Com evoluciona la comptabilitat per a un primer món en núvol

L'augment de serveis de comptabilitat en núvol més potents està canviant la forma en què tant els comptables com els clients als quals gestionen les finances empresarials. El programari basat en web afecta les empreses de totes les mides, però proporciona un valor encara més gran a les empreses petites i mitjanes empreses (PIME) i als únics propietaris que tinguin un accés més gran a les eines financeres i comptables que mai fins a agilitzar el seu negoci.

El proveïdor de serveis de comptabilitat basat al núvol AccountantsWorld està aprofitant aquest canvi tecnològic per millorar la productivitat empresarial a través de comptes a cobrar i cobrar, comptabilitat, inventaris, informes i nòmines, amb la filosofia de tornar a posar el poder en mans dels comptables i deixar que els propietaris de petites empreses es preocupin. sobre el negoci. El 2003, AccountantsWorld va vendre el seu negoci de programari fiscal a Thomson Reuters i va centrar-se exclusivament en la creació de solucions basades en núvols per a comptables. La companyia processa actualment 30.000 nòmines de l’empresa mitjançant el seu programari, segons la doctora Chandra Bhansali, cofundadora i consellera delegada de AccountantsWorld.

PCMag va parlar amb Bhansali sobre com les solucions basades en el núvol canvien la forma en què els comptables i les PIME fan negocis, les tendències tecnològiques que afecten la indústria i la manera en què evolucionen les capacitats mòbils i els problemes de seguretat que configuren el futur de la comptabilitat.

PCMag: Quins eren alguns dels problemes comptables que heu de solucionar mitjançant la tecnologia del núvol i Internet?

Chandra Bhansali: Ens hem preguntat: quins tipus de problemes podem resoldre mitjançant el poder d'Internet? Ens vam adonar que oferia tremenda capacitat que l'escriptori no tenia. Una cosa que vam observar va ser que les nòmines són fonamentalment una funció comptable perquè es relaciona amb impostos, però, en aquell moment, molt pocs comptables oferien serveis de nòmina. Heu de ser exactes al 100% i complir els requisits de manera puntual, en cas contrari, hi hagi penes dures. Els comptables no tenien les eines per fer-ho per encaminar totes les nòmines dels seus clients a serveis com ara ADP i Paychex Accounting Online.

Vam dir que no tenia sentit. Ens vam adonar que hauríem de ser capaços de crear un centre de processament potent i utilitzar servidors a una fracció del cost d’utilitzar el mainframe. Així, vam crear el primer centre de processament de nòmines basat en núvol per als comptables i vam oferir accés als nostres clients per Internet fins al 2004. Ara poden utilitzar-ho per oferir serveis de nòmina altament rendibles als seus clients, el programari fent tot el que hi ha al darrere. escenes per a ells: dipòsit directe, dipòsit d’impostos i presentació de formularis d’impostos i formularis W2, W3 i 1099 de forma precisa i puntual. Tots els comptables i clients que han de fer és introduir dades. Per a molts comptables, s’ha convertit en un dels seus serveis més rendibles. Així doncs, hem canviat el paradigma del processament de nòmines mitjançant el núvol; Els proveïdors de solucions de nòmines han seguit l'oferta ara oferint algun tipus d'eines de comptabilitat.

Més enllà d’aquests casos d’ús immediat, quines són algunes de les altres tendències tecnològiques que afecten la indústria?

Bhansali: La tendència és realment cap a la integració al núvol de totes aquestes empreses de serveis i comptables que fan ús quotidià. Els comptadors compten ara també amb les eines per assumir moltes d’aquestes funcions de back office per ajudar les PIME a fer el que fan millor i per gestionar i gestionar els seus negocis de manera més eficient. És una combinació d’aquests factors. Veig els guanys de productivitat més importants del segment de les petites empreses.

La tecnologia està tendint cap a que els comptables tinguin la possibilitat d’oferir serveis complets als seus clients. Es tracta d’omplir tots els enllaços o components que falten d’aquella cadena. Ara mateix, la gestió de processos empresarials (BPM) és una àrea de creixement. Quina eficàcia poden gestionar els comptables? Així, per a les petites empreses, la major part de la comptabilitat fins ara ha estat personalitzada (bricolatge). Els clients farien alguna cosa al final i els comptables ho netejarien. Hi ha un canvi important cap al "no ho facis tu mateix" (DDIY). En canvi, treballa amb el teu comptable. Ja estem veient la nòmina, que es va emportar als comptables, que tornaven a través del programari al núvol. No només per als comptables, sinó per a tots els altres proveïdors de serveis, la quantitat de temps dedicat a la feina de back-office per a propietaris i empleats de petites empreses s’està reduint dràsticament ja que aconsegueixen descarregar la feina als comptables.

Des de la perspectiva del comptador i del client, com canvien les solucions basades en el núvol de com funcionen els negocis?

Bhansali: Les grans oficines de serveis de nòmina no proporcionen als comptables el mateix nivell d'eficiència i productivitat, i cobren molt als clients. Ara els comptables en els quals confien més i amb qui mantenen relacions poden oferir als seus clients de petites empreses un servei de nòmines personalitzables molt rendible i amb una integració entre els sistemes de comptabilitat i nòmines per assegurar un flux de dades directe i segur.

Amb els sistemes de comptabilitat, un dels principals problemes és la comptabilitat de clients. Parlava fa uns anys amb un amic meu del CPA, que feia fum a un dels seus clients, al qual li va dir que mai no entrés res després de tancar els llibres. El client va afegir una altra entrada i ho va fer tot sense equilibrar. Va dir que va passar del 20 al 30 per cent del seu temps a arreglar l’embolic que fan aquestes petites empreses quan no tenen ni idea sobre la comptabilitat i no haurien de tenir accés. Vam començar a preguntar als comptables i vam trobar que aquest tipus de comptabilitat de clients és un obstacle enorme. Si assistiu a alguna conferència de comptabilitat o CPA, una de les sessions amb més participació sempre és la comptabilitat. Per solucionar-ho, estem utilitzant el núvol per permetre un canvi per donar als comptables un control més gran que els sistemes dissenyats per a l'ús dels propis clients de petites empreses. Vam donar als comptables el poder de personalitzar sistemes i permisos per a cada client individual.

Se suposa que els comptables són assessors empresarials importants per als seus clients, però fins ara no han pogut complir aquest paper efectivament per a les petites empreses. Així doncs, per a un lampista que no sap res de comptabilitat, el comptador els donarà accés només a escriure xecs i ingressar rebuts de caixa; és tot el que s’han de preocupar. Si un client és comprador, pot donar-los accés a comptes a cobrar i a cobrar, entre d'altres. Amb els anys, aquesta ha evolucionat perquè la comptabilitat del client és un mal innecessari per a les petites empreses. Amb aquests sistemes basats en núvols, els comptables poden assumir el treball complet de la comptabilitat.

Fa aproximadament un any, vam introduir una aplicació que permet al client fer una foto d’una factura, que entra directament al sistema a pagar. Les integracions són realment claus aquí, perquè també es poden connectar al portal web del client i a un sistema de gestió de documents. De manera que la factura entra a la carpeta correcta del sistema de gestió de documents i, al mateix temps, es poden escanejar i identificar qualsevol transacció de pagament i targeta de crèdit. Quan els comptables inicien la sessió per registrar el pagament, es mostren totes les transaccions. També hi ha integracions amb sistemes de pagament de factures més complexos, sistemes de facturació de temps, sistemes d’assistència horària i proveïdors de 401 k. També estem creant una API oberta per integrar-la amb pràcticament tot.

Els usuaris de programari de comptabilitat en núvol poden ser una petita empresa i una empresa de comptabilitat al servei, o una empresa més gran amb un departament de comptabilitat intern. En què es diferencien els casos d'ús?

Bhansali: El que passa amb aquestes solucions és que hi ha moltes eines analítiques integrades. Les petites empreses necessiten assessorament a nivell de CFO, però les empreses mitjanes i les empreses més grans tenen el seu propi departament de comptabilitat i capacitats en el seu sistema per fer aquest tipus d’analítiques, amb CFO i executius per aportar aportacions. Les petites empreses no ho tenen. Així, en solucions en núvol on els comptables treballen amb dades en viu i disposen d’eines per analitzar-la, els comptables poden realitzar aquest tipus de funcionalitats de CFO per a empreses més petites. Es tracta d’ajudar als comptables a aprofitar el núvol i el programari proporciona als comptables (i, per extensió, a petites empreses) funcions que abans no es podien permetre.

Quin efecte té el creixement de la informàtica mòbil en la comptabilitat en núvol?

Bhansali: els telèfons intel·ligents canvien definitivament de la manera de dirigir negocis. Especialment per a les empreses de comptabilitat practicants, una de les raons per les quals abans no es feien nòmines va ser perquè, si estaven de vacances, diguem-ne, no hi havia manera d’accedir-hi. Ara, mitjançant aplicacions mòbils de comptabilitat i nòmines, ho poden fer des de qualsevol lloc. La nostra aplicació té una pantalla molt senzilla d’entrada de dades mòbils. També hi ha la possibilitat d’escanejar factures i xecs, i una altra aplicació mòbil on treballem són les despeses dels empleats perquè puguin fer una foto dels seus rebuts dels comptes de despeses.

L’altre aspecte important del mòbil per a comptables i clients són les alertes. Per a tots els negocis, hi ha llindars. Alguns poden establir que, si els comptes a cobrar superen els 50.000 dòlars, això és un problema. Per a una empresa més gran, potser això és de 300.000 dòlars i el mateix per als comptes que s'han de pagar o efectiu al banc. Els comptables poden establir llindars per a tots aquests conductors empresarials importants per als seus clients i, quan se superen els llindars, el comptable pot establir una alerta per rebre primer un text i després trucar al client per parlar-ne en detall o establir una alerta per sortir. tant a ells com al client alhora. Els portals comptables també tenen pantalles on es pot veure la vista dels ocells de l'estat del llindar de cada client.

Quan es trasllada a aquestes solucions basades en núvols i es gestionen dades financeres sensibles, com es pot afrontar l’aspecte de seguretat per garantir una transmissió, transferència de fitxers i emmagatzematge segurs?

Bhansali: És absolutament crític. Per nosaltres, vam fer la mudança fa cinc anys a Amazon Web Services (AWS), que va ser una mesura per posar les dades dels nostres clients en una infraestructura amb un nivell de seguretat molt elevat. A més a més, realitzem el xifrat de totes les dades sensibles, des dels números de seguretat social i els números d’identificació dels empleats fins a la informació bancària. També plantegem moltes tecnologies de la informació i seguretat (ITS) per reduir el risc i fer que les dades del nostre sistema i del client siguin el més segures possibles.