Autotask, revisió i qualificació de solucions de gestió empresarial

La solució de gestió d’empreses informàtiques d’Autotask és una plataforma d’automatització de serveis professionals basada en núvols escalable que pretén que els seus clients puguin ser proveïdors de serveis informàtics més proactius, més competents i més rendibles. La capacitat d’automatitzar tasques, l’ús de plantilles d’entrades i la interfície d’usuari altament personalitzable (IU) fan d’aquest paquet atractiu. Amb una llista extensa de funcions, Autotask pot trigar una estona a dominar-se, i és car, però val la pena la inversió, que comença al voltant de 65 dòlars per usuari al mes.

Els quadres de comandament personalitzables ofereixen un nombre gairebé infinit d’opcions d’un cop d’ull, la captació de resums d’entrades i projectes, oportunitats, calendaris de renovació de contractes i molt més. Per a equips o col·laboradors ubicats al centre, repartits per tot el món, Autotask està disponible en set idiomes, amb suport internacional per tal que el vostre talent, sigui com sigui de distància, pugui sentir-se completament suportat.

Els nivells de servei

Obtenir un pressupost d'Autotask no és una tasca senzilla. Es va necessitar tres correus electrònics i tantes trucades telefòniques per obrir la discussió sobre preus: el professional de vendes d’Autotask tenia més funcions i suport de llibres blancs que només havia de compartir amb mi. Dit això, Autotask certament triga el temps a realitzar la diligència deguda per comprendre les vostres empreses i necessitats. Durant les nostres trucades de descobriment, el representant d’Autotask va preguntar quines plataformes similars haurien estat de control de proves. Quan vaig esmentar BlueFolder, que ofereix quatre nivells de servei de pagament des de qualsevol lloc a partir de 79 dòlars mensuals per a tres usuaris, em van dir que el conjunt de funcions més robust d'Autotask requeriria una mica més d'inversió, però que lliuraria més enllà de qualsevol cosa que experimentaria en un altre lloc..

Hi ha tres nivells de servei disponibles per a Autotask: Essentials, Premium i Ultimate. El nivell Essentials comença a partir de 65 dòlars per usuari al mes i cobreix una gran varietat de funcions bàsiques per a equips més petits que busquen principalment funcions de seguiment de projectes i entrades. Algunes de les funcions addicionals a nivell de Essentials inclouen la gestió de relacions amb els clients (CRM) i la gestió d'oportunitats, el connector del servidor Microsoft Exchange, els contractes i la facturació i Autotask LiveMobile, la seva plataforma mòbil. El correu electrònic de bucle tancat, el portal d'accés al client i la integració de QuickBooks són funcions opcionals disponibles per obtenir un cost addicional a Essentials, però totes estan incloses en els nivells Premium i Ultimate.

Al ser un friki de dades, m'encanta la flexibilitat del mòdul Data Warehouse, que aporta el poder de l'analítica davant i al centre mitjançant Crystal Reports o Microsoft SQL Server, que podeu manipular les vostres dades de la vostra manera. Data Warehouse és opcional a nivell Premium i s’inclou a Ultimate. Hi ha altres eines d’analítica i tauler de comandament disponibles per als subscriptors Premium i Ultimate, mentre que el paquet Essentials inclou un respectable conjunt d’informes estàndard.

Com que tots els nivells de servei es citen a cada client potencial de manera individual, inclouran opcions d'assistència, com suport en línia, correu electrònic i telèfon, així com esdeveniments de seminaris en directe en funció de les vostres necessitats i pressupost. Els vídeos de formació i les comunitats d’usuaris en línia ofereixen camins addicionals per activar la personalització. Si no és així, l'equip de serveis professionals d'Autotask disposa d'un munt d'opcions per ajudar a aprofitar al màxim la plataforma i les integracions.

On llueix Autotask

L'entrada és per a Autotask. El correu electrònic de bucle tancat pot desactivar respostes i capturar automàticament fitxers adjunts, que es desaran al bitllet corresponent. Simplement respondre a una cadena de correu electrònic actualitza el bitllet amb la darrera comunicació. La personalització a Autotask permet als usuaris i administradors crear taulers i espais de treball per complir especificacions bastant detallades.

Configuració i facilitat d’ús general

Inicialment, Autotask no és tan fàcil d’utilitzar com altres plataformes de gestió empresarial, en part a causa de totes les funcions i eines personalitzables. L’aplicació és tan rica en funcions, és difícil eliminar-ne tants articles a les pantalles. No sembla haver-hi una manera de desactivar funcions que potser no s'apliquen a la vostra empresa, de manera que es mostra tot. Això fa que la definició de camps personalitzats sigui malament i a vegades confusa.

Un cop identificats els camps personalitzats i plantilles col·locades, els usuaris poden crear entrades noves segons criteris comuns, on es poden omplir gran part dels punts de dades requerits. Els fluxos de treball automatitzats, quan estan dissenyats, treuen les endevines dels processos i mouen els elements endavant. No perdreu cap altre termini amb alertes automatitzades. Per a preguntes sobre la marxa, hi ha funcions d'ajuda disponibles a la solució mateixa.

Mirant sota la caputxa

Autotask és un campió per als proveïdors de serveis informàtics petits o mitjans. Els SLA es poden gestionar a diferents nivells amb fluxos de treball automatitzats i personalitzats i millorar contínuament mitjançant anàlisis constants en temps real. La integració amb els proveïdors de programari de comptabilitat significa que es poden aprovar i publicar fulls de temps des d'una font només amb un parell de clics del ratolí. Les funcions addicionals, com ara una API oberta, la gestió d’externalitzacions i l’inventari, haurien d’arribar al punt més dolent per a la majoria de les empreses que treballen amb recursos interns i externs. Les instàncies mòbils i d’escriptori d’Autotask són totalment compatibles amb els dispositius Windows, Android i Apple. Les vendes i les tecnologies en moviment poden introduir de forma instantània, actualitzar entrades i editar els estats del projecte en qualsevol moment i des de qualsevol lloc on hi hagi wifi.

Integracions

Autotask té una llista impressionant de socis d’integració en diversos tipus d’eines i aplicacions, com ara la gestió de contrasenyes, el rendiment dels empleats, la comptabilitat (sí, el seu estimat QuickBooks hi és) i altres serveis com RepairTech. Associant-se a Agility, Autotask és capaç de sincronitzar dades com a esdeveniments i contactes amb Google Apps cada 15 minuts. Es pot personalitzar una connexió amb Exchange Server per sincronitzar-la amb la vostra programació.

Plataformes comparables

Les eines de gestió d’empreses no són a l’abast de tan petites quantitats d’empreses mitjanes que busquen automatitzar tants aspectes dels seus serveis com sigui possible. BlueFolder és més àgil de peu i compta amb un temps més ràpid per implementar-lo, però no és tan ric ni caracteritzable com Autotask. Desktop Central ofereix una excel·lent funció habilitada per a mòbils i és fàcil d’implementar, però es pot aglutinar la interfície d’usuari, cosa que fa difícil trobar allò que calgui. Tanmateix, tant pels compromisos de diners com del temps per brillar, Autotask aporta el moxie.

Autotask és una plataforma de gestió de TI sòlida, amb mòduls de seguiment de bitllets, gestió de projectes i productivitat. Tot i que els preus poden ser una mica més alts que la competència, la capacitat de personalitzar la plataforma segons les vostres necessitats específiques serà atractiva per a les organitzacions mitjanes i grans. Tanmateix, les organitzacions més petites i les que tinguin requisits informàtics més senzills trobaran que Autotask és una mica massa complex i car per a les seves necessitats.