Organitzeu-vos: 10 estratègies per a llistes de tasques millors i més efectives

Quina efectivitat té la vostra llista de tasques? T’ajuda a planificar el dia? T’ajuda a prioritzar? O és que una llista interminable de coses de les quals se sent culpable per no haver-ho fet encara i que ara és poc probable que ho faci?

Una bona llista de tasques té el poder no només de donar forma al dia, sinó també de centrar l’atenció en allò que tingui més sentit. En anotar les tasques, desglossareu els vostres objectius més grans en parts més manejables. Una tasca setmanal de netejar els papers acumulats al vostre escriptori podria ajudar-vos a aconseguir l’objectiu més gran de mantenir-vos organitzat i anar sense papers. Fins i tot una llista de queviures-compres pot indicar un objectiu més gran per menjar bé o cuinar més a casa.

Quan apreneu a elaborar una llista de tasques efectiva, podeu mantenir la vostra adaptació millor als vostres objectius. Una llista de bones tasques us ha de proporcionar orientació, no omplir-vos de temor. A continuació es mostren alguns consells per millorar llistes de tasques més fàcils.

1. Trieu l'aplicació adequada per fer

El primer pas per fer una llista de millors tasques és decidir on s’ha de conservar. No hi ha res dolent en tenir una llista de tasques en paper. Si funciona per a vostè, genial. Dit això, hi ha moltes raons per les quals una aplicació de llista de tasques realment bona és superior:

• Les aplicacions per fer són recordatoris integrats.
• Les llistes digitals són més fàcils d’editar que les de paper, de manera que podeu ajustar les vostres prioritats i aclarir les vostres tasques segons calgui.
• No podeu perdre una llista digital desada al núvol. Si no ets una persona organitzada de forma natural, pot ser un benefici clau.
• Les diferents visualitzacions d'una aplicació per fer us permeten veure només les tasques que són rellevants en aquest moment.
• Les aplicacions de llista de tasques pendents poden col·laborar; podeu assignar tasques a altres persones i rebre una notificació quan les completin.
• Podeu triar una aplicació de llista de tasques pendents amb funcions que us motiven, ja sigui un disseny bonic o una experiència gamificada.

Hi ha un gran nombre d'aplicacions de llista de tasques pendents. Podeu perdre la productivitat de dies sencers explorant totes les aplicacions de gestió de tasques que es mostren en una cerca a qualsevol botiga d'aplicacions. Després d’haver-ne provat molts d’ells, els que més recomano són:

• Totist
• Qualsevol.do
• Asana
• Coses

Algunes altres aplicacions excel·lents en determinades circumstàncies són les tasques de Google (per integrar-se amb les aplicacions de G Suite), Microsoft To-Do (si feu servir Microsoft Office o Windows 10), Habitica (si voleu la gamificació) i Omnifocus (per a aquells) que afegeixen molts detalls a les seves tasques). Hi ha tantes altres, però. Si cap d'aquestes coses us fa gust, pregunteu als vostres amics (especialment als organitzats) què fan servir. Proveu-ne algunes i en seleccioneu una que us agradi i que faci una còpia de seguretat de la informació al núvol per no perdre mai res.

Si necessiteu ajuda per fer un seguiment de les tasques perquè sempre estan en curs o estan en espera, una aplicació de tauler de kanban, com Trello, us pot servir millor que una llista de tasques més tradicional.

2. Feu més que una llista

Molt poques persones tenen només una llista per fer. Creeu una llista de tasques per fer i una altra per a tasques personals. És possible que tingueu una llista compartida de tasques domèstiques, una llista algun dia on anoteu coses que us agradaria fer però que no són urgents i molt més.

Tenir més d’una llista us ajuda a centrar-vos. Quan esteu treballant i esteu preparats per fer algunes tasques relacionades amb el treball, no us voleu distreure pel fet que heu de coure un pastís d'aniversari el vostre dia lliure.

Totes les excel·lents aplicacions per fer us permeten fer diverses llistes. Comenceu amb alguns que són fàcils i evidents, com ara:

• Treball
• Personal
• Llar

Potser per a vosaltres té més sentit tenir el Projecte A i el Projecte B en lloc d’una llista de treball general. Què més necessites? Més endavant podeu canviar la vostra llista de llistes.

3. Afegeix tasques noves tan ràpidament com sigui possible

Quan us aparegui una tasca nova, escriviu-la a la vostra llista de tasques el més ràpidament possible. Si l'aplicació per fer, té algun tipus de drecera de teclat per afegir una tasca nova, apreneu-la. Si la vostra aplicació té drecera de telèfon mòbil, configureu-la.

Quan afegiu tasques a la vostra llista de tasques tan aviat com penseu-hi, podeu evitar que us pogueu viure. Una vegada anotat, ja no cal recordar-lo.

4. Assignació de dates de venciment

Quan una tasca tingui una data de venciment, afegiu-la a la vostra llista de tasques. Les dates de venciment us ajudaran a prioritzar.

No totes les tasques necessiten una data de venciment dura i ràpida a la vida real per rebre-ne una a la vostra llista de tasques. Assigna una data per a les tasques sempre que ho sàpigues aproximadament quan penses que ho pots fer.

Això és eficaç per dos motius: primer, la majoria d’aplicacions per fer us permeten veure què s’ha de fer “avui”, “demà” i “aquesta setmana”, independentment de quina llista hi hagi. Així doncs, podeu veure tot el que s’ha de fer ” avui "a la vostra llista de treballs, a la vostra llista personal, etc. En segon lloc, en proporcionar dates de venciment de tasques, planifiqueu efectivament la vostra setmana, que és una excel·lent estratègia de gestió del temps.

5. Repassar diàriament

Comença cada dia fent una ullada a la teva llista de tasques durant el dia i avaluant si és raonable. A continuació, reviseu-lo. Si teniu massa tasques avui en dia i sabeu que no podreu accedir a totes, us prepareu per fallar.

6. Limiteu-vos a entre tres i cinc tasques diàries

En un dia mitjà, comprovo entre tres i cinc tasques. Si inadvertidament he programat 12 tasques per al dia, sé que no les accediré a totes, cosa que significa que he de tornar a prioritzar-les i canviar les dates previstes. Si detecto aquest problema potencial abans que comenci el meu dia, puc ajustar-me en lloc de sentir-me estressat per totes aquelles tasques que he volgut fer i no fer.

Quin és el vostre límit de tasca diària? Depèn de quins tipus de tasques anoteu i com de difícils de realitzar. Amb el pas del temps, si feu un seguiment de quantes tasques comproveu cada dia, les millors aplicacions per fer-ho us serveixen, aprendreu el màxim. Un cop coneixeu el màxim, podeu limitar les tasques diàries a un nombre raonable.

7. Anoteu tasques, objectius ni objectius

El que escriu a la teva llista de tasques és important. Emplena les teves llistes amb tasques, més que amb objectius i objectius Per fer-ho, heu de conèixer la diferència entre tots dos.

Els objectius són grans assoliments o resultats desitjats. Solen ser difícils de quantificar. Un exemple és "parlar amb freqüència en hindi". Posar-ho a la vostra llista de tasques no seria molt eficaç.

Els objectius són marcadors de la manera d’arribar a la meta. És molt més fàcil confondre’ls amb tasques perquè els objectius són més específics i quantificables. Un exemple d’objectiu pot ser "mantenir una conversa en hindi sobre les meves pel·lícules preferides".

Quines són les tasques? Les tasques són les accions que feu per assolir un objectiu. Desglosseu un objectiu i tingueu les vostres tasques. Molt sovint són esdeveniments únics, encara que poden repetir-se. Una tasca pot ser "aprendre tres nous verbs hindi" o "estudiar durant 30 minuts".

Les tasques -no objectius ni objectius- són les que fan part d’una llista de tasques.

8. Mantingueu els objectius i els objectius separats

Definir els seus objectius i objectius és una part important per fer llistes de tasques millors i més efectives. En un món perfecte, les tasques que realitzeu segueixen fonamentalment els vostres objectius. Si no, per què perds el temps fent-los? Heu de saber quins són els vostres objectius, però no els necessiteu a la vostra llista de tasques.

Anoteu els vostres objectius i objectius en un altre lloc. Si la vostra llista de tasques té una secció de notes, posa-les aquí. Si teniu un diari, podeu anotar els vostres objectius i revisar-los trimestralment o anualment. Consulteu els vostres objectius de tant en tant, però no els deixeu distreure de les coses concretes que heu de fer avui.

9. Mireu la vostra llista de tasques sovint

Una llista eficaç de tasques us guia durant tot el dia. Mireu-lo al començament de la setmana per planificar el vostre temps. Mireu-lo al principi del dia per revisar el vostre pla per al dia. Mireu-lo després de dinar perquè sàpigues en què més us heu de centrar la resta del dia. Quan us sentiu perduts en una tasca o necessiteu una pausa, consulteu la vostra llista de tasques per trobar alguna cosa fàcil i fàcil que pugueu afrontar entre tant.

Com més miri la teva llista, més confiaràs en ella. Com més hi confieu, menys heu de recordar quines tasques heu de fer. Com menys haureu de recordar, més allibereu la vostra ment per centrar-vos en la tasca a la vostra disposició.

10. Feu que la vostra llista de tasques sigui escanejable

Si mireu sovint la vostra llista de tasques pendents, i crec que ho heu de fer, ràpidament us adonareu de lo útil que és veure el que necessiteu de cop d'ull més que a través d'una lectura profunda.

Utilitzeu un llenguatge estret o una drecera per escriure les vostres tasques. Moltes aplicacions tenen qualificacions de prioritat o estrelles que podeu afegir que us permeten ressaltar tasques crucials. Codifiqueu les tasques de colors si us ajuda. Apliqueu icones que us proporcionin més informació sobre la tasca, com ara si necessiteu una trucada telefònica o estiguin relacionades amb l'assistència sanitària. No importa la rapidesa amb la vostra llista de tasques, hauríeu de poder obtenir molta informació sobre què heu de fer.

El cor de la productivitat

Una llista fantàstica és el centre de la productivitat personal. És un goig trobar una aplicació i un procés de gestió de tasques que us funcionin. Si es revisen els articles de la vostra llista, obté una sensació de realització i és un element clau per organitzar-se. Un sistema de tasques fiable fa la vida més fàcil i menys estressant.