Epson workforce es-500wr escàner de documents sense fils: revisió i qualificació de l'edició comptable

L’Epson WorkForce ES-500WR Wireless Document Scanner - Accounting Edition (499, 99 dòlars) és un escàner d’escriptori de documentació d’escriptori de full-to-duty mitjà adequat per a ús en petites oficines i grups de treball. Es tracta d’una variació en el WorkForce ES-500W, que inclou l’utilitat d’exploració i processament de documents actualitzada d’Epson, ScanSmart i el complement addicional de manteniment de llibres ScanSmart Accounting Edition. Si la vostra empresa requereix l’entrada manual recurrent de dades financeres, l’ES-500WR serà una alternativa atractiva a l’elecció dels nostres editors entre els escàners de documents d’entrada de nivell, el Brother ADS-2700W.

L'ensenyament a un nou gos de trucs nous

La diferència més gran entre el ES-500WR i el ES-500W es troba en el programari Accounting Edition, per la qual cosa no hi ha actualitzacions de maquinari aquí. Igual que l’ES-500W, mesura 6, 6 per 11, 6 per 6, 9 polzades (HWD) amb les safates tancades i pesa 8, 1 lliures. És lleugerament més gran i 2, 5 lliures més pesada que el Brother ADS-2700W, de mida tan gran i 2, 1 lliures més lleugera que la Panasonic KV-S1026C-MKII, i una mica més petita en totes les dimensions que l'Editors Choice HP ScanJet Pro 3000.

Tingueu en compte, però, que mentre estiguin tancades i fora de servei, cap d’aquestes màquines ocupa molt espai. Però, amb els seus alimentadors automàtics de documents (ADF) i les safates de sortida obertes i preparades per al treball, normalment doblen en alçada i en tripliquen (o més) la longitud.

L’ADF a l’ES-500WR conté fins a 50 originals i el seu cicle de treball diari és de 4.000 exploracions. Els models competitius esmentats aquí també inclouen ADF de 50 fulls. Pel que fa al cicle de treball, l'ES-500WR es troba al centre del paquet, amb l'ADS-2700W i el KV-21026C-MKII que suporten 1.000 escaneigs diaris més i la ScanJet 3000 tracta 500 menys.

Podeu connectar-vos a l’ES-500WR directament mitjançant USB 3.0, a través de la vostra xarxa per cable o sense fils amb Ethernet o Wi-Fi, o des del vostre telèfon intel·ligent o tauleta amb una comunicació de camp proper (NFC). NFC és un protocol de xarxa peer-to-peer que permet escanejar els fulls carregats a la safata d’entrada al dispositiu mòbil tocant-lo al punt d’accés NFC situat al davant del tauler de control de la cara de l’escàner. Podeu connectar-vos als vostres dispositius mòbils amb Wi-Fi Direct, o escanejar per a unitats de memòria flash i altres dispositius d’emmagatzematge mitjançant un port USB a la part posterior del xassís.

El tauler de control és senzill, amb set botons: Power, Configuració protegida de Wi-Fi (WPS), connexió / desactivació de Wi-Fi, Salt de detecció d'alimentació doble, Mode lent, Atura, Inici i NFC. També hi ha set llums d’estat: mode AP (Wi-Fi Direct), wifi, error, mode d’alimentació automàtica, llest, salt de detecció d’alimentació doble i mode lent. Tingueu en compte que no hi ha cap botó o una pantalla per seleccionar els perfils, triar un rastreig d'una o dues cares o proporcionar-ne l'escaner amb altres instruccions. Tot el que es gestiona des de ScanSmart, ja sigui manualment després que les pàgines siguin escanejades o automàticament, segons un conjunt d’instruccions preconfigurades desades als perfils de flux de treball que Epson crida Accions.

Programari empresarial robust

Els ES-500WR s’ofereixen amb accés descarregable a ScanSmart Accounting Edition, Nuance Power PDF (per a Windows), Nuance PDF Converter (per a Mac) i Presto! BizCard. En lloc d'una interfície d'escàner i un programa de gestió i tractament de documents i gestió de documents, ScanSmart és més un shell que integra les utilitats i programes existents, ajudant-los a interactuar amb l'escàner mateix i els uns amb els altres amb més fluïdesa. Epson Scan 2 i Document Capture Pro s’inclouen dins de ScanSmart.

Amb l’ES-500WR s’obté el complement de l’edició de comptabilitat, també conegut com a gestor de rebuts. A més de la capacitat de ScanSmart per acceptar extensions addicionals i integrar aplicacions, segons Epson també s’aprèn a identificar dades recurrents, com ara noms i logotipos de venedors, despeses mensuals, etc. Dit d’una altra manera, com més l’utilitzeu, més eficaçment el gestor de recepcions gestiona les vostres exploracions financeres. Reconeix i extreu les dades dels rebuts, les factures i altres documents financers escanejats, i després els guarda a la seva base de dades incorporada. El gestor de rebuts pot exportar les dades a QuickBooks Online o a fitxers compatibles amb Microsoft Excel que després podeu importar a un o a molts altres programes de registre de comptes, és a dir, amb una certa manipulació de les columnes de dades del Receipt Manager o al fitxer CSV exportat. en Excel, o ambdues coses.

La meva única queixa real sobre l’edició de comptabilitat de ScanSmart és que no admet directament altres programes de comptabilitat populars.

Davant del paquet

Epson valora l’ES-500WR a 35 pàgines d’una cara per minut (ppm) i 70 imatges a dues cares per minut (o ipm, on cada costat de la pàgina és una imatge). Vaig provar el ES-500WR a través de Ethernet a 300dpi amb ScanSmart Accounting Edition a la nostra PC de prova estàndard Intel Core i5 amb Windows 10 Professional. El nou programari no va augmentar la velocitat d’exploració i processament de documents a través de l’ES-500W, que ja era un exèrcit de referència.

Vegeu com testem els escàners

Descomptem el temps entre quan l’última pàgina arriba a la safata de sortida i quan ScanSmart desa el document en un format de fitxer utilitzable -el que anomenem temps de retard-, l’ES-500WR va escanejar el nostre document de text d’una cara a 25 pàgines a 40 ppm i el nostre Document a dues cares de 25 pàgines a 75, 7 píxels, significativament més ràpid que les classificacions d'Epson. L’ES-500WR va escanejar, processar i guardar els mateixos documents de prova a la imatge PDF a 37, 7 ppm i 67, 7 px, un rendiment respectable en comparació amb les seves qualificacions i amb els seus competidors.

Això és aproximadament 2, 5 ppm més ràpid i 1, 5 píxels més lent que l'ES-500W, 3 ppm més ràpid i 2, 3 píxels més lent que l'ADS-2700W de Brother, 2, 4 ppm i 2, 5 píxels més ràpid que ScanJet 3000 d'HP i 6, 1 ppm i 7, 7 píxels davant del KV de Panasonic. S1026C-MKII.

Quan s’explora un PDF que es pot cercar, un format més propici per documentar aplicacions de cerca i recuperació, l’ES-500WR va escanejar i guardar el document de prova de dues pàgines (50 imatges) de 25 pàgines en 44 segons. Aquesta puntuació va empatar el seu germà ES-500W i és un segon o dos més ràpid que els models Brother i HP. A 1 minut 6 segons, el Panasonic va pujar a la part posterior.

Escaneig empresarial sòlid

De què serveix un escàner ràpidament ràpidament si el text editable resultant requereix hores de correcció d’errors? Afortunadament, la tecnologia OCR actual és molt més precisa que això. L’ES-500WR, per exemple, va escanejar i convertir les nostres pàgines estàndard Arial i Times New Roman lliures d’errors fins a 6 punts, cosa que és prou precisa per a la majoria d’aplicacions empresarials. Això supera els 8 punts ES-500W anteriors per als dos tipus de lletra sense errors.

Amb 5 punts sense errors a la nostra pàgina de prova Arial i amb 4 punts lliures d’errors sense iguals a la pàgina del Times New Roman, l’imformable ADS-2700W del Brother continua sent l’escàner més exacte revisat aquí en aproximadament un any. Mentrestant, Panasonic KV-S1026-MKII va empatar el ES-500WR i l'HP ScanJet 3000 va aconseguir escanejar fins a 8 punts amb les dues fonts sense errors.

També vaig escanejar algunes piles de rebuts i factures de targeta de crèdit i després vaig utilitzar un perfil d’Acció ScanSmart per traslladar les dades a i obrir Gestor de rebuts.

La següent fase implica exportar les dades a QuickBooks Online o a un fitxer CSV Excel. La integració del gestor de recepcions amb QuickBooks està ben automatitzada. Quan, després d’obrir QuickBooks al PC, feu clic a Exportar a QuickBooks a ScanSmart, s’inicia una finestra que us convida a iniciar la sessió a QuickBooks i, a continuació, seguir les instruccions que us guiaran a través de la resta del procés.

Quan exporteu a un fitxer CSV, només heu de seleccionar aquesta acció a ScanSmart, i nomeneu i deseu el fitxer. El que passa després depèn del que vulgueu fer amb les dades. Per preparar-lo per a la importació a un programa de comptabilitat, és probable que necessiti almenys alguna manipulació a Excel. Si teniu un coneixement bàsic d’Excel, és senzill preparar fitxers CSV per importar-los a un altre programa. Segons el programa al qual voleu importar les dades, es pot descriure el procés a la documentació del programari.

Si no, hi ha reams de documents que cobreixen l'etiquetatge i manipulació de registres CSV al lloc de Microsoft i en altres llocs. Tot i que de vegades això pot resultar complicat, no és realment complicat. Però seria molt més fàcil si ScanSmart Accounting Edition suportés algunes aplicacions de comptabilitat més populars.

Programari d'estalvi de temps

Quan s’executa una empresa de domicili o d’oficines petites, potser una de les tasques recurrents més tedioses és introduir les dades dels rebuts de la còpia impresa, les factures i altres documents financers en un programa de comptabilitat. Amb el seu suport per escanejar documents financers, recollir les dades rellevants i després preparar-les per exportar-les a fulls de càlculs QuickBooks Online o Excel, l'Epson ES-500WR té una apta decidida per automatitzar aquest procés. La integració de QuickBooks està ben desenvolupada i us hauria d’estalviar temps o organització automatitzant gran part del procés d’entrada de dades financeres. Amb la integració d’Excel, d’altra banda, potser haureu de fer un massatge de les dades en registres CSV compatibles amb la vostra aplicació de comptabilitat.

Si bé una integració més àmplia amb altres programes de comptabilitat proporcionaria un valor més gran a les organitzacions que no utilitzen QuickBooks, el procés de preparació dels registres CSV per a la seva importació en Excel és bàsic. Tot i que costa 100 dòlars més que l’editors’Choice Brother ADS-2700W, l’ES-500WR val més el preu si la capacitat d’escanejar i exportar dades financeres estalviarà temps valuós per al vostre negoci.