Revisió i qualificació de Contractsafe

ContractSafe és una solució sòlida de gestió de contractes amb un bon conjunt de funcions i una gran quantitat d’opcions de preus. Tanmateix, com molts altres jugadors d'aquest grup, ContractSafe no deixa de publicar l'autorització i es centra en l'emmagatzematge i la compartició de contractes, la cerca i notificació, seguretat i alertes. Aquestes eines s’adrecen més a l’ús de la direcció dirigit que a la gestió completa del cicle de vida, és per això que ignora l’autorització i una personalització àmplia. Per aquest motiu, es manté lleugerament per darrere dels guanyadors de la nostra redacció, Agiloft i Updraft.

Preu i plans

ContractSafe comença a partir de 99 dòlars mensuals pel pla Emprenedor, que us ofereix 100 contractes i accés a la cerca de contractes amb reconeixement automàtic de caràcters òptics (OCR). El pla Emprenedor també inclou seguretat, rol d'usuari i gestió de permisos i la possibilitat de enviar documents de correu electrònic directament a la plataforma. Tots els plans també inclouen proves gratuïtes, usuaris il·limitats i recordatoris de dates. L’empresa disposa de quatre altres plans que ofereixen una major capacitat de contractació i més funcionalitat premium:

Pla bàsic: 299 dòlars mensuals per a 500 contractes. Aquest pla inclou el conjunt de funcions de base més els tipus de document personalitzats, el seguiment d’esmenes i la possibilitat d’emmagatzemar documents relacionats il·limitats.

Pla estàndard: 499 dòlars per 1.000 contractes. Les funcions addicionals inclouen la integració DocuSign unidireccional, rutes d’auditoria, camps personalitzats i plantilles.

Pla professional: 699 dòlars per 2.500 contractes. Aquest pla també inclou accés a una sala de dades virtual, inici de sessió (SSO), integració Active Directory (AD) i integració DocuSign bidireccional. Actualment, DocuSign és l'únic proveïdor de signes electrònics compatible, però la companyia va dir que treballa en integracions addicionals.

Pla d’empresa: 899 dòlars per 5.000 contractes. El pla Enterprise també inclou una integració amb Salesforce. La companyia ofereix preus personalitzats per a empreses que necessiten més de 5.000 contractes.

• Pla Enterprise +: una incorporació recent igual al pla Enterprise, però supera els 25.000 contractes per 1.299 dòlars mensuals.

Gestió del cicle de vida del contracte

ContractSafe manté les coses senzilles. La plataforma no inclou la creació de contractes ni les riques capacitats d’autor i edició d’eines com Concord i Updraft, ni la interfície d’usuari (UI) és tan personalitzable com Agiloft. Tampoc hi ha cap col·laboració avançada, gestió de tasques ni automatització de flux de treball d’aprovació. El que obteniu és una experiència d'usuari senzilla (UX), que és una brisa per navegar i buscar-la mitjançant filtres i etiquetes personalitzades. També obté totes les dades, documents, terminis i alertes relacionats per a cada contracte del sistema.

Quan inicieu la sessió al tauler de ContractSafe, us dirigirà directament al dipòsit principal de contractes. En lloc d'una confusa llista de pestanyes i menús que s'obté amb Coupa Contract Lifecycle Management, tot el que veieu a ContractSafe és la vostra llista ordenable de contractes i una barra de cerca universal. Totes les etiquetes, plantilles i etiquetes del sistema es poden personalitzar, de manera que, per a cada entrada del contracte, veureu el tipus de contracte, el nom i qualsevol valor monetari, contraparts i dates associades al contracte.

La interfície d'usuari està establerta de manera similar a Concord i ContractWorks, però és encara més centrada. No hi ha pestanyes ni opcions per portar-vos a altres àrees de la plataforma. Tot el que obteniu són els botons per afegir contractes, imprimir o exportar contractes i canviar a una vista de calendari que mostra les dates de contractes properes. Si no voleu publicar informes detallats, heu d'exportar dades de contracte com a fitxer CSV o Microsoft Excel a una aplicació de tercers.

Les àrees més avançades del tauler de control principal són la barra de cerca i les opcions de filtre. Si feu clic a la icona de filtre a la part superior esquerra, podeu executar una cerca més avançada. Podeu cercar per valor del contracte, data de signatura, dates de caducitat, empreses, parts, etiquetes, tipus, camps personalitzats i molt més.

Totes les etiquetes, tipus i camps personalitzats estan configurats a la pestanya Configuració de la part superior dreta. Les opcions "Camps i plantilles personalitzades" i "Tipus de contracte" us proporcionen un quadre emergent senzill per afegir tants paràmetres i categories personalitzats per gestionar i etiquetar contractes com vulgueu. L’estructura de cerca i etiquetatge de ContractSafe és més similar a la de ContractWorks i Contract Hound per la seva personalització senzilla. És una de les funcions de classificació i gestió de contractes més fàcils que hem provat.

El menú Configuració també permet a cada usuari personalitzar el seu tauler i configurar quins camps volen aparèixer al seu dipòsit. Aquí també es troba la vostra adreça de correu electrònic dedicada per a contractes de correu electrònic directament a ContractSafe, opcions per actualitzar el vostre pla i on es pot configurar la integració de dos factors (2FA), SSO i DocuSign si us heu subscrit a una compte amb aquestes funcions. El més important per als administradors d’informàtica o directius de departaments legals que supervisin el procés de gestió de contractes, és aquí on podeu convidar els usuaris a la plataforma i gestionar papers i permisos. Els usuaris poden obtenir accés complet, accés de només lectura o permisos personalitzats basats en tipus i etiquetes de contractes específics per ajudar a delimitar el que poden veure diversos departaments.

Per provar la plataforma, he afegit alguns tipus i etiquetes bàsics de contracte per ordenar contractes en diversos departaments i usos i, a continuació, he carregat alguns contractes de mostra al sistema. Podeu pujar contractes escollint fitxers o arrossegant i deixant anar documents al sistema, així com contractes per correu electrònic.

En afegir el meu contracte de prova PCMag, ContractSafe em va oferir diverses opcions de classificació i camps d'informació relacionats. Primer, configuro el tipus de contracte (a partir d’una llista d’opcions disponibles o bé podeu crear un tipus nou directament des de la pàgina del contracte). Podria associar el contracte amb un compte específic si volgués. També vaig poder establir un valor de contracte. També consulteu les caselles de si el contracte està actiu o no i si s’han fet modificacions al contracte. També podeu afegir etiquetes que es poden cercar. ContractSafe també us permet associar documents relacionats amb un contracte, bé carregant un altre document o enllaçant el contracte amb un altre fitxer del sistema.

Desplaçant-vos cap avall, podeu trobar diverses pestanyes de detall que podeu definir per a cada contracte. La secció Dates / Recordatoris és la que he afegit una data d'efectivitat i una data de finalització del meu contracte. També podeu afegir qualsevol altra data clau que vulgueu fer el seguiment, juntament amb els recordatoris. Podeu configurar recordatoris de correu electrònic automatitzats, fer el seguiment de contractes de renovació automàtica amb alertes de recordatoris i definir dates recurrents per a pagaments i altres paràmetres de contracte que es puguin visualitzar al calendari de dates properes al tauler.

A continuació, es mostren algunes seccions més detallades del contracte. La pestanya Parts permet afegir detalls de l'empresa i contrapartida amb informació de contacte associada. La pestanya Camps personalitzats és una altra àrea on configurar els camps i les plantilles personalitzades que podeu associar a qualsevol contracte. La secció més singular és la fitxa Legal, que ofereix diversos camps més en profunditat per al vostre equip legal. Els camps inclouen números de formulari, lleis governamentals, jurisdiccions, disposicions d’arbitratge i confidencialitat i altres paràmetres que podeu associar a un contracte.

Finalment, hi ha una secció de Notes on podeu afegir qualsevol informació addicional. També hi ha una secció de Visualització de documents per fer un cop d’ull al contracte. La barra de cerca del visualitzador de contractes executa OCR automàtic per a paraules clau i termes de cerca no només a la base de dades, sinó als documents de contracte. ContractSafe no ofereix cap capacitat de publicació o edició de contractes, de manera que tot el que podeu fer amb els vostres contractes al sistema és visualitzar-los i cercar-los. Tot plegat, l’experiència de gestió i emmagatzematge dels contractes té més en comú amb ContractWorks, tot i que ContractSafe simplifica encara més l’experiència. Hi ha una funcionalitat de seguiment de traces i modificacions d'auditoria, però no fins al grau de funcions de control de versions i de col·laboració contractual que obteniu a Agiloft, Concord o Coupa.

Emmagatzematge directe i segur de contractes

ContractSafe no intenta gestionar tot el cicle de vida, revisió i gestió de contractes de final de finalitat. La plataforma està enfocada a fer que l’emmagatzematge i el seguiment de contractes siguin senzills i segurs, amb una gran cerca i categorització personalitzable, i això és el que fa. Les funcions de seguretat que s’ofereixen a tots els nivells del pla són àmplies, incloent centres de dades certificats ISO 27001 i PCI DSS, xifratge AES de 256 bits, recuperació automàtica automàtica, còpia de seguretat fora de lloc, a més d’intrusions, programari maliciós i detecció de virus i proves de vulnerabilitat i penetració.

Per a les empreses que busquen una plataforma completa de gestió del cicle de vida del contracte de final de final, eines com Concord, Contract Advantage i Editors 'Choice Agiloft us ofereixen funcions de creació i edició de contractes dinàmics, col·laboració nativa de diversos partits i revisions amb control de versions, així com una automatització avançada de flux de treball i informes integrats i analítica integral. Tanmateix, si les vostres necessitats estan més orientades i si aquestes campanes i xiulets són superflues en comparació amb una plataforma de gestió de documents senzilla, segura i fàcilment configurable per a tot tipus de contractes, ContractSafe pot ser l’adequat ideal per a la vostra organització.