Organitzar-se: pressupostar les vacances

Si encara no heu definit el vostre pressupost de vacances (o molt probablement, el seu pressupost, plural), a mitjans de novembre és el moment més adequat. Res sobre les vacances no serà correcte si no sabeu quants diners podreu gastar còmodament. (Nota: Per "vacances", em refereixo específicament a tots aquells dies especials en el tram de sis setmanes des de l'Acció de Gràcies nord-americana fins al dia de l'Any Nou.)

Podeu combinar totes les vostres compres de vacances, incloses les despeses de viatge, menjar, regals i allotjament, però prefereixo desglossar-les de forma categòrica. El meu pressupost de viatges és ferm, però tinc una gran flexibilitat en el pressupost alimentari. Quan es tracta de fer regals, el meu pressupost per persona no depèn només del que puc gastar, sinó també d’algunes regles bàsiques que els meus familiars més propers i que discutim cada any.

Algunes aplicacions, programes i llocs web essencials us poden ajudar a determinar els vostres pressupostos i complir-los, sense importar el que provoca el caos de les vacances.

Google Docs i aplicacions de presa de notes

Durant els darrers anys, he utilitzat fulls de càlcul de Google Docs molt simples (ara anomenats Google Drive) per estimar el que podia gastar, així com per registrar despeses a mesura que els incorria. La imatge de sota mostra una secció del meu full de càlcul de seguiment de despeses de l'any passat. No trigueu massa temps ni esforços per enumerar el que haureu de comprar, estimar el que costarà i ajustar la vostra despesa de línia a l’alça o a la baixa després de veure el total.

No heu d'utilitzar Google per crear fulls de càlcul, per descomptat, però si feu servir una altra eina, us recomano sincronitzar-la en línia per poder accedir a la informació a qualsevol lloc, com mentre esteu treballant i planifiqueu un viatge ràpid. a la botiga de tornada a casa o quan esteu a la botiga i no us recordo si heu comprat tot el que necessitàveu.

Si el vostre pressupost no és complicat, podeu mantenir una nota al vostre telèfon intel·ligent mitjançant una aplicació de presa de notes o una aplicació de llista de tasques per indicar el que heu de comprar, quant preveu gastar i l'import realment vas gastar. Però no es beneficiaran de les funcions matemàtiques d’un full de càlcul o de les seves qualitats organitzatives inherents de mantenir tots els vostres pensaments en files i columnes ordenades.

Mint.com

Si necessiteu una mica més rígid per mantenir-vos en control, el lloc web de finances personals Mint.com (gratuït) pot fer el truc, però només si ja utilitzeu el servei (us explicaré per què en un moment). Mint es connecta directament als vostres comptes bancaris, comptes de targeta de crèdit i altra informació financera per ajudar-vos a estalviar o a gastar els vostres diners de manera adequada. Obtindreu els millors resultats si feu la majoria de les vostres compres de vacances amb targetes de crèdit o de dèbit, perquè Mint classificarà automàticament els vostres càrrecs. Si pagueu en efectiu, us correspon introduir la vostra despesa. Mint també té una funció que us permet establir un pressupost especial i, a continuació, us indica quants diners necessiteu per reservar cada mes, tot i que ara pot arribar una mica tard a un pressupost vacacional d'aquest tipus, ja que a mesura que es troba el novembre. ja a sobre.

Ara, no recomano registrar-se per un compte Mint completament únic amb l’objectiu de crear un pressupost de vacances, ja que la corba de configuració i aprenentatge generarà treballs innecessaris si tot el que desitgeu és una manera de fer el seguiment del vostre pressupost de vacances. Però, si ja teniu un compte, o si teníeu previst adoptar una nova aplicació de finances personals, Mint és una gran solució.

Organitzadors de rebuts

Una altra opció és utilitzar un programa d’organització de rebuts per fer el seguiment del que gasta fotografiant els rebuts i penjant-los a un compte, on podeu configurar una categoria “Despesa de vacances”. Shoeboxed.com és una de les solucions més populars i, tot i que sembla lliure, heu de comprar "crèdits" per penjar rebuts.

NeatCloud, que funciona conjuntament amb NeatMobile, és una altra solució i, a més, no és gratuïta, amb 5, 99 dòlars mensuals. Però fa molt més que simplement els rebuts del catàleg, de manera que si heu buscat una solució completa "arxiu digital", a més d'una manera de fer el seguiment de les vostres despeses de vacances, considereu-ho definitivament.

Viatjar

Malauradament, si encara no heu reservat viatges aeris de vacances, esteu pressionant la vostra sort i el vostre pressupost. El moment ideal per reservar viatges aeris de vacances és entre finals d’agost i principis d’octubre. Però, depenent d’on haureu d’anar i de com de flexible podreu estar amb la vostra programació, encara podríeu obtenir una tarifa raonable.

Proveu el sistema d’alerta tarifària de Kayak, que us permet configurar alertes de correu electrònic i telèfons intel·ligents que us indiquen el preu actual de la tarifa aèria que necessiteu o quan el preu arriba a un que esteu disposat a pagar.

Si necessiteu reservar un hotel a més del pas aeri, utilitzeu definitivament un servei de reserva en línia que pugui gestionar els dos alhora perquè obtindreu un preu molt inferior reservant-los junts. Sóc un gran fan d’Orbitz en els preus envasats.

Hosting i menjar

Acollir festes de vacances pot resultar costós, però el vostre pressupost per a menjar i decoracions és probablement molt més flexible que altres pressupostos que heu de definir. A no ser que tingueu un parell d’esdeveniments importants a cop d’extinció, estalvieu el pressupost del vostre menjar i els vostres subministraments d’allotjament fins força tard al partit, ja que podeu ajustar-lo cap amunt o cap avall en funció de com es conformin alguns dels altres pressupostos.

Si jugaràs a l'amfitrió o a l'amfitriona, calculeu les aportacions dels vostres convidats per compensar el vostre pressupost. Quan els vostres amics fan el RSVP i afegeixen: "Què puc portar?" prepareu-vos amb una resposta o dues (les meves respostes bàsiques són begudes, formatge i postres). El fet de retallar algunes ampolles de vi fora de la vostra llista de compres pot contribuir a disminuir considerablement el vostre pressupost. A més, a la gent els agrada portar menjar i begudes a una festa. Agafeu-los a l’oferta.

L’autèntic truc tant d’acollir una festa com de pressupostar-la és determinar quantes persones hi assistiran. I aquí és on la tecnologia pot ajudar. Quan convido a menys de deu persones a un esdeveniment, acostumo a organitzar la llista de convidats per correu electrònic. Les papallones socials amb llistes de convidats molt més llargues poden gestionar la llista de convidats amb un esdeveniment de Facebook (no la meva copa de te, però funciona si els vostres convidats són àvids Facebookers), o amb un lloc gratuït de planificació d’esdeveniments com Evite (sí, és “ així el 2005, però, de nou, funciona) o Eventbrite. Els esdeveniments gestionats mitjançant Eventbrite poden ser esdeveniments públics i grans, amb opcions de venda de bitllets i altres, però no deixeu que això us espanti d’utilitzar-lo per gestionar una festa de 40 persones. pot ser gratuït i us ajudarà a fer el seguiment dels RSVP en un mateix lloc.

Tornar al pressupost: un cop tingueu la llista de convidats ordenada i conegueu aproximadament quantes persones espereu, creeu una mica general per a aquells avantatges inesperats. En tot cas, estic terrible "comprar més del que creieu que necessitareu", així que en moments com aquests, faig un pas enrere i enviaré la meitat millor a la botiga de licors, sabent que tornarà a casa amb el doble del que jo li he demanat que compri.

Si no acull cap reunió de vacances, és probable que assistiu a almenys un, en aquest cas s’ofereixen aportar una ampolla de vi o dos i incloure una quantitat adequada en un dels vostres pressupostos de vacances.

Compres de regals

L’article Get Organized de la setmana que ve tractarà sobre l’organització de compres de regals de vacances, que no només cobreix com pressupostar-lo i fer el seguiment del que compreu, sinó també qüestions enganyoses com col·laborar amb la gent per comprar un regal conjunt.