Expensebot ressenya i qualificació

Els empleats volen que el procés del programari de seguiment de despeses sigui tan senzill que no calgui llegir un manual. No obstant això, els administradors i els comptables volen un control ajustat de les polítiques comercials i el flux de treball d’aprovació. Per a la majoria de tecnologies que hi ha en aquesta situació, podríeu dir "Mai el twain s'haurà de reunir", però amb ExpenseBot (que comença a partir de 9 dòlars al mes) que potser no tindrà. L’aplicació de comptabilitat de despeses no aclapa els empleats amb opcions, tot i que ofereix al personal de comptabilitat opcions de personalització úniques. Només un procés d’exportació lleugerament picant i la falta d’un procés de compra autoservei el mantenen al darrere dels guanyadors de la selecció dels editors, Certificar ara i ampliar.

Preu i característiques

Una subscripció ExpenseBot costa 9 dòlars al mes per usuari actiu, amb un mínim de 99 dòlars al mes. Hi ha descomptes no publicats per a un contracte anual o empreses amb més de 1.000 usuaris. Tanmateix, no podeu experimentar per saber si ExpenseBot és el programari adequat per a vosaltres, ja que no té versió gratuïta ni prova gratuïta. Per començar cal fer una conversa per correu electrònic amb l’empresa; no és autoservei.

Els empleats no trobaran cap tipus de funció atractiva i la majoria d'ells estaran agraïts. Escriviu les dades de despesa a ExpenseBot a través d’un navegador web, a través de l’aplicació per a mòbils, reenviant un rebut a un identificador de correu electrònic dedicat o directament mitjançant una transacció amb targeta de crèdit (mitjançant una empresa registrada o una targeta de crèdit personal). Cadascun capta les dades de comptabilitat rellevants, com ara el nom del venedor, la categoria de despesa i la data de transacció, abans d'assignar la despesa a un informe. Les despeses es poden marcar com a facturables, de manera que podeu transmetre els costos a un client.

Com en totes aquestes aplicacions, la majoria de persones es dirigeixen primer a l’aplicació mòbil per capturar rebuts. Si no és al punt de venda, al final de cada dia, encara podeu trobar el paper arrugat a la butxaca i recordeu de què es tractava. L’aplicació per a mòbils és bastant senzilla, amb categories d’informes, despeses, rebuts i configuració. Mentre que d’altres (com Expensify) tracten de donar-vos totes les eines al vostre abast, ExpenseBot no ho fa tot a l’aplicació.

No hi ha cap raó per queixar-se de les seves capacitats d’exploració de rebuts. ExpenseBot va analitzar amb precisió diversos rebuts, inclosos consells de guió, i recordar les categories i els noms de venedors utilitzats anteriorment. El procés és exigent i minimitza la presa de decisions. Si enllaça una targeta de crèdit personal o corporativa, després que ExpenseBot explora i transcriu un rebut, intenta fer coincidir el rebut amb transaccions amb targeta de crèdit.

Podeu enviar les despeses de quilometratge manualment. O, si escriviu l’adreça inicial i final, ExpenseBot fa una crida a Google Maps per esbrinar la distància real (una funció compartida per ExpensePoint). Sens dubte, és útil per a un viatge d'anada i tornada, encara que estaria molt bé que diguessis: "Ara el doble d'aquest càlcul de quilometratge, ja que vaig conèixer algú al centre i després vaig tornar a l'oficina". És possible que hi hagi una millor resposta: a finals d'any, la companyia diu que ExpenseBot tindrà integració GPS i calendari. Així, si teniu prevista una reunió, diràs: "Anireu al client-A a 53 milles de distància; voleu afegir-la al vostre informe?"

Una particularitat insòlita: qualsevol empleat pot nomenar un delegat, donant-li a la persona la possibilitat de crear despeses i informes. Si teniu la sort de comptar amb personal d'assistència a l'oficina per gestionar les vostres despeses, això suposa un avantatge important.

El simple no vol dir simple ment

ExpenseBot pot aplicar el principi de "mantenir-lo senzillament estúpid" (KISS) per als empleats, però proporciona als administradors i comptables una gran quantitat de poder personalitzable. Els aprovadors poden rebutjar una única despesa i aprovar la resta de l’informe, de manera que l’element de 5 dòlars que esteu discutint no ha d’afectar el reemborsament de la resta de 2.500 dòlars que vau gastar en un viatge a San Francisco. Les despeses es poden aprovar per correu electrònic, de manera que el responsable de departament no ha de dedicar gaire temps al client web. ExpenseBot comprova si hi ha possibles despeses duplicades i les ofertes per combinar-les. ("Dues visites a Starbucks el mateix dia per la mateixa quantitat? Vau beure molt de cafè o enviar-lo dues vegades?")

ExpenseBot inclou categories bàsiques de comptabilitat preconfigurades i, naturalment, podeu afegir-ne més. Cada categoria de despeses es pot relacionar amb un registre general o un codi de compte, requerir intervals de dates o llistes de participants i donar suport a camps personalitzats (com ara "Número de botiga"). També podeu organitzar les coses de manera lògica de manera que es facin un seguiment de les taxes d’equipatge aèries i bitllets aeris relacionats, però per separat, amb les seves pròpies regles i polítiques.

La gestió de polítiques us permet controlar quant gasta un usuari en una categoria determinada, com ara un límit mensual de 40 dòlars en costos d’internet domèstic. Controleu si els usuaris poden enviar una despesa superior a la pòlissa (i mostrar un avís a qui aprova) o evitar que es presenti l’informe amb una transgressió al seu lloc. Les personalitzacions s’estenen a informes, no només a despeses; per exemple, una cadena de menjar ràpid pot requerir el número de botiga de cada informe.

Això només és una mostra. ExpenseBot admet diversos aprovadors, perfils de departament i usuaris (els caps reben un tractament diferent), l'envelliment de les despeses ("Heu de presentar l'informe en 30 dies", que és només una mitjana simple) i moltes monedes.

Malauradament, per tot el seu poder de personalització, ExpenseBot és feble en la integració amb sistemes de comptabilitat de tercers. La gestió d’informes de despeses és un procés discret, però els seus resultats s’han de registrar en altres sistemes, generalment com a mínim en un sistema de comptabilitat i a vegades més. Amb ExpenseBot, però, només podeu integrar-vos amb Intuit QuickBooks quan arribi el moment de reemborsar realment l’empleat. Més lamentable, si es compara amb alguns dels altres productes que vaig revisar, l’empresa admet que la seva integració de QuickBooks “requereix l’ús del connector web d’Intuit i una mica de finura per configurar”. L’única altra opció és exportar dades al format CSV i després obrir-les amb una altra aplicació, com Microsoft Excel.

Contrasteu-ho amb els competidors d’ExpenseBot, com la integració de Expensify no només amb QuickBooks sinó també Xero, NetSuite i Intacct entre d’altres. Amb totes aquestes capacitats, tens molta mà de mans de l'empresa. De fet, no ho podeu evitar; ExpenseBot treballa personalment amb tots els clients per configurar les coses.

En el moment d'escriure aquest document, ExpenseBot és una combinació de "Oh, com és genial" i "Per què no fa això?" És una bona opció per a qualsevol persona que vulgui simplement fer coses per als usuaris, sense minimitzar els controls administratius. Però la seva manca d’interfície autoservei, suport per a la integració de QuickBooks i un preu que no sembla tan amable com hauria de ser, tots es combinen per mantenir-lo tan sols per sota de les eines guanyadores de la selecció dels nostres editors Certificar ara i ampliar. Tanmateix, si els negatius no us persegueixen immediatament, us prego que considereu ExpenseBot per al vostre negoci. El seu equilibri de senzillesa i poder és realment agradable.