Com compartir fitxers de unitat de Google

Heu creat un fitxer a Google Drive que voleu compartir amb altres persones. No hi ha cap problema. Un dels punts forts del programari és la capacitat de jugar amb els altres.

De fet, hi ha moltes maneres de compartir Google Docs, fulls i presentacions que el procés pot ser confús. Voleu que altres persones puguin editar el fitxer o simplement veure-ho? Necessiteu donar-los accés a la versió en directe o estàtica del document? Les opcions per compartir en funció de les respostes a aquestes preguntes variaran.

Google Drive consta de diversos programes, inclosos documents per a processament de paraules, fulls de full de càlcul i diapositives per a presentacions. El procés per compartir dins de cada programa és bastant similar; a continuació ens centrarem en Google Docs.

Podeu accedir a Google Docs de diverses maneres: el lloc web de Google Docs al vostre navegador; el programa de còpia de seguretat i sincronització de Google del vostre ordinador; o les aplicacions de Google Docs per a iOS o Android.

Comparteix un document en directe

Acabeu de crear i completar un document i ara voleu compartir-lo. En aquest cas, voleu compartir el document en directe amb una o més persones. Feu clic al botó Compartir a l'extrem superior dret (o feu clic al menú Fitxer i seleccioneu Compartir).



Afegir destinataris

Escriviu un contacte de Google o l’adreça de correu electrònic de la persona amb qui voleu compartir el fitxer; podeu compartir un fitxer amb fins a 200 persones o grups. Feu clic a la fletxa desplegable i trieu si voleu que la persona o les persones puguin editar el document, inserir comentaris en ell o només veure'l. També podeu afegir una nota a la invitació per correu electrònic. Feu clic a Enviar.

Si la persona té un compte de Google, el vostre correu electrònic s’envia. Si el destinatari no té cap compte de Google, se li ofereix dues opcions. Podeu enviar una invitació, cas en què la persona té 14 dies per iniciar la sessió amb un compte de Google per editar-lo, fer comentaris o veure el document.

De forma alternativa, podeu crear i enviar un enllaç al vostre document, en aquest cas el vostre destinatari pot veure el document sense un compte de Google però no en pot editar ni fer comentaris.



Rebre una invitació

A l'altre extrem, el destinatari obre el vostre correu electrònic i feu clic al botó per obrir en documents. Si la persona té un compte de Google, se li demana que iniciï la sessió per editar-lo, fer comentaris o veure el document a Google Docs.

Si la persona no té cap compte de Google i heu triat l’opció d’enviar l’enllaç, el document s’obre a Google Docs on la persona pot llegir-lo, però no fer comentaris ni editar-lo. Aquesta persona no pot sol·licitar comentaris ni editar accés, tret que tingui un compte de Google.

Si la persona té un compte de Google i accedeix al document amb permís per editar-lo, pot fer clic al botó que diu Editar al cantó superior dret i canviar l’opció a Suggerir o Visualitzar. Si la persona accedeix al document amb permís per comentar-lo, pot fer clic al botó que diu Suggerir i canviar l’opció a Visualització.



Obteniu un enllaç per compartir

Per distribuir un enllaç directe al document en lloc d’enviar invitacions, feu clic de nou al botó Compartir i, a continuació, feu clic a l’opció “Obteniu un enllaç compartible”. Aquesta opció és útil si voleu compartir el document amb diverses persones en qualsevol moment, com ara deixar-lo caure en un canal Slack.



Trieu Permisos

Feu clic al menú desplegable per a "Qualsevol persona amb l'enllaç pot…" per triar els permisos adequats. Aquí, podeu donar als destinataris la possibilitat d’editar, comentar o visualitzar.



Copia l'enllaç per compartir

Feu clic al botó Copiar l'enllaç. Ara podeu enganxar l'enllaç en una altra aplicació per compartir el document. Els destinataris només han de fer clic a l’enllaç per accedir al document, però, de nou, hauran de iniciar la sessió amb un compte de Google en un termini de 14 dies per poder editar o fer comentaris.



No hi ha cap inici de sessió de Google

Què passa si voleu que la gent pugui editar o comentar el document sense haver d’iniciar sessió a Google? Torna a fer clic al botó Compartir. Feu clic al menú desplegable per a "Qualsevol persona amb l'enllaç pot…" i feu clic a Més.



Opcions per compartir enllaç

Ara podeu jugar amb tres opcions per compartir enllaços. La primera opció per a Public on Web permet a qualsevol persona accedir al vostre document a la xarxa mitjançant l’enllaç dret. Podeu definir permisos per limitar altres usuaris a editar, comentar o simplement veure el document. Segons els permisos que trieu, els destinataris poden editar, comentar o veure el document sense haver d’iniciar la sessió a Google.

La segona opció per a qualsevol persona amb l’enllaç permet que les persones accedeixin al vostre document si coneixen la seva URL. Aquesta opció és una mica més segura que la primera, depenent de la quantitat que preveu que l'enllaç es comparteix.

La tercera opció de Desactivat desactiva l’ús compartit d’enllaços de manera que només puguin accedir al document les persones que convideu directament.



Opcions de compartició avançades

A continuació, com podeu compartir més fàcilment l’enllaç al vostre document o eliminar la compartició del tot? Feu clic a l’enllaç per a Advanced.



Opcions de compartició i permisos

Aquí, podeu compartir l'enllaç a través de Gmail, Google+ (de moment), Facebook o Twitter. Podeu revisar els permisos per a qualsevol persona amb qui hagueu compartit el fitxer o suprimir-lo completament per part de qualsevol persona. També podeu comprovar una opció per evitar que els editors puguin canviar l'accés i afegir persones noves i desactivar les opcions per descarregar, imprimir i copiar per als comentaristes i els espectadors.



Publica-ho al web

Encara no hem acabat. Hi ha més trucs que comparteixen la màniga de Google. Feu clic al menú Fitxer i seleccioneu Publica al web.



Configuració per publicar

A la finestra Publicar a la web, feu clic a la fletxa cap avall per a contingut i configuració publicats. Podeu decidir si voleu que el vostre document públic s’actualitzi cada vegada que feu un canvi. De manera predeterminada, el vostre document es publicarà com a pàgina web dedicada. Feu clic a Publicar i responeu que sí quan Google us pregunta si esteu segurs.

També podeu triar incrustar el document, si voleu generar codi que permeti incrustar-lo a una pàgina web existent. A continuació, copieu el codi incrustat.



Pàgina web publicada

El vostre document es publica com una pàgina web accessible per a qualsevol persona que tingui l'enllaç.



Deixa de publicar

Per desactivar el document com a pàgina web, feu clic al botó que diu Parar la publicació.



Correu electrònic com a fitxer adjunt

Finalment, podeu enviar un correu electrònic al vostre document en qualsevol dels diversos formats. Feu clic al menú Fitxer i seleccioneu Correu electrònic com a fitxer adjunt.



Canvia el format del fitxer

A la finestra de correu electrònic com a fitxer adjunt, feu clic al menú desplegable per a adjunta com. Podeu optar per enviar el document com a PDF, document Word, fitxer de text enriquit, pàgina HTML, fitxer de text pla o Obrir document. També podeu optar per inserir el document al correu electrònic.