Examen i valoració empresarials d’alta qualitat

La majoria dels nostres competidors en aquest examen de gestió de documents es va centrar a gestionar l'emmagatzematge i la classificació de documents comercials típics, així com el flux de treball al voltant d'aquests fitxers. Hightail es distingeix centrant-se en un públic més reduït, és a dir, en empreses creatives, com ara agències d’anuncis o botigues de disseny gràfic. Per treballar-hi, Hightail ha hagut de centrar els seus esforços en la creació de funcions al voltant de les necessitats de "documents" lleugerament diferents, principalment imatges i arxius de vídeo. L’empresa va ser adquirida per OpenText el febrer del 2018 i des de llavors ha renovat la seva estructura de preus, que ara comença a partir de 12 dòlars mensuals per al seu nivell Pro. Si l’atenció de la vostra empresa es centra en els lliuraments creatius, Hightail Business mereix una bona ullada; tanmateix, les empreses amb necessitats generals de documents ferien millor mirar els guanyadors dels nostres editors en aquest espai, Ascensio System OnlyOffice i {ZIFFARTICLE id = "337616"}} Microsoft SharePoint Online .

Preu d’altes característiques

Des de la seva adquisició per OpenText, HIghtail ha canviat l'estructura de preus dividint la seva oferta en quatre nivells de preus. Hi ha un nivell sempre lliure, anomenat Lite. Si bé és relativament deficient, pot ser que sigui suficient per a botigues molt petites o per a operacions en solitari. La mida del fitxer es limita a 100 megabytes (MB) a Lite mentre que l'espai d'emmagatzematge en núvol global per a un compte supera els 2 gigabytes (GB).

El següent és el nivell Pro, amb 12 dòlars mensuals. Aquest nivell també està dirigit a més d'un operador individual, però admet fitxers de fins a 25 GB i emmagatzematge il·limitat de comptes. També afegeix més capacitats al voltant de la seguretat i suport. El primer nivell realment utilitzable per les empreses amb diversos empleats és el nivell dels equips, que gestiona 28 dòlars per usuari al mes. Aquí, també tindreu emmagatzematge il·limitat del compte amb suport per a mides de fitxers de fins a 50 GB. També hi ha un conjunt de funcions molt més ric al voltant de la seguretat, automatització i edició. Tanmateix, decepcionarà per a molts que no tindràs cap complement Adobe Photoshop o Illustrator, tret que optis pel nivell de preus més alt de Hightail, Business. Aquí obteniu tots els avantatges, inclosos no només els complements d'Adobe, sinó també l'assistència prioritària, l'inici de sessió únic (SSO) i la capacitat de gestionar mides de fitxers de fins a 100 GB. Malauradament, el preu d'aquest nivell és aparentment "personalitzat", cosa que generalment significa que haurà de negociar amb un representant de vendes de Hightail.

Gestió de documents per a missatges publicitaris

La majoria de les suites de gestió de documents centren correctament les seves funcions en tasques que es realitzen habitualment en documents d’oficina, com ara l’edició al navegador i el seguiment de canvis. Fins i tot les funcions avançades de seguretat i compliment integrades en suites de gamma alta com Microsoft SharePoint Online estan dissenyades per a un escenari de negoci típic en què els usuaris realitzen tasques de documents típics com ara copiar, editar, moure’s, imprimir o compartir.

Si bé Hightail Business pot treballar amb documents d'oficina estàndard, aquest no és el seu fort. Quan suites de gestió de documents, com Ascenscio System OnlyOffice i Microsoft SharePoint Online, us permeten fer comentaris sobre documents i fulls de càlcul de processament de textos, Hightail Business proporciona eines per ressaltar porcions d’una imatge o una secció d’un vídeo per proporcionar context per als comentaris. Aquestes eines també es poden aprofitar per a alguns formats de document d'oficina estàndard, permetent ressaltar les porcions d'un document i aplicar comentaris. Però simplement no espereu fer modificacions al document en línia. Hightail Business funciona amb els tipus de fitxers següents: MOV, JPG, PNG, MP3, DOCX, PPT, Adobe Illustrator (AI) i PDF.

Hightail Business ofereix un parell d’opcions diferents per organitzar fitxers. Els projectes són l’entitat organitzativa de primer nivell i són ideals per orientar-se a un client o producte específic. Els espais ofereixen un nivell addicional de capacitats de gestió i es poden afegir a un projecte o utilitzar-los pel seu compte. Les dues entitats us permeten gestionar l’accés, com ara quins membres de l’equip poden contribuir i qui participa en el procés d’aprovació. Al final d’un esforç de disseny, es poden arxivar i eliminar els espais, però es poden desar com a referència. Mentrestant, els projectes se suprimeixen i desapareixen en l'oblit.

Racionalització del procés creatiu

Tant si es tracta d’una botiga creativa unipersonal com si pertany a un equip de disseny corporatiu, una gran part de la càrrega de treball probablement implica la comunicació amb els clients per assegurar que les opcions de disseny compleixen amb la seva aprovació. També és probable que hagi experimentat un problema de comunicació amb els vostres clients, en què d’alguna manera es van perdre els requisits de disseny en traducció i s’havia de produir una certa redisseny. Hightail Business pot oferir algunes eines per millorar aquest retrocés amb els clients mitjançant l’ús de sol·licituds d’aprovació. Seleccionant els fitxers dels clients, podeu enviar una sol·licitud d’aprovació als clients, demanant-los que acceptin els canvis que heu fet o proporcionin comentaris sobre àrees que encara necessiten treballar. També podeu gestionar permisos sobre els espais en general, permetent als clients o membres de l’equip seguir el progrés i interactuar en temps real.

Una altra tasca habitual per als professionals creatius és rebre fitxers de clients per ser utilitzats en les seves obres d'art o vídeo. Podria ser qualsevol cosa, des de logotips corporatius fins a scripts de veu a fotografies. A causa de la naturalesa dels tipus de fitxer amb què es treballa, el correu electrònic no és un mètode òptim de transferència de fitxers a causa de la mida del fitxer. Una de les opcions compatibles amb Hightail Business és la integració amb solucions d’emmagatzematge en núvol com Dropbox Business, Google Drive for Work o Microsoft OneDrive for Business. Si utilitzeu aquestes opcions, els clients podrien compartir els seus fitxers mitjançant aquests serveis, moment en el qual podríeu accedir a Hightail Business.

Una altra opció que proporciona Hightail Business és la seva funció enllaç enllaç. Uplink us permet configurar una URL personalitzada que podeu proporcionar als clients perquè puguin fitxers directament a la vostra instància de Hightail Business. Per penjar fitxers podeu seleccionar-los, arrossegar i deixar anar i importar-los. Un cop penjat, podeu moure fitxers a un espai o projectar, fer comentaris o veure l’historial de revisions. La seva enllaç enllaç es pot configurar amb retenció de fitxers, permetent eliminar els fitxers automàticament després d'un període de temps.

Hightail Business no es tracta només de relacionar-se amb els clients. Les tasques d’equip es poden gestionar mitjançant una llista de tasques dins d’un espai. Aquestes llistes de tasques poden ser assignades als membres de l'equip juntament amb una data de venciment i un recordatori. Els membres de l'equip poden marcar els objectes de tasca tal i com es pot fer i es poden fer un seguiment del progrés dins de l'espai. No és tan comprensiu com una veritable solució de gestió de projectes, però per a tasques bàsiques de gestió de treball és una bona incorporació.

Els artistes som gent, massa

Hightail Business no pretén competir directament amb Microsoft SharePoint Online ni fins i tot amb Ascensio System OnlyOffice, ja que està centrat en els tipus creatius que busquen agilitzar el treball que realitzen i que la interacció amb els clients sigui més eficient i eficaç. Les seves característiques, com ara sol·licituds d’aprovació, enllaç enllaç i tasques de tasques, permetran que el vostre equip creatiu prioritzi el treball i faciliti la comunicació tant de l’equip com del client. Això augmentarà les possibilitats de crear contingut que superi les expectatives del client.