Organitzar-se: com començar a organitzar-se més

? wmode = transparent "Què vols saber sobre com organitzar-te?"

Aquesta és una pregunta que faig a les meves companyes i amics de tant en tant per obtenir idees per a aquesta columna. L’última vegada que vaig preguntar, més d’una persona va respondre: "Com puc començar a començar?"

Si hagués d’escriure una guia per començar a organitzar-me, empararà un consell absolutament essencial: desglossem els seus projectes en peces més petites.

Fer un objectiu en objectius menors i tasques diàries és crucial per assolir l'èxit. Totes les persones organitzades ho fan, però no tots els articles d’assessorament ho fan explícit. Crec que cal ser explícit. És tan important que no l’heu de glosar.

El veritable secret per organitzar-se és esbrinar com fer-se a tu mateix per fer les accions necessàries perquè l'organització tingui lloc i continuar endavant. Heu de ser capaços de definir les accions, i això és el que es tracta de trencar un objectiu.

Per on començar a organitzar-se

Abans de poder organitzar-se, has de tenir un objectiu.

"Vull estar més organitzat" no és un objectiu. Intenta imaginar el que realment vols. Intenteu dir-ho amb paraules. I, intenta que aquestes paraules siguin positives i actuables, en lloc de negatives.

Diguem que sentiu que el vostre correu electrònic està fora de control. Voleu organitzar el correu electrònic.

Objectiu definit: "El meu correu electrònic és un desastre i ja no ho vull així".

Objectiu definit positivament: "Vull sempre poder trobar un correu electrònic ràpidament quan ho necessiti".

L’objectiu positiu i actuable se centra en el que voleu poder fer (“trobar correus electrònics ràpidament”). L’objectiu vist a través d’una inclinació negativa simplement referma el problema que el vostre correu electrònic està desordenat i no esteu satisfet per això.

Aquí hi ha un altre exemple:

Objectiu definit : "Tinc massa papers. Emprenen el meu escriptori i provoquen distraccions. I l'odi". (Observeu com no hi ha una imatge clara de què voleu passar o com voleu que canviï la situació.)

Objectiu definit positivament: "Vull un espai de treball minimalista que permeti ajudar-me a centrar-me. Vull aprofitar el meu ordinador i el poder dels OCR i cercar-los per ser més eficients a la recerca de documents importants." (Observeu l’èmfasi en les paraules positives, com ara "enfocament" i "eficient").

Molt literalment, heu de dibuixar el que voleu i posar-lo en paraules positives, concretes i amb accions. (Consulteu més consells sobre com establir i assolir objectius.)

Com desconstruir un objectiu

Un cop tingueu un objectiu i ho hàgiu dit en paraules, heu de desconstruir-lo.

Una manera fàcil de desconstruir un objectiu és pensar en què escrius en una llista de tasques diàries per assolir l'objectiu.

No col·locaríeu mai en una llista de tasques "Creeu un espai de treball minimalista que permeti centrar-vos". Més aviat podríeu escriure:

• netegeu les tasses i les tasses a l'escriptori
• escanejar papers a la safata d'entrada
• triturar papers escanejats
• redreçar els cables de l’ordinador

(Si us heu perdut una mica pel tipus de coses que pertanyen a una llista de tasques en primer lloc, tinc una actualització a l'hora de crear llistes de tasques més fàcils.)

Exemple: Makeover Organització de fotografies

Vull donar-vos un exemple més llarg de com es desglossa un gran projecte organitzatiu en parts més petites per tal d’esforçar-vos del tot com succeeix.

He estat treballant amb una col·lega, Stephanie, en una reforma de l’organització fotogràfica digital (que escriuré extensament en una futura columna). Té milers de fotos repartides per diversos ordinadors i serveis d’emmagatzematge en línia i només vol que s’organitzin.

1. Defineix l’objectiu. La primera vegada que ens vam asseure junts per parlar del projecte, li vaig preguntar: "Què vols? Quin és el teu objectiu?" La vaig detenir abans que fins i tot pogués respondre. "Permet-me refrasar això. Què voleu fer amb les vostres fotos que ara no podeu fer?"

Es bàsicament Stephanie va dir que vol ser capaç de trobar fotos fàcilment, sense importar quin dispositiu utilitzava.

2. Comprendre el problema. La meva pregunta de seguiment va ser la següent: "Ara mateix, quan busqueu una foto, com us veieu? Recordeu la data o les persones de la imatge o un esdeveniment quan es va fotografiar la foto?"

El que realment es preguntava aquesta pregunta era: "Quin tipus de solució hem de dissenyar perquè s'ajusti a les vostres necessitats?"

Va dir que generalment recorda les seves fotos aproximadament per data, com ara "a la universitat", però també de vegades per la gent de la foto.

Vam considerar algunes solucions possibles, però encara no ens vam conformar amb res. Sovint, ajuda a avançar amb algunes peces d’un projecte d’organització, així que mireu si la definició de l’objectiu canvia més apreneu sobre el problema.

3. Assigna't a tu mateix petites tasques. Basant-nos en la nostra reunió, Stephanie es va presentar amb una petita llista de tasques. Semblava una cosa així:

feu inventari: enumereu els llocs on es conserven les fotos, tant localment com en línia

activa Photostream (Stephanie utilitza diversos dispositius Apple, de manera que consolidar-se les fotos a través de Photostream semblava un pas lògic i senzill de fer abans)

recuperar les contrasenyes dels llocs web que no s’utilitzen en un temps

descarregueu-vos fotos i dades de Facebook.

Aquestes quatre tasques foren l’abast dels “propers passos” de Stephanie. Observeu que la seva llista només té un parell d’elements. Es podia fer fàcilment totes aquestes tasques en un dia si es ballava, o menys d’una setmana, si en feia una al dia.

4. Estableix els terminis. La manera de seguir les tasques senzilles i curtes és establir terminis. M'agrada fer servir una aplicació de gestió de tasques, com ara Awesome Note o Any.do, per fer un seguiment de les meves tasques pendents i assignar-hi terminis. Amb el projecte de Stephanie, no sé si s’està donant terminis, però té terminis suaus en funció de quan decidim que ens reunirem entre nosaltres per continuar el projecte. La meva suposició és que la nostra propera reunió es manté al seu calendari i la fa sentir responsable per fer el que va dir que farà.

És fer això és difícil

No tothom se sent responsable de si mateix. Crec que tots tenim estratègies per fer-nos sentir responsables, com, per exemple, dir-li a algú altre dels nostres plans o apostar amb diners que farem o no farem alguna cosa. No és difícil recordar una tasca. Només heu d’enviar un recordatori al vostre telèfon intel·ligent. És difícil fer això. Si teniu tasques petites molt específiques, almenys augmentareu les possibilitats de seguir.

L’adagi “cada viatge s’inicia amb un sol pas” és del tot cert. O si ho prefereixes, "Mostrar-se és la meitat de la batalla" parla amb la mateixa intenció. Has de dedicar-te a fer coses clares i actuables i una durada de temps raonable. En cas contrari, mai no en sortireu.