack relacionat.

El quadre de comandament web es divideix en tres àrees principals: un carril esquerre; una finestra principal que canvia en funció del que seleccioneu des de l'esquerra; i un quadre d'informació correcte que aprofundeix en el que veieu a la finestra principal. La finestra principal també inclou un botó per afegir ràpidament elements com tasques o projectes, una barra de cerca i una icona de perfil. A la configuració del vostre perfil, podeu afegir informació bàsica del compte, definir les preferències de notificació, ajustar les preferències de visualització i els efectes visuals esmentats i configurar integracions amb altres aplicacions com Harvest i Zapier. Asana manté una llista completa d'aplicacions i d'integracions compatibles.

A l’última actualització del disseny, navegueu per la interfície pel menú del trenet esquerre, que també es pot amagar completament si voleu centrar-vos a la pàgina principal. De dalt a baix, les vostres opcions principals són la pàgina d'inici, les meves tasques, la safata d'entrada i el tauler de control. Aquestes opcions poden diferir en funció de la configuració global de la vostra organització. La pàgina d'inici és una nova secció que mostra els vostres projectes favorits i recents, mentre que Les meves tasques mostren tot allò que us ha estat assignat o que seguiu. Si veieu un banner nou sobre qualsevol projecte de la pestanya Inici, podeu fer clic amb el ratolí per veure la darrera activitat. Inbox és només un feed d’activitats d’Asana. Podeu afegir projectes específics a la secció Taulers de control per fer un seguiment de les actualitzacions i obtenir una visió general de la finalització de les tasques. Un punt groc apareix al costat de la safata d'entrada quan teniu notificacions sense llegir.

Un disseny atent fa que la finestra principal d’Asana s’ajusti a les vostres necessitats. Per exemple, quan feu clic a un projecte a l’esquerra, la finestra principal apareix un menú contextual sota el nom del projecte, amb la línia de temps, el calendari, les converses, el progrés i els fitxers. També podeu ordenar els articles segons el destinatari o la data de venciment a qualsevol vista de tasques, per exemple, o optar per mostrar només les tasques completades o incompletes. Les tasques es llisquen per la pantalla quan feu clic i les arrossegueu per canviar l’ordre, cosa que fa que la repriorització sigui molt senzilla. Si voleu, també podeu organitzar tasques en seccions, però tingueu en compte que aquestes seccions no afecten cap classificació de tasques en un altre lloc.

Característiques addicionals i en ús

Asana no escatima les funcions. Quan creeu una tasca, podeu assignar-la a un membre de l'equip, programar una data de venciment o afegir una data recurrent, carregar o enllaçar a documents associats, escriure comentaris, afegir etiquetes i fins i tot subscriure-us o donar-vos de baixa a vosaltres mateixos i a altres per rebre notificacions sempre que es produeixen canvis a la tasca. La secció Comentaris és especialment útil ja que admet la format de text, l'edició de comentaris i les mencions directes a través del símbol @, entre d'altres.

Les etiquetes ajuden a fer cerques més fàcils i la funció de cerca avançada, en la qual aprofundirem més endavant, és força bona. Les caselles de selecció interactives us permeten marcar les tasques a mesura que les completeu, i de manera tan senzilla com deslligar-les si un altre membre d'Asana es produeix per error. Asana també us permet crear un camp personalitzat. Podeu afegir un camp que indiqui la prioritat d'una tasca (baixa, mitjana, alta) o podeu utilitzar camps personalitzats per indicar l'estat d'una tasca (pendent, en curs, en espera de l'aprovació final).

Asana també integra un calendari que podeu utilitzar per fer un seguiment de les dates previstes. En una nota positiva, Asana sembla prendre seriosament els comentaris dels usuaris. Després d’haver rebut una resposta aclaparadorament negativa sobre els canvis al calendari, Asana va revertir l’actualització i treballa per assegurar-se que es mantinguin les funcions existents, a més de les millores de rendiment.

Asana no ofereix funcions de xat, cosa decebedora, tot i que sí que s'integra amb Slack i Microsoft Teams. Asana proporciona un espai anomenat Conversacions, un tauler de missatges en el qual els membres de l’equip poden discutir problemes entre ells que no estan directament relacionats amb cap tasca en concret. Per exemple, els membres podrien discutir l’abast de futurs projectes, idees creatives o procediments. Tot i això, això no és eficaç per a missatgeria directa o converses ocasionals.

Asana tampoc és l'eina més adeptes per a projectes intensius en gràfics, però ha anat millorant amb els anys. La visió de kanban, que comentarem més endavant, és una d'aquestes millores. Podeu penjar imatges a tasques, però no es poden marcar a l'aplicació mateixa. Podeu previsualitzar les imatges adjuntes, però, en formar l'aplicació.

Plantilles i visualitzacions

Si no esteu segurs de com podeu configurar un projecte, Asana us ofereix una sèrie de plantilles que podeu utilitzar. Per començar, feu clic al botó Plus> Projecte. Les plantilles és la pestanya del mig. Entre els exemples de plantilles predissenyades, trobareu l’agenda de reunions, el full de ruta del producte i la borda dels empleats. Per descomptat, podeu crear la vostra pròpia plantilla, tampoc no us enganxeu a aquestes estructures. Penseu en ells com a punt de partida.

Una altra característica útil és la capacitat d’Asana de crear dependències entre tasques. Imaginem que tenim la tasca A, la tasca B i la tasca C connectades a Asana. Si la tasca C no es pot fer fins que les tasques A, i després B estiguin completades, podem afegir dependències entre aquestes tres.

Llavors, és natural, potser espereu que Asana tingui algun tipus de funcionalitat del gràfic de Gantt. Introduïu la vista de línia relativament recent. Aquí, els usuaris poden veure totes les seves tasques en un format d'estil Gantt. Les dependències estan representades per línies entre tasques i podeu fer canvis a voluntat. Els gràfics de Gantt són especialment útils per veure com un retard en una tasca o una absència prolongada d’un membre de l’equip pot afectar les dates de destinació a la línia de baixada. Asana també va desplegar la possibilitat d'organitzar tasques en la vista per seccions. Projectes de treball en equip ofereix una visualització de gràfics de Gantt, però no està tan ben dissenyat.

Juntes Kanban a Asana

Asana ara inclou una junta directiva, dissenyada per proporcionar als equips una manera de gestionar el treball mitjançant kanban. Les aplicacions de Kanban estan especialitzades en ajudar-vos a visualitzar tota la feina que cal fer i tota la tasca en marxa, amb èmfasi en assegurar-vos que els equips no es sobrecarreguin amb tantes tasques que perden el focus i es converteixen en menys productius. Kanban ho fa limitant el nombre de tasques que es poden assignar a una persona o departament en un moment determinat.

Trello és una altra aplicació de productivitat que utilitza l'estil kanban. Un dels mètodes és configurar diverses columnes que es correlacionen amb un estat de finalització. Pot tenir sentit, per exemple, tenir columnes per a DEV, QA i Producció. Per moure una tasca d'una etapa a una altra, simplement arrossegueu-la a la següent.

Tingueu en compte que per utilitzar aquesta vista de tauler cal que creeu projectes específicament en aquest estil. En altres paraules, no podeu simplement canviar de la vista de tasques predeterminada a aquest estil en el moment de fer aquesta revisió. Per canviar la vostra vista, durant la fase de creació del projecte, només cal que busqueu la secció de disseny i seleccioneu l’opció Board.

Com s'ha esmentat anteriorment, les vistes del tauler poden ser més útils per a equips que treballen amb materials visuals, ja que podeu definir imatges de portada per a cada tasca en una columna. De la mateixa manera que amb les altres vistes d'Asana, podeu crear camps personalitzats quan a la vista de la junta i marcar comentaris directament a les persones amb el símbol @, una funció útil però menys habitual entre les aplicacions dedicades a kanban. No obstant això, Asana no té totes les funcions desitjables. Li falten carrils de bany i límits de treball en curs. KanbanFlow té totes aquestes funcions.

Recerca i informes avançats

Asana inclou una excel·lent funcionalitat de cerca avançada. Al nivell superior, quan consultis un terme, pots especificar si busques una tasca o conversa. Altres camps predeterminats inclouen: Assignat a, en els projectes; i Seguit. A més, podeu especificar si una tasca té un fitxer adjunt, si s'acaba, així com la seva data de venciment. Per aprofundir encara més, podeu afegir filtres per a camps personalitzats, persones, etiquetes, dependències i fins i tot subtotes. Si no trobeu el que esteu buscant amb aquestes eines, és probable que en primer lloc no existís.

Asana facilita l'estalvi de qualsevol d'aquestes cerques complexes com a informes interactius, que es troben al menú de l'esquerra per accedir ràpidament. Aquests informes s’actualitzen a mesura que els nous elements coincideixen amb els termes i podeu editar els termes de la cerca en qualsevol moment. Agraïm aquesta característica, ja que pot ser inestimable per a directius que busquen descobrir qui està sent productiu. Fins i tot per a individus, és una bona manera de fer un seguiment del progrés individual al llarg del temps.

Aplicacions mòbils d’Asana

Asana ofereix aplicacions mòbils gratuïtes per a Android i per a iOS. Per provar-los, varem instal·lar Asana en un Google Pixel amb Android 9.0. No hem tingut problemes per descarregar l'aplicació i cantar en un compte.

L’aplicació està configurada lleugerament diferent que a la web, però la interfície conserva el seu aspecte net. Per exemple, la majoria dels enllaços i estructures de navegació es troben a la part dreta de la pantalla, en lloc de l’esquerra. Una vegada que us inicieu la sessió, Asana us portarà directament a la llista de tasques, que probablement passareu la major part del vostre temps. Tot i que tota la funcionalitat bàsica, inclosa la capacitat de crear, fer el seguiment i realitzar tasques completes, es troba a l'aplicació, Asana acostuma a funcionar millor en una pantalla gran on es pot veure molta informació alhora, de manera que la mida de la pantalla petita no és t ideal.

Dit això, és possible que siguis productiu des del telèfon i agraïm que pugueu accedir a Asana des de qualsevol lloc que tingueu connexió a Internet. Cal destacar que les aplicacions també ofereixen una gran quantitat de capacitats fora de línia. Quan treballes fora de línia a les aplicacions per a mòbils, veus núvols grisos que indiquen que el contingut encara no s'ha sincronitzat, de manera que cap dels col·laboradors no el podrà veure fins que el dispositiu no es reconecti i se sincronitzi.

Una coberta de targetes

El disseny atent d'Asana, els elements interactius fluids i la generosa distribució de membres en la seva versió gratuïta la converteixen en una potent aplicació de gestió de tasques per a projectes personals i treball en equip. La seva flexibilitat, extens conjunt de funcions i una gran varietat de visualitzacions de fluxos de treball també són recomanables. Per tots aquests motius, Asana guanya una opció d'Editors per a aplicacions de col·laboració. Tot i que no és barat i la seva falta d’estructura inicialment pot causar certa ansietat, prometem que és una eina que val la pena utilitzar.