Organitzeu-vos: documenteu el vostre flux de treball

Els nous empleats i els rostres nous a la plantilla, inclosos els recent graduats, solen tenir un temps més a l’hora de començar un nou treball. L’entrenament pot durar setmanes o mesos, i els companys de feina i els gerents volen oferir-vos una mica de respiració mentre s’aclimata. Una de les maneres més valuoses d’utilitzar aquest temps de temps és documentar el flux de treball i els processos.

Documentar el vostre flux de treball i processos no significa res més que anotar exactament el que comporta la vostra feina, pas a pas. És exactament tot el que estàs aprenent quan ets nou en un entorn laboral. També inclou tots els canvis i canvis que pugueu fer a aquests processos al llarg del temps o a mesura que descobreixeu formes millors o més eficients d’aconseguir la vostra tasca.

Les empreses i organitzacions governamentals molt grans i ben establertes poden tenir manuals d’operacions i altra documentació en abundància, però segons la meva experiència, les empreses i equips més petits normalment no ho fan o, si ho fan, estan greument desactualitzats.

Quan teniu temps d’inici a un treball nou, documenteu el flux de treball i els processos o actualitzeu els manuals que vau rebre. Els beneficis són enormes i molts.

Avantatges de documentar el vostre flux de treball

Per començar, la documentació del vostre flux de treball reforçarà la formació durant el treball que heu tingut fins ara. En efecte, aprendràs més ràpidament la feina.

En segon lloc, aquests documents són d’or per als administradors i el departament d’informàtica, que potser no coneixen els passos i les persones implicades en el vostre treball, que hauran de conèixer en qualsevol moment que facin canvis o introdueixen noves eines i han de pensar en tots els efectes possibles.. Permeteu-me dir per experiència que no escoltareu res més que elogis si podeu lliurar un document detallat i ordenat que conté tot el que necessiten. L’alternativa és parlar-los a través del vostre treball de manera ad hoc, quan podríeu oblidar un pas, o fallar, o simplement equivocar-vos.

En tercer lloc, els directius i companys de feina s’adhereixin als vostres documents si mai necessiteu prendre una excedència inesperada. Així mateix, quan pugueu passar a una nova posició o passar a una altra empresa, els companys que deixeu enrere estaran agraïts d’haver publicat manuals actualitzats per transmetre a la persona que ocupi el vostre lloc.

Com documentar el flux de treball

La documentació que escriviu ha de ser senzilla, fàcil d’entendre i accessible. En la majoria dels casos, recomano crear un document de text (com un document de Word) amb algunes imatges incrustades.

En lloc de fer un document massiu que contorni tot, creeu documents que capturen només un procediment o que esbossin una sèrie de procediments relacionats que s’han de fer per ordre. Personalment, em queda una veritable documentació que és superior a unes 11 o 12 pàgines. Prefereixo molt veure 4 o 5 pàgines d’instruccions senzilles i fàcils de llegir. El document "Dos and Don'ts" al final d'aquest article us ajudarà a dirigir-vos cap a la realització de manuals concisos i exhaustius.

En poques paraules, poseu notes, tingueu notes sempre que tingueu formació durant el lloc de treball i transferiu aquestes notes a un document. Quan comenceu a fer el treball pel vostre compte, afegiu-los a les vostres notes o ajusteu-les per reflectir amb més precisió les tasques que feu.

Si hi ha una "imatge gran" a la vostra obra, algun esquema de visió general, poseu-la al començament del document. Els punts que inclouen la imatge gran són els que heu d’enregistrar més a fons, ja sigui en aquest mateix document, o en uns quants documents més petits, si voleu desglossar-lo. Per exemple, al màrqueting de butlletins, la visió general pot semblar així:

• Redacció escriu la còpia i la remet al gestor de màrqueting.
• El gestor de màrqueting revisa i edita la còpia i obté l'aprovació del gerent de màrqueting.
• El gestor de màrqueting envia una sol·licitud per executar una actualització de llista.
• El gestor de màrqueting lliura una còpia final a l’assistent.
• L’assistent produeix butlletí i envia un test d’assegurament de la qualitat.
• L’equip de QA revisa els butlletins i envia els canvis. L'Assistent implementa canvis, verifica i allibera programacions.

Qualsevol d'aquests ítems podria tenir un manual de tres pàgines on es descriuen els passos necessaris per dur a terme el treball. On i com s’envia la còpia? Quin format ha de tenir la còpia? Qui executa l’actualització de llista i què vol dir això? O bé, diversos d'aquests ítems es podrien combinar en un sol manual, per exemple, les tres tasques que comencen amb el "gestor de màrqueting…"

El que necessitareu

Per escriure els passos, haureu d’haver estat entrenats sobre ells com a mínim una vegada. Quan hàgiu de tornar a fer el treball, utilitzeu el primer esborrany dels vostres propis procediments per guiar-vos a través dels passos per veure si són exactes i són fàcils d’entendre.

Captures de pantalla. Feu captures de pantalla de qualsevol cosa que sembli difícil d'explicar en un text o que s'il·lustri millor visualment. Deseu primer totes les captures de pantalla en una carpeta i, a més, afegiu-les al document si cal. El fet de tenir massa captures de pantalla semblarà excessiu per a qualsevol persona que llegeixi els manuals.

(Hi ha diversos mètodes per fer una captura de pantalla, però els més ràpids són: a Windows, utilitzeu el botó PrtScn i, a continuació, la funció de enganxar per deixar la vostra imatge a un programa d'edició d'imatges on podreu retallar-la i editar-la; en un Mac, utilitzeu-la. Apple + Shift + 4 i arrossegueu l’objectiu per la zona que voleu disparar.)

Programari de captura de pantalla. L’editor d’imatges que feu servir pot incloure eines per marcar les captures de pantalla si voleu afegir una fletxa apuntant a alguna cosa rellevant o ressaltar una part determinada de la imatge. Per 50 dòlars, el programa de captura de pantalla Snagit i Snagit per a Mac faran gairebé tot el que pugui necessitar.

Eines del diagrama Alguns fluxos de treball i procediments s’expressen millor mitjançant petits esquemes. El programari de mapeig mental pot ajudar-vos a dibuixar diagrames de flux ràpidament i tals, tot i que també podeu trobar moltes d’aquestes mateixes eines de diagramació a Microsoft PowerPoint i una selecció més limitada a Word a la pestanya Insereix.

Do's and Don'ts

• Creeu documents individuals per a diferents processos i procediments, en lloc d’un document massiu que expliqui tota la vostra tasca.
• Sigueu exhaustius, però també concisos.
• Inclou captures de pantalla.
• Tarden unes setmanes en completar els documents. Doneu-vos temps per reflexionar sobre els processos i torneu als documents per comprovar si els heu gravat amb precisió.
• Poseu un segell de data a la part superior de la pàgina que mostra quan el fitxer s'ha actualitzat més recentment.
• Feu servir títols de treball en lloc dels noms de persones quan documenteu el flux de treball.
• Guardeu les còpies mestres en una ubicació compartida per tal que altres persones puguin recuperar-les fàcilment.
• Manteniu una còpia de seguretat local dels fitxers a l'escriptori o en un sistema privat basat en núvol (o tots dos).
• Reviseu i reviseu els vostres documents un cop a l'any. Penseu en ells com a documents vius que mai no estan "acabats". Sempre estan evolucionant.
• Digues-li al teu cap i companys que estàs creant i mantenint aquests nous registres, ja que també podran tenir una valuosa aportació.
• No inclogueu imatges clàssiques simplement per fer jazz a les pàgines. Tothom ho odia.
• No et tornis boig per formatar el text. Fes-ho simple. Utilitzeu el tipus en negreta per a subtítols. Utilitzeu vinyetes i llistes numerades segons convingui per ajudar la gent a veure fàcilment la informació rellevant. Manteniu els paràgrafs molt breus.
• No utilitzeu els noms de les persones. Consulteu les persones pel seu títol de treball. Ja ho he dit? Sí, ho vaig fer, però és molt important, així que ho torno a dir.
• No us protegeu excessivament dels vostres documents. Els heu creat per ajudar l’organització, no pel vostre únic benefici.
• No envieu els vostres documents a PDF. Deixeu-les en un format que es pugui editar (vegeu més amunt).