Epson workforce es-300wr escàner de documents sense fils - revisió i qualificació de l'edició comptable

L’extrem escriptor portàtil Epson WorkForce ES-300WR - Edició de comptabilitat (399, 99 dòlars) és una versió millorada del programa WorkForce ES-300W d’Editors que vam revisar l’any passat. Aquesta última iteració de l’escenari de documents portàtils emblemàtic d’Epson enumera només 100 dòlars més, però el seu programari centrat en el negoci, a més d’una interfície de captura de documents modificada i canviada, la fan més precisa i senzilla per a la contractació, augmentant així el seu valor global. Si la recopilació de dades financeres a la carretera i l'exportació per utilitzar-la a la vostra aplicació de comptabilitat, eliminant la necessitat d'introduir-la manualment, sembla atractiu, haureu de considerar la ES-300WR.

Un company de viatge ben pensat

Tingueu en compte que si preferiu un escàner de documents d'escriptori menys mòbil, Epson també ofereix una edició de comptabilitat de l'escàner de documents sense fils WorkForce ES-500WR, que és una mica més ràpid, més gran i més pesat. Quan el model de portàtil està tancat i preparat per la carretera, mesura 2, 6 per 11, 3 per 3, 5 polzades (HWD) i pesa 2, 9 lliures. Bona part de la seva alçada i pes prové d’una bateria recarregable integrada. Alguns altres escàners portàtils amb bateries recarregables inclouen la imatge Canon de l’Editors’Choice Canon una mica més petita i més lleugera, la Formula P-215II Scan-Tini, i la molt petita i més lleugera Apparent Doxie Q. La primera, com l’ES-300WR i el seu bessó ES-300W, inclou un alimentador automàtic de documents de 20 fulls (ADF) que explora les dues cares de les pàgines a dues cares simultàniament, en una única passada. L’ADF de Doxie Q, en canvi, només té vuit pàgines; i per escanejar les dues cares de les pàgines a dues cares, heu d’escanejar un costat dels originals, després girar-los manualment per escanejar els altres costats.

Si bé les màquines més lleugeres, com l’escàner de viatge manual Xerox Duplex Travel, el Visioneer Patriot P15 i el propi escàner de documents duplex portàtil DS-320 i WorkForce ES-200 són més petits, són més lleugers i fàcils de transportar, no disposen de bateries, és a dir, que us connectarà a una presa de corrent altern.

La velocitat de càrrega de la bateria depèn de la font d’energia i, com molts altres models portàtils recents, l’ES-300WR funcionarà i carregarà des de fonts d’alimentació CA o USB al mateix temps. Epson em va dir que quan s’utilitza l’escàner, les bateries es carreguen a les preses de corrent altern en poques hores; USB 3.0 triga unes quatre hores i l’USB 2.0 necessita unes 20 hores. L’escàner es carrega més ràpidament, és clar, quan s’apaga. Epson no reclama una classificació específica de la vida de la bateria per pàgina, però he analitzat centenars de pàgines amb una sola càrrega durant la prova.

El cicle de treball de l’ES-300WR és de 500 exploracions al dia, que és el mateix que el DS-320, l’ES-200 i el Canon P-215II, mentre que les classificacions de volum de Patriot P15 i Doxie Q són el doble.

La coberta s’obre per exposar l’ADF de 20 fulls i el tauler de control, que es divideix entre la part superior dreta de la cara de l’escàner i la vora davantera dreta del xassís. Els propis controls comprenen quatre botons: Power, Stop (Cancel·la), Start, Wi-Fi Connect (Wi-Fi Protected Setup o WPS) i cinc LED d'estat: Error, mode d'alimentació automàtica, llest, Wi-Fi encès / desactivat i bateria. A la imatge que hi ha a sota, situada a prop de la part esquerra de la cara, gairebé a la cantonada dels controls, és un commutador de selecció de modes per canviar entre documents estàndard i targetes de plàstic gruixut (targetes d’identitat i targetes de crèdit, per exemple).). A la vora dreta dreta, hi ha un canvi per seleccionar connectivitat Wi-Fi o USB.

Podeu connectar l’ES-300WR sense fils a la vostra xarxa mitjançant Wi-Fi, i per cable a un sol PC mitjançant USB, ja sigui 2.0 o 3.0. Podeu escanejar-los a dispositius Apple iOS i Android amb l’aplicació Epson DocumentScan.

Edició de comptabilitat ScanSmart

Des del debut de l'ES-300W a principis del 2017, Epson ha fet canvis importants en la col·lecció de programari que inclou amb els seus escàners. El canvi més significatiu és el nou ScanSmart de l’empresa, una utilitat de gestió que integra l’escàner, el software de suport i altres aplicacions, ajudant-los a treballar conjuntament amb més fluïdesa. Les noves funcions comptables són específiques del programari; formen part d’una versió ampliada de l’utilitat anomenada ScanSmart Accounting Edition.

ScanSmart us permet configurar i executar treballs d’exploració, així com crear perfils de flux de treball (escanejar a fitxer, escanejar a correu electrònic, etc.) o presets, que Epson truca accions, que defineixen tots els aspectes d’un treball d’escaneig. ScanSmart Accounting Edition facilita que les dades es recopilin de documents financers escanejats a l'aplicació de contractació de comptes, més concretament, QuickBooks Online i Excel.

Essencialment, l’actualització de l’edició de comptabilitat consisteix en una extensió ScanSmart anomenada Receipt Manager que identifica i extreu automàticament dades financeres relatives dels rebuts, factures i altres documents impresos i us ajuda a fer-lo massatge en dades compatibles amb QuickBooks Online o Excel. Això pot eliminar l’entrada manual tediosa i que consumeix temps. L’exportació d’Excel és CSV, un format acceptat per la majoria de programes de comptabilitat. Segons Epson, a mesura que utilitzeu la eina de denominació i reconeixement de fitxers automàtics del programari, ScanSmart aprèn a identificar dades recurrents, com ara noms i venedors de venedors, despeses recurrents, etc., racionalitzant així l’emmagatzematge, la recuperació i la cerca. processos crítics de dades i documents.

A més de ScanSmart Accounting Edition, el paquet de programari inclou Nuance Power PDF, un programa de creació i edició de PDF alternatiu a Adobe Acrobat; Convertidor de PDF de Nuance per a Mac; i NewSoft Presto! BizCard, una utilitat d’escaneig i arxivatge de targetes de visita.

Un escàner de documents portàtil ràpid

Epson valora el ES-300WR a 25 pàgines per minut (ppm) en mode simplex (d’una cara) i 50 imatges per minut (o ipm, on cada imatge es troba a un costat d’una pàgina a dues cares) en mode dúplex. Vaig fer les proves sobre USB 3.0 a 300dpi de PCMag de PCMag estàndard PC de test Intel Core i5 amb Windows 10 Professional. Les puntuacions de ES-300WR són prou semblants a la resta de models Epson aquí comentats (ES-200W, ES-300W i DS-320) que és segur dir que l'escàner en si i la seva BIOS no han experimentat cap importància significativa. modificacions relacionades amb el rendiment i que ScanSmart no processa les dades discerniblement més ràpidament que les recentment substituïdes Epson Scan 2 / Image Capture Pro que vaig utilitzar quan vaig provar ES-300W de l'any passat.

Vegeu com testem els escàners

Després de descomptar el temps de retard (el període comprès entre la data d’exploració de la darrera pàgina i el programari desa la tasca d’escaneig en una imatge utilitzable o un fitxer PDF cercable), l’ES-300WR va escanejar el meu document d’una cara de 25 pàgines al ritme de 28, 3 ppm i el document de 50 pàgines a dues cares (50 imatges) a 54, 5 píxels. Ambdós documents, és 1ppm més ràpid que el ES-300W. Les puntuacions ES-320 i ES-200W bàsicament coincideixen amb el ES-300WR. El Visioneer P15 i el Canon P-215II tenen una velocitat inferior, de 10ppm i 20pm, que els portàtils Epson. La P15 va anotar 17.1ppm i 34ipm i la Canon P-215II va gestionar 15.9ppm i 30.9ipm.

A la propera prova, vaig cronometrar l’ES-300WR en analitzar els mateixos dos documents, i mentre ScanSmart els processava i els guardava a la imatge PDF. Tal com s'esperava de la meva experiència amb els models Epson anteriors, els temps d'exploració en PDF de la imatge eren gairebé idèntics a les puntuacions de la prova anterior.

A continuació, vaig cronometrar el ES-300WR mentre, amb l'ajut de ScanSmart, vaig escanejar i convertir el document de 25 pàgines amb 50 imatges a un PDF que es pot cercar més versàtil. Va completar la tasca en 55 segons, amb només un temps de retard de 0, 5 segons entre l’escaneig al PDF cercable i l’escaneig a la memòria sense cap conversió ni format.

Els altres models Epson, per descomptat, van funcionar de manera semblant i el P15 va gestionar la mateixa tasca a uns 40 segons més lent, però el P-215II va superar el ES-300WR uns 5 segons.

Exactitud i exportació

Prefereixo que el meu escàner sigui lent que inexacte. Amb aquest propòsit, el ES-300WR va convertir les meves pàgines de lletra Arial i Times New Roman sense errors fins a 6 punts, cosa que va ser la més exacta de tots els escàners esmentats aquí. que és lleugerament més exacte que el DS-320. Els altres dos portàtils Epson, ES-200W i ES-300W, eren encara una mica menys precisos. També vaig mirar tots els escàners de documents portàtils que PCMag ha revisat durant els darrers dos anys i vaig descobrir que el ES-300WR amb ScanSmart ha obtingut les millors puntuacions de precisió d’un escàner de documents portàtils fins ara.

També vaig fer una ullada a les funcions de comptabilitat del programari ScanSmart Accounting Edition. Obtenir les dades financeres de la còpia impresa a la vostra sol·licitud de comptabilitat és un procés de dues parts, l'exploració i exportació. Escanegeu els vostres rebuts, les factures, etcètera a ScanSmart, com ho faríeu amb qualsevol altre document i, en acabar, feu servir una acció ScanSmart per enviar les dades a Receipt Manager per revisar-les i, bé, gestionar-les.

Al fer clic a Exportar i Desar us ofereix les opcions per exportar a QuickBooks o Desar com a CSV. Si escolliu l'anterior, assegureu-vos que QuickBooks estigui obert, de manera que ScanSmart el pugui trobar. A continuació, ScanSmart obre una finestra de QuickBooks que primer us convida a iniciar la sessió a QuickBooks i, a continuació, us permetrà accedir al procés de fer coincidir camps i exportar les dades. Tot i que no ho he fet amb ScanSmart i QuickBooks, el dia en què feia la meva pròpia comptabilitat, vaig exportar dades dins i fora de QuickBooks amb freqüència. Sospito que aquest procés és similar. Les primeres vegades van comportar coincidir les etiquetes del camp de dades de QuickBooks (per exemple, "Despeses / Automòbils / Manteniment") amb les etiquetes corresponents a les dades entrants. (És aquí, ho sospito, que ScanSmart fa la major part del seu aprenentatge.)

Quan exporteu a un fitxer CSV, només heu d'escollir aquesta opció, nomeneu el fitxer i el programari la trau d'allà. Com utilitzeu les dades després us corresponen. En la majoria dels escenaris, però, per exemple, digueu que introduïu les dades a FreshBooks, probablement haureu de donar-li un massatge, si més no, coincidint i etiquetant cada registre CSV als registres corresponents del programari de comptabilitat. Si teniu experiència amb Excel, tot això és Introducció als fulls de càlcul 101 i hi ha informació àmplia disponible en línia (i molt probablement la documentació de la vostra sol·licitud de registre) sobre la preparació dels fitxers CSV per a la importació. Tot i així, voldria que ScanSmart Accounting Edition acceptés diversos paquets de comptabilitat addicionals, ja que no tothom utilitza QuickBooks.

És bo per als negocis

La diferència entre l'Editors 'Choice ES-300W i aquest nou model ES-300WR es troba en el programari. Per tant, a l’hora de decidir si val la pena més de 100 dòlars, heu de pensar en el vostre negoci. Si aquesta nova iteració comptable del nostre escàner de documents portàtils favorits actuals us estalvia o algú més de la vostra organització a partir d’hores d’entrada manualment de dades financeres (que a més de ser avorrit, augmenta el potencial d’errors d’entrada) cada mes, és clar. Però si no veieu que la vostra empresa s’aprofita d’aquest programari optimitzat, l’ES-300W és el camí a seguir.