Taula de continguts:
- Instal·leu Opcions i preus
- Com començar amb Dokmee
- Eines de gestió de documents
- Una opció viable a les instal·lacions per a pimes
Vídeo: Soluciones de Gestión Documental hacia la Transformación Digital (Octubre 2024)
Dokmee d'Office Gemini, certament, no reconeix la marca de Microsoft SharePoint Online o Adobe Document Cloud Standard. Tanmateix, jutjar un producte només pel seu nom de marca rarament és una cosa ideal per fer. Dirigit principalment a petites i mitjanes empreses (SMB), Dokmee (que comença a partir de 29 dòlars per usuari al mes) sembla oferir funcions clau per a la gestió de documents, sense arribar a ser tan complex que els usuaris no puguin beneficiar-se de l’eina. Tot i que presenta funcions atractives, no supera els dos guanyadors dels nostres editors, Ascensio System OnlyOffice i Microsoft SharePoint Online, a la categoria de gestió de documents.
Instal·leu Opcions i preus
Hi ha diverses opcions disponibles per a instal·lar-se i utilitzar-se Dokmee, tot i que cal tenir en compte considerablement la manera com aquest impacte té la disponibilitat i la fixació de preus. La solució de nivell d'entrada, Dokmee Desktop, està destinada a un sol usuari i proporciona una funcionalitat bàsica com ara la indexació de fitxers, la presa de notes, el seguiment de metadades a través de camps clau i algunes capacitats d'escaneig. Dokmee Desktop es pot comprar per un pla per 249 dòlars.
Dokmee Cloud ofereix les companyies que volen minimitzar el procés de configuració
Les opcions locals de Dokmee, Dokmee Professional i Enterprise, són aplicacions més tradicionals basades en servidors que permeten a diversos usuaris gestionar i rastrejar documents. El major avantatge de l'elecció d'una de les solucions Dokmee locals és que obteniu la possibilitat d'utilitzar diversos armaris. Aquesta capacitat proporciona una capa de gestió addicional per a coses com ara la seguretat, l’emmagatzematge i les funcions de cerca. Aquesta flexibilitat addicional comporta un cost afegit d’haver de realitzar tasques d’instal·lació i de gestió del servidor, inclosos requisits previs com Microsoft SQL Server i Internet Information Services. L’edició Dokmee Professional ofereix un conjunt de funcions similar al Dokmee Cloud, afegint l’accés del kit de desenvolupament de programari (SDK) i la possibilitat d’importar i exportar documents amb metadades (en format XML) però perdent el control de versions en editar documents.
Dokmee Enterprise afegeix la capacitat de gestionar la seguretat a nivell de fitxers i carpetes, a més d'armaris de fitxers, còpies de seguretat automàtiques, integració amb Microsoft Active Directory (AD) i reconeixement òptic de caràcters (OCR) automàtic per a documents escanejats.
Dokmee Professional i Enterprise també ofereixen funcions com ara un portal de només lectura i una importació automàtica de fitxers mitjançant Dokmee Sync, tot i que aquestes funcions són mòduls addicionals que s’han de comprar per separat. Fins i tot funcions que considerem fonamentals
Els preus per a Dokmee Professional tenen un preu de 1.500 dòlars per servidor, mentre que Dokmee Enterprise us permetrà apropar-vos a 4.500 dòlars. En ambdós casos, també heu de comprar llicències d’usuari, que costen 800 dòlars per usuari concurrent i disminueixen a mesura que augmenta la vostra base d’usuaris. És important tenir en compte que es tracta de costos únics, cosa que significa que no heu de pagar una quota mensual o anual per utilitzar-la. Tanmateix, el manteniment i assistència (és a dir, el telèfon, el correu electrònic i l’accés a les actualitzacions de programari) després del primer any us costarà un 20% addicional de la compra de llicència inicial anualment. Dokmee també ofereix una solució de núvol privada, a partir de 250 dòlars mensuals, que situa Dokmee Professional o Enterprise en una instància de servidor basada en núvol dedicada a l’ús de la vostra empresa mentre s’aprofita Dokmee per a la gestió de l’aplicació i el servidor.
Com començar amb Dokmee
La instal·lació de Dokmee Enterprise consisteix en establir requisits previs com ara instal·lar Microsoft SQL Server (l'edició gratuïta Express és suficient) i la funció d'Internet Information Services. Aquests requisits previs es detallen clarament a la guia d'instal·lació de Dokmee. Un cop satisfets els requisits previs i l’instal·lador de Dokmee s’ha executat, es pot inicialitzar l’aplicació del servidor Dokmee.
L’aplicació del servidor Dokmee us permet introduir la informació de la vostra llicència, configurar la configuració de l’aplicació com ara SQL Server o les credencials d’AD i gestionar la ubicació del dipòsit de fitxers. Les tasques de Dokmee, com ara crear gabinets de fitxers, editar camps d'índex i gestionar la seguretat, també es fan des de l'aplicació del servidor Dokmee.
Eines de gestió de documents
Una eina de gestió de documents que no vagi més enllà d’una estructura bàsica de fitxers i carpetes no val la pena dedicar-hi el temps i Dokmee ofereix algunes funcions que us facilitaran la vida. Dokmee es pot configurar per veure les carpetes existents per a documents nous, que després es poden importar automàticament a un gabinet de fitxers Dokmee per a la seva gestió. Perquè aquesta càrrega automàtica funcioni, s'ha de crear una relació 1 a 1 entre una carpeta de fitxers i la carpeta Dokmee i s'ha de configurar un calendari. Malauradament, es tracta de l’extensió de la funcionalitat, ja que no teniu cap control sobre els tipus de fitxers que s’aspiren a través de la funció, tot i que teniu la possibilitat d’activar l’OCR per als fitxers importats.
La retenció d’arxius és una característica crítica per a les empreses que s’ocupen del compliment normatiu o legal, com la Sarbanes-Oxley Act, i Dokmee admet aquesta capacitat mitjançant un mòdul addicional. La retenció de fitxers es pot configurar per gabinet de fitxers i podeu definir el període de retenció i a partir del camp d'índex que es calcula el període de retenció. Les opcions de disposició també es poden configurar, cosa que significa que podeu triar com es gestionen els fitxers caducats, si es traslladen o s’exporten i si s’envien a una cua de fitxers caducada o fins i tot se suprimeixen definitivament. Les opcions de notificació també es poden configurar, cosa que permet als administradors rebre una notificació avançada que expiraran determinats fitxers.
Els fluxos de treball són una eina crítica per als sistemes de gestió de documents, ja que poden ajudar a fer complir i agilitzar els processos que fan que el vostre negoci funcioni. Tenir un sistema que pugui prendre decisions basades en metadades de documents en lloc de requerir un usuari per realitzar aquestes accions, farà que el vostre negoci sigui més eficient, minimitzeu els errors humans i us permetran executar aquests processos quan els usuaris no estiguin disponibles. Per descomptat, hi haurà un muntatge necessari per crear un flux de treball que s'ajusti a les necessitats de la vostra empresa (amb processos de múltiples etapes grans que requereixen una configuració més complexa). Els fluxos de treball simples comportaran un parell d’instruccions if / then seguides d’una acció a realitzar, com ara traslladar el document a un altre lloc, enviar un correu electrònic, realitzar una actualització a un camp d’índex o aturar el flux de treball del document.
Una opció viable a les instal·lacions per a pimes
És difícil recomanar Dokmee mitjançant Microsoft SharePoint Online o Ascensio System OnlyOffice, ja que no pot comparar ni el seu preu ni les seves característiques. Quan Dokmee probablement pugui satisfer les vostres necessitats, es troba en una ubicació local per a una SMB que tingui dubtes sobre com anar amb una solució basada en núvol. Dokmee Professional i Enterprise requereixen informació pràctica d’un administrador per a la instal·lació i configuració inicials, però, com a plataforma, Dokmee és prou senzill perquè els usuaris finals gestionin les tasques diàries.
