Vídeo: L'endemà. L'economia contagiada (Setembre 2024)
Si gestioneu una oficina típica de petita empresa (SMB), és important començar l'any a peu dret. Les PIME han de moure’s ràpidament per reaccionar davant les noves oportunitats a mesura que sorgeixin, i tenir una base d’oficines sòlida sobre la qual realitzar aquest treball és fonamental per a l’èxit. Afortunadament, assegurar-vos que el vostre negoci estigui en forma òptima es pot realitzar bastant ràpidament. És cert que és una cornucòpia d’auditories; només agraïu que cap d'ells sigui de l'IRS. Seguiu la llista de comprovació de sis punts que hi ha a continuació i la vostra oficina estarà a punt per assumir qualsevol repte que pugui comportar el 2016.
1. Prepari's per a la temporada fiscal
Al món empresarial, pràcticament sempre esteu preparant-vos per pagar impostos d’una manera o d’una altra. Però l’inici d’any (si coincideix amb l’exercici de la vostra empresa) és especialment important. Comença per seure amb el cap financer per fer una audiència de fons dels llibres de l'any passat.
Per descomptat, és possible que es converteixi en una suor freda quan s'utilitza la paraula "auditoria" i les "finances" en la mateixa frase, però superar-la: no estem parlant de posar en falsos agents IRS. Es tracta d’una auditoria dissenyada per oferir-vos, el vostre lideratge i qualsevol inversor actual o potencial que les vostres finances -i per extensió de la vostra organització- funcionin tal com haurien de ser. Verifiqueu els números de l'any passat, evalueu els procediments financers i empresarials, i ajusteu el que va passar realment tant amb el que espereu que passés, com amb el que heu informat. Podeu realitzar l’auditoria mitjançant els vostres clients de comptabilitat intern o per una empresa externa o CPA. Fins i tot podeu crear un grup de treball petit per fer el treball en grup. El que busqueu inclou:
Tots els ingressos derivats de l'any anterior i de quina font,
Totes les despeses realitzades l'any anterior, mitjançant quins mètodes de pagament, a quins beneficiaris i assignats a quin pressupost; presta especial atenció a les despeses d’oficina, tecnologia, servei de tercers i infraestructures comercials,
Revisions de l'estat bancari,
IRS i impostos estatals / municipals (si s’escau) presentar ressenyes,
Verifiqueu que s'estan seguint els procediments de comptabilitat adequats; si no és així, enteneu per què pot ser degut a un procés empresarial específic que podria necessitar una revisió i
Poseu els resultats de l’auditoria en un informe ajustat (aquesta és una eina que voleu utilitzar realment durant l’any perquè sigui breu, organitzat i valuós, no tan voluminós que no trobeu res).
Feta correctament, aquesta auditoria no hauria de passar més d’una setmana i el seu informe proporciona una eina fonamental per a la qual s’utilitza tot, des dels plans de compra fins als objectius de venda.
2. Auditoria de maquinari
Des d’una perspectiva d’administrador d’oficines, conèixer on es troben els diners esdevé només el primer pas. Ara també heu de saber on es troba la resta. Comença amb el maquinari tecnològic. Això pot semblar evident, però s’està convertint ràpidament en una zona de perill per a moltes pimes, especialment aquelles que s’inclinen més cap a la mida mitjana que les petites. Això passa per la frase Porteu el vostre propi dispositiu (BYOD). Tants professionals de les TI odien i tants usuaris utilitzen per utilitzar qualsevol maquinari que puguin tenir les seves mans, des de qualsevol font i sovint es paguen de manera estranya o decaïda. Com a mínim, introduïu aquesta informació en un full de càlcul organitzat al qual us podeu referir durant tot aquest any i el següent. Encara millor, poseu la informació a una aplicació dedicada a la gestió d’escriptori com ara Microsoft System Center Configuration Manager o MMSoft Pulseway.
Comenceu amb l’informe d’auditoria del pas 1 ja que hauria de proporcionar una llista oficial de les compres de maquinari. A continuació, feu un seguiment dels dispositius que s’utilitzen realment (es garanteix que trobareu algunes sorpreses). Alguns empleats utilitzaran els dispositius personals que pagaven per fer la feina, mentre que altres utilitzaran dispositius de consum tant per a tasques personals com per a la seva tasca. Esbrineu qui en té, si s’utilitza adequadament i això us ajudarà a decidir si hi pot haver una manera millor de pagar-lo.
I, un cop hàgiu aprofitat aquest nou mètode de nova tecnologia, no us oblideu de fer l’auditoria de maquinari tradicional per buscar ordinadors, servidors, impressores i altre maquinari d’oficina que s’acosta al final de la vida o al final de la vida. arrendament perquè sàpigues què caldrà refrescar aquest any i quan. Treballeu amb representants de vendes de maquinari i el vostre departament de comptabilitat per elaborar un pla per retirar aquest maquinari anterior i reemplaçar-lo per unitats noves.
3. Auditoria de programari
Les auditories de programari tenen el mateix objectiu bàsic que una auditoria de maquinari: esbrineu què heu instal·lat, on s’ha instal·lat, com s’ha pagat (el que significa, a quin pressupost es va assignar) i quines llicències o subscripcions s’obtenen per a la renovació. Assegureu-vos de marcar els que hi ha al vostre calendari.
Tanmateix, com una auditoria de maquinari, els temps moderns han complicat una mica més l’auditoria de programari. Semblant als empleats que utilitzen dispositius personals per a la feina, molts també utilitzen els seus serveis basats en núvols. Això pot succeir perquè un sol usuari decideix registrar-se en un servei determinat, o fins i tot un equip complet desplega un servei en núvol només entre ells.
Sovint, aquests serveis es paguen mitjançant càrrecs recurrents assignats a targetes de crèdit personals o corporatives, i la comptabilitat pot tenir dificultats per esbrinar el que es compra. Això pot provocar errors de comptabilitat, però són menors en comparació amb possibles problemes informàtics quan aquests serveis al núvol demanen als usuaris que descarreguin programari (que no només no va ser provat per IT, sinó que els va passar per complet). Arrossegueu aquest tipus de programari, assegureu-vos que es paga adequadament i, a continuació, decidiu si es conserva o es substitueix per una solució més eficaç.
En un front més tradicional, utilitzeu la vostra auditoria de programari per parar una atenció especial al programari de seguretat: antivirus, xarxa privada virtual (VPN) i el xifrat són tres exemples. Es tracta de blocs de creació de solucions que poden aturar un procés a les seves pistes si les llicències es redueixen, així que assegureu-vos de saber quan cal renovar les llicències i les subscripcions i quins usuaris els necessitaran.
Al voltant del temps d'auditoria de programari, també és una bona idea examinar els vostres procediments de còpia de seguretat i seguretat de dades. Normalment implica tant el maquinari com el programari, però és un requisit per a la majoria de processos de programari, per tant, no us doni cap bon tros. Feu plans de prova de còpia de seguretat i recuperació de desastres (DR) per assegurar-vos que encara funcionen, auditeu les dades de seguretat de les dades tant a nivell local com al núvol per assegurar-vos que no es corrompin i mireu el que vau pagar per aquestes solucions l'any anterior per mireu si ho podeu fer millor.
4. Auditoria de xarxa
Necessitareu el vostre servei informàtic per ajudar-vos amb aquest problema. Una auditoria de xarxa us permet:
Sapigueu quina infraestructura de xarxa utilitzeu (tant física com al núvol),
Relaciona aquesta infraestructura amb els processos empresarials que s’executen per verificar la capacitat i
Avalieu no només el que pagueu, sinó si obteniu el que pagueu; això és especialment important per a tots els proveïdors d’internet i xarxa mòbil.
Analitzeu la vostra connexió a Internet, no només a l’oficina, sinó també a qualsevol servidor web, serveis al núvol o serveis de telecomunicacions i llocs remots externs. Heu estat aconseguint el rendiment pel qual vau pagar? Si el vostre departament informàtic intern no sap com provar aquesta informació, parleu amb un consultor de xarxa de tercers. Finalment, assegureu-vos que les actualitzacions informàtiques dels vostres encaminadors d’oficina, commutadors i altre maquinari de xarxa de manera que utilitzin el firmware més recent i assegureu-vos que estigui provat amb el vostre conjunt actual d’aplicacions importants per a negocis abans de publicar-ho tot. Si teniu llocs remots o telecomunicadors que es connecten des de casa, assegureu-vos que el maquinari de xarxa també està parlat i segur.
5. Passegeu per l'Oficina
Això pot semblar volatil, però és un pas seriós. No podeu esbrinar tot el que necessiteu saber sobre el vostre negoci mitjançant un full de càlcul o un tauler de control de gestió. Aixecar-se i fer el recorregut. Parleu amb els empleats sobre com estan fent la seva feina, especialment els problemes d’equip i de procés. Comprendre com es fa el treball és fonamental no només per implementar l’eina adequada per a la feina adequada, sinó sovint per descobrir noves oportunitats d’estalvi o ingressos.
En el costat més banal, feu un balanç de l’aspecte físic i del funcionament de la vostra oficina. Para atenció a:
Mobles d'oficina,
Articles de cuina i electrodomèstics de cuina,
Pissarres, pantalles, telèfons i telèfons de sala de conferències
Aparells d’oficina compartits: trituradores, impressores, màquines de fax.
Assegureu-vos que aquestes coses siguin necessàries, en un bon funcionament i proveïu-vos dels subministraments que necessiten per funcionar (per exemple, tòner, paper, etc.).
6. Analitzeu els vostres plans de negoci i màrqueting
Heu baixat els números. Ara és el moment d’agafar el cap i mirar la imatge més gran de l’organització i això comença sempre amb el vostre pla d’empresa. Poseu-vos al costat del vostre personal directiu i expliqueu el vostre pla en detall. Ets on heu de ser (és a dir, on el vostre pla diu que seríeu)? És encara la forma més eficaç de fer negocis? Feu aquesta pregunta independentment de si el negoci funciona o no de forma òptima; sempre hi pot haver una manera millor. Feu una llista dels vostres processos empresarials, consulteu amb els empleats clau sobre aquests processos, identifiqueu-los pas a pas i, a continuació, considereu-los en detall. Hi ha eines, programari o serveis més efectius que podríeu utilitzar per ser més competitius? La gent adequada fa aquestes feines? Els processos són eficients o redundants? L’objectiu aquí no és acomiadar persones ni micro-administrar-se; és comprendre com funciona el vostre negoci, sopar a fruits secs.
Repassa el pla de màrqueting de l'any passat amb un ull similar. Comproveu els resultats i pregunteu si esteu realment on heu d’estar quan es comparen els resultats amb les despeses. On sou dèbil i com podeu millorar? Fixeu-vos especialment en:
Recerca de mercat,
Promoció i publicitat,
Esdeveniments i
Relacions amb la premsa.
Com a part d’aquest exercici, no us oblideu d’analitzar els vostres perfils de xarxa social i en línia. Arriben als clients adequats? Estan al dia? S’han actualitzat descripcions de productes o serveis, preus i fins i tot noms d’executius? Comproveu aquests detalls enèrgicament perquè res desactiva els clients en línia més ràpidament que accedir a un lloc web que creuen que no es manté.
Segur, és més fàcil escriure aquests sis passos que fer-los. Estem parlant d’una quantitat considerable de treball, sens dubte. Però, si us ajusteu i obteniu les persones adequades per ajudar-vos, es pot aconseguir en un parell de setmanes. A més, les dues setmanes poden pagar dividends relatius a processos, despeses i fins i tot beneficis per al vostre negoci durant la resta de l'any.
